ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ: ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА СТАНДАРТУВАННЯ ТЕКСТІВ

1. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ: ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА СТАНДАРТУВАННЯ ТЕКСТІВ Валентина Савчук, кандидат філологічних наук, доцент кафедри управлінської діяльності ВІППО

2. Імідж – зафіксований у масовій свідомості стереотипний емоційно забарвлений образ когось або чогось. Відображує соціальні очікування певних груп. Формується стихійно чи в результаті роботи спеціалістів. Імідж навчального закладу Імідж керівника Савчук В.А.

4. ЗОВНІШНІЙ ВИГЛЯД ЗНАЙОМСТВО КУЛЬТУРА СКЛАДАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ Успіх ділового спілкування ПРОВЕДЕННЯ ДІЛОВИХ КОНТАКТІВ МОВЛЕННЯ Ягер Дж. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса Савчук В. А.

6. ЗАГАЛЬНІ ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ • Times New Roman; • 12-14 шрифт; • інтервал - 1,5; • параметри сторінки: зверху і знизу – 2 см, справа – 1 см, зліва – не менше 2 см. Савчук В. А.

7. МОВА ДОКУМЕНТІВ • РУБРИКАЦІЯ – поділ тексту на логічні складники. Нумерація рубрик здійснюється за допомогою літер (не використовують букви ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь), арабських і римських цифр (1.1, 1.1.1). • СКОРОЧУВАННЯ СЛІВ (с., м., смт, Леся Українка). • ДАТА (02.03.12; 16-17.03.12; 16.03-16.04.12; з 16 лютого до (по) 02 квітня 2012 р.). Савчук В. А.

8. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ • лаконічність та точність; • нейтральний тон викладу; • сувора регламентація; • високе стандартування тексту; • наявність реквізитів. Савчук В. А.

9. НАКАЗ Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань, звідси і поділ на 2 групи: - кадрові (щодо особового складу; оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення); - організаційні (при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів; тобто ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації, на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів). Савчук В. А.

10. НАКАЗ. РЕКВІЗИТИ • Назва міністерства, якому підпорядковано організацію. • Повна назва установи. • Назва документа. • Номер наказу. • Дата укладання (зліва). • Назва населеного пункту, де розташований заклад (справа). • Заголовок «Про…». • Текст: констатаційна частина, розпорядча частина. • Посада першого керівника установи (зліва), підпис, ініціали та прізвище (справа). Савчук В. А.

11. Констатаційна частина (причина видання наказу, основні факти, мета видання наказу; якщо підставою є розпорядчий документ вищого органу, то вказується його назва, номер, дата, заголовок, а також передається зміст певного розділу статті, який є підставою для видавання конкретного наказу). Розпорядча частина починається словом «наказую» і складається з пунктів, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. Текст викладу подають у наказовій формі, починаючи з дієслова (зарахувати, звільнити, наголосити, призначити тощо). • Якщо в одному пункті перераховано кілька осіб, то прізвища вказують в алфавітному порядку. В останньому пункті зазначають службовців, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Савчук В. А.

12. ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ Документ може затверджуватися посадовцями, компетенцією яких є розв’язання питань, про які йдеться в документі. Пишеться у верхній правій частині перед назвою. • без спец. видан. для цього докум. ← Затверджую (без лапок) Директор ЗОШ (повне наймен. посади) (підпис) Б. В. Корольов 26.04.11 • затв. спец. вид. для цього докум.← Затверджено (без лапок) наказом директора ЗОШ (пов. найм. посади) № 41-в від 03.09.11

13. РЕЗОЛЮЦІЯ У резолюції фіксується вказівка керівництва щодо виконання документа: До наказу. До відома. До виконання. Підпис керівника, дата. Марчук О. В. До наказу (підпис керівника) 09.09.11

14. ПРОТОКОЛ Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Савчук В. А.

15. Зразок заяви ДиректоровіЗОШ № 2 м. Києва п. Старушику Л. В. учителя початкових класів Майструк Надії Олександрівни Заява Прошу звільнити мене з посади вчителя початкових класів у зв’язку з виходом на пенсію. 31.08.11 (підпис)

16. ХАРАКТЕРИСТИКА Характеристика – документ, у якому надано оцінку ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві. Зразок-шаблон: http://www.school9.poltava.ua/xar/ Савчук В. А.

17. РЕЦЕНЗІЯ План • Актуальність матеріалів. • Структура рецензованої роботи. • Недоліки (якщо є). • Можливість використання в навчально-виховному процесі. • Посада рецензента, підпис, ініціали, прізвище. • Печатка. Савчук В. А.

18. ЗАПРОШЕННЯ Реквізити • Назва документа. • Звертання до адресата (у Кл. відмінку). • Текст, що містить назву, дату й час заходу, місце проведення тощо. • Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує. • Відбиток печатки (якщо треба). Зразок Вельмишановна Ольго Іванівно! Запрошуємо Вас на ювілейні урочистості, присвячені 10-річчю НВК № 5 м. Києва, що відбудуться 4 квітня 2011 р. в актовій залі навчального закладу (вул. Лисенка, 21) о 17.00. Із повагою адміністрація, педколектив й учні

19. ЛИСТ Коваль Юлія Василівна (адресант – Н. в.) пр. Волі, 43, буд. 12, к. 56 м. Київ-23 00023 Україна (якщо в іншу державу) Тхорук Раїсі Леонтіївні (Д. в.) вул. Ярослава Мудрого, 9 м. Здолбунів-2 Рівненська обл. 35702

20. ВИМОГИ ДО ПРЕЗЕНТАЦІЇ • стислий виклад; • ретельне структурування матеріалу; • висновки, правила, визначення великим планом; • використання схем, діаграм; • рядок – 6-8 слів, а слайд – 6-8 рядків; • обсяг тексту не більше 50-ти слів; • слайди яскраві, в одному стилі; • під кожним слайдом – підпис автора. Савчук В. А.

21. Електронна адреса:Savchuk-VA@ukr.net Дякую за увагу!