BOTTOM UP feedback - werkjaar 2014

1. BOTTOM UP feedback - werkjaar 2014

2. Agenda • Intro • BUE-kader • Verloop BUE-traject en technische instructies • Rol als BUE-begeleider doorheen het proces • Leiderschap en organisatiebeleid • Ruimte voor vragen Infosessie BUE werkjaar 2014

3. Kennismaking Welke vragen wil je zeker beantwoord zien? http://www.bestuurszaken.be/bue Infosessie BUE werkjaar 2014

4. BUE - kader Achtergrond • Input van medewerkers in de evaluatie van leidinggevenden • Belang van feedback door medewerkers voor het ontwikkelen van leidinggevenden: MK, LK, OLG • Kwaliteitsvol leidinggeven: geen momentopname, maar een continu proces met diverse betrokkenen • Responsabilisering van leidinggevenden en medewerkers • Organisatiebrede online bevraging met standaardvragenlijsten voor feedbackgevers en zelfevaluatie • Elke leidinggevende krijgt eigen rapport (met vergelijking entiteit + VO) • Rapportering op niveau van de entiteit (organisatieontwikkeling) en VO Infosessie BUE werkjaar 2014

5. BUE - kader Basisbeginselen • Vragenlijsten en competenties • Leidinggeven in VO – gemeenschappelijke functieprofielen - competentiewoordenboek - … • Online beschikbaar: http://www.bestuurszaken.be/bue • Anonieme bevraging d.w.z. anonieme verwerking • Minstens 5 respondenten voor een rapport (wel zelfevaluatie) • Minstens 5 feedbackgevers voor deelname Voor kleine teams: extra aandacht voor communicatie of voorzie een alternatieve aanpak • Rapporten • Geen bijsturingen in 2014 • Individuele rapporten voor LG en chef • Organisatierapport voor chef en LA • ook voor P&O-er !!! Infosessie BUE werkjaar 2014

6. BUE - kader Standaardaanbod - maatwerk • Uitgebreid standaardaanbod is gratis • Werkwijze: op basis van inschrijvingsformulier: bevestiging naar LA • Maatwerk kan, kostprijs doorgerekend • Vb. eigen competentie toevoegen • Vb. afname met papieren vragenlijsten • … Contacteer bue@bz.vlaanderen.be met specifieke vragen, zoeken van alternatieve mogelijkheden, … • Werkwijze: • op basis van inschrijvingsformulier => AgO neemt contact begin oktober • Er volgt een gedetailleerde offerte • Akkoord van LA • Afrekening op basis van werkelijke kosten na uitvoering Infosessie BUE werkjaar 2014

7. Verloop BUE-traject • Fase 1: inschrijven tot 23/09 – infosessie 25/09 • Fase 2: verzamelen deelnemersgegevens • CM bezorgt na de bevestiging van de inschrijving een sjabloon om bevragingslijnen aan te leveren: 2/10 • Feedbackgevers gekoppeld aan leidinggevenden • Leidinggevenden: welk type vragenlijst + hun chef • Aanleveren gegevens: uiterlijk 27/10 • Correcties data: 5/11 • Fase 3: afname • Uitsturen van bevraging: 25/11 • Responsoverzicht naar BUE-begeleiders op 05/12 en 16/12 • Versturen herinnering aan deelnemers op 9/12 • Motivatiemail feedbackgevers <5 respons op 17/12 • Afsluiten enquête: 24/12 • Fase 4: standaardrapporten worden bezorgd (uiterlijk 23/01) Technische instructies – presentatie CM (bevragingslijnen) Infosessie BUE werkjaar 2014

8. Rol als BUE-begeleider Contactpersoon < procesbegeleider < P&O-rol !!! Vooraf: • BUE past binnen eigen P&O–beleid en prioriteiten • Correcte gegevens als vertrekbasistip: laat deelnemersgegevens controleren door de betrokken leidinggevenden • Communicatie / mobiliseren / open feedbackcultuur succesfactoren • Aantal deelnemers • Welke LG doen mee ? • Voldoende feedbackgevers per LG – anders alternatieven overwegen • Niet teveel LG per feedbackgever en teamgrootte (9-15) • Streven naar optimale respons - communicatie • Oproepen en motiveren tot deelname/sensibiliseringsmail • Aandacht voor doorstroming tot dieper in de organisatie (vb. buitendiensten, …) • Extra aandacht voor feedbackgevers operationeel LG en kleine groepen • Extra aandacht bij indirecte feedbackgevers • Goede voorbereiding: • Eigen doelstellingen (leerpunten uit eerdere deelnames?) • Hoe wapen ik mijzelf voor vragen van het management? Infosessie BUE werkjaar 2014

9. Rol als BUE-begeleider Tijdens: • Respons opvolgen – responsabiliseren – luisterend oor • Reacties opvangen van deelnemers • Voorbereiden van acties: individueel / collectief / organisatieniveau succesfactoren • Streven naar optimale respons • LG aansporen om zelfevaluatie in te vullen: leerpunt uit vorige editie ! effect op invulgedrag MW • Vertrouwen van medewerkers • Vergelijkende responsoverzichten • Maximaal aantal LG met rapport • Specifieke aansporing <5 • Vangnet voor kleine teams • P&O weet waar kans op succes • Ondersteun actie: individuele LG / organisatie Infosessie BUE werkjaar 2014

10. Rol als BUE-begeleider Na: • “kwaliteitsvol leidinggeven” • Ondersteuning op verschillende fronten • Verwachtingen van leidinggevenden naar P&O ? succesfactoren • Ondersteunen LG • LG aansporen om de resultaten terug te koppelen aan de MW • LG ondersteunen in omgaan met FB, in het terugkoppelen,…ook voor de chef van de chef • Ontwikkeling LG • Ingebed in organisatiebeleid • Bij welke toekomstige acties kan je aandachtspunten uit de BUE meenemen? Zoals bij elke bevraging: bevragen = verwachtingen scheppen Infosessie BUE werkjaar 2014

11. Leiderschap en organisatiebeleid Werken aan kwaliteitsvol leidinggeven vraagt volgehouden gezamenlijke inspanning • Ook op organisatieniveau • Hoe ziet men rol ideale leidinggevende ? (profiel) • Positieve feedback cultuur (≈anonimiteit) = engagement om hier integer mee om te gaan • Omkaderend • Als onderdeel van traject om leiderschap te versterken: welke plaats kan een BUE daarin hebben ? Voor– en natraject ? • Hoe omgaan met resultaten en andere input (chef/LG/medewerkers)? • Vrijwillig (afstappen van verplicht en jaarlijks / eens in de zoveel jaar) • Ondersteuning • workshops P&O : hoe LG ondersteunen? • Ontwikkeltips beschikbaar Infosessie BUE werkjaar 2014

12. Een steuntje in de rug • Ondersteuning individuele LG en organisatie • Workshop voor P&O: december en januari • Zorg dat je over informatie beschikt: Organisatierapport rechtstreeks bezorgd, mits akkoord van LA • Vragen en verwachtingen: partnerschap met AgO ? • AgO laat ruimte voor plaatselijke P&Oers, ook in de communicatie en het aanbod naar leidinggevenden.AgO ondersteunt P&O waar nodig/gevraagd Infosessie BUE werkjaar 2014

13. Resterende vragen? • Inhoudelijke vragen: • bue@bz.vlaanderen.be • Technische vragen: • bue@checkmarket.be • Website: • http://www.bestuurszaken.be/bue Infosessie BUE werkjaar 2014