Déploiement Sirhus aux unités pilotes SRH/avril 2009

1. Déploiement Sirhus aux unités pilotesSRH/avril 2009 Campagne Dossier annuel 2009 Présentation DU – RE – RA

2. - l’objectif de la réunion- le contexte- le dossier annuel 2009, généralités et évolutions- la composition du dossier annuel, destination des fiches- la connexion à l’outil- les acteurs et les rôles- l’assignation des responsables d’entretien- la création des dossiers annuels- l’ergonomie et la rédaction des dossiers annuels- l’impression et la validation des dossiers annuels SOMMAIRE 2

3. - la gestion de classements- l’état de contrôle de la saisie des classements - la validation de la saisie des classements - l’édition du bordereau définitif- les points d’attention- les informations et outils à votre disposition - assistance --le calendrier- le module « Itinéraire professionnel » 3

4. Objectif : Utiliser Sirhus dans les unités afin d’établir le dossier annuel d’activités des ITA et émettre les bordereaux de proposition de classements

5. Le contexte en 2009 : Au niveau national • 375 unités de recherche et de service • 22 unités fonctionnelles(Délégations régionales DRH – SDV – DSI) soit environ 53% des ITA Délégation Côte d’Azur • 12 laboratoires • Soit 176 ITA

6. Campagne d’avancement 2009 • Une campagne qui démarre plus tôt (1er avril 2009), l’objectif étant d’offrir un mois et demi de plus aux unités pour les entretiens et les dossiers (répond aussi au cas des mobilités au 1er mai : gestion du dossier annuel par le laboratoire de départ) • Une campagne unique mais un effet sur deux ans pour les promotions de corps et de grade : pas d’incidence sur les vérifications en délégation. Le directeur d’unité établira un seul dossier et un seul bordereau de proposition • Seules les CAP proposeront des tableaux et des listes d’aptitude au titre de l’année 2009 et de l’année 2010 • Documents de communication RH transmis mi-mars : mémo DU/RE et guide, l’ensemble tenant compte des retours SRH et des constats DRH 6

7. Le dossier annuel 2009 Le dossier : présentation générale • Ce qui ne change pas : - Le dossier comprend toujours 5 fiches et les mêmes rubriques - Les fiches 1 (données générales et parcours professionnel), 2 (descriptif d’activités) et 5 (appréciations générales et propositions d’avancement) restent inchangées • Ce qui évolue : - Sur la fiche 1-2 (parcours professionnel) : deux zones de signature sont retirées - La fiche 3 demeure toujours au sein de l’unité mais retrait de la notion « confidentiel » et est enrichie de la partie « perspectives » (fiche 3-3) - La fiche 4 est consacrée uniquement à la formation et fera partie du dossier d’avancement ; son contenu est enrichi - Les modalités d’établissement du dossier restent similaires sauf pour la partie 1-2 : lien avec itinéraire professionnel 7

8. Composition • Un dossier composé de plusieurs fiches avec un ou plusieurs feuillets selon les cas • Fiche 1 : données générales / propositions d’avancements et parcours professionnel • Fiche 2 : descriptif d’activités • Fiche 3 : bilan, orientations et perspectives • Fiche 4 : évaluation et recueil des besoins en formation • Fiche 5 : appréciation générale, argumentaire pour les corps et grades Feuillet 5-1 appréciation générale pour tous Feuillet 5-2 argumentaire changement corps uniquement si l’agent est proposable à un changement de corps Feuillet 5-3 argumentaire changement de grade uniquement si l’agent est proposable à un changement de grade • Des destinataires différents selon les fiches et l’objet • Pour les instances compétentes pour les avancements de corps et de grade : fiches 1, 2, 4, 5, organigramme • Pour les SRH : fiches 1, 2, 4, 5, organigramme • Pour les unités (agents et responsables) : fiches 1, 2, 3, 4, 5 et organigramme NB : l’organigramme général du laboratoire et l’organigramme de l’équipe doivent composer un seul fichier .PDF La fiche 3 « bilan, orientations et perspectives » reste au sein de l’unité

9. Le dossier annuel : évolutions 2009 Fiche 1-2 (parcours professionnel) : formations diplômantes et expériences antérieures (cf support –Agent – Aide à la saisie) en lien avec Itinéraire Professionnel L’itinéraire professionnel est un module qui permettra à l’avenir aux agents d’éditer un passeport formation et/ou un CV à partir des données administratives extraites de SIRHUS et d’informations complémentaires saisies par leur soin. Il sera accessible tout au long de l’année en dehors de la campagne des dossiers annuels et, dans un premier temps pour les seuls ITA titulaires Les diplômes et les expériences professionnelles antérieures sont à saisir par les agents dans le module itinéraire professionnel, à partir de référentiels déclinés des données Education Nationale (diplômes) ou du ROME (expériences antérieures) Pour les diplômes, la validation relève des SRH, en fonction du contenu du dossier administratif de l’agent. Pour cette campagne, la copie du diplôme devra obligatoirement accompagner le dossier annuel papier en cas de proposition par le DU à un changement de corps ou de grade Les informations seront visibles sur l’aperçu du dossier (.pdf) 9

10. Le dossier annuel : évolutions 2009 Fiche 3 : bilan, orientations , mais aussi perspectives il s’agit des souhaits de l’agent. Si le terme de confidentialité n’apparaît plus, cette fiche reste au sein de l’unité. L’agent peut toutefois la communiquer au SRH, par exemple pour travailler sur son projet professionnel. Fiche 4, formation, porte sur : - L’appréciation des actions de formation réalisées par rapport aux résultats attendus (cotation obligatoire en A, B, C ou D, qui ne sont pas simplement un ordre décroissant)‏ - Les besoins de formation, avec explicitation obligatoire du résultat attendu et de la finalité (au sens de la réforme de la formation) T1 : adaptation au poste de travail (ici et maintenant), T2 : évolution des métiers (ici et demain) T3 : développement ou acquisition de nouvelles compétences (ici et ailleurs) Reprise des données du dossier annuel 2008 : - pour les missions, - pour le descriptif d’activité

11. Le dossier annuel : description du processus MODULE ITINERAIRE PROFESSIONNEL : Saisie par les agents des expériences professionnelles et des formations initiales et/ou diplômantes 11

12. Accès à Sirhus : Première étape se connecter SIRHUS est accessible en journée (8h -22h) du lundi au samedi avec une assistance du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30

13. Une application web sécurisée Deux modes de connexion possibles • Connexion par certificat CNRS (DR/labos) • Connexion par login/mot de passe (laboratoires) Une même adresse pour tous les utilisateurs https://sirhus.dsi.cnrs.fr

14. Connexion Sirhus – certificat Si vous avez un certificat valide, une demande de mot de passe apparaît

15. Connexion Sirhus – login/mot de passe Si vous n’avez pas de certificat, une demande de mot de passe apparaît (mail présent dans labintel, mot de passe de labintel)

16. Authentification 2009 1/ Cliquer sur « Personnel des unités CNRS » 2/ Cocher la case « Se souvenir de mon choix définitivement » 3/ Cliquer sur la case « Sélection »

17. Connexion Sirhus Vous êtes connecté !

18. Les acteurs du dossier annueldans les unités • Le directeur d’unité • Le responsable d’entretien • L’agent • Le responsable administratif (en support au DU et sans validation)

19. Les différents rôles et profils Données générales et prop avanct Descriptif activités Bilan, orientations perspectives Evaluation et recueil besoins en formation Appréciation générale, Argumentaire avancement * * Saisie expériences professionnelles et formations initiales et/ou diplômantes par l’onglet « itinéraire professionnel » => transfert automatique des données saisies sur la fiche 1-2 Le RA a les mêmes droits que le DU sauf pour la validation Profil DU : vue synthétique / Profil RA : vue complète similaire au SRH

20. Assignation des responsables d’entretien L’étape préalable à la création des dossiers

21. Assignation des responsables d’entretien (1/4) Par défaut, le DU est responsable d’entretien. Le DU peut déléguer à un RE la conduite de l’entretien avec les agents de son unité. <Chercher> avec les critères a (attention , 8 caractères pour le matricule : exemple Mat 30715 saisir 00030715), b (nom) et/ou c (prénom) Si aucun critère de sélection saisi  liste de tous les agents de l’unité a b c

22. Assignation des responsables d’entretien (2/4) 1- Sélectionner les agents à l’aide du bouton « tout sélectionner » ou de la case à cocher 2- Choisir le « responsable d’entretien » à l’aide du menu déroulant 3- cliquer sur le bouton 2- Responsables d’entretien 3- Bouton <assigner> 1- Bouton <sélectionner / désélectionner tout> ou Sélection d’un agent Liste des agents correspondant aux critères de recherche Dans le cas où la liste des agents tient sur plus d’une page, lorsqu’on passe à la page suivante, la sélection est conservée. Pensez à désélectionner les agents avant de passer à la page suivante !

23. Assignation des responsables d’entretien (3/4) Cliquer sur pour sauvegarder Le nom du Responsable d’entretien est modifié. La prise en compte dans le dossier administratif de l’agent sera effective le lendemain Enregistrer ! Les dossiers annuels ne pourront être créés que le lendemain

24. Assignation des responsables d’entretien (4/4) • S’il y a un changement de responsable d’entretien en cours de campagne, la mise à jour des dossiers annuels est faite automatiquement par les traitements de nuit • Si un agent n’est plus responsable d’entretien, le traitement de nuit supprime le rôle RE • Si le RE 2009 est différent du RE 2008, le nouveau RE n’a pas possibilité de visualiser le dossier annuel 2008

25. Au lendemain de l’assignation des RE : la création des dossiers annuels

26. Création des dossiers annuels – Mode TEST (1/2) Au préalable il convient de connaître l’effectif global de l’unité à la date de création du dossier 1 - Saisir l’effectif total de l’unité : agents CNRS et non CNRS toutes populations et toutes implantations confondues 2 - Sélectionner les matricules à l’aide du matchcode ou table d’aide à la saisie. Si aucun matricule n’est sélectionné, la création des dossiers annuels se fera en masse pour tous les agents concernés de l’unité (Par défaut toutes les fiches sont cochées) 3 – Sélectionner le mode « Test » pour contrôle avant lancement réel 4 – Cliquer sur 4-Exécuter 2-Saisir matricule(s) 3-Mode test 1-Saisir Effectif de l’unité

27. Création des dossiers annuels – Mode TEST (2/2) Vérifier l’absence d’anomalie Descendre avec l’ascenseur pour vérifier qu’il n’y a pas d’enregistrement en erreur en bas de la liste

28. Création des dossiers annuels – Mode REEL (1/2) 1 - Lancer maintenant le programme en mode « réel » 2 – Cliquer sur Comme pour le mode test il est conseillé de générer les dossiers annuels en masse (aucun matricule saisi) 2-Exécuter 1-Mode réel Le programme se lance automatiquement en arrière-plan. La procédure de création peut être longue en fonction de l’effectif IT de l’unité !

29. Création des dossiers annuels – Mode REEL (2/2) Un compte rendu d’exécution s’affiche Les dossiers annuels sont maintenant initialisés et vont être rédigés et/ou consultés par différents acteurs

30. Ergonomie et rédaction des dossiers annuels Particularités : - SIRHUS conserve l’historique des dossiers annuels d’une année sur l’autre • Possibilité pour les agents et les DU de consulter les dossiers annuels rédigés dans SIRHUS les années précédentes. Pour les agents ayant effectué une mobilité interne, le nouveau DU n’aura pas la possibilité de consulter les dossiers annuels de cet agent établis dans l’ancien laboratoire.

31. Ergonomie des fiches (1/3) Un filtre automatique sera positionné au 1-01-2009 pour l’année de campagne 2009 Différents types de filtres : 1- Sélection par menu déroulant 2- Sélection par chaîne de caractères « *….* » 2-chaîne de caractère 1-Menu déroulant Tris possibles sur toutes les colonnes avec Le bouton met à jour les tris mais pas les filtres Le bouton permet de supprimer une fiche «en cours de traitement»

32. Ergonomie des fiches (2/3) Les ascenseurs : atteindre les zones de saisie 6 boutons accessibles en fonction du rôle de l’utilisateur : Enregistre les données saisies Revient à la liste des évaluations SANS enregistrer Affiche l’historique des actions sur la fiche Imprime la fiche validée ou non Sur la fiche 2 pour joindre l’organigramme de l’unité en une seule pièce jointe Fait passer la fiche au statut « clôturé » ; elle n’est plus modifiable Joindre organigramme

33. Ergonomie des fiches (3/3) Les cases servent à réduire ou développer une zone Fiche 1 : toutes les informations concernant l’agent (données reprises du dossier administratif)

34. Rédaction de la Fiche 1 Données générales et propositions d’avancement DU ! Il est recommandé au DU de valider la fiche 1 en dernier Contrôle la présence de l’argumentaire changement de corps ou de grade Le DU valide la fiche 1

35. Rédaction de la Fiche 2 Descriptif d’activités Pour les unités pilotes 2008 : les saisies de 2008 sont reprises et modifiables Seules les zones non grisées sont saisissables Attention à la volumétrie des zones de saisies (voir spécimen) RE 6 lignes ou 540 caractères Agent et RE 45 lignes ou 4050 caractères Après sauvegarde, si saisie >Message d’alerte +affichage ascenseur Le RE valide la fiche 2 35

36. Rédaction de la Fiche 3 Bilan, orientations et perspectives Maximum 1350 caractères ou 15 lignes Agent et RE Agent Le RE valide la fiche 3 RE 36

37. Rédaction de la Fiche 4 Evaluation, recueil des besoins de formation les formations suivies doivent être évaluées et les besoins en formation priorisés ! Pour les unités pilotes 2008 : les saisies de 2008 sont reprises et modifiables Cliquer sur le lien « Info » pour la définition des sigles (A, B, C, D ; T1, T2, T3…) Agent et RE évaluation priorité Le RE valide la fiche 4

38. Rédaction de la Fiche 5-1 Appréciation générale (voir soutien avancement accéléré) OBLIGATOIRE pour TOUS les dossiers annuels 80 lignes DU/RE Agent 15 lignes Le DU valide la fiche 5-1

39. Rédaction de la Fiche 5-2 Argumentaire pour une proposition de changement de corps seulement si l’agent est proposé en changement de corps DU 80 lignes Le DU valide la fiche 5-2 39

40. Rédaction de la Fiche 5-3 Argumentaire pour une proprosition de changement de grade seulement si l’agent est proposé en changement de grade DU 80 lignes Le DU valide la fiche 5-3

41. Impression et validation des dossiers annuels Les étapes à suivre : - Impression des dossiers annuels – Version provisoire - Validation des dossiers annuels - Impression des dossiers annuels – Version définitive

42. Impression – Version Provisoire Tant que la fiche n’est pas validée/clôturée la mention version provisoire apparaît sur l’impression du dossier annuel A tout moment , chacun peut visualiser : - le dossier annuel par la transaction « dossier annuel » ou - la fiche sur laquelle il intervient (utiliser le bouton « imprimer\aperçu »)

43. Validation des dossiers annuels (1/2)Les fiches peuvent être validées en masse ou individuellement Nouvelle fonction de validation en masse pour les DU (fiches 1 et 5) et les RE (fiches 2, 3 et 4) Liste des fiches au statut « en cours de traitement » dont l’acteur est valideur Indicateur : • ORG. ABS : l’organigramme n’a pas été joint à la fiche 2, la fiche ne pourra pas être validée • PROP. ABS : L’agent est proposable à un avancement mais le DU ne s’est pas prononcé dans la fiche 1, la fiche ne pourra pas être validée Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation définitive » Dans le cas où la liste des agents tient sur plus d’une page, lorsqu’on passe à la page suivante, la sélection est conservée. Pensez à désélectionner les agents avant de passer à la page suivante !

44. Validation des dossiers annuels (2/2) Après la validation, les fiches clôturées disparaissent de la liste et seront consultables dans l’historique des dossiers annuels Rappel : chaque fiche peut être clôturée individuellement en cliquant sur le bouton «Valider» Si une fiche a été validée à tort, il appartient au laboratoire de demander au SRH la réouverture de cette fiche via l’Assistance !

45. Impression – Version définitive (1/5) 2 solutions pour imprimer les dossiers annuels : • Sélection de matricule(s) : récupérer le document sur le poste et l’imprimer • Aucun matricule sélectionné : le système lance l’impression en arrière-plan pour tous les agents de l’unité. Ce traitement peut durer un certain temps. Pour récupérer et imprimer, utiliser la transaction « export des dossiers annuels »

46. Impression – Version définitive (2/5) 1ere solution : SELECTION DE MATRICULES 1 – Indiquer le ou les matricules 2 – choisir les fiches à imprimer 3 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom 4 – Cliquer sur Le Dossier annuel s’affiche à l’écran en format .pdf 4-Exécuter 1-matricules 2-fiches 3-chemin et nom fichier (inscrit par défaut)

47. Impression – Version définitive (3/5) 2ème solution : EXPORT DU FICHIER 1 – choisir les fiches à imprimer 2 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom 3 – cliquer sur et récupérer le fichier sur votre poste de travail 3-Exécuter 1-fiches 2-chemin et nom fichier ! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local

48. Impression – Version définitive (4/5) Ce traitement dure un certain temps, il est préférable de lancer l’opération le soir pour récupérer le lendemain

49. Impression – Version définitive (5/5)Export des Dossiers Annuels 1-chemin et nom du fichier local 2-Télédécharger 1 – changer le chemin et/ou le nom du fichier cible 2 – cliquer sur <Télédécharger> 3 – récupérer le fichier sur votre poste et l’imprimer Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local !

50. La gestion des classements