www.parseta.org.pl

1. Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie Waldemar Miśko – Przewodniczący Zarządu PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.parseta.org.pl

2. Umowa ws. Projektu (pomiędzy MRR a stroną szwajcarską) została podpisana 30.11.2011 r. Umowa ws. Realizacji Projektu została podpisana 16.01.2012 r. Harmonogram realizacji projektu: 01.11.2011 r. – 31.10.2013 r. Wartość projektu: 37.855.894,00 PLN – 12.643.919 CHF Wartość dofinansowania (85%): 32.177.510,00 PLN – 10.747.331 CHF Harmonogram realizacji projektu: 01.11.2011 r. – 31.10.2013 r. Instytucja Pośrednicząca: Władza Wdrażająca Programy Europejskie Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty 2 www.parseta.org.pl

3. Partnerzy Projektu: Powiat Białogardzki, Powiat Świdwiński, Powiat Kołobrzeski, Powiat Szczecinecki, Miasto Białogard, Miasto Kołobrzeg, Miasto Szczecinek Gmina Borne Sulinowo, Gmina Dygowo, Gmina Gościno, Gmina Karlino, Energetyka Cieplna Sp. z o.o. w Karlinie, Gmina Połczyn-Zdrój, Gmina Sianów, Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc w Koszalinie 3 www.parseta.org.pl

4. 4 www.parseta.org.pl

5. Najważniejsze zmiany do Umowy Partnerskiej, wynikające z podpisanej umowy z WWPE oraz projektu dokumentu „Realizacja projektów w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wytyczne dla beneficjentów Priorytetów nr 1 oraz nr 2” PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 5 www.parseta.org.pl

6. Instytucja Realizująca zobowiązana jest do archiwizowania i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od daty zakończenia realizacji Projektu. • Partner zobowiązuje się do dostosowania wewnętrznych zarządzeń obowiązujących w jego instytucji do ww. wymogów archiwizacyjnych. • Partner zobowiązany jest wystawić na rzecz Instytucji Realizującej weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową. • Partner zobowiązany jest współpracować z osobą/instytucją pełniącą usługę nadzoru inwestorskiego nad realizacją inwestycji. 6 www.parseta.org.pl

7. Do końca lutego br. planowane jest ogłoszenie przetargu nieograniczonego na usługę nadzoru inwestorskiego. Przetarg zostanie podzielony na części: Zakres Powiatu Kołobrzeskiego Zakres Powiatu Białogardzkiego oraz Miasta Białogard Zakres Powiatu Świdwińskiego oraz Gminy Połczyn – Zdrój Zakres Miasta Kołobrzeg, Gminy Gościno oraz Gminy Dygowo Zakres Gminy Karlino oraz Energetyki Cieplnej w Karlinie Zakres Powiatu Szczecineckiego oraz Gminy Borne Sulinowo Zakres Gminy Sianów oraz Szpitala w Koszalinie 7 www.parseta.org.pl

8. Zmiany dotyczące zamówień publicznych. • Partnerzy zobowiązują się stosować ustawę Prawo Zamówień Publicznych. • W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. • Przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Partner zobowiązany jest do uzyskania pisemnej akceptacji ze strony Instytucji Realizującej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu umowy z wykonawcą. • Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF, Partner w terminie 45 dni przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest dostarczyć Instytucji Realizującej projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projekt umowy z wykonawcą. 8 www.parseta.org.pl

9. W związku z koniecznością dostarczenia Instytucji Pośredniczącej (Władza Wdrażająca Programy Europejskie) przez Instytucję Realizującą w terminie 7 dniod podpisania przez Partnera umowy w sprawie zamówienia publicznego, oświadczenia potwierdzającego zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami, Partner zobowiązuje się do przesyłania Instytucji Realizującej w terminie 3 dnipo zawarciu umowy z wykonawcą, dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: • - opublikowane ogłoszenie / informację o wszczęciu postępowania, • Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, • korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (między innymi: odpowiedzi na pytania wykonawców, modyfikacje SIWZ), • oferty złożone przez wykonawców, • protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, • podpisaną umowę z wybranym wykonawcą wraz z załącznikami, • gwarancję należytego wykonania umowy (jeżeli wymagana). 9 www.parseta.org.pl

10. Procedury dot. finansowania projektu Iwona Czerniec – p.o. Dyrektora Biura • Dofinansowanie przekazywane jest Instytucji Realizującej w formie • refundacji poniesionych wydatków. • Następnie refundacja przekazywana będzie na rachunek Partnera. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 10 www.parseta.org.pl

11. Warunkiem rozliczenia lub przekazania Partnerowi środków dofinansowania w formie refundacji jest przedłożenie Instytucji Realizującej dokumentów poprawnych, kompletnych i spełniających wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe takich jak: • kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z protokołami odbioru, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, • kopie wyciągów bankowych z rachunków Partnera lub przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatku, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. W przypadku wyciągów bankowych należy przesłać pierwszą stronę wyciągu bankowego, strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu bankowego, 11 www.parseta.org.pl

12. . • kopie umów, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, • w przypadku zamówień poniżej 14 tys. euro kopie formularza dokumentującego udzielenie zamówienia o wartości do 14 tys. euro, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, • wydruki z systemu finansowo-księgowego wg. kosztów i wydatków, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, • oświadczenie o przychodzie – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury - oryginał podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. 12 www.parseta.org.pl

13. . • Dokument, na podstawie którego Partner będzie ubiegał się o refundację musi być opisany zgodnie z wytycznymi w tym zakresie. *   Jeżeli kwota dokumentu dotyczy kilku działań, należy określić podział kwotowy na poszczególne działania; **   Wykaz działań niezbędnych do wypełnienia opisu faktury, zgodnych z Budżetem uproszczonym, stanowiącym załącznik do umowy nr URP/SPPW/2.1.2/KIK/48 w sprawie realizacji Projektu: 13 www.parseta.org.pl

14. . • Działanie 2.1. Instalacja kolektorów słonecznych w 35 budynkach użyteczności publicznej • Działanie 2.2. Modernizacja i rozbudowa 3 miejskich sieci ciepłowniczych • Działanie 2.3. Wymiana i modernizacja źródeł ciepła wraz z systemami ogrzewania w 3 budynkach należących do publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz w 10 szkołach publicznych • Działanie 2.4. Montaż mikroturbin wiatrowych w 8 budynkach 14 www.parseta.org.pl

15. . • Wszystkie załączone do rozliczenia wyciągi bankowe, wyjaśnienia, protokoły, itp. powinny być opatrzone nazwą i numerem Projektu: • „Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty” nr projektu KIK/48 • Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty dofinansowania zostanie przekazana Partnerowi po uzyskaniu środków od Instytucji Pośredniczącej po: • - zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, • - akceptacji części sprawozdawczej z realizacji projektu, • - przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu i stwierdzeniu prawidłowej realizacji projektu. 15 www.parseta.org.pl

16. . • W trakcie realizacji projektu zostanie złożonych 8 wniosków o płatność obejmujących następujące okresy sprawozdawcze: • Aby dokument finansowy został ujęty w danym wniosku o płatność, kserokopia wszystkich poprawnie i kompletnie sporządzonych dokumentów musi zostać dostarczona do Instytucji Realizującej najpóźniej do 10–go dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu objętego wnioskiem o płatność. 16 www.parseta.org.pl

17. Ewidencja księgowa projektu • Edyta Tomaszewska – Skarbnik Związku • Partner zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla realizacji projektu oraz założenia kont analitycznych, związanych z realizacją przepływów pieniężnych zawierającym znacznik konta dla projektu i zasady budowy kont analitycznych. • Wraz z pierwszymi przesyłanymi do Instytucji Realizującej dokumentami do refundacji, Partner zobowiązany jest do przedłożenia kopii planu kont jednostki Partnera z wyszczególnieniem wyodrębnienia kont analitycznych projektu. Z każdym rozliczeniem należy natomiast przesyłać księgowania według wydatków i kosztów projektu za okres sprawozdawczy, a także wydruki z kont rozrachunków z Instytucją Realizującą. Wydruki księgowań z systemu finansowo-księgowego jednostki powinny być podpisane przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. 17 www.parseta.org.pl

18. Należy stosować następującą klasyfikację budżetową projektu: • - Dział 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska, • - Rozdział 90095 Pozostała działalność, • - Paragraf 628 dochody – środki otrzymane od pozostałych jednostek……. • - Paragraf 605 wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, • - Wydatki wg źródeł finansowania (czwarta cyfra paragrafu): 0 - wydatki niekwalifikowane, 7 - wydatki kwalifikowane (środki z dofinansowania - 85%), 6 - wydatki kwalifikowane (środki własne - 15%) • Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących realizowanej inwestycji: • - wpływ od Beneficjenta zaliczki lub refundacji (dotacji): 130-900-90095-6287-znacznik projektu/720-900-90095-6287 - (znacznik projektu) • - ujęcie w ewidencji księgowej przyjęcia faktury - 080/201 • - zapłata za fakturę w części dotyczącej dofinansowania - 201/130-900-90095-6057 - (znacznik projektu) • - zapłata za fakturę w części dotyczącej wkładu własnego - 201/130-900-90095-6056 - (znacznik projektu) 18 www.parseta.org.pl

19. Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących kosztów zarządzania (po stronie Partnera): • - przekazanie przez Partnera, na podstawie noty księgowej, środków na koszty zarządzania dla Instytucji Realizującej: 240/130-900-90095-6057, 240/130-900-90095-6056, 240/130-900-90095-6050 (w strukturze budowy kont analitycznych powinien znajdować się znacznik projektu). • - zwrot od ZMiGDP 85% środków na koszty zarządzania 130-900-90095-6287-(znacznik projektu) / 720-900-90095-6287- (znacznik projektu) • - przekazanie przez ZMiGDP nakładów inwestycyjnych w zakresie zarządzania projektem po zakończeniu realizacji projektu : 080/240 19 www.parseta.org.pl

20. Promocja Iwona Czerniec – p.o. Dyrektora Biura Związku Za promocję w projekcie odpowiedzialna jest Instytucja Realizująca. Zasady promocji w ramach szwajcarsko-polskiego programu współpracy zostały przedstawione w dokumencie pn. „Wytyczne ws. informacji i promocji”, z którym można się zapoznać na stronie internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl; zakładka „Dokumenty”. Partnerzy zobowiązani są do informowania o fakcie pozyskanego dofinansowania oraz zamieszczania logotypów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy na korespondencji prowadzonej w ramach projektu, na stronie internetowej oraz przy informacjach przekazywanych do prasy. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 20 www.parseta.org.pl

21. Zgodnie z Kompletną Propozycją Projektu Instytucja Realizująca – Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty wykonana następujące działania informacyjne: • organizacja czterech konferencji • zamieszczenie informacji prasowych • wykonanie tablic informacyjno – promocyjnych • wykonanie ulotek informacyjnych • przeprowadzenie spotkań edukacyjnych w szkołach • wykonanie gadżetów promocyjnych. • W marcu br. planowana jest konferencja otwierająca realizację projektu. • W konferencji wezwą udział przedstawiciele Biura Szwajcarsko-Polskiego • Programu Współpracy, Instytucji Pośredniczącej oraz Krajowej Instytucji Koordynującej. • Termin konferencji zostanie ustalony w uzgodnieniu z ww. instytucjami. 21 www.parseta.org.pl

22. Wszyscy Partnerzy Projektu zobowiązani są do promocji projektu na swoich stronach internetowych. Każda informacja dotycząca realizacji projektu powinna zawierać nazwę i numer projektu logo programu oraz informację o dofinansowaniu: „projekt dofinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami Unii Europejskiej”. Do wszelkiej korespondencji związanej z realizacją projektu należy używać przygotowanej przez Instytucję Realizującą „firmówki”. W prawym dolnym rogu (w stopce) dokumentu możliwe jest umieszczenie logo Partnera. 22 www.parseta.org.pl

23. 23 www.parseta.org.pl

24. Dziękujemy za uwagę. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty Ul. Szymanowskiego 17 78-230 Karlino 24 www.parseta.org.pl