مستندات تجربی مربوط به همایش مدیریت انبارها

2. مستندات تجربی مربوط به همایش مدیریت انبارها

3. جلسه مورخ : 1392/2/3 با حضور : مسئولین محترم انبارهای چند بیمارستان بزرگ در سطح مشهد

4. هدف از برگزاری نشست مسئولین انبارها مستند سازی تجربه ها و ایده های مسئولین انبارهابه منظورارتقاء سطح انگیزه انبارداران محترم و رسیدن به انبارهای استاندارد و استانداردسازی می باشد.

5. لذت به اشتراک گذاری تجربیات تجربه و دانش خود را از نحوه مدیریت انبارها با همکاران به اشتراک بگذارید و در دانایی یکدیگر سهیم شوید.

6. بررسی نیازهای نرم افزاری کاربران و رفع چالش های نرم افزار موجود (نظام نوین مالی) • اعلام نارضایتی اکثریت مسئولین انبارها از سیستم نظام نوین مالی به علت ارائه آموزش نامطلوب کاربران (انبارداران) • نیاز به آموزش مداومسیستم نظام نوین مالی • استفاده نا صحیح از امکانات و توانایی های سیستم انبارداری • اعلام ضعف های برنامه های انبار (سیستم انبارداری) توسط کاربران • برطرف نمودن اشکالات سیستم نظام نوین مالی در کمترین زمان ممکن • بالا بردن امنیت برنامه در مقابل دستکاری داده ها و کاربران غیر مجاز • وجود مشکلاتی در خصوص کدهای کالاها در سیستم نوین مالی • وجود نام های متفاوت در سیستم جهت یک کالا • ارسال نیازهای نرم افزاری کاربران از سیستم نظام نوین مالی • امکان ویرایش و دسترسی کالا ها در سیستم نظام نوین مالی در صورت امکان • عدم تطابق نظام نوین مالی با ثبت کالا و تعریف کد محلی استاندارد • کنترل میزان موجودی در انبار از نظر قیمت در نظام نوین مالی به آسانی صورت گیرد.

7. مروری بر مکان و فضای های انبارهای موجود در سطح مشهد و شهرستانها • چرا مکان و فضایی که برای انبارها و انباردارن در نظر گرفته میشود بیشتر زیرزمینها ومکانهایی می باشد که دسترسی ماشینهای آتشنشانی مقدرو نیست ؟ • بررسی علت انتقال پرسنل کم سواد و غیر فعال به انبارها چیست؟ • کمبود فضا و تامین نیروی لازم • نداشتن امنیت و حفاظت کامل در برخی از انبارهای دانشگاه • انتقال مشکلات امنیتی فضاهای انبارها مانند اطفاء حریق و غیره باید جدی گرفته شود. • برعهده بودن مسئولیت چند انبار به عنوان مثال ( مواد غذایی- داروئی- مصرفی) به یک مسئول انبار

8. بررسی عوامل تاثیر گذار در ایجاد انگیزه پرسنل انبار • دریافت مجوز و موافقت از هیات امناء جهت برقراری حق فنی انبارداران • با اجرای ارزیابی عملکرد سالیانه و کسب امتیاز بالا هر واحد طبق چک لیست ها ، تقدیر و تشکر مدیران از مسئولین انبارها و اختصاص فوق العاده ها • کسب امتیاز بالای ارزیابی عملکرد هر واحد طی سه سال متوالی و دریافت تشویقی و ارتقاء شغلی مسئول انبار و انباردار .... • به دلیل ناشناخته بودن جایگاه انبارداران که این امر موجب کاهش انگیزه کاری در انبارداران گردیده است . • جایگاه واقعی انبارها در واحدهای دانشگاهی شناخته نشده است.

9. بررسی تجربه کاری و کارایی انبارداران و ارتقاء سطح علمی و تجربی آنها • برگزاری جلسات ادواری و ماهیانه مسئولین انبارها • برگزاری دوره های آموزشی تخصصی مورد نیاز • برگزاری دوره های آموزشی کددار سیستم نظام نوین مالی • در اختیار گذاشتن مجلات پزشکی و تجهیزات پزشکی جهت آشنایی بیشتر با نام کالاها و مشخصات کالای تخصصی توسط معاونت درمان • بازنگری فرآیندهای انبارها به صورت سالیانه • آشنایی انبارداران با امکانات جدیدسیستم نظام نوین مالی • در کنار افراد با تجربه به کارگیری از یک نیرو تحصیل کرده و آشنا با علوم کامپیوتر باعث بالا بردن راندمان کاری خواهد شد.

10. بررسی تجربه کاری و کارایی انبارداران و ارتقاء سطح علمی و تجربی آنها • قبل از اتمام موجودی انبار اقدام به شارژ انبار نموده • در فرآیند خرید کالا بیشتر به قیمت توجه می شود تا به کیفیت کالا که این امر باعث اتلاف بودجه می گردد. • بکارگیری نیروهای با تجربه در قسمت تحویل کالا • شناخت دقیق کالا خود باعث می گردد اشتباهات در تحویل کالا به حداقل برسد • همکاری انبارداران در خصوص در اختیار قراردادن اموال مازاد و تبادل کالاهای مازاد و مورد نیاز دیگر واحدها • اولویت بندی خرید کالاها بر اساس اعلام نیاز بخشها • برخی خریدها بدلیل رعایت نازلترین قیمت از کیفیت مرغوب برخوردار نیست.

11. بررسی تجربه کاری و کارایی انبارداران و ارتقاء سطح علمی و تجربی آنها • سعی شود میزان موجودی کالا در انبار و میزان مصرف آن در هر واحد، که پایه و اساس حسابداری می باشد محاسبه گردد. • شناخت اجناس تخصصی در انبارها ( آموزش نیروها) • بکارگیری نیروهای متخصص در انبارها • رفع استرس های محیط کاری و رعایت استانداردهای لازم در فضاهای انبار • رعایت عواملی که باعث کاهش مصرف انرژی می گردد.

12. بررسی جایگاه انباردار و شرح وظایف انباردار • ناشناخته بودن وظایف انبارداران و عدم شناخت کافی از شرح وظایف انباردار • با توجه به اهمیت انباردار در واحدها ولی آنطوری که باید انبارداران نقش و جایگاهی در چارت سازمانی ندارند. • تعین جایگاه انبار دار ( پست سازمانی) و بازنگری چارت سازمانی • با در نظر داشتن اهمیت بسیار بالای انبارها (مثل انبار لوازم تجهیزات پزشکی ...) در دانشگاه ولی آنطوری که باید اهمیتی داده نمی شود.

13. بررسی چک لیست های ارزیابی انبار

14. شرایط محیطی نظافت • تسهیلات انبار • آموزش و تکلیف • ایمنی مشاهده چک لیست

15. پیشنهادات • ارائه شده در نشست • مسئولین انبارها

17. پیشنهادات ارائه شده : • ایجاد انبارهای متمرکز • پیاده سازی و ایجاد بانک جامع اطلاعاتی از فروشندگان کالا و خدمات • تشکیل کمیته ای از مسئولین انبارها جهت بازدید های ماهیانه از دیگر انبارهای دانشگاه (اعضاء این کمیته از مسئولین با تجربه انبارها باشند) • صفر نمودن برخی کالاهای از رده خارج شده و منقضی که در انبارها دپو شده است. • یک نفر سوپروایزر بتواند تمامی موجودهای انبارهای دانشگاه را کنترل نماید و در صورت مشاهده کالاهای مازاد در یک انبار و نیاز انبار دیگر به آن کالا در حداقل زمان ممکن نسبت به جابجایی کالای مورد نظر اقدام نماید. که امر منجر به صرف جویی در هزینه ها می گردد.

18. پیشنهادات ارائه شده : • ترتیبی اتخاذ گردد که خرید کالاهای تجهیزات پزشکی (تخصصی) توسط محیط انجام گردد و دیگر کالاهای اموالی و مصرفی بصورت تجمیع ( پیشنهاد به هیات امناء ) • آموزش اولیه انبارداران جهت بالا بردن آگاهی آنان در خصوص شناخت وسایل و ابزارها در بدو ورود که امر باعث جلوگیری از خریدها و ارسال کالا های اشتباه ناشی از عدم تخصص فرد می گردد. • تهیه پیش بینی 3 ماهه درخواستها • برگزاری جلسات متعدد با مسئولین انبارهای واحدها و اخذ نظرات و پیشنهادات جهت پیشبرد اهداف • اولویت بندی بخش ها در بیمارستانها مانند بخش عمومی و بخشهای فعال که می بایست زودتر شارژ شود.

19. پیشنهادات ارائه شده : • درخواست کالاهای تخصصی بخصوص پزشکی قبل از خرید توسط کارشناس مربوطه بررسی و تایید گردد. • هنگام خرید کالا ها با توجه به موقعیت واحد و کالاهای ضروری و مورد نیاز به اولویت بندی آن دقت گردد.

20. ایجاد انبارهای متمرکز : • مزایای انبارهای متمرکز • 1- کنترل بهتر موجودیها • 2- کاهش هزینه ها شامل محل انبار، دستمزدها و متفرقه • 3- تسهیل در تقسیم بندی انبارها • 4- تسهیل نمودن تهیه گزارشات انبار • معایب انبارهای پراکنده • 1- مشکلات کنترل کالا ( مطابقت کارتهای انبار و حسابداری) • 2- افزایش هزینه ها • 3- مشکلات ناشی از حمل و نقل • 4- تاخیر در توزیع و تحویل

21. سخن مسئولین انبارها با مدیران محترم واحدها همکاری جدی مدیران واحدها جهت انتقال کالاهای مازاد انبارها به دیگر انبارهای واحدهای دانشگاه