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九十一年九月二十六日. 推動機關電子公文 作業情形簡報. 財政部關稅總局. 簡報大綱. 一、公文電子交換業務現況. 二、 推動文書（紙本）減量措施. 三、 其他相關配合措施. 四、改進與創新. 一 、 公文電子交換業務現況. （一）推動情形 為配合行政院及財政部推動機關公 文電子交換作業，本總局訂定「財政部關稅總局公文電子交換推廣計畫」，由本總局各單位暨所屬各關稅局據以推動，本總局於九十年二月十九日至二十七日實施電子公文雙軌作業，二月二十八日起實施單軌作業。. 一 、 公文電子交換業務現況. （二）公文電子交換效率：
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九十一年九月二十六日 推動機關電子公文作業情形簡報 財政部關稅總局
簡報大綱 一、公文電子交換業務現況 二、推動文書（紙本）減量措施 三、其他相關配合措施 四、改進與創新
一、公文電子交換業務現況 （一）推動情形 為配合行政院及財政部推動機關公 文電子交換作業，本總局訂定「財政部關稅總局公文電子交換推廣計畫」，由本總局各單位暨所屬各關稅局據以推動，本總局於九十年二月十九日至二十七日實施電子公文雙軌作業，二月二十八日起實施單軌作業。
一、公文電子交換業務現況 （二）公文電子交換效率： １、九十一年一月至八月發文總件數計5,463 件，實際電子發文件數占發文總件數比率為70.51﹪，實際電子發文件數占應電子發文件數比率為85.03﹪。 ２、四月至八月每月第一件至第三十件之發文總件數為139件（３件為密件，8件附件為實體），應電子發文案件118件，受文機關未實施電子交換21件，實際電子發文件數85件，紙本發文件數54件。
一、公文電子交換業務現況 3、函稿上均加列「交換公文類別」；電子交換公文均於函稿上加蓋「已電子交換」。
二、推動文書（紙本）減量措施 （一）公文線上簽核 已納入汰換公文管理系統計畫中，預 計九十二年七月由本總局資料處理處 先行試辦。 （二）推動內部傳閱性公文登載電子公布欄 (如下頁) 本總局於本（九十一）年六月完成電子公布欄之規劃設計作業，七月中旬正式實施。自實施至八月三十一日共刊登104筆傳閱性公文，減少列印2,184份紙本文。所有資料皆由系統 自動產生，無須人工介入。
二、推動文書（紙本）減量措施 （三）機關業務配合文書減量改以其他 電子方式辦理 1、為配合文書減量，及達到快速行文給受文機關之目的，除正式公文外，本總局各單位以傳真電文或電子郵件之方式行文給受文機關。 2、九十年一月起公文檔案影像管理系統(如下頁)提供同仁線上查詢功能，不必再列印紙本文。
二、推動文書（紙本）減量措施 3、「請假、出差、加班」等線上簽核作業，預計本年十二月底前完成系統建置。 4、完成規劃工作指派單線上簽核系統，由資料處理處先行試辦。
二、推動文書（紙本）減量措施 5、工作手冊：取消紙本，改以線上查詢及維護， 每年節省印刷費用二十餘萬元。
二、推動文書（紙本）減量措施 6、建立網上填報之機制 （1）業務工作量統計表 （2）會議室預約登記 （3）線上報名 （4）線上申辦 以上之措施均提供線上使用說明。 7﹑已印製之單行本（如職員錄），研議取消紙本之可行性。
三、其他相關配合措施 （一）教育訓練部分 1、至本年八月三十一日共舉辦公文電子、公文電子交換暨文書講習、現場觀摩等，計一○一場，參與人數二七四五人次。 2、將公文管理、製作及交換等操作說明製作成教學光碟並將語音檔案放置於內部網站。 3、將有關OFFICE、WINDOWS之多媒體教學系統放置於內部網站。
三、其他相關配合措施 （二）推動機關知識管理與資訊公開上網 辦理情形 1、推動知識管理情形： （1）於外部網頁設有稅則預先審核畫面 (如下頁) ，並提供稅則預先審核 案例。至本年八月三十一日約提供 三、四○○筆案例。
三、其他相關配合措施 （2）於便民服務檔下載區設有貨品稅則分類 紀錄。至八月三十一日約提供五○○○ 筆紀錄。 （3）空運轉型自動化系統內設有從進口報單 資料檔直接轉檔製作成價格紀錄檔之功 能。本年一月至八月共計轉檔五萬餘筆。 另設有貨價資料維護畫面(如下頁)。
三、其他相關配合措施 （4）就各單位平時處理公文所遇問題，並參酌「文書處理檔案管理手冊」有關規定，彙 整訂定「關稅總局公文簽辦注意事項」。
三、其他相關配合措施 ２、推動資訊公開上網情形： 於內部資訊網建置各種資訊，主要項目為： （１）人事資訊 含出勤資訊. 退休金計算. 關務人員官 稱結構統計 表(如右圖) …等
三、其他相關配合措施 （２）法規服務 （３）海空運通關資訊，每月瀏覽人數約達 六十六 萬人次。
三、其他相關配合措施 （４）總務園地 含線上報名. 會議室登記. 工作手冊..等 （５）公文查詢(如右) （６）文件交換區 （７）資料處理處專區 （８）OFFICE、WINDOWS 多媒體電腦教學系統
三、其他相關配合措施 外部網站建置之資訊，內容包括： （１）便民服務 （２）法令規章 （３）通關查詢 （４）資料查詢
三、其他相關配合措施 （三）機關辦理提昇使用公文電子交換管理措施 １、訂定財政部關稅總局機關公文電子交換收發文處理程序、公文電子交換雙軌作業、公文電子交換作業測試等注意事項。
三、其他相關配合措施 ２、規定電子公文附件檔格式採A4紙張大小。 ３、指派專人為機關「自用（造）字管理人員」及全面安裝機關共用補充字集。 ４、遇收文清單顯示尚未確認之訊息時，立即與發文機關聯繫，請其補發紙本文。 ５、內部網路設有防毒軟體。 ６、資訊人員與前置交換軟體廠商、文書製作軟體廠商均保持密切聯繫。 ７、公文查詢系統中之收、發文資料納入資料庫，包含公文本文、附件、影像資料。
三、其他相關配合措施 8、發文時將其他機關來文之書面資料掃描製作成電子檔，如其來文附有電子檔，則擷取其資料直接傳送。 9、設定每二十分鐘作連線電子公文交換乙次，以便快速收、發公文。 10、蒐集傳送失敗情形送資訊人員分析並解決。
三、其他相關配合措施 11、根據每月各關稅局所報之統計表，以電話洽詢其交換比率偏低原因及尋求解決之道。另於業務檢討會提請各關稅局確實執行公文電子交換作業。
（一）推動所屬機關及內部單位公文電子交換情形 （一）推動所屬機關及內部單位公文電子交換情形 １、推動情形： (1)基隆關稅局： 於九十年三月 三十日至四月 六日實施電子 公文雙軌作業 四月九日起實 施單軌作業。 四、改進與創新
四、改進與創新 (2)台北關稅局： 於九十年三月二十三日至三十日實施 電子公文雙軌作業，四月二日起實施 單軌作業。
四、改進與創新 (3)台中關稅局： 於九十年三月二十八日至四月四日實施電子公 文雙軌作業，同年四月六日起實施單軌作業。
四、改進與創新 (4)高雄關稅局： 於九十年三月二十日至二十九日實施電子公 文雙軌作業，同年三月三十日起實施單軌作 業。
四、改進與創新 (5) 各關稅局所屬分支局： 除台北關稅局所屬支局於九十年十月二十六日實施外，其餘各關稅局之分支局均於九十年十月三十一日起實施。 （6）本總局各單位： 本總局資料處理處於九十年十二月加入與其他機關之公文電子交換，自九十年十二月七日至本年八月底，計收文116件。
四、改進與創新 2、推動績效： （1）提昇行政效率 （2）達到減紙目的 （3）簡化文書處理流程 （4）節省人力
四、改進與創新 （5）節省公帑 （6）增加公文傳遞的安全性 （7）縮短寄送的時間 （8）達到減章的目的
四、改進與創新 （二）辦公室自動化辦理情形 本總局為積極推動電子化政府，自八十年起即陸續實施下列各項重要作業： 1.推動公文管理系統(79年開始試辦,80年正式 上線.84年改版.88年推動至各關稅局 ) 2.推動簽稿自動化作業系統(84年開始)
（二）辦公室自動化辦理情形 3.辦公室自動化環境之建置(86年開始) 4.推動公文電子交換(87年開始透過關貿 公司交換,90年改由交通部交換中心交換) 5.推動電子郵遞系統(87年開始) 6.建置電子公布欄(91年開始) 7.建置公文檔案影像管理系統(89年) 另於九十一年完成公文管理.製作.交換與 光碟影像系統之全面整合,並完成工作指 派單系統之建置及內部網站之改版。
四、改進與創新 （三）提昇整體行政效率所提改進與創新措施 １、提昇公文電子交換比率作法： （1）召開研商「如何提昇公文交換」等事宜會議。 （2）各關稅局行文本總局之函件如採用制式表格及函內有備註欄事項，因無法作電子公文交換，已函請各關稅局將制式表格改為附件，另將備註欄事項直接移至說明。 （3）於收發文系統之PC建置備份硬碟。
四、改進與創新 2、推動所屬機關或內部單位電子公文具體構想及作法： （1）將本總局現行之網上填報作業「線上報名」項目(如下頁)，於本年十月底以前推廣至各關稅局。
四、改進與創新 （2）附件登載網站事宜，各關稅局應配 合辦理(如下圖)。 (3) 本年十二月底前完成推動「電子公 布欄」至各關稅局。
四、改進與創新 3、對其他文書作業之相關構想及作法： (1)未來公文管理系統改為網際網路版將增加 線上簽核功能，各級人員核閱簽、稿皆以 不同顏色留下紀錄，俾為公文無紙化作業 奠立基礎。 (2)預計九十二年將簽稿製作及總發文部分製 作改用網際網路版編輯器，以減少編輯軟 體之成本與升級之壓力。
四、改進與創新 （四）困難問題與建議 1、困難問題： （1）敦陽科技股份有限公司前置處理器常 有故障之情形，造成交換無法進行。 （2）電腦病毒容易隨電子公文交換傳入機 關內部網路，造成不可預期之損害。 （3）已發之電子公文，收文機關實際上已 收到，但發文清單上之接收狀態仍顯 示收文機關尚未確認，造成莫大之困 擾。
四、改進與創新 2、建議事項： （1）建議各機關發文前先將電子檔嚴格掃毒，再行交換。 （2）建議鼓勵目前未參加公文電子交換之非政府機關(如財團法人、民營企業等)，加入公文電子交換。
四、改進與創新 （3）建議行政院研究考核發展委員會推出新 措施時，給予更寬裕的時間編列預算及 規劃推動，並多舉辦說明會讓推動機關瞭解其做法。 (4)法務部調查局航業海員調查處雖已加入電子公文交換，卻常有無法交換之情形發生，建議瞭解原因。 (5)國防部中山科學研究院、國防部採購局，最近數月電子公文交換均停用，建議查明原因。
四、改進與創新 (6)已發之電子公文，收文機關實際上已收到，但發文清單上之接收狀態仍顯示收文機關尚未確認乙節，查係敦陽公司回復訊息太慢所致，建議促請該公司改善。 (7)為瞭解每日發文總件數，建議促請敦陽公司於發文清單上，設計可自動列印每日發文總件數之功能。
告 報 畢 完 敬請批評指教 !
