1 / 53

第四章：办公中的表格的基本应用

第四章：办公中的表格的基本应用. 本章主要通过实例讲解电子表格的制作与排版的方法和步骤，并介绍了 Excel 表格运算中的公式、函数使用。. 本章主要内容. 本章主要内容 办公中电子表格的概述 利用 Word 制作个人简历表 利用 Excel 制作员工档案管理表 利用 Excel 实现员工工资管理 本章重点 如何制作复杂的文字表格 公式和函数的使用. 一、办公中电子表格的概述. 在进行有关数字信息描述时，表格比文字更清晰。 1 、电子表格的类型划分 根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格主要包括如下表所示的几种类型：. Word. Excel.

eddy
Download Presentation

第四章：办公中的表格的基本应用

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 第四章：办公中的表格的基本应用 本章主要通过实例讲解电子表格的制作与排版的方法和步骤，并介绍了Excel表格运算中的公式、函数使用。

  2. 本章主要内容 本章主要内容 • 办公中电子表格的概述 • 利用Word制作个人简历表 • 利用Excel制作员工档案管理表 • 利用Excel实现员工工资管理 本章重点 • 如何制作复杂的文字表格 • 公式和函数的使用

  3. 一、办公中电子表格的概述 • 在进行有关数字信息描述时，表格比文字更清晰。 1、电子表格的类型划分 • 根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格主要包括如下表所示的几种类型：

  4. Word Excel

  5. 2、表格制作软件选取 • 用Excel、Word均可以进行以上各种电子表格制作。但是，为了提高工作效率，办公中类型合理选择软件，以便做到事半功倍。

  6. 制作表格的几点规则 1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 3、包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格或者数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作。

  7. 二、制作个人求职简历表 • 本节采用一个个人求职表的实例来介绍利用Word制作这类复杂文字表格的操作方法。 • 效果图如下：

  8. 问题分析： • 该表格为一个只有文字的表格，形状不规则，单元格大小悬殊。所以使用Word中的“绘制法”来制作该表。

  9. 需要注意的问题 1．表格整体格式要规范、美观。 2．单元格大小要与将来填写的内容相匹配。 3．单元格中文字方向和对齐方式要合适。 4．外框线为双线格式。

  10. 操作步骤 • 1、表格框架的建立 • 1．制作表格标题 • 2．绘制表格 ：可以直接绘制，也可使用“插入表格”。 • 3．合并与拆分单元格，并调整行高与列宽 • 4．表格的整体缩放与移动 • 拖动表格右下角的“表格缩放控点”可以将表格按照纸张大小适当进行缩放。

  11. 2、 输入表格内容 表格框架建立好之后，就可以在单元格中输入文字内容，输入的文字默认为左对齐。 插入特殊符号 添加项目符号 插入图片

  12. 3、修饰表格 • 设置边框和底纹（两种方法） • 利用“表格与边框”工具栏进行操作。 • 或者在“边框和底纹”的菜单中进行操作。

  13. 主要知识点 • 1、表格的创建：（WORD中的插入法、绘制法） • 2、表格整体的缩放与移动：在Word 中直接拖放边框定位符即可，在Excel中用“剪切”，然后移动。

  14. 3、表格行高、列宽调整与斜线表头设置 • 表格行高、列宽调整一般通过拖动行列之间的分割线即可实现，当然也可以通过有关菜单项进行精确设置，还可以进行多行行高相等、多列列宽相等的操作。 • 斜线表头可以用菜单命令直接设置。

  15. 4、表格中单元格的拆分与合并 • Word 中可以合并和拆分单元格，但Excel中只能合并而不能拆分单元格。 Word中单元格可以拆分和合并 Excel只能合并单元格

  16. 5、表格边框与底纹背景的设置：用“边框和底纹”设置 • 6、表格中单元格、行、列的编辑 • 删除与清除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在，而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。

  17. 7、表格单元格中文字的对齐方式设置 • 表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向 ，前者用工具栏上的对齐按钮设置，后者用“单元格对齐方式”进行设置。

  18. 8、表格中的排序与公式计算 • 数据表格需要排序，可以按照升序或降序排列，不仅可以按照一个数据排序，也可以按照多个关键数据进行排序。

  19. 9、表格与文本的转换操作 • 在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换 。 表格向文本转换

  20. 10、拆分与合并表格 • 在Word的“表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令，要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。

  21. 上机任务 • 制作一份个人简历表（见书） • 制作一份报名表

  22. 三、利用Excel制作员工档案管理表 • 在工作中，经常会对大量数据进行统计和管理。 • 本节为利用Excel制作员工档案管理表。主要介绍Excel表框架的建立、数据录入和格式化工作表等操作。 • 实例效果图如下：

  23. 主要问题分析 • 如何创建Excel表框架 • 如何利用输入技巧快捷地录入数据 • 如何对工作表进行格式化设置 • 如何打印工作表

  24. 操作步骤 一、创建工作表框架 • 1、新建一个工作簿，命名为“员工档案管理表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案信息”。 • 2、录入标题内容。 • 3、调整行高和列宽。 • 4、设置字体和对齐方式。

  25. 二、设置特殊单元格格式与数据有效性。 • 设置几个字段的数据格式。 • 设置身份证号列的数据有效性。 • 三、输入员工档案基本信息。 • 利用填充柄 • 利用数据有效性

  26. 四、修饰工作表 • 在“单元格格式”里进行设置 • 五、打印工作表 • “打印”对话框的设置 • 页眉页脚的设置

  27. 主要知识点 • 一、工作簿、工作表与单元格 • 工作簿：一个Excel文档，扩展名为.xls。 • 工作表：一个工作簿有255个 工作表。一张工作表最多可以包含65536行和256列 。 • 二、工作簿与工作表的保护 • 保护工作簿：不能对工作簿的结构和窗口进行修改，不能添加、删除工作表和改变工作表的窗口大小。 • 保护工作表：锁定对单元格、单元格格式、插入行/ 列等操作，防止其他用户随意修改。 和Word中文档保护类似。

  28. 三、数据的格式化 • 在“单元格格式”中进行详细设置。 • 四、自动套用格式和样式 • 选中要套用格式的单元格，选择“格式”/“自动套用格式”命令，在打开的“自动套用格式”对话框中设置即可。 • 也可以使用“样式”设置。

  29. 五、分页和分页预览 • 插入分页符 • 删除分页符 • 分页浏览 • 六、设置顶端标题行和打印选定区域 • 设置顶端标题行 • 设置打印选定区域

  30. 上机内容 • 实训二

  31. 四、利用Excel函数实现员工工资管理 • 员工工资管理是单位人力资源管理中的重要工作之一，是吸引稳定人才，激励员工的重要条件。 • 本节在制作工资管理表的基础上，利用Excel公式和函数建立单位员工工资表，并制作出个人工资条，发放给每一位员工。

  32. 工资表框架 • 为了实现工资管理的完整性，在此，建立“员工工资管理”工作簿。 • 在该工作簿中，包含“主界面”、“员工基本信息表”、“计算比率及标准表”、“员工基本工资表”、“补贴补助表”、“社会保险表”、“工资表”、等七张工作表。

  33. 操作步骤 • 一、建立表格框架 • 打开一个Excel文档，添加工作表共达到7张。

  34. 一、主界面 • 涉及到的知识点： • 取消工作表网格线 • 设置单元格填充颜色 • 设置艺术字标题 • 绘制按钮 • 建立超级链接

  35. 二、员工基本信息表 • 将原来的表格填充！用到如下函数： • 工龄、年龄：year( )。 • 如工龄：＝Year(today( ))-year(h3) • 出生日期：concatenate( )、mid( )。 • ＝concatenate(mid(c3,7,4),”年”，mid(c3,11,2),”月”,mid(c3,13,2),”日”)

  36. 三、计算比率及标准 • 共有四张小表 • 其中用到的知识点： • 合并单元格 • 特殊格式的设置，如会计、百分比。 • 边框底纹的设置

  37. 四、员工基本工资表 • 使用IF判断函数根据职职位来得到相应的工资。在E3单元格中输入： • ＝If(D3=“董事长”,4500,IF(D3=“总经理”,4000,IF(D3=“部门经理”，3600，IF(D3=“职工”,2400,IF(D3=“临时工”,1200,””))))) • 注意：在使用IF函数时，多层嵌套时括号一定要成对出现。

  38. 补充：Vlookup函数 • Vlookup函数：垂直查找函数！ • 四个参数！ • Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 在数据表中第一列中查找的值！ 为需要在其中查找数据的数据表。 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。 TRUE（近似匹配）或FALSE（精确匹配）

  39. 五、补贴补助 • 与工资表的制作方法相似 • 六、社会保险 • 制作方法也和工资表的方法相似，但又用到了Round（）函数（四舍五入函数）。 • 在F3单元格中输入： • ＝Round(员工基本工资！H3*计算比率及标准!D员工基本工资！H3*计算比率及标准!＄ D ＄ 7,2)//其中用到了跨工作表引用。

  40. 七、工资表 • 在实训中完成

  41. 主要知识点 • 一、公式和函数 • 单元格中在输入公式和函数前都必须要加＝号 • 公式：如=A1+A2、＝1+2、＝sum(a1:a3) • 函数：在Excel中为了进行数据计算的快捷，专门设置了许多用来进行数据计算的函数。

  42. 函数的使用 • 函数是Excel中预定义的内置公式，函数的形式如下： • 函数名([参数1][，参数2，…]) • 它由函数名和括号内的参数组成，函数名后紧括号，可以有一个或多个参数，参数间用逗号分隔。参数可以是一个单元格、单元格区域、一个数或空。 • 对简单的函数，可以直接向单元格内输入函数 。

  43. 常用函数介绍 • Excel有200多个函数，为方便使用，在函数向导中将它们分为常用函数、日期和时间函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及数据库函数共10类。利用函数向导，可以很方便地学习它们的用法 。

  44. 简单的函数可以使用自动求和按钮 • 注意：如何使用编辑栏上的三个运算符号。 • 利用鼠标左键拖动拖动柄，能够快速复制公式，从而免去了公式的重复录入。

  45. 二、单元格的三种引用方式 • 相对引用：如：B3, A5, sum(A1:C3); • 绝对引用：如：$ B $ 3, sum($A$1:$C$3); • 混合引用：如：$B3, A$5,sum(A1:$C3); 注意！利用F4功能键能够实现三种引用方的表达方法之间的快速切换。

  46. 三、跨工作簿、工作表引用 • 跨工作表引用 • 在工作表后加“！” • 如：A1＝sheet2!A2 • 跨工作簿引用 • 在工作簿外加“[ ]” • A1＝[book1]sheet2!A2

  47. 四、Excel中公式的出错处理 • 如下表所示

More Related