Dokumendihaldusest digitaalarhiivi

1. Kuldar Aas, Rahvusarhiiv Infopäev„Dokumendihaldus täna ja homme“ Tallinn, 20.10.2009 Dokumendihaldusest digitaalarhiivi Dokumendihaldus täna ja homme

2. Dokumendihaldus täna ja homme Digiarhiveerimise koostisosad • Loo ja kirjelda dokumendid • Eralda dokumendid ja kirjeldused • Kontrolli kvaliteeti • Pakenda edastamiseks sobivale kujule • Edasta digitaalarhiivi • Kontrolli kvaliteet ja säilita

3. Dokumendihaldus täna ja homme Dokumentide loomine • EDHSi seadistamine: • säilitamise ajakava • säilitamise etapid ja tegevused • nõutav kirjelduse tase • reeglid failidele (lubatud vormingud) • Loo dokumendid vastavalt reeglitele!

4. Dokumendihaldus täna ja homme Dokumentide eraldamine • “Sobivas” dokumentide elukäigu etapis eralda dokumendid ja kirjeldused EDHSist. • Järgi MoReq2 nõudeid. • Eraldada sarjade, toimikute ja dokumentide kirjeldused ning ka dokumendid ise XML kujule.

5. Dokumendihaldus täna ja homme Kvaliteedi kontroll ja täiendamine • “Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded” • UAMis (Universaalne Arhiveerimismoodul): • Luuakse arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldus • Imporditakse EDHSist eraldatud funktsioonide, sarjade ja toimikute kirjeldused • Kontrollitakse kirjelduste vastavust nõutavale kirjeldustasandile • Vajadusel täiendatakse kirjeldusi • Vajadusel muudetakse arhiiviskeem

6. Dokumendihaldus täna ja homme Kvaliteedi kontroll ja täiendamine • UAMis • Imporditakse dokumendid ja nende kirjeldused • Seotakse dokumendid arhiiviskeemi osadega • Kontrollitakse failide vastavust arhiivivormingutele • Vajadusel eraldatakse digitaalallkiri ning võimalusel konverteeritakse failid arhiivivormingutesse • Moodustatakse failide tehnilised metaandmed

7. Dokumendihaldus täna ja homme Pakendamine üleandmiseks • Arhiiviskeem ning dokumendid/failid eraldatakse UAMist XML kujule. • XML kapslisse pannakse failist kaks koopiat – originaal ning arhiivivormingus fail.

8. Dokumendihaldus täna ja homme Edastamine digitaalarhiivi • UAM võimaldab XML kirjeldust ja dokumendikapsleid edastada: • Online, kasutades DVKd • Offline andmekandjatel, salvestades need kasutaja arvutisse (CD, DVD, ...)

9. Dokumendihaldus täna ja homme Kontrolli kvaliteeti ning säilita • Digitaalarhiivi vastuvõtumoodulis: • kontrollitakse kirjelduse ja failide kvaliteeti • kantakse kirjeldused Arhiivi Infosüsteemi AIS • luuakse dokumentide säilituspaketid (AIPid) • kantakse säilituspaketid digitaalarhiivi hoiu moodulisse

10. Dokumendihaldus täna ja homme Kontrolli kvaliteeti ning säilita • Rahvusarhiivis hoitakse dokumendist kaks versiooni: • Originaalfailid • Arhiivivormingus failid • Arhiivivormingus failid hoitakse alles dubleeritult erinevates asukohtades

11. Dokumendihaldus täna ja homme Praktilised probleemid • EDHSides toetatav kirjelduse tase on ebaühtlane, tehes seega keeruliseks ka kirjelduste standardiseerimise arhiveerimisel • Nõuded dokumentide ja kirjelduste eraldamisele EDHSidest on pigem teoreetilised, puuduvad praktilised juhised

12. Dokumendihaldus täna ja homme Praktilised probleemid • UAMi liidestamine erinevate EDHSidega on hetkel liialt keeruline mistõttu ei ole paljud neist toetatud • Arhiiviseadus nõuab arhiiviväärtuslike dokumentide üleandmist alles 20 aastat peale nende loomist • Eelnevast lähtudes võiks lihtne ja laialdane digitaalarhiveerimine olla võimalik alates 2010-2011

13. Dokumendihaldus täna ja homme • Küsimused? • http://www.ra.ee/digiaken • Kuldar.Aas@ra.ee