Prekvalifisering Charlotte Lindberg

1. PrekvalifiseringCharlotte Lindberg

3. Prekvalifisering Hva er prekvalifisering? • Prekvalifisering er første del av en to-trinnsprosedyre hvor oppdragsgiver kan begrense antall leverandører som inviteres til å gi tilbud

4. Prekvalifisering – Hvorfor? Hvorfor prekvalifiserer vi? Stor interesse i markedet resulterende i stort antall tilbydere •  tid- og ressurskrevende for oppdragsgiver • leverandøren mener det ikke er økonomisk forsvarlig å gi tilbud, da sannsynligheten for å vinne er lav • Bedre og mer reell konkurranse • Bedre utnyttelse av ressurser og tid • Du skal ende opp med en håndfull leverandører som er relevante for din anskaffelse og i stand til å levere på dine behov • RFI

5. Litt juss  Prekvalifisering - hjemmel Når kan og skal vi prekvalifisere? • En prekvalifisering kan eller skal gjennomføres ved flere av konkurranseformene i anskaffelsesforskriften • Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring jf. FOA § 23-7 • Konkurransepreget dialog jf. FOA § 23-8 • Innovasjonspartnerskap jf. FOA § 23-7 • (Begrenset anbudskonkurranse) • Oppdragsgiver kan altså velge i noen tilfeller at forta en prekvalifisering først. Da blir konkurransen en begrenset anbudskonkurranse. • Begrensningen av antall leverandører som får levere tilbud er hjemlet i § 16-12

6. Litt juss  Prekvalifisering - hjemmel § 16-12 Utvelgelse av leverandører – hvordan velger vi? • Oppdragsgiver kan fastsette en nedre og eventuelt øvre grense for antall leverandør som velges ut • Den nedre og øvre grensen skal angis i kunngjøringen, sammen med objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler for utvelgelsen av eventuelle overtallige kvalifiserte leverandører* • Det skal velges ut et antall deltakere som er tilstrekkelig for sikre reell konkurranse, men: • Ikke færre enn fem ved begrenset anbudskonkurranse • Ikke færre en tre ved de øvrige konkurranseformer • Husk å gi meddelelse med begrunnelse!

7. Prekvalifisering - Utvelgelseskriterier Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren har de nødvendige: organisatoriske, tekniske, faglige, økonomiske og finansielle evnene til å gjennomføre kontrakten. Dette kan for eksempel være krav til faglig kompetanse eller økonomisk soliditet. Utvelgelseskriterier er objektive og ikke-diskriminerende regler eller kriterier for utvelgelsen av leverandørene, dvs. • Kriteriene må være etterprøvbare og relevante for din anskaffelse • Kriteriene kan ikke legge opp til forskjellsbehandling av leverandørene-> fokuser på ditt behov, ikke på konkrete krav. • Målet er å benytte kriterier som har til hensikt å velge ut de leverandører som er best kvalifiserte eller skaper best konkurranse i forhold til din leveransen

8. Prekvalifisering – Utvelgelseskriterier eksempler Relevante referanser fra tidligere oppdrag i forhold til ditt behov – hva er viktig for deg? • Vektlegging på innovasjon, nytenkning og fremtidsrettet • Hvorfor mener leverandøren at akkurat disse referanser er relevante for deg? • Reflekterer referansen smidigutviklingsforløp? Relevant utdanning og faglige kvalifikasjoner – Har leverandøren tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å kunne levere på ditt behov? • Tiltak for å holde på kompetanse – Vektlegging på kompetanseutvikling og • Systemutviklingsmetode • Kapasitet – Kapasitet innenfor nærmere definerte fagområder, fordelt på nivå • Bruk av underleverandører Leverandørens skal ha tilstrekkelig evne til å gjennomføre leveransen • Beskrivelse av leverandørens forretningside og kjerne kompetanse i forhold til ditt behov. Her vektlegges leverandørens strategi og satsning innen for området • Beskrivelse av organisering, historie og pågående aktiviteter som er relevante for denne anskaffelsen

9. Kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier Oppdragsgiveren er ikke begrenset til å fastsette utvelgelseskriterier basert på kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren står fritt til også å benytte andre utvelgelseskriterier, såfremt disse er objektive og ikke-diskriminerende og oppfyller dokumentasjonskravet. 2 prinsipper: Best kvalifiserte Best konkurranse

10. Forhandlinger og kontraktsinngåelse

11. Forhandlinger Hva er forhandlinger? Forhandlinger er en dialog mellom oppdragsgiver og leverandør som skal sikre at: • Oppdragsgiver har spesifisert sine behov klart og tydelig • Leverandøren forstår dine behov og tilbudt løsning dekker behovene Forhandlinger skal brukes til å fjerne uklarheter og rette opp misforståelser Oppdragsgiveren skal bruke forhandlingene til å fremforhandle leverandørenes beste tilbud. Målet er tilbud forberedes slik at det på best mulig måte oppfyller dine behov innen for dine økonomiske og tidsmessige rammer.

12. Forhandlinger – Litt jus  • I utgangspunktet har du som oppdragsgiver forhandlingsplikt, med mindre du har forbeholdt deg retten til å tildele kontrakt uten å gjennomføre forhandlinger, jf. § 23-7 (5). (Gjelder ikke Innovasjonspartnerskap) • Du kan også velge å redusere antall tilbud i forkant av forhandlingene, jf. FOA § 23-11 (4).

13. Forhandlinger – Forberedelser • Tilbud må leses i gjennom nøye av evalueringsteamet • Du må gjøre en foreløpig evaluering • Utarbeid en evalueringsmatrise som er utarbeidet med henblikk på dine krav og behov • Sett av nok tid • Bruk maler • Spesifikasjoner, krav og tildelingskriterier gjennomgås på nytt i lyset av de tilbud du har fått inn • Ditt forhandlingsteam må være tilpasset prosjektet

14. Du må ha kontroll før du forhandler

15. Forhandlinger – Hva kan det forhandles om? Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, jf. FOA §§ 9-3 (1) og 23-7 (2). Alle må ha en felles forståelse av behovet Få en demo av løsningen! Eller få leverandøren til å gjennomføre en workshop! Før forhandlingene må oppdragsgiveren finne ut hva partene kan og bør forhandle om. Fremhev de punkter i tilbudet som krever avklaringer og som du ønsker at leverandøren skal utdype eller forberede seg på. Tenk på: • Har leverandøren forstått behovet ditt? • Hvor kan tilbudene forbedres (mest)? • Hvilke forbedringer er viktigst for deg som oppdragsgiver?

16. Forhandlinger – Hva kan det ikke forhandles om? I en konkurranse med forhandlinger og under forhandlingene i en konkurranse om innovasjonspartnerskap kan du forhandle om alle sider ved et tilbud, med unntak av å • forhandle om absolutte krav i konkurransegrunnlaget • forhandle om tildelingskriteriene og vektingen av disse Dette er ikke til hinder for andre endringer av konkurransegrunnlaget. Hvis du som oppdragsgiveren ønsker å endre konkurransegrunnlaget under forhandlingene, skal endringene sendes umiddelbart til alle de gjenværende leverandørene, jf. FOA § 23-7 (3). I etterkant av eventuelle endringer skal leverandørene naturlig nok få anledning til å inngi reviderte tilbud. Avvik • Det er ikke anledning til å forhandle bort vesentlige avvik i leverandørenes tilbud

17. Forhandlinger – Veiledning av leverandører • Oppdragsgiveren skal gjøre tilbyderne kjent med forhold som vil bli tillagt vesentlig eller avgjørende betydning i den etterfølgende tildelingsevalueringen • Det som vektlegges må være i tråd med tildelingskriteriene • Tilbudets sterke og svake sider som er vesentlige • Rydd opp i de viktigste forholdene først, slik at du ikke risikerer å måtte bruke lang tid på forhandlinger om forhold som viser seg å være detaljer i evalueringen av endelige tilbud • Veiledningsplikten kan rekke lenger når det er jevn konkurranse og lite som skiller tilbyderne. • Oppdragsgiveren plikter ikke å påpeke alle sider ved leverandørens tilbud som kan forbedres. • Veiledningsplikten skjerpes ikke etter hvert som forhandlingene skrider frem. Priser avklare tvil som gjelder tilbudenes innhold, slik at priser og ytelser blir sammenlignbare. KOFA slo fast at oppdragsgiverens veiledningsplikt først og fremst går ut på å påpeke de svake sidene ved tilbudene, men at ansvaret for å utarbeide et best mulig tilbud ligger hos tilbyderen.

18. Forhandlinger - former • Dialogmøter • Skriftlige forhandlinger • Kombinasjon • Mange parallelle forhandlingstemaer • Skriftlig forslag til forbedring Utgangspunkt for forhandlingsmøte • HUSK REFERAT!!!!

19. Forhandlinger – Reviderte tilbud • Reviderte tilbud bør leveres på samme måte som det ordinære tilbud, men med synlige endringer • Forhandlingsrunder • Utfasing/reduksjon av tilbud • Endelig tilbud Mer informasjon https://www.anskaffelser.no/sites/anskaffelser2/files/forhandlinger-praktisk_veileder_publisert_versjon_6._juni_2017.pdf

20. Tildelingskriterier

21. Tildelingskriterier Hva er et tildelingskriterium? Tildelingskriterier er konkurransekriteriene som oppdragsgiveren skal vurdere tilbudene etter. Leverandøren som har levert det tilbudet som etter oppdragsgivers vurdering scorer best på disse kriteriene samlet sett, skal tildeles kontrakten. Kriteriene skal være objektive og saklige og i samsvar med de grunnleggende prinsippene. Tildelingskriteriene må ha tilknytning til leveransen og kan for eksempel gjelde pris, kvalitet, miljø, sosiale hensyn og innovasjon. For mer informasjon om tildelingskriterier, se departementets veiledning.

22. Tildelingskriterier Et kriterium som du legger til grunn for å kunne skille leverandørene fra hverandre og som hjelper deg med å komme frem til det tilbud som best passer til din virksomhets målsetting og behov De elementer i behovspesifikajonen som er viktige for deg og som du vil vektlegge bør være reflektert i dine tildelingskriterier Tildelingskriterier reguleres av § 18-1

23. Tildelingskriterier – Hvordan? Hold antall tildelingskriterier på et minimum. Tre eller fire hovedkriterier er ofte nok • Kriteriene skal reflektere de behovene og/eller målsetningene du har for anskaffelsen. • Kriteriene må inneholde alle de elementene du vil vektlegge når du skal evaluere tilbud. • Nyskaping er ofte forbundet med en viss grad risiko/usikkerhet både hos leverandøren og oppdragsgiver. For leverandøren kan det bety økte kostnader. Sørg for det er balanse mellom pris og kvalitet. • Kriteriet må ha tilknytning til denne anskaffelsen. • Tildelingskriteriet ikke skal formuleres som et krav (”tilbudt personell skal ha relevant erfaring”), men som en størrelse som kan graderes (”tilbudt personells relevante erfaring vil tillegges vekt ”). • Formuler kriteriet så konkret og presist at leverandørene kan forstå det på tilnærmet samme måte. Hvis du tror det blir vanskelig å dokumentere kriteriet, bør du vurdere om det er godt nok formulert. • Formuler kriteriene slik at det er tydelig for leverandøren hva som skal bli vektlagt og hva de konkurrerer på. • Unngå kriterier som er for generelle eller for vage, f.eks. «miljø» eller «helhetsinntrykk». Slike kriterier vil fort være ulovlige tildelingskriterier, da det er lite forutberegnelig for leverandørene hva dere legger i begrepene. • Tenk som en leverandør.

24. Kvalitet og kompetanse Det vil under dette tildelingskriterium bli gjort en kvalitativ vurdering av kriteriet kvalitet og kompetanse. Det er avgjørende for kunden at besvarelsen reflekterer et kompetansesterkt team som gir en effektiv ressursutnyttelse og som på en tilfredsstillende måte kan ivareta de oppgaver som er forbundet med utvikling av løsningen. Til grunn for vurdering ligger Leverandørens besvarelse av behovene i bilag 1, CV-ene, samt besvarelse av behov i bilag 1 til SSA-V, herunder vil følgende bli vektlagt: (de krav angitt med A vil bli tillagt særlig vekt): • Leverandørens forslag til teamsammensetning, metodikk og rutiner • Kompetanse innen: • Prosjektledelse og rådgivning, • Konsept, brukerinnsikt og design tvikling Herunder de personlige referansenes (CV-ene): 1. relevans i forhold til DITT behov 2. hvor godt referansen gjenspeiler de krav som en konsulent oppgis å dekke 3. hvordan denne kompetansen komplementere kompetansen til den øvrige teamsammensetning. Teamet skal de ressurser som til sammen skal dekke kundens behov for kompetanse. De tilbudte konsulenter skal være de ressurser som faktisk skal utføre oppdraget for kunden. Kunden ønsker at det kun leveres CV (inntil 15) på de konsulenter som skal utgjøre det endelige team.

25. https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/sec28?is=true&q=https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/sec28?is=true&q= https://www.anskaffelser.no/anskaffelsesprosessen/anskaffelsesprosessen-steg-steg/avklare-behov-og-forberede-konkurransen/spesifikasjoner-krav-og-kriterier/tildelingskriterium/utforming-av-tildelingskriterier