Projektmendzsment

1. Projektmendzsment Benkó György Projektvezető ÁMOPM Kft.

2. Előadás vázlata

3. Projektek alapvető ismérvei Projektmenedzsment funkciók Szereplők Projektek szervezeti keretei Projektek életciklusai Projekt kezdeményezése, előkészítése Projekt tervezése Projekt végrehajtása Projekt zárása Előadás vázlata

4. Projektek alapvető ismérvei

5. Projektek ismérvei, tulajdonságai Projektek alapvető ismérvei • termék, megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) - céltévesztés • megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) = idő- és erőforráskorlátok • bizonytalan, kockázatos • ideiglenes szervezet • funkcionális határokat átlép • projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos meghatározása és elérése a projekt időtartama alatt

6. Definíció Projektek alapvető ismérvei • ISO szerinti definíció: • egyedi folyamat, amely • kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt (terv szerint), • specifikus követelményeknek – beleértve a minőségi, költség- és erőforráskorlátokat – megfelelő, • célkitűzés elérése érdekében vállalt, • koordinált és kontrollált • tevékenységek csoportja. • Project Management Institute szerinti definíció: • "A projekt egy időben behatárolt erőfeszítés egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozása céljából."

7. Projektek és a stratégiai tervezés Projektek alapvető ismérvei • A projekteket tipikusan egy vagy több, az alábbiakban felsorolt stratégiai megfontolás alapján engedélyezik: • piaci igények; • szervezeti szükségletek; • ügyfélelvárások; • technológiai fejlődés; • jogi követelmények.

8. Projektmenedzsment tudásterületei Projektek alapvető ismérvei • A projektmenedzsment alapvetően az alábi tudásterületeket foglalja magában: • projektintegráció-menedzsment; • projektterjedelem-menedzsment; • projektütemezés-menedzsment; • projektköltség-menedzsment; • projektminőség-menedzsment; • projekt emberierőforrás-menedzsment; • projektkommunikáció-menedzsment; • projektkockázat-menedzsment; • projektbeszerzés-menedzsment.

9. Szakterületi ismeretek Projektek alapvető ismérvei • Projektmendzsment ismertek: • projektéletciklus; • projektmendzsment folyamatok; • tudásterület; • Alkalmazási terület ismertete, szabványok, rendeletek • Projektkörnyezet ismerete • Általános vezetői ismeretek: • Személyek közötti kapcsolatok kezelésének képessége • hatékony kommunikáció; • szervezet befolyásolása; • vezetői képesség; • motiváció; • tárgyalás- és konfliktusdmenedzsment; • problémamegoldás.

10. Projektmenedzsment funkciók

11. Projekt menedzsment funkciók Projektmenedzsment funkciók • Projekt tervezés • A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi • Jellemző a kettős feladat: • A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével • Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása • Projekt szervezés • Team építés és fejlesztés • A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)

12. Projekt menedzsment funkciók Projektmenedzsment funkciók • Projekt koordinálás • Kitűzött határidők betartása • Információáramlás biztosítása • Projekt irányítás • A munkálatok terv szerinti lebonyolítása • Projekt ellenőrzés • A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Ki kell terjedjen mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra)

13. szereplők

14. Projektérintettek (stakeholderek) Szereplők • Azon a személyek vagy szervezetek, akik vagy amelyek aktívan érdekeltek a projektben, vagy akiknek (amelyeknek) az érdekeit pozitívan vagy negatívan érinti a projekt végrehajtása vagy befejezése. • Szponzor • Projekt Irányító Bizottság • Projektvezető • Projektteam • Projektiroda (PMO) • Ügyfél/felhasználó • Befolyásolók

15. Szponzor Szereplők A projektszponzor képviseli a projektet, és viseli a felelősséget a résztvevők, vállalkozók munkájának stratégiai felügyeletéért, belső erőforrások biztosításáért.

16. Projekt Irányító Bizottság Szereplők • A Projekt Irányító Bizottság (PIB) látja el a projekt felsőszintű (operatív) felügyeletét, kezeli a projekttel kapcsolatosan felmerülő, projektvezetés szintjén nem megoldható problémákat, és döntéseket hoz a stratégiai kérdésekben. • PIB felelősségi köre kiterjed: • a projekt sikeres végrehajtásához szükséges emberi, anyagi és infrastrukturális erőforrások biztosításával kapcsolatos döntések meghozatalára; • projekt működési szabályzat jóváhagyására; • a projekt stratégiai irányvonalának meghatározására; • a döntési pontokon döntések meghozatalára; • jogi kötelezettség vállalások jóváhagyására; • közbeszerzések jóváhagyására; • a projekttervek, és az elkészült – a vállalkozó szerződéses teljesítéséhez kapcsolódó – termékek elfogadására.

17. Projekt Irányító Bizottság Szereplők • A Projekt Irányító Bizottság (PIB) látja el a projekt felsőszintű (operatív) felügyeletét, kezeli a projekttel kapcsolatosan felmerülő, projektvezetés szintjén nem megoldható problémákat, és döntéseket hoz a stratégiai kérdésekben. • PIB felelősségi köre kiterjed: • a projekt sikeres végrehajtásához szükséges emberi, anyagi és infrastrukturális erőforrások biztosításával kapcsolatos döntések meghozatalára; • projekt működési szabályzat jóváhagyására; • a projekt stratégiai irányvonalának meghatározására; • a döntési pontokon döntések meghozatalára; • jogi kötelezettség vállalások jóváhagyására; • közbeszerzések jóváhagyására; • a projekttervek, és az elkészült – a vállalkozó szerződéses teljesítéséhez kapcsolódó – termékek elfogadására.

18. Projektvezető Szereplők • A projektvezető felelősségi köre kiterjed: • a projekt céljainak eléréséhez szükséges feladatok tervezésére, ütemezésére, illetve a feladatokhoz erőforrások, határidők meghatározására, majd a későbbiekben ezek folyamatos aktualizálására, felülvizsgálatára, • a megvalósítás során szervezéssel kapcsolatos feladatokra: • Projektiroda munkájának koordinálása • a munkacsoportokban dolgozók munkájának koordinálása, integrációja; • a kommunikáció biztosítása, az információ áramlás szabályozása; • a tevékenységek koordinálása, integrációja érdekében projekt értekezletek szervezése és lebonyolítása; • a feladatok értelmezése, tudatosítása a projekttagokban; • a felelősségek meghatározása;

19. Projektvezető Szereplők • A projektvezető felelősségi köre kiterjed: • a megvalósítás során irányítással kapcsolatos feladatokra: • a projektkockázatok kezelése; • a projekt költség és ütemezés felügyelete; • a feladatok végrehajtásának ellenőrzése és számonkérése; • projekt célok mutatószámai teljesülésének nyomon követése; • a feladat-végrehajtások eredményeinek értékelése; • az érintetteknek történő visszajelzés az eltérésekről; • szükség esetén a feladat végrehajtásba történő beavatkozás, kiigazítás; • a projekt dokumentálásának irányítása; • az adott beszámolási időszakban elvégzett tevékenységekről, valamint a projekt státuszáról írásos beszámoló készítése a PIB számára; • a projekt során megvalósult szolgáltatások/termékek elfogadásra vagy elutasításra történő előterjesztés a PIB elé; • konfliktusok kezelése.

20. Projektiroda Szereplők • A Projektiroda a projekt egész szervezetét átfogóan ellátja: • a projekt adminisztratív és szervezési feladatait; • a projektmenedzsment támogatási feladatokat; • a projekt végrehajtásának monitoringját; • projekt beszámolási rendszer működtetését (projekt értekezletek, előrehaladási jelentések, projekt napló); • projekt dokumentumtár működtetését; • a projekt pénzügyi és elszámolási feladatait; • a projekt kockázatkezelési feladatait; • a projekt változáskezelési és kommunikációs feladatait a projektvezetők irányításának megfelelően.

21. Projektek szervezeti keretei

22. Szervezeti keretek Projektek szervezeti keretei

23. Projektek életciklusai

24. Projektek életciklusai Projektek életciklusai

25. Projekt kezdeményezése, előkészítése

26. Projekt kezdeményezés, előkészítés Projekt kezdeményezése, előkészítése • 1. Üzleti, szervezeti igények azonosítása • piaci igények; • szervezeti szükségletek; • ügyfélelvárások; • technológiai fejlődés; • jogi követelmények. • 2. Projektjavaslat kidolgozása • Projektvezető és a kulcsemberek megbízása • Felsőszintű projektterv és projektjavaslat kidolgozása • Projektjavaslat jóváhagyása vagy elutasítása

27. Projekt tervezése

28. Projektalapító Dokumentum (PAD) elkészítése Projekt tervezése • Projekt céljainak rögzítése • Sikerkritériumok, sikertényezők meghatározása • Projekt feladattervének véglegesítése • Szervezeti felépítés véglegesítése • Projekt irányítási rendjének meghatározása • Projekt adminisztrációs rendjének meghatározása • Érintettek (stakeholder elemzés felhasználásával) és érintett területek kezelése • Kockázatelemzés • Részletes projektterv készítése • Pénzügyi terv készítése • Monitoring terv készítése • Minőségbiztosítási terv készítése • Kommunikációs terv készítése • Változáskezelési terv készítése

29. Projekt tervezése Gantt diagram

30. Projekt tervezése Erőforrások

31. Projekt végrehajtása

32. Projekt végrehajtása Projekt végrehajtása • Projekttevékenységek operatív végrehajtása és irányítása • Projekt adminisztráció végzése: • Egységes konfigurációkezelés • Egységes dokumentumtárolási rend kialakítása • Projekt monitoring feladatok elvégzése • Projekt kontrolling feladatok elvégzése • Projekt kommunikáció működtetése • Problémamegoldás és konfliktuskezelés • Kockázatok kezelése • Változáskezelési feladatok ellátása

33. Projekt végrehajtása Projekttagok és feladataik

34. Projekt végrehajtása Projekt nyomon követése

35. Projekt zárása

36. Projekt zárása Projekt zárása • Projekt adminisztratív és pénzügyi lezárása • Tapasztalatok összegyűjtése, kiértékelése, fázis zárása

37. Köszönöm a figyelmet! Általános Magyar Önkormányzati Projektmenedzsment Kft. 1056 Budapest, Belgrád rakpart 1. Telefon: 1/328-0886 Fax: 1/328-0887 E-mail:info@amopm.eu Honlap:www.amopm.eu