主講人 : 楊總務長勝任主辦單位：屏科大總務處文書組日期 :100 年 07 月 14 日

公文繕寫研習 主講人:楊總務長勝任主辦單位：屏科大總務處文書組日期:100年07月14日

公文繕寫基本要求1 • 簡就是化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭，以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。 • 淺就是用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂，使公文所表達之意思，能為一般社會大眾普遍瞭解。

公文繕寫基本要求 2 • 明就是敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。 • 確就是主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模陵兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提高行政效率。

稿撰擬之一般原則作業要求 1 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.整潔：簽稿應保持整潔，字體力求端正。

稿撰擬之一般原則作業要求 2 5.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 6.一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，對相關單位應切取協調聯繫。

公文之結構 1 • 公文結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」（簽呈為「擬辦」）三段式。 • 「主旨」一段完成，文句力求簡明扼要。 • 「說明」或「辦法」視需要靈活運用。 • 段下得分「項」「目」，採階梯式排列。 • 每「目」以60字為原則。 • 其內容繁多者，可列為附件附錄。

公文之結構 2 • 『主旨』為全文之精要，是用以說明行文之目的與期望，本段文字應力求具體扼要。 • 「主旨」是全篇公文之精華所在，文字越精要越好，使閱讀者一目了然行文之目的與期望，但也不可過於簡略。 • 其內容重點應在於敘述「何人」「何時」「何地」「何事」。

公文之結構 3 • 『說明』當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，而無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段內容重點在於敘述因「何故」而行文。 • 『擬辦』向受文者提出具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段內容重點在於提出「如何」辦理之敘述。

該範例僅針對本大題標出錯誤 此句應移到說明一、改成復貴會99年11月7日來函。在公文中不宜用西元年，應寫成國曆年。阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。應刪去。此句應移至主旨段：蒙貴會協助本校辦理人文講座，歷經3年有成，謹致謝忱，茲檢送講座成果報告3份，請查照。

敘述簡要，可列於主旨 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

敘述繁多，改列於說明 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

說明段內繕寫要點 (1)若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行，直接從段名冒號後開始敘述。 (2)說明段中，其分項內容過於繁雜〈如審查意見補充說明〉、或含有表格型態時，則應編列為附件。 (3)說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一）、（二）→1、2、3→（1）、（2）、（3）等等。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起，最多3至5項；宜摘述重點，不宜長篇大論

行文教育部之直接稱謂及結尾期望語 (1)文中提到上級機關單位（有隸屬關係之單位）應用鈞部，鈞字前要空一格。 (2)而主旨段後之期望詞語要用以下方式來套用：「請鑒核」、「請鑒准惠復」、「敬請鑒准核銷」或「敬請鑒核示復」

書函較非正式性，上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。書函較非正式性，上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。對上行機關應使用「請　鑒核」依據　鈞部○年○月○日 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

正、副本受文者（行文單位）1 (1)校外機關應寫全銜。如：國科會→行政院國家科學委員會行政院農委會防疫局→行政院農業委員會動物植物防疫檢疫局衛生署疾管局→行政院衛生署疾病管制局環保署→行政院環境保護署 (2)中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。如：內政部、臺北市政府工業局、王吉利博士

正、副本受文者（行文單位）2 (3)校內單位列最後，但應稱「本校」，不用再寫全銜；而第1個校內單位必定要寫「本校」二字，以後單位可不再寫本校。如：國立屏東科技大學農學院、國立屏東科技大學食品科學系……→本校農學院、食品科學系… (4)副本不能排列123 副本：1出納組 2應外系 3水檢中心 → 副本：本校出納組、應外系、水檢中心

正、副本受文者（行文單位）3 (5)行文正本給「教育部」、副本「教育部高教司或教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。舉例：正本：教育部副本：教育部高教司、教育部文教處 → 正本：教育部

該範例僅針對本大題標出錯誤 行政院國家科學委員會 • 1、副本不應排列1、2、3 • 2、副本單位之寫法：第1個校內單位必須寫「本校」二字，後面單位則不用再寫本校。 • 3、正確寫法：本校○○系○○○教授、出納組

有隸屬關係之上、下行機關稱謂用語 (1)上級對下級稱「貴」，例如：□貴部（財政部、經濟部…..），□貴校。 (2)下級對上級稱「鈞」，例如：□鈞部（教育部），□鈞院（行政院） (3)自稱「本」。

無隸屬關係之上、平行機關稱謂語 （1）對上級機關稱「大」：如□大部（銓敘部）、□大院（立法院）（2）對平行機關稱「貴」：如□貴部、貴會（行政院青年輔導委員會）（3）自稱「本」。

「貴」「鈞」「台端」等字擺放位置 (1)「貴」字如在一行中間，貴字前應空一格。 (2)「貴」字如出現在一行之首，則不必空格。 (3)「貴」字如出現在標點符號之後也不用空格。上述原則「鈞」與「台端」等尊稱均適用。

平行機關稱「貴」，文中，｢貴｣前要空一格 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

避免直呼對方之姓名，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞以示敬意。避免直呼對方之姓名，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞以示敬意。加上「先生」，改稱為李○橋先生。 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

結尾語之常見錯誤 (1)請查照→請查照 (2)請鑑核→請鑒核 (3)請惠示卓見→請惠示卓見 (4)請同意惠復→請同意惠復 (5)請查照會允→請查照惠允 (6)請查照辦理見復→請查照辦理見復 (7)請同意查照惠復→請查照同意惠復 (8)請惠允見復

法律統一用字 公文中為能順利發出電子公文，一些少見字、古字、符號等應避免使用。如:詧、&

公文之標點符號

數字使用規則-阿拉伯數字1 (1)日期、時間: 95年度、21世紀、延後3週辦理。 (2)序數:第2會議室、第6會期、第1階段。 (3)發文字號、編號:校人字第097001230、附件1。 (4)計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、比等）: 80%、3,951萬2,456元、60人、1:3 (5)地址、電話 (6)法規內容之引述或摘述：依…施行細則第15條規定辦理。

在公文中不宜用西元年，應寫成國曆年。 阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

數字使用規則-阿拉伯數字2 (7)錢幣全名新臺幣、金額應以阿拉伯數字寫法，要注意最後一定要加上「元」字。如：新臺幣6億3,944萬2,789元。 (8)「95年度提昇精密手術……發展計畫」 (9)文中提及「支票壹紙」、「領據參紙」等一律改由阿拉伯數字表達。如：支票1紙，領據3紙。

應改為阿拉伯數字 13萬6000元 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

數字使用規則-中文數字 1 (1)凡屬描述性用語。一次補助；一次退休金；三大討論主題；前一年；一分子；第三部門；公正第三人；國小三年級；會計系二年級；第二專長；每一位同仁；一套規範。

數字使用規則-中文數字 2 （2）慣用語（如星期、比例、概數、約數）：如：7月21日(一)→7月21日(星期一或週一) 正月初五；三軍部隊；三讀通過；約三、四天；二三百架次；幾千萬分之一；七千餘人；二百多人；

數字使用規則-中文數字 3 (3)法規制定、修正及廢止案之法制作業公文書：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點，並自公文發布日生效。前述條文有關法規之作業時，其內容數字部分就不宜更動。 (4)專有名詞：三國演義、恩史瓦第三世、五南書局

有關法規，內容數字部分就不更動 • 該範例僅針對本大題標出錯誤

附件處理應注意之事項 (1)附件請檢點清楚，隨稿附送。 (2)附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、… (3)附件如係隨文附送，辦稿時要用「檢送」「檢附」等字樣。 (4)如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。 (5)來文過長無法摘敘時，應列為附件。 (6)附件以正本為限，副本機關或單位如需附件，應在副本項內之「機關或單位」名稱右側註明(含附件)

「附件」的表示法 (1)如主旨、如說明、如說明一………。 (2)直接註明附件名稱及數量。 (3)附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「發文時附件請洽承辦人洽取」字樣。 (4)有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。「附件另寄」亦類此。 (5)無。 (6)為響應節能減碳政策，附件儘量逕由網頁下載參閱，以利環保及隨時查找應用。

註明附件之名稱及數量。 • 該範例僅針對本大題標出注意事項

大家來找碴 看看誰是找碴王啊? 總務長叫我叫我!

有關法規，內容數字部分就不更動 應註明附件名稱及數量，如：領據1紙應改為阿拉伯數字錯別字：須、臺幣 13萬6000元敘述繁多，改列於說明行政院國家科學委員會 • 1、副本不應排列1、2、3 • 2、副本單位之寫法：第1個校內單位必須寫「本校」二字，後面單位則不用再寫本校。 • 3、正確寫法：本校○○系○○○教授、出納組

應註明附件名稱及數量，如：領據1紙 避免直呼對方之名姓，宜用「台端」、「先生」、「女士」等詞，以示敬意。要用「檢送」「檢附」等字樣敘述簡要，可列於主旨應改為新臺幣6868元整移至文中或省略加上「先生」，改為李○橋先生。副本中校內單位只要第1個單位須寫本校、其餘均可不必再寫。

書函較非正式性，上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。書函較非正式性，上行文時應使用函格式較為正式且尊敬。對上行機關時應使用「請鑒核」復依據鈞部○年○月○日省略應加上本校二字格式『函』末首長職銜之後僅書「姓」名字則以「○○」表示。如校長　　古　○　○

Thank You 敬請不吝指教參考來源：1.「公文書寫作與處理」一書 2.台灣大學文書組高素卿組員講習PPT

主講人 : 楊總務長勝任 主辦單位：屏科大總務處文書組 日期 :100 年 07 月 14 日