项目采购管理

项目采购管理 www.themegallery.com

项目采购管理概述 项目采购管理的概念项目的采购管理也称作“项目的获取管理”，指的是在整个项目过程中有关项目组织从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。这包括对于项目获得各种商品物料资源和各种劳务的管理。外购的目的是：降低固定和经营性成本把组织的注意力放在核心领域得到技术和技能提供经营的灵活性降低/转移风险 www.themegallery.com

项目采购管理概述 项目所需资源和劳务的来源 1．项目业主/客户 2．外部劳务市场 3．分包商和专业技术顾问 4．物料和设备供应商 www.themegallery.com

项目采购管理概述 外购过程在一般公司内，并不是项目经理的管理范围项目经理的责任是： • 提出采购计划和要求 • 协调采购部门、项目组、用户对外购设备和服务的要求 • 参与采购评审 • 督促采购、商务部门完成采购和物流程序 • 督促质量部门完成质量检验程序 • 协调原厂家的工程师进行现场安装、调试和培训服务 • 处理与外购设备有关的技术问题 • 负责协调用户、项目组对外购设备的验收 www.themegallery.com

相关概念 • 买、供应、订购、前期采购、战略采购 • 买(Buying)或购买，指普通意义上用货币换取商品的交易过程，而采购更为专业化 • 供应Supplying)是指供应商向买方或顾客提供产品（包括服务）的过程 • 订购(Ordering)是指采购下订单的过程 • 前期采购(Initial Purchasing)指采购过程中下订单之前的相关工作，后期采购(Procurement)指采购过程中自下订单开始以后的相关工作 • 战略采购(Strategic Purchasing)是指宏观范围内确立采购资源、建立最优的供应商体系及战略伙伴关系的过程 www.themegallery.com

采购需求 供应商选择下订单内部顾客合同跟单、过程控制供应商前期采购后期采购供应战略采购采购功能 www.themegallery.com

采购物品的分类 • BOM (Bill Of Material)，指直接进入产品的生产用原材料、零部件及半成品等。 • NON-BOM，又称NPR(Non-production Related)，是指企业中不直接进入产品本身的所有其它实物（或硬件）和服务（或软件）。包括设备、生产辅助性材料、工具及备件、一般用品如文具、家俱，以及服务等。服务包括由第三方所提供的技术、行政、后勤等方面的软件产品如咨询、培训、审核、租赁、委托代理。 • 转卖品 (Resale Product)，是指不在本企业生产制造、从供应商处采购的打有本企业商标的成品。最具代表性的是OEM (Original Equipment Manufacturer)产品，公司先向选定的供应商提供技术或品牌，由供应商按要求组织生产，再从供应商购回所有的产品以自己的品牌和名义提供给市场。 www.themegallery.com

采购尤其是企业采购，由于种种原因，目前国内尚未采购尤其是企业采购，由于种种原因，目前国内尚未形成系统的理论，采购运作与管理也基本处于 “暗箱”操作状态采购现状 • 向谁汇报？谁可以做？受过何种培训？ • 专业现状：同销售相比、同生产相比、同产品开发相比 • 行业现状：国内？ • 发达国家现状：专业化人员、专业化机构、专业化管理 www.themegallery.com

采购的基本任务 • 首要任务是保证本单位所需物料与服务的正常供应。 • 不断改进采购过程及供应商管理过程以提高原材料质量。 • 控制、减少所有与采购相关的成本, 包括直接采购成本和间接采购成本。 • 建立可靠、最优的供应配套本系。 • 利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发。 • 建立维护本企业、本公司的良好形象。 • 管理、控制好与采购相关的文件及信息，如程序性文件、作业指导书、供应 • 商调研报告、供应商考核及认可报告、图纸及样品、合同、发票等。 www.themegallery.com

采购管理职责 制订并实施采购方针、策略、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我审核及评估，同其它单位的采购进行行业水平比较（Benchmarking）提高整体采购水平，建立培养稳定有创造性的专业采购队伍，与其它单位（往往是本企业集团的其它兄弟部门）共享采购资源、开展“杠杆采购”(Leverage Buying)等。 www.themegallery.com

采购工作范围 采购方针、政策及目标采购体系及工作程序采购的工作范围采购能力 (Enabler) 采购结果 (Results) • 采购管理 • 组织机构 • 人员队伍 • 行政机制采购工作实施及过程控制 • 采购结果 • 衡量指标 • 质量、供应、价格等 www.themegallery.com

项目采购管理概述 成本补偿合同这类合同要求项目组织（买主）给供应商或分包商支付（偿还）其提供资源的实际成本和一定比例的利润。这些成本通常被分为直接成本和间接成本。单位价格合同在这种类型的合同中，供应商或分包商从自己付出的每单位劳务中得到一个预定数量的报酬。 www.themegallery.com

交流互动 • 请描述你所了解的公司的组织结构 • 请描述你所了解的公司的商务流程 www.themegallery.com

举例 www.themegallery.com

系统集成企业的商务流程-1 合同评审前阶段（1） www.themegallery.com

系统集成企业的商务流程-2 （1）合同评审到项目实施前阶段（2） www.themegallery.com

系统集成企业的商务流程-3 （2）项目实施阶段 www.themegallery.com

影响采购机构设置的因素 www.themegallery.com

采购职能的层次划分 根据采购的方针目标、采购工作范围及采购过程层次，可将采购、采购任务、责权归纳为战略、战术及运作三个层次，不同层次的责权意味着相关人员或部门在公司或企业中拥有不同程度的地位，也是采购部门内部组织机构设置的依据。管理层次职责层次 www.themegallery.com

战略层次 战略层次(Strategic level)是指那些影响到企业长远发展及市场定位的有关采购决策, 一般跨度3到5年，决策最终在于最高层，对应着采购经理及战略采购的职责。 • 制订、发布采购方针政策、管理运作程序及工作描述； • 对采购运作及表现进行审核以衡量采购绩效并促使采购不断改进； • 主要投资决策如厂房、设备、信息技术等； • 主要零部件自制或外协决策； • 供应市场定位、供应体系定位及供应商关系定位； • 供应商合作决策，如是否向供应商投资、是否与供应商共同开发等； • 集团公司内部供应商的内部价位决策等。 www.themegallery.com

战术层次 战术层次（Tactical Level）是在战略采购的指导下，采购中涉及产品、工艺、质量及具体供应商选择等相关的决策，它对公司中期运作和发展产生影响（影响跨度1到3年），要求内部相关的职能部门如工程、开发、制造、企划、品质及采购之间密切合作。 • 供应商审核、选择及认可； • 订立合作协议、采购合同或年度改进目标协议等； • 制定供应商改进计划或采购改进项目； • 制定实施供应商考评、考核、奖励措施； • 实施供应体系优化等。 www.themegallery.com

运作层次 运作层次 (Operational Level)，运作层次又称执行层，对应着采购过程中的后期采购，主要是执行开单下单、跟进交货、付款及相关的事宜。 • 按采购供应合同与生产计划、物料需求计划的需要开具订单、签单落单； • 跟进供应商的交货及周转包装材料的使用； • 衔接收验货过程、按有关规定及决策处理安排不合格材料的退货等； • 跟进供应商表现、向供应商知会有关考评结果促其改进等； • 跟进发票及付款等事宜。 www.themegallery.com

采购部门设置 • 成熟的采购部门，70%左右的人应具备大学本科以上学历，其余30%的人具有专科水平，其中工程技术、经济贸易及其它专业背景宜分别占70%、10%、20%左右。采购队伍的平均工作时间为10年左右，在采购部门最好每年保持5% - 10%左右的人员流动率，并有30%左右的专业采购人员长期在采购领域发展，而70%左右的采购人员在职业发展中能流入其它部门或领域，这样即保持采购队伍基本力量的稳定、基本能力的继承，同时又增加采购队伍的活力与创造性、并能将采购的理念带入其它领域，使整个企业能形成对采购的正确认识、从而形成有利于采购工作的大环境。一般说来一个1000人左右的企业采购部门人员宜配置10人左右，平均每人管理的供应商10 - 15家、采购的物品数 200种左右。 www.themegallery.com

真正的采购员 真正具有国际水平的采购人员或者说专业的企业采购人员至少应具备以下全部或部分条件： • 受过良好的教育、是谈判高手 • 能与相关人员（如工程、品质等）共事良好并善于处理人际与社会关系 • 有企业家同商人的气质与素养、思路清晰深远 • 了解法律税务要求、了解顾客和供应商的需求、了解本企业的需求 • 具有质量及环境意识、具有综合成本的头脑、充分理解整体供应链 • 精通至少两门语言（含英语）、能熟练使用计算机及其它信息技术工具 • 此外还应有良好的身体素质和道德品质。 www.themegallery.com

不同层次的采购人员培训需求结构 www.themegallery.com

采购战略 • 有效的采购战略是采购工作正确进行的保证 • 采购战略包括采购方针或使命、战略规划、采购计划与目标（时间跨度3到5年） • 采购战略制定的出发点是内外部顾客的要求与希望，来源是公司的总体方针、策略与目标。 www.themegallery.com

公司使命、战略、长期计划 供应市场定位战略供应商发展战略供应商品质战略公司年度计划与目标采购成本与价格战略采购人员培训发展战略采购降价行动计划供应商质量改进行动计划供应商优化行动计划采购培训计划采购战略计划与公司的方针目标采购方针、战略、长期计划采购年度计划与目标 www.themegallery.com

采购方针、战略与目标 采购方针：采购部门将以最低的成本、最好的质量不断优化供应体系、持续改进提高采购过程，为公司的产品开发与生产作出贡献。采购战略目标： • 将采购方针、战略落实到所有相关人员及供应商； • 开发世界级的供应商并优化供应体系； • 以最低的成本采购最优质的产品 • 充分利用供应商的能力，缩短产品开发与生产周期； • 建立并维持高水平的采购专业队伍。 www.themegallery.com

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100% 98% B C 80% 累计采购金额 A 0 20% 50% 100% 累计采购物品数量采购物品的80/20规则 www.themegallery.com

两个含义：一是数量或种类为80%的采购物品（指原材料、零部件数）只占有20%的价值，而剩下20%的物品数量则占有80%的价值；二是其中有50%的物品数的价值总量在2%以下。 www.themegallery.com

重要性供应风险采购物品的分类模块战略采购品（伙伴关系）集中采购品（集中竟价）正常采购品（系统化采购）瓶颈采购品（确保供应） www.themegallery.com

采购物品的分类及策略 www.themegallery.com

项目采购管理方法 项目采购管理的过程中经常用到的方法和技术包括：一、“制造或购买”的决策分析项目实施过程中所需的各种物料资源，首先要进行是自行生产制造，还是从外部购买的分析和决策。这种分析和决策的核心问题是经济性问题，其次是能力等其他方面的问题。 www.themegallery.com

项目采购管理的六要素 确定资源通过采购获得以后，项目采购管理必须分析和确定下面的六大因素： 1．采购什么？（具体资源及其特性） 2．何时采购？（订货和到货的时间） 3．如何采购？（直接还是通过中介或第三方服务） 4．采购多少？（资源的需求数量和批量） 5．向谁采购？（供应商的选择） 6．以何种价格采购？（增加能力的分析和价格的确定） www.themegallery.com

项目采购管理的过程 • 采购计划--决定采购什么，何时采购 • 询价--获得报价单、投标、出价、或适当的时候取得建议书。 • 供方选择--从可能的供方中作出选择。 • 合同管理--合同签署、监督合同执行、合同修改。 • 合同收尾--合同的执行和清算，包括赊销的清偿。 www.themegallery.com

时机：项目技术方案已经获得用户认同，项目进 入方案提交和商务报价阶段。 • 内容：外购设备、服务的具体名称、规格、性能要求、价格、到货时间等等。 • 要求：选择方案、附加要求 • 目的：询价、实现可行性、多种方案准备 • 提出人：项目组（项目经理组织，各专业配合） • 自制与外购分析： • 项目经理决定自制还是外购 • 主要考虑成本（直接成本与间接成本/管理和监督成本） • 其他因素（生产能力、控制水平、保密、可利用的供应商） www.themegallery.com

自制或外购决策因素 • 公司战略：核心业务、经营生产战略，产品、技术与工艺发展战略； • 产品开发能力及工艺水平：通用件、标准件的比例，核心性能的零部件、安全性要求、技术与工艺条件； • 质量：质量体系、质量水平、检测与控制手段、过程控制能力、质量改进能力； • 供应和企划：供应的可靠性与灵活性、供应周期及缩短、库存量控制、运输及距离、进出口手续、计划安排水平及方式、MRP的运用、EDI的使用； • 成本：自制与外购的成本、零部件价格、投资以及及其效益。 www.themegallery.com

自制或采购决策程序 • 设计部门提出有关的产品零部件清单及图纸、技术要求； • 采购部门根据技术文件会同工程设计、品管、生产企划、成本等部门对有关的零部件进行自制或采购初步分析； • 组织供应市场调研，结合本公司的经营战略、产品开发能力及工艺水平、成本与效益分别对自制与采购的优点、缺点进行比较，提出“自制或外购件清单”及分析报告； • 采购经理提交由公司高层领导及相关部门参与的会议进行讨论决策。 www.themegallery.com

项目采购计划的制定 项目采购计划是项目采购管理中第一位的和最重要的工作。一般地讲，项目采购计划的制定是指：从识别项目组织需要从外部采购哪些产品和劳务开始，然后制定出能够最好地满足项目需求的采购工作计划安排的管理过程。制定项目采购计划所需的信息 1．项目的范围信息 2．项目产出物的信息 3．项目资源需求信息 4．市场条件 5．其他的项目管理计划 6．约束条件与假设前提 www.themegallery.com

项目采购计划的制定 项目采购计划的编制一个项目组织在编制采购计划中需要开展下述工作和活动： 1．“制造或购买”的决策分析 2．各种信息的加工处理 3．采购方式与合同类型的选择 4．项目采购计划文件的编制 www.themegallery.com

项目采购计划编制的成果 项目采购计划项目采购计划的内容包括： ⑴项目采购工作的总体安排 ⑵采购所用的合同类型 ⑶外取资源的估价办法 ⑷项目采购工作责任的确定 ⑸项目采购计划文件的标准化 ⑹如何管理资源供应商 ⑺如何协调采购工作与其他工作 www.themegallery.com

项目采购计划编制的成果 项目采购作业计划项目采购计划工作的第二项成果是编制和生成的项目采购作业计划。项目采购作业计划是指根据项目采购计划与各种资源需求信息，通过采用专家判断法和经济期量标准、经济定货点模型等方法和工具，制定出的项目采购工作的具体作业计划。采购要求说明文件项目采购计划编制工作的另一个重要成果是编制出了采购要求说明文件。在采购要求说明文件中，应该充分详细地描述采购要求的细节，以便让供应商确认自己是否能够提供这些产品或劳务。 www.themegallery.com

项目采购计划编制的成果 采购工作文件这是项目组织在采购工作过程中所使用的一系列的工作文件。项目组织借助这些采购工作文件向供应商寻求报价和发盘。采购工作文件有不同的类型，它们常用的名称有：投标书、询价书，谈判邀请书、初步意向书等等。采购评价标准在项目采购计划的制定过程中，项目组织还应为下一步的采购招投标等活动，设计出如何评价供应商的采购评价标准。通常需要使用这些评价标准来给供应商和他们的报价书、发盘或投标书评定等级或打分。 www.themegallery.com

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询价 • 确定方案或方案次序 • 询价（并不只是一个了解价格） • 比较、调整和折中 • 明确承诺、限制、条件和最坏、最好情况 • 提出选择优先次序方案建议 • 与项目组协商并再次与供应商协调 • 与项目组确定采购计划并作为合同的依据 www.themegallery.com

供方选择 • 招投标 • 中标后的商务谈判 • 合同草拟 • 合同谈判 www.themegallery.com

供应市场研究过程 • 采购人员牵头，相关人员参与； • 作为独立项目开展，并安排必要的专业技术人员参与； • 同自制或采购决策、采购品分类策略以及供应商分类策略有机衔接； • 将要了解的内容预先制成规范表格或调查问卷； • 尽量自己实施，不行再委托第三方进行； • 尽量利用互连网络 (Internet)、电话访问、公开出版物等工具进行，必要时再考虑参加行业会议、专业展览及现场参观等。 www.themegallery.com

供应市场结构 www.themegallery.com

导入期 成长期成熟期衰退期家电工业化学工业食品工业橡胶、塑料工业玩具汽车工业纺织业机械工业钢铁石化工业造船业钟表轻工业计算机电子通讯医药业医疗设备制造信息产业环保技术产业航空航天工业宇航工业光学工业生化工业产业的生命周期状态 www.themegallery.com

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