Agenda

2. Agenda Netprint Solution Mål med utskriftspolicy A better way to print Produktpresentation Tekniken

3. Netprint Solution • Fokus - kompetens - långsiktighet • Över 100 manår samlad erfarenhet från dokumenthantering • Arbetar genom partner och återförsäljare i hela landet Distribuerar produkter från: Connectivity SolutionsMjukvara och Printerservrar för IPDS-utskrifter och SCS-utskrifter Output Management Säkra, ekonomiska och miljövänliga utskrifter 1986 1993 1998

4. SafeCom – Mål med en utskriftspolicy

5. Ekonomi 15-20 % av alla utskrifter hämtas aldrig (IDC Europe) Kostnaden för utskrifter och kopiering är:· 1-3 % av företagets årsomsättning (Gartner Group)· 4 000 - 11 000 kr per anställd och år Utskriftsrelaterade problem står för ca 30 % av kostnaderna hos en organisations IT-support (Gartner Group) I Sverige förbrukas det ca 88 000 ton kontorspapper vilket motsvarar 17 600 000 000 stycken A4-papper

6. Ekonomi handlar om… • Infrastrukturkostnader • Servrar (Print Server) • Övervakning • Nätverk och switchar • Inköp • Upphandling • Inköp • Fakturahantering • Kapitalkostnader • Avveckling • Hantering • Elektronikåtervinning • Support / Service • Helpdesk • Service • Avtal Årsförbrukning från 1 skrivare • Returhantering • Pappersåtervinning • Toneråtervinning • Ineffektiv utskriftsmiljö • Tillgänglighet • Missbruk • Låg nyttjandegrad (några få %) • Låg andel dubbelsidigt • Onödigt användande av färgutskrifter • … • Driftsättning • Nätverksuttag • Installation av skrivare • Administration av IP, kö och drivrutin • Driftskostnad • Elförbrukning • Lokalhyra • Förbrukningsmateriel • Inköp • Hantering • Överblivet materiel

7. Känsliga dokument ”39 % av de anställda har läst konfidentiella dokument som legat vid skrivaren och dessutom diskuterat detta öppet utanför jobbet!” enligt en undersökning från ICM, 2006

8. Så ser säkerheten ut idag Personliga skrivare – ineffektiva och höga utskriftskostnader Låsta skrivarrum eller personliga utmatningsfack • Vid de gemensamma skrivarna • Personliga brevlådor som sällan används • Bristfälliga rutiner såsom ”Print and run” • Otillåten kopiering och skanning sker enkelt

9. En utskriftspolicy • Sänka kostnader • Minska utskriftskostnaderna • Optimera utskriftsparken • Öka effektiviteten • Skriva ut, när och var som helst • Frigör IT-resurser • Skydda dokument • Säkra utskrifter • Förhindra obehörigt nyttjande • Värna om miljön • Mindre avfall • En hållbar utskriftsmiljö Med en utskriftspolicy kan man sänka kostnaderna med upp till 40 % och samtidigt höja sekretessen

10. A better way to print

11. Centrala begrepp Push Print Pull Print Pull Print FollowMe - Follow You - Säkra utskrifter - Secure Printing…

12. Push Print - traditionell utskrift + Skrivarserver Rapporter Regler mm.

13. Pull Print – Smart Printing • Fungerar med ”alla” fabrikat och modeller av skrivare • Avdelningsskrivaren blir dinpersonliga skrivare

14. Pull Print – Client Printing ”Serverless Printing” • Ger små lokalkontor möjligheten att använda säkra Pull Print-utskrifter • Reducera antalet printservrar

15. Pull Print – Design i blandad miljö Traditionell ”follow-me” miljö Pull PrintX Driver Homogen miljö Pull PrintX Driver Pull PrintY Driver Pull PrintZ driver X X X Y Z Blandad miljö Pull Print miljö med SafeCom Smart Printer Driver Pull PrintSmart Printer Driver Blandad miljö

16. SafeCom Smart Printer Driver Nu blir det enklare att använda Pull Print i en blandad miljö ”Äkta” follow-me Endast en drivrutin/kö på klienten • Utskriften lagras i XPS-format (märkesoberoende) • Vid Pull Print används respektive drivrutin MS XPS-format Skrivarspecifik drivrutinPCL/PS/XPS

17. SafeCom - Moduler • Tracking – Statistik & Rapporter • Rule Based Printing – Regelstyrda utskrifter • Client Billing – Kostnadsstyrning • Pay& ePay – Individuella kvoter, påfyllnad • Mobile Print – Utskrifter från mobila enheter • Smart Scan - Skanna till ditt skrivbord • Behörighetskontroll – Kopiering, skanning mm. Behörighetskontroll

18. SafeCom Mobile Print – oberoende och flexibel mobilutskrift@organisation.se Laptops Pull Print-miljö E-post server E-post-print Mobile Print Driver Print (IPP / LPR) Surfplattor iOSNativeAirPrint Google Cloud Printing Webb-print Smartphones www.organisation.se/mobilutskrift E-post- och webb-print-utskrifter av PDF:er, e-post, webbsidor, populära program och bilder

19. Med Pull Print kan du… Konsolidera skrivarparken och reducera antalet skrivarservrar Minska antal ”onödiga utskrifter” (besparingspotential 15-20%) Reglera utskrifter (besparingspotential 20-25%) Minskat antal köer, drivrutiner och skrivare - frigör resurser Kostnadsstyra, interndebitera, begränsa och kvotera En investering kan vara en besparing!

20. Pull Print ger en bekväm säkerhet Hämta dina dokument var och när du vill utan ”Print and Run” Behöver inte leta efter dokument eller köa vid en skrivare Säkra och effektiva distansutskrifter Dokument försvinner aldrig från skrivaren och undvik att skriva ut på ”fel” skrivare av misstag Behörighetskontroll och loggar på allt som skrivs ut! For your eyesonly!

21. Energibesparing och minskade transporter => minskade CO2-utsläpp Minskad materielanvänding av skogsråvara, aluminium, koppar, stål samt olika plaster som krävt flera liter olja per tonerkassett Ergonomer förespråkar regelbundna pauser Förflytta papper/tonerdamm och störande skrivarljud till centrala skrivarrum • Miljöeffekter & Hälsomiljö Miljöfakta • Det går åt 10 liter vatten för att tillverka en A4-sida och det går åt 50 gånger mer energi att tillverka det än det gör att skriva ut det • Tillverka 1 kg papper, 200 stycken A4, kräver 4 kWh el… vilket motsvarar• Lågenergilampa lyser i 2 veckor • Brygga 160 koppar kaffe • En kontorsarbetare förbrukar i genomsnitt 12 000 papper per år • För en pall papper avverkas det 8 träd och att frakta den 10 mil på lastbil har släppt ut 3 kg CO2

22. En del i konsolideringen Arkitekturen Placering Maskinval Applikationsstöd Användarperspektiv Sekretess Bekvämlighet En förändring istället för två Pull Print - Nyckeln till en lyckosam konsolidering

23. Vem använder SafeCom? > 300 000 användare 2 skrivare Internationella

24. Vad säger kunderna HSBC Bank “SafeCom’s server is the most robust software on the market “ 42% cost reduction Secure print (Pull Print) on all devices Vodafone “SafeCom’s scalability is market leader” 40% cost reduction Complete cost control London Stock Exchange Restrict Printing + Secure Print (Pull Print) minimizing insider trading possibility Swisscom “SafeCom has the market’s most comprehensive toolset for performance and system verification” Imperial College LondonSafeCom is the most open system on the market… through its integration of APIs

25. Nominerad till fint IT-pris Grön it-satsning har sparat miljoner på färre skrivare och servrar Göteborgs Stads Intraservice har i flera år satsat på grön it. Det har gett besparingar på flera miljoner kronor och mindre utsläpp av koldioxid. Bakom ord som printerkonsolidering och virtuella servrar gömmer sig något ganska handfast. – Vi har på några år minskat antalet skrivare på Intraservice från nästan 90 till 20 stycken. Det har bidragit till att vi använder 44 procent mindre papper nu. Dessutom har kostnaden per användare minskat med mer än hälften, från 5.745 kronor till 2.255, berättar Anders Johnsson på Intraservice. Nominerat till fint it-prisDet har gett en årlig besparing på över en miljon kronor och 8.000 träd. Projektet med printerkonsolidering har även gett intraservice en nominering till årets hållbara it-projekt av CIO Awards, motsvarigheten till Oscarsgalan för it-Sverige. Prisutdelning sker i Stockholm i början av oktober.Anders Johnsson tror att många förvaltningar skulle kunna nå samma resultat.– Det finns egentligen inga nackdelar och fördelarna är flera, säger han men medger en del initialt motstånd.– En del ville ju ha kvar sin egna skrivare och slippa att resa på sig, men genom att vara enveten och motivera hela tiden så har det gått bra. Sedan har vi haft bra fakta som visar att det är så här vi måste göra.

26. Halverad pappersförbrukning Per person blir det cirka 477 ark/månad nu med SafeCom 213 ark/månad

27. SafeCom produktpresentation

28. SafeCom En division inom Document Imaging, Nuance Communications, Inc. Huvudkontor och utveckling i Köpenhamn Över 20 års erfarenhet av samarbete med skrivartillverkare ”Preferred Partner” till flera stora skrivartillverkare SafeCom-konceptet - sedan 1998 Fakta • Mer än 3 000 kunder • 100+ globala kunder • Mer än 100 000 SafeCom-anslutna skrivare • 100+ Certifierade partners • Kontor i USA, EMEA och APAC

29. Märkesoberoende En långsiktig utskriftsplattform SafeCom erbjuder en integrerad lösning till 12 fabrikat som står för över 90 % av volymerna i EuropaSafeCom erbjuder en extern lösning för utskrifter till i princip alla nätverksanslutna MFP/skrivare 1) Stöd endast för utskriftsfunktioner.Begär separat specifikation för exakt vilka modeller och funktioner som stöds.

30. SafeCom mjukvara och hårdvara Centralt placerad serverprogramvara Mjukvara och identifieringsenheter vid skrivarna SafeCom Go - integrerade lösning för MFP + SafeCom P:Go - integrerade lösning för skrivare + Extern lösning med eller utan pekskärm för MFP och skrivare

31. SafeCom Go – Integrerad lösning Behörighetskontroll – inloggning krävs Statistik för utskrifter, kopiering, e-mail*, fax* och scan* Förifyllda e-post och skanningsfält SafeCom Go kan flyttas mellan olika MFP:er/skrivare och mixas med externa SafeCom enheter

32. SafeCom G4 Modul och licensuppbyggd serverprogramvara- Möjlighet att kombinera licenser - Inga användarlicenser krävs Licensmodell: Licenser per skrivare Serverlicenser • SafeCom Go • SafeCom Pull Print • SafeCom Tracking- Reports • SafeCom Rule Based Printing • SafeCom Client Billing • SafeCom Pay • SafeCom Encryption • SafeCom ID License(tredjepartsläsare) • SafeCom Advanced Server (kostnadsfri)- Web- Application Print- Print Client- Device Server • SafeCom Enterprise Server • SafeCom Mobile Print • SafeCom Cluster Servers • SafeCom ePay • SafeCom API

33. SafeCom Pull Print Basfunktionalitet Välj, ta bort och kopiera dokument med ett bekvämt och enhetligt gränssnitt vid valfri skrivare Begränsa åtkomsten Access rights – styr tillgången till funktioner på MFP ner på användarnivå- Copy, Copy in Color, E-mail, Scan, Fax, USB memscan, USB memprint, Print all button Pull Print-miljö Standard Pull Print vy Reducera antalet skrivarköer!

34. SafeCom Pull Print – Inloggning och kortadministration Inloggning kan ske med:•Kort - t.ex. passerkort (RFID brickor, taggar eller magnetkort) •Användarkod - t.ex. namn, anställningsnr. eller anknytning• Windows autentisering Användare kan ha flera kort koder aktiva samtidigt Tillfälliga kort med slutdatum AnvändarkodKod/namn + ev. pin Windows autentiseringUser, Domain, Password • Vanligaste metoderna att registrera kort:- Engångskod (PUK-kod) via e-post vid första utskrift- Registrering på skrivarens display via Windows-login- Importera kortnummer från t.ex. AD eller kommaseparerad fil (csv)- Via kortläsare på administrations-PC PUK = Personal Unblocking Key

35. SafeCom Mobile Pull Print Pull Print direkt i din Smartphone App (iOS / Android) eller Mobil webbsida SafeCom Administrator skapar QR-koder Märkesoberoende, fungerar med alla skrivare kräver ingen hårdvara SafeCom Mobile Pull Print (Android) Mobile Pull Print (Webb)

36. SafeCom Pull Print – Delegate och Group Print Bjud in och dela med dig av dina dokument Delegate Print – dela dina dokument med dina kollegor- Inbjudan skickas på mail och besvaras på webben Group Print – distribuera dokument till grupper av användare t.ex. i sjukhusmiljö eller till säljavdelningen

37. SafeCom Smart Scan Scanna direkt till din klient – omvänd Pull Print Skanna till din dator utan att gå via e-post servern Identifiering via SafeCom, ej nödvändigt med AD-inlogg Dokument kan hämtas via webb eller notifikation pop up SafeCom Move

38. SafeCom Tracking Vem skriver ut vad, var, när, hur mycket och till vilken kostnad Statistik om: Viken typ av dokument, färg-s/v, enkel-/dubbelsidigt Optimera skrivarparken, förebygg missbruk, interndebitera Koppla kostnadsställe till användare Print Tracker – Statistik för obegränsat antal Push Print-skrivare Möjlighet att komplettera med Rule Based Printing och/eller Pay Lönsam för fler än 30 enheter

39. SafeCom Save-O-MeterWidget Visar faktisk miljönytta i realtid Kan enkelt implementeras på företagets intranät och hemsida Engagera personalen och visa en aktiv miljöprofil utåt

40. SafeCom Tracking – Kostnadsschema / priser Se kostnader i rapporter, ta betalt och efterdebitera Flexibel prissättning- Pappersstorlek- Svart/vitt – Färg- Utskrift / Kopiering- Dokumenttyp- Jobtyp

41. SafeCom Reports Analysera användandet, se trender, fakturera förbrukning Fristående rapportverktyg med behörighetskontroll 20-tal konfigurerbara standardrapporter Export till b.l.a PDF, HTML, CSV Kommandoradsinterface (schemaläggning) SafeCom Reports kräver Tracking-licens

42. SafeCom Rule Based Printing Skapa ett regelverk för hur dokument får skrivas ut Ökad besparing, RBP & Pull Print kan ge besparingar på över 40% Förebygg missbruk – skapa ändamålsenliga utskrifter Information till användaren via pop-up eller e-post för att styra utskriftsbeteendet Fungerar med både Push Print och Pull Print • Skapa regler av typen: • Vissa dokument skrivs dubbelsidigt och i svart/vitt • Stora dokument tillåts ej på vissa skrivare • Vissa använder får inte skriva ut i färg • Tillåt men upplys om att färgutskrifter är dyrare

43. SafeCom Client Billing Fördela kostnader på projekt, avdelning eller klient Användaren kostnadsför via Pop-up eller webbsida på datorn eller på skrivaren/MFP:n (vissa modeller) Kostnadsför utskrifter, kopiering, skanning, e-post, fax Tvådimensionell kostnadsställen t.ex. avdelning och projekt Favoriter samt de 10 senast använda kostnadsställena • @ Client • @ Web • @ Device

44. SafeCom Web Användarvänligt och anpassningsbart gränssnitt Titta, rensa och spara utskrifter som finns i poolen Associera nya kort Bjud in utskriftsvänner – Delegate Print Kostnadsför utskrifter på kostnadsställen, projekt mm.

45. SafeCom Pay Används när man önskar att användare skall ha individuella konton/kvotor Förskottsbetalning för alla ”Pay-användare” Dubbla konton - ett för ”riktiga pengar” och ett för utdelade kvoter (krediter) Inga pengar lagras på kortet Lämplig som bibliotekslösning

46. SafeCom Scheduled Credits Tilldela kvoter dagligen, veckovis, månadsvis eller terminsvis Möjlighet att skapa olika schemalagda påfyllningar för olika grupper Administreras enkelt direkt från AD (Active Directory) via Groups Start- och stopdatum

47. SafeCom – Pay, ePay påfyllnad SafeCom Cashier – Fristående kassaverktyg SafeCom ePay – Webshop för kreditkorts- eller bankbetalning SafeCom Schedule Credits – Automatiserad påfyllningsrutin SafeCom API – XML-baserat applikationsverktyg Cashier SafeCom ePay Enkelt Kassaverktyg med behörighetskontroll Betalning via Internet med betal- och kreditkort eller direktbetalning via Internetbank

48. SafeCom - Application Print / Pop up Visa utskriftskostnaden i samband med utskrift Ger användaren möjlighet att bekräfta utskrifter (RBP) Identifiera användaren via pop-up för Pull och Push Print utskrifter Används i samband med Client Billing, Delegate Print

49. SafeCom Mobile Print Lämplig för skolor/bibliotek/hotell/kontorshotell och mobila användare Utskrifter från bärbara datorer, surfplattor och smartphones Dokument skickas via e-post, laddas upp på webbsida eller via IPP Stöd för Microsoft Office och Open Office-dokument vid webb och e-post utskrift Enkla guider online för ”Driver Print” – IPP, för Windows, Mac och Linux Fungerar tillsammans med Pull Print, Tracking, Pay, Billing mm.

50. SafeCom Encryption Öka säkerheten ytterligare för känsliga dokument med Encryption Utskriften är krypterad från klientdator till skrivare Krypteringen kan ske med upp till 2048-bit (RSA) för nyckelutväxling och AES 128/256-bit AES eller TwoFish 128-bit kryptering för printdata SafeCom API • Importera och synkronisera användare från andra databaser • Ändra i befintlig kontodatabas, t.ex. regelbundna påfyllningar • Utnyttja SafeCom som ett gemensamt debiteringssystem för t.ex. kaffe, avgifter, kompendier mm.