Представление о документах

1. Представление о документах Основные требования к оформлению документов

2. Стандарт Для того, чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться со стандартами, описанными в специальных ГОСТах. Для измерения формата принята матричная система. Площадь основного формата (А0) равна квадратному метру, а стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего деления пополам большей стороны

3. Основные форматы потребительских бумаг

4. За рубежом распространенные форматы Letter (21.59 x 27.94 см) и Legal (21.59x35.56см) В зависимости от формата бумаги устанавливаются поля Примечание 1: При установке нижнего поля менее 20 мм необходимо уточнить, какое нижнее непропечатываемое поле допускает принтер, на котором предполагается распечатывать данный документ Примечание 2: Для документа формата А5 нижнее поле устанавливается не менее 15 мм.

5. Государственный герб Эмблема организации Изображение наград Код организации Код документа Наименование министерства (ведомства) Наименование организации Наименование структурного подразделения Индекс, адрес, счёт и т.д. Название вида документа Дата Индекс Ссылка на индекс и дату входящего документа Место составления или издания Гриф ограничения доступа к документу Адресат Гриф утверждения Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле текст Отметка о наличии предложения Подпись Гриф согласования Визы Печать Отметка о заверении копии Фамилия исполнителя и номер телефона Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о переносе данных на носитель Отметка о поступлении. Бланк и его реквизиты Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для переменной. Информация, отраженная на бланке, чётко подразделяется на составляющие, которые называются реквизитами В документах конкретного вида реквизитов будет гораздо меньше.

6. Обязательные реквизиты бланка • Название организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию, закреплённому в нормативном акте. Указывается полное и сокращённое название организации. • Название документа указывается в процессе его подготовки на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка т.д) • Заголовок текста должен отвечать на вопрос «о чём?». В заголовке кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа (например, об открытии клуба, о награждении победителей..). • Индекс документа – это его цифровое или буквенно – цифровое обозначение. Для внутренних документов это обычно порядковый номер с начала года; в учебных заведениях допускаются нумерации с начала учебного года. • Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1,5 (для документов формата А5 – допускается межстрочный интервал 1). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края (первая позиция табуляции).

7. Типы данных • Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Дата оформляется арабскими числами (дд.мм.гг) Основной тип Три пары арабских цифр 31.10.98 Информационные системы и базы данных 31.10.1998 Финансовые документы. Словесно – цифровой 31 октября 1998г. Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки.

8. Эмблема -это символическое графическое изображение ( рисунок, стилизованное название, графически оформленная аббревиатура ), отражающее деятельность организации или её местонахождение. Институт новых технологий образования

9. Типы бланков: • Общий бланк для подготовки любого документа ( кроме письма); • Бланк конкретного документа; • Бланк письма При создании бланков документов удобно использовать приём вставка в документ таблицы, невидимой при печати. Таблица - линии сетки ( установить флажок).

10. Шаблон – форма документа, включающая средства для создания аналогично оформленных реальных документов. Шаблоны могут включать в себя: • Текст или форматирование, одинаковые для всех однотипных документов; • Стили; • Меню и назначенные клавиши; • Панели инструментов. Форма – заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге, а могут изначально включать строки для ввода данных. Наиболее эффективны трафаретные письма, т.е. формы, содержащие специальные поля для ввода данных (поле даты, текстовое поле..)Эти поля подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности следует вводить текст конкретного письма

11. Инструменты для создания форм в MS.Word

12. Вопросы Что такое бланк? Что такое реквизит? Сколько реквизитов имеет бланк? Для чего в документе ставиться дата? Какие типы дат используются при оформлении документов? Какие требования предъявляются к расположению подписей? Как должно быть написано название организации? Знаете ли вы юридическое название своего учебного заведения? Назовите его. Что может символизировать эмблема организации? Приведите примеры каких – либо известных вам эмблем организаций. Что должен отражать заголовок текста? Назовите основные варианты расположения обязательных реквизитов на бланках организаций.