FORBERED OG INDSEND ANSØGNINGINGER

1. FORBERED OG INDSEND ANSØGNINGINGER

2. 3 FASER • Forberedelse og indsending Forhandlinger Projektarbejdet

3. STRATEGISKE BESLUTNINGER • Rolle: koordinator eller partner Skriv ansøgningen alene eller sammen med partnerne

4. RISKO VED AT DELTAGE SOM PARTNER? STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Er budgettet stort nok til at gennemføre alle opgaverne? Er rejsebudgettet stort nok? Er der oversættelser og er budgettet til oversættelser stort nok ? Får jeg regelmæssig information af hvad der foregår i projektet? Har jeg medbestemmelse i projektet? Har jeg rettigheder til alle resultater / produkter til videreformidling? Koordinatoren videresender pengene meget sent til partnerne Kommunikation mellem koordinator og partnere er svag Uerfaren koordinator • Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

5. MULIGHEDER I BEGYNDELSEN Opslaget passer meget godt til mine egne ideer Medfinansiering er på plads Erfarne partnere og koordinator Ressourcerne eksisterer (engelsk kundskaber, Excel, Layout, Kommunikation etc.) Begynd ansøgning forberedelser så tidligt som muligt

6. NEDSÆT ET KONSORTIUM Geografiske aspekter: • Balance mellem geografiske områder (det udelukker ikke to partnere fra samme land!) Indhold / Know How: • Hvilke kvalifikationer har vi brug for? (Management, Kommunikation, Layout, • Hvilke emner har vi brug for? (afhænger af opslaget) • Blandet mellem erfarne partnere og uerfarne Politiske aspekter: • Partnere fra nye medlems lande bør være med • Der bør være partnere fra en af de fem store (IT, UK, DE, ES, FR) • interessenter/nøglemålgrupper bør være med

7. OVERVEJELSER OMKRING PENGE Spørg EU om det totale budget Projekt administration bør ikke overstige 7-9% af budgettet Dyre udgifter er: • Oversættelser • rejser, Møder

8. Risici STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN • Partnere lykkedes ikke at få medfinansiering • Velkendte institutioner (personer) deltager i konsortiet, men en nytilkommen arbejder på projektet • Poltiske forandringer i løbet af projektet ændre den politiske opbakning • Lange forsinkelser • Ingen fælles forståelse af indholdet i projektet mellem koordinator og partnere • Partnere kan ikke gennemgføre deres opgaver • Konsortiet beror på bidrag udefra • Ufleksible institutioner • Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

9. Kriterier for succes – tjekliste for STEER Imødekommer vi de formelle og administrative behov? Imødekommer vi opslagets efterspørgsel? Kvalitet at de beskrevede aktiviteter Cost – Benefit analyse Forståelse for indhold / metodologi / tilgang / budskab Europæiske dimension Er interessenter og nøgle målgrupper involveret i projektet? Er partnere fra nye medlemslande involveret? Har vi taget øjde for EUs politiker? Partnerskabet Finansierings maximum bliver ikke overstiget ? Praktisk implementering - ikke forskning! Størrelse på konsortium (ø 6 – 9 partnere) Konsortium velafbalanceret

10. INDHOLD AF ANSØGNING OG ARBEJDSPROGRAM • Opslagets tekst • Vigtige instruktioner og anbefalinger • Arbejdsprogram • Guidelines for hver enkelt emne og keyactions • Implementering af aktiviteterne • Evalueringskriterier • Indikation af tidsplanen for de forskellige arbejdsopgaver (Work packages – WP) SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified

11. FØRSTE SPØRGSMÅL DER SKAL BESVARES • Undersøg hvad der allerede er lavet? State-of-the-art • Hvad vil I gerne gennemføre? • Hvordan har projektet gjort en forskel ? (hvordan vil du vide at projektet var en succes? Forklar det hele tydeligt i ansøgningen SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

12. Definition af WP (arbejdspakker) Hver WP skal indeholde produkter (hver ambitiøs, men overdriv ikke) Uddelegér ansvar til partnere – koodinatoren skal ikke lede alle WP EU foretrækker en synergi mellem flere partnere, der samarbejder i WP. I stedet for at partnere har hver sin WP. WP beskrivelsen skal meget klart fortælle hvad hver partner vil gøre ! Opstil en seperat WP til management inklusiv rapporter og konsortiemøder Planlæg afleveringer med projektudvikling, midtvejsaflevering og slutrapport. Typisk projekt varighed er 24 – 36 måneder SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

13. Gode ideer og erfaringer Det tager længere tid at skrive en ansøgning end du tror Skriv det læsevenligt – EU bruger mindre end 2 timer til at vurdere ansøgningen Følg vejledningen til ansøgningen Vis hvilken rolle hver partner spiller Vis hvordan du vil måle resultaterne løbende (succeskriterier) Planlæg arbejdet fornuftigt så alle opgaver ikke ligger på samme tid SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

14. Formidling og kommunikation • Definer målgruppen og sørg for dialog med det samme og ikke til slut • Hjemmeside (seperat, tydeligt identificeret og let tilgængelig) til informationsformidling. Sørg for at den besøges op til 2 år efter projektet er slut. • Udform enkle budskaber målrettet til hver målgruppe • Inddrag nye markeder og nye aktører på deres egen hjemmebane lokalt, nationalt eller på EU plan. • Husk at en almindelig WP/ formidling og kommunikation på omkring 7.000 – 15.000 Euro er et krav fra EU SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

15. Beslutning om roller Form et konsortium Grove ideer til projektet Programmer er åben for ansøgninger 3. 4. 2. 1. TIDSPLAN NÅR DU SKRIVER EN ANSØGNING (1) FASE SKRIDT - Læs og forstå teksten - Kig på dokumenterne til ansøgningen - Opsøg information - Kort beskrivelse af ideen (1side) - Intern diskussion og beslutning - 1 Overvej konsortiet - Første kontakter • Udsending af den korte beskrivelse • Udtalelse om hemmeligholdelse

16. Nedsæt Konsortiet Administrative formulare + Information Kvalitetstjek 1 Skriv ansøgningen 8. 6. 5. 7. TIDSPLAN NÅR DU SKRIVER EN ANSØGNING (2) FASER SKRIDT - Afsendelse af administrative papirer til alle partnere som har underskrevet projektideen. - Søg efter de partnere der mangler i projektet Fase 4 - Detaljer vedrørende indholdet (Mål, målgrupper, arbejdsprogram (WP), forventede resultater, succeskriterier) - Eksternt eller via partnere Første vurdering af budgettet - Grov vurdering: er vi indenfor rammen? 9.

17. Indsend ansøgningen Skriv ansøgning Kvalitetstjek 2 Elektronsik ansøgningsværktøj Færdiggør ansøgningen Detaljeret budget 15. 13. 14. 12. 10. 11. TIDSPLAN NÅR DU SKRIVER EN ANSØGNING (3) FASE SKRIDT - Fordele ved EU projekt, bidrag til politiker, administration, konsortie, opsumering etc. - Eksternt eller partnere - Download værktøjet - Bliv fortrolig med det - Endelige beregninger - Layout og indholdsmæssigt og financielt tjek - Elektronisk eller med posten