سيستم اتوماسيون گردش کار سازمانی

1. سيستم اتوماسيون گردش کار سازمانی Kawa Workflow

2. تعريف سيستم گردش‌كار Workflowيک بستر نرم افزاری است که امکان يکپارچه سازی , هماهنگی و همکاری برنامه های کاربردی سازمان را در راستای برآورده ساختن اهداف سازمان , بر طبق جريان کار تعريف شده درون سازمانی فراهم می آورد , که اين امر بوسيله مدل سازی و اتوماتيک سازی دانش انجام کار محقق می شود.

3. معرفی WFMC Workflow Management Coalition(سازمان مديريت گردش کار) يک سازمان علمی تحقيقاتی می باشد که در آگوست 1993 پايه گذاری شده است. اين سازمان متشکل از توليد کنندگان, کاربران , تحليلگران و گروههای دانشگاهی/ تحقيقاتی گردش کار می باشد . ماموريت سازمان ترويج و توسعه استفاده از Workflow می باشد . بدين منظور اين سازمان سعی می کند از طريق ايجاد استانداردهايی برای يکسان سازی واژگان و اصطلاحات نرم افزاری , تعامل و همکاری Workflow های متفاوت با يکديگر اين هدف را برآورده سازد.

4. ساختار و اهداف WFMC ساختار WFMC • کميته فنی • کميته روابط خارجی • هيئت مشاوره اهداف • افزايش ميزان سرمايه گذاری مشتريان در زمينه تکنولوژی جريان کار • کاهش ريسک در به کار گيری محصولات جريان کار • توسعه بازار Workflow از طريق اطلاع رسانی درباره آن

5. Kawa Workflow در راستای اهداف نوسازی زيربنای نرم افزاری کشور , شرکت مهندسی کاوارايانه اقدام به توليد Workflow کرده و پياده سازی آن را به اتمام رسانيده است. Kawa Workflow دقيقا بر اساس مدل استاندارد جهانی WFMC می باشد و در امر پياده سازی از جديدترين و پيشرفته ترين تکنيکها مدد گرفته است.

6. چرا يك سازمان بايد از سيستم گردش كار استفاده كند؟ • استفاده بهتر از کارمندان • نياز آموزش کمتر به کارمندان • رضايت كارمندان • صرفه جويی در وقت • کاهش تعداد کارمندان • فرصت بهبود فرايند • بهره وري حرفه اي • امنيت و استقلال • مديريت

7. نحوه سود دهی • بهبود كارائي :نتيجه اتوماتيك‌سازي فرآيندهاي سازماني، حذف بسياري از مراحل زائد در انجام كار مي‌باشد. • كنترل بهتر فرآيندها :بهبود مديريت فرايندهاي سازمان كه در نتيجه استانداردسازي روشهاي كار به همراه امكان نظارت بهتر بر كار حاصل مي ‌شود. • شفاف سازی و بهبود فرايندها :تمركز بر فرايندها منجر به بهبود، و ساده سازي آنها خواهد شد. • بهبود خدمات به مشتريان :كه در نتيجه شفاف شدن فرايندها باعث افزايش پيش بيني پذيري و بهبود پاسخ به مشتريان مي ‌شود. • انعطاف پذيري :كنترل نرم‌افزاري بر فرايندها تغيير و تجديد طراحي آنها را در هر زمان و به سادگي امكان پذير

8. ... • بهبود مديريت :مديران می توانند به جای اينکه وقت خود را صرف انتساب روزمره وظايف به افراد کنند می توانند بر روی مسائل و نکات تجاری و مديريتی مانند داشتن بازده منحصربه فرد , بهينه سازی پروسيجرها و موضوعات ويژه متمرکز شوند. • تسريع انجام کار :تعداد زيادی از کارمندان ديگر نيازی به تحويل و پيگيری کارها ندارند.زيرا اين وظايف به صورت خودکار انجام می شود. • بهينه سازی انتساب وظايف : بهترين و مناسب ترين شخص (و يا دستگاه) برای انجام هر کار در نظر گرفته می شود و همچنين مهمترين کارها زودتر از ساير کارها انتساب داده می شوند. در نتيجه کاربران وقت خود را در انتخاب آيتمهای کاری برای انجام دادن هدر نمی دهند. • پردازش همزمان : امکان پردازش دو يا تعداد بيشتری کار به طور همزمان وجود دارد که اين مورد بسيار عملی تر از حالات قديمی در جريان کارهای دستی می باشد.

9. مزايا - كاهش زمان تأخير زمان تاخير: زمان تاخير زمانی است که كارها در سبد يا صف اجرا كننده در وضعيت انتظار هستند يا در وضعيت بررسي مصرف مي شود. • تمرکز بر زمان انجام کار • کاهش 50% از زمان کار تنها باعث 10% کاهش زمان انجام فرايند می شود. • تمرکز بر زمان تاخير • کاهش 50% از زمان تاخير باعث کاهش 40% از زمان کل فرايند می شود. Workflowزمان تاخير فرايندهای تجاری را کاهش می دهد. زمان کار : 20%زمان تاخير : 80% زمان کار : 10%زمان تاخير : 80% زمان کار : 20%زمان تاخير : 40%

10. ديگر مزايا • فراهم كردن يك ديدگاه منحصربه فرد براي كارها • داشتن افراد مناسب در برخورد با كار • كارها گم نمي شوند, فرايندها تا انتها ادامه مي يابند • جلوگيري از افزونگي داده • تنوع در پوشش زير سيستمها

11. زير سيستم‌هاي قابل پوشش • مالی • برنامه های کاربردی اداری • سيستم مکانيزه مديريت نگهداری و تعميرات • پروژه ها • مديريت زنجيره تامين • توليدات • مديريت محصولات • منابع انسانی • مديريت ارتباط با مشتری

12. تجهيزات مورد نياز • کاربر نهايی • Internet Explorer 5 or higher on PC • وب فرمهایASP.NET (VB.NET, C#) • Server, Operating System • Windows 2003 • Windows 2000 Sp2 +

13. ... • Web server • Microsoft IIS • Kawa Workflow از معماری Web frame پشتيبانی می کند • Database • Microsoft SQL Server 2000 • حداقل پيکربندی سخت افزاری لازم برایServer • Pentium IV • 256 MB RAM • 10 GB HD • SDK Environment • Microsoft ASP.NET

14. تکنولوژی های بکار برده شده • ASP, ASP.NET کاربرد • Workflow Engine • زبانهای SDK مزيت • توسعه سريع و کارامد برنامه های کاربردی

15. تکنولوژی های بکار برده شده • HTML کاربرد • واسط کاربر نهايی مزيت • استاندارد بودن • بهره گيری از مزايای Internet

16. تکنولوژی های بکار برده شده • JavaScript, VB Script کاربرد • User interface مزيت • سرعت انجام کار • استفاده گسترده

17. تکنولوژی های بکار برده شده • SQL کاربرد • ذخيره داده های فرايندها و تعاريف مزيت • باز بودن , توسعه پذيری و سهولت در نگهداری Database های منطبق برAccess, Oracle and MS SQL Server

18. تکنولوژی های بکار برده شده • Web Service کاربرد • فراخوانی Web Service به منظور انجام و اتوماتيک سازی اعمال درون يک فرايند مزيت • استفاده همگانی از سرويسهای ارائه شده در هر نرم افزار و هر بستری

19. سير تکاملی • شخصی • شبکه ای • Client/Server • اينترنت : • دسترسی ساده و همگانی • طيف نامحدود کاربر • عدم محدوديت جغرافيايی • يکپارچگی بين سازمانی • کاهش هزينه ها • بهبود سرويس دهی برای کاربران درون و برون سازمانی

20. تکنولوژی های بکار برده شده • XML کاربرد • در تعريف جريان کار • در مديريت Workflow مزيت • سهولت و کارامدی در کار با برنامه های کاربردی و سيستمهای IT

21. تکنولوژی های بکار برده شده • XPDL کاربرد • قالب استاندارد XML در صادر/وارد کردن تعاريف جريان کار مزيت • انتقال تعاريف جريان کار و فرايندها به قسمتهای مختلف Workflow

22. Workflow Reference Model اين سيستم بيان كننده نماي معماري سيستم مديريتWorkflow می باشدكه مشخص كننده اجزاء و Interface هاي اصلي مي‌باشد و توسط سيستم مديريت Workflow راهبري و کنترل مي‌شود. مدل مرجع بيان كننده زير ساخت معماري Workflow Management است كه به طور خلاصه شامل پنج وظيفه اصلي زير می باشد : • ورود و صدور تعريف پروسه‌ها • ارتباط با نرم افزارهاي Client و نرم افزار مديريت كار "Work list handler" • اجراي نرم افزارها و كاربردها • تبادل اطلاعات با ساير سيستم‌هاي مديريت Workflow • فراهم آورنده فانكشن‌هاي نظارتي و راهبري

23. مدل مرجع Workflow مدل مرجع Workflow شامل کامپوننت ها و واسط هايي به شرح زير می باشد : • کامپوننت ها • Process Definition Tool (ابزار تعريف فرايند) • Workflow Engine (موتور گردش کار) • Administration Tool (ابزار نظارت و مديريت) • Invoked Application (برنامه کاربردی درخواست شده) • Workflow Client Application (برنامه کابردی سمت کاربر گردش کار) • واسط ها • واسط 1 : واسط ميان ابزارهای تعريف فرايند ونرم افزارهای مديريت گردش کاربه منظور ورود وخروج Process Definition • واسط 2 : برقراری ارتباط با كاربر نهايي • واسط 3 : برقراري ارتباط Application ها باWorkflow Engineبه منظور پذيرش Application Data و پاسخ دادن به رخداد فعاليتها • واسط 4 : برقراری ارتباط ميان Workflow Engine های مختلف • واسط 5 : ابزارهای نظارت و مديريت

24. شکل مدل مرجع

25. ساختار كلي يك سيستم گردش كار • ابزار تعريف فرايند • موتور گردش کار • واسط کاربر

26. Process Definition Tool وظيفه تعريف تمامي موجوديت هاي مرتبط و درگير با Workflow بر عهده اين ابزار است : • تعريف Package (هر Package به منزله يك Workflow) • تعريف هر گونه پروسه • تعريف هر گونه Participant (Participant هر موجوديت شركت كننده و درگير فرآيند كاري اطلاق مي شود مانند سازمان ، شخص، منابع، .....) • تعريف هر نوع Application براي فرايند و Package • تعريف تمامي انواع داده از جمله int ، char ، آرايه ، union ، Record ، .... • تعريف Activity براي فرآيند ها و همچنين انتصاب آن به Participant ها • تعريف Responsible براي Package و فرآيند (مسوول به شخصي اطلاق مي شود كه به عنوان مسوول نظارت بر جريان كار تعريف شده باشد). • تعريف انتقالات، شروط انتقال و داده هاي انتقالي از يك پروسه به پروسه ديگر • تعريف انواع Activity(Generic, Subflow ,Block Activity و Route )

27. يك Meta-Model پايه سازمان WFMC يك meta-model را توسعه داده است كه شامل يك مجموعه پايه از انواع آبجكت های مناسب برای تبادل فرايندهاي تعريف شده را مشخص مي كند . شكل كلي اين مدل، به صورت زير می باشد :

28. اجزایMeta-Model • Workflow Process Definition • Process Activities • Transition • Participant Declaration • Application Declaration • Relevant Data که بر طبق استاندارد سازمان WFMC تعريف هر يک از آنها به شرح زير می باشد :

29. Workflow Process Definition يک مجموعه هماهنگ (موازی و يا سريال) از فعاليتها که به منظور دستيابی به يک هدف مشترک با يکديگر در ارتباط هستند .

30. Process Activities واحدهای منطقی قسمتی از کار که در جهت انجام موفق يک فرايند با يکديگر مشارکت و همکاری دارند . انواع فعاليت در زير نشان داده شده اند :

31. Transition فعاليتها از طريق شرايط كنترل جريان (انتقالات) با يكديگر در رابطه هستند. قسمتهای مختلف يک انتقال • فعاليت مبدا (From-Activity) • فعاليت مقصد (To-Activity) • شرط انتقال (Condition) : ضوابط و معيارهای حرکت و انتقال حالت , از فعاليت جاری به فعاليت (های) بعدی در يک نمونه فرايند که می تواند به صورت دستی يا اتوماتيک کنترل شود .

32. Participant Declaration منابعی که وظيفه انجام کار ارائه شده توسط يک نمونه از فعاليت گردش کار را بر عهده دارند . انواع شرکت کننده • Human • Resource • Role • System

33. Application Declaration يک برنامه نرم افزاری است که می تواند تمام يا قسمتی از پردازش يک آيتم کاری را , به منظور انجام معقول يک نمونه از فعاليت گردش کار , پشتيبانی کند .

34. Workflow Relevant Data داده هايي که توسط سيستم مديريت گردش کار به منظور تشخيص انتقال حالت يک نمونه از گردش کار , مورد استفاده قرار می گيرند .

35. Workflow Engine يك Workflow Engine اجراي يك مجموعه از فرايندها يا زير فرايندها ,كه با محدوده اي از انواع آبجكت ها و ويژگي هايشان تشخيص داده مي شوند و مي توانند درون تعاريف فرايند تفسير شوند، را كنترل كند. از جمله وظايف Engine می توان به موارد مهم زير اشاره کرد : • تفسير تعريف فرايند • كنترل نمونه هاي فرايند، ايجاد، شروع، توقف، پايان و ... • راهبري ميان فعاليت هاي فرايند كه ممكن است شامل عمليات متوالي يا موازي، زمان بندي خط عمر، تفسير Workflow Relevant Data و ... باشد. • مشخص كردن زمان هاي كاري براي توجه كاربر و پشتيباني تعاملات كاربر • نگهداري Workflow Control Data و Workflow Relevant Data ، ارسال Workflow Relevant Data به / از كاربران يا Application ها • امکان Login و Logout شركت كننده هاي مشخص شده • اعمال نظارتي براي اهداف كنترلي، مديريتي و بازرسي

36. Administration Tool • يک ابزار مديريتی در اختيار Admin برای کنترل , اداره و مديريت موتور گردش کار که به وی امکان انجام اعمال کنترلی و نظارتی بر روی موجوديتهايی همانند Package, Process, Activity و ... را می دهد . • در اين قسمت تعاريف موجود در Process Definition عينيت پيدا کرده و تمامی Participant ها و Application ها به معادلهای واقعيشان نگاشت داده می شوند , همه چيز برای اجرا توسط Engine مهيا می شود.

37. Workflow Client Application Work list Handler يک کامپوننت نرم افزاری است که تعامل ميان کاربر (يا گروهی از کاربران) را با ليست کارهای نگهداری شده توسط يک Engine Workflow, مديريت می‌کند . وظايف آن به شرح زير می باشند : • انتقال آيتم‌های کاری به کاربران • رد و بدل کردن تذکرات (اخطارها) اتمام کار يا ديگر وضعيت‌ها و شرايط ميان کاربران و سيستم مديريت Workflow • امکان مشاهده Activity‌ هاي انتسابي, به روزرساني وضعيت Activity ها، مشاهده history مربوط به Activity هاي انتسابي و ...

38. پياده سازی های مختلفWorklistHandler • مدل File Store (ذخيره فايل مشترک ) • مدل ارسال پيام و فراخوانی روال • مدل Electronic Mail (نامه الکترونيکی) • مدل مبتني برHost

39. 1 . ابزار تعريف فرايند 2. مديريت و نظارت گردش کار 3.کنترل کننده آيتم های کاری پياده سازی Kawa Workflow پياده سازی سيستم گردش کار در شرکت مهندسی کاوا رايانه طی فازهای زير انجام شده :

40. سوال و جواب ؟

41. پايان با سپاس از شما كه وقت گران‌بهاي خود را در اختيار ما قرار داديد.