DMP 知識文件管理與保護系統

1. DMP 知識文件管理與保護系統 林顯山Hansen, Director lhansen@zerone.com.tw

2. 關於以柔 • 成立時間：1996 年 • 專注於提供企業文件管理效率與安全的解決方案 • 解決方案： • 原始檔保護系統 • D-Security：新一代Enterprise DRM 完整解決方案 • 文件管理與保全 • DMP：惟一內建保護機制之文管平台 • iNAP：全世界第一套針對 Notes的文件內容保護系統(與IBM合作) • 與國外大廠技術合作： • Microsoft 技術支援 • Adobe 技術合作 • IBM Notes加值開發夥伴 • Actify CAD 技術授權 D Security

3. 文件管理 Document Management • 隨著電腦科技的演進，大部份文件都已是電子檔案的形式存在，比如 doc、xls、ppt、pdf、txt、dwg…..等格式；其中文件內容，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計圖檔、推廣文案….等。 • 這些文件可能是暫時性的、正處於編寫的、已正式發佈的、已經歸檔不能再修改的……，因此這些文件可能呈現的狀態：草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除……等。 • 接著企業內部在進行文件管理時，經常會碰到文件數量暴增後產生以下管理困難問題：分散儲存、隨意傳遞、查詢緩慢、版本混亂，導致工作效率及品質低落下，可能引發文件安全疑慮， 也無法進一步達成有效的協同作業， 更無法利用既有文件提昇為內部的知識管理境界。

4. 文件(知識)管理趨勢與效益 • 全美頂尖企業最關心的五個事項　　　（來源：IDC） • 加速全球化腳步(94%) • 強化知識文件管理(88%) • 降低成本及周轉率(79%) • 強化全球供應鏈(78%) • 製造分佈多國多地區(76%) • 國內外對知識文件管理導入效益之綜合結論　　　　　（來源：經濟部產業知識管理技術輔導與推廣計畫手冊） • 強化員工解決問題的能力 • 增加處理速度，提昇執行效率 • 提高顧客滿意度 • 降低成本 • 促進企業創新 • 建立適切的發展策略 提昇內部管理效益 確保組織拓展迅速

5. 應該如何做好管理文件？ ☆ 文件的權限與保護 ☆ 文件的生命週期 ☆ 文件的版本控管 ☆ 工作流程簽核 ☆ 文件的多維度檢索 ☆ 文件的稽核軌跡 ☆ 文件的關聯組合 ☆ 文件的多點協同 DMP知識文件管理與保護系統 Server 上傳 一般文件 原生格式 Office, PDF, DWG……..

6. 文件範本與詮釋資料管理 使用者輸入 流水號 主件 附件 超連結 文件編號規則 主件型態 原始檔 PDF 下載閱讀型態 是 否 新增文件可修改版次 是否可修訂 是 否 範本樹 是 否 是否列出所有版次 內文浮水印 頁首 頁尾 浮水印基本設定 是否可有虛擬關聯文件 是 否 有效天數（天） 輸入天數 是 否 是否設定開檔密碼 是否鎖定網卡位址 是 否

7. 文件的權限與保護 組織樹 文件安全性政策 資料夾權限 □ 瀏覽文件 □ 刪除文件 □ 修改文件屬性 □ 廢止文件 □ 凍結文件 □ 線上閱讀 □ 取出修訂 □ 下載閱讀 □ 列印文件 □ 完全控制 □ 瀏覽資料夾 □ 新增文件 □ 新增資料夾 □ 刪除資料夾 □ 修改資料夾屬性 □ 廢止資料夾 □ 凍結資料夾 □ 完全控制 使用者

8. 文件的多維度檢索 基本查詢 : 查詢項目依文件名稱、文件編號、資料夾名稱、全文檢索查詢相關文件。支援多組關鍵字搜尋。 範本模式 : 依範本樹上的目錄範本做搜尋。 屬性模式: 可依知識地圖搜尋或透過文件屬性模式去做搜尋。

9. 文件的稽核軌跡

10. 工作流程簽核 ■ 提供每一份文件一種以上之簽核流程選擇 ■ 直簽，會簽，串簽的任意搭配 會簽>直簽 直簽>會簽 直簽>會簽>直簽

11. 單一入口整合多點資料, 分散式文件儲存機制 使用者 A 使用者 B 使用者 C 前台使用者介面 讀者 作者 審核者 企業知識文件庫中心 (DMP) DMP 文件儲存管理 台北 大陸 美國

12. 單一入口整合多點資料, 分散式文件儲存機制 ■ 單一的登入網頁 (Single-View) ■ 確保各分支單位在存取文件時, 能夠擁有最佳的效率

13. DMP 實體檔案儲存安全 • 實體檔案儲存 • 資料夾名稱編碼加密後儲存 • 檔案名稱編碼加密後儲存 • 檔案內容編碼加密後儲存

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