Le gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur

1. Le gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur Journées d’information des gestionnaires en département Octobre/Novembre 09

2. Le gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur • Valoriser la fonction de gestionnaire • Echanger sur les pratiques professionnelles • Harmoniser les procédures

3. Le gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur • Code de l'éducation, art R421-10 : le chef d ’établissement est secondé dans ses tâches de gestion matérielle, financière et administrative par un gestionnaire nommé par le ministère de l'éducation nationale parmi le corps des attachés d'administration de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur. • Voir circulaire 97-035 du 6/02/97 et décret 2006-1732 du 23/12/06.

4. Le gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur • Des points clefs à maitriser • Les actes administratifs • Les opérations de dépenses et de recettes – Les pièces justificatives • Les voyages scolaires • Les crédits globalisés • Les régies • Une organisation à formaliser • Relations ordonnateur/comptable • Calendrier des opérations de gestion financière • Exploitation des documents comptables ( balance, développement des soldes) • Contrôle interne comptable

5. L’acte administratif Ses caractéristiques Ses différentes formes

6. L’acte administratif Acte juridique Il crée des droits et des obligations Acte unilatéral Il s'impose directement aux personnes concernées Acte qui participe directement à une mission de service public Il contribue à l'organisation du service public de l'éducation

7. L’acte administratif seul document juridique qui autorise l'action Document matérialisé : écrit , explicite vise les textes qui autorisent la délibération fait apparaître les dates de réunion et quorum définit de façon précise la décision mentionne les résultats du vote identifié par un numéro d'ordre est daté et signé par le président Exécutoire après contrôle de légalité publicité (affichage ou notification, après contrôle de légalité)

8. L’acte administratif en EPLE Actes du Conseil d’Administration, de la commission permanente Pris en application des délibérations du CA et de la CP Matérialisés par un modèle type académique Soumis à transmission et contrôle Actes Du Chef d’Etablissement Ceux Pris en tant que représentant de l'exécutif (concrétisation de l'autorisation du CA) Ceux pris en tant que représentant de l'état et relevant de sa propre compétence ( décisions administratives)

9. Des modèles d'actes Acte du domaine budgétaire Acte du domaine du fonctionnement Circulaire académique du 2/06/2008 sur les modalités de transmission des actes

10. L’organisation financière en EPLE • Le principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable • Les fonctions d’ordonnateur sont définies par l’art 5 du décret 62-1587 du29/12/1962 : • En recettes, l’ordonnateur constate les créances, en arrête le montant et en ordonne le recouvrement • En dépenses, il crée et constate les dettes, en arrête le montant et en ordonne le paiement • L’action de l’ordonnateur aboutit donc à l’émission d’ordres de recettes ou de dépenses adressés au comptable chargé de leur exécution. • Incompatibilité des fonctions d’ordonnateur et de comptable décrite à l’art 20 du décret du 29/12/1962 ( incompatibilité qui s’étend au conjoint de l’ordonnateur) pour les raisons suivantes : • Assurer un contrôle réciproque et permanent de toutes les opérations de dépenses et de recettes • Délimiter les responsabilités respectives qui pèsent sur chacun d’entre eux

11. L’organisation de la dépense Les différentes phases Les points de vigilance

12. Les opérations de dépenses • Opérations faites chez l'ordonnateur: • L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui crée ou constate une obligation de laquelle résultera une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…) . Art 29 du décret du 29/12/1962. C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur. • La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…) . Art 30 du décret du 29/12/1962 • Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…). Art 31 du décret du 29/12/1962

13. L’engagement des dépenses • C’est l’acte par lequel l’établissement crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge (Art 29 du décret du 29/12/1962) • Il ne peut être pris que par le représentant qualifié de l’organisme public agissant en vertu de ses pouvoirs : L’ordonnateur crée ou constate une dette pour l’EPLE, il apprécie seul l’opportunité de cette dépense • Il doit se contenir dans les limites des crédits budgétaires ouverts ( disponibilité des crédits) • Il se traduit par l’émission d’un bon de commande, ou par la signature d’une convention, d’un contrat ou marché (possibilité de délégation de signature de l’ordonnateur) • Article R421-13 du code de l’éducation • Modèle de délégation de signature consentie par l’ordonnateur au gestionnaire

14. Les points de vigilance • Emission des bons de commande: • vérification de l’existence de crédits disponibles • Respect des règles en matière de marché public • Respect de la nomenclature comptable (bonne imputation) • Rédaction détaillée et présentation conforme au code des marchés publics • Signature de l’ordonnateur ou du titulaire de la délégation • Veiller à organiser la réception de la commande • Accompagné obligatoirement d’un engagement comptable

15. La liquidation de la dépense • La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette de l’établissement et à en arrêter le montant ( art 30 du décret du 29/12/1962) : • Constatationdu service fait qui consiste à s’assurer de la réalité des faits sur lesquels sont fondés les droits des créanciers et leur conformité aux actes d’engagement. • Exceptions à la règle de paiement après service fait • Calcul et vérification du montant de la dette • Conformité des pièces justificatives produites au comptable à l’appui des dépenses ( décret 2007-450 du 25/03/07 applicable au O1/O5/07 )

16. FACTURES - MENTIONS OBLIGATOIRES • 1) le nom ou la raison sociale du créancier • 2) la référence d’inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers Ou le numéro de SIREN ou de SIRET • 3) La date d’exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice • 4) pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, les quantités et les prix unitaires • 5) le montant et le taux de la TVA ou le bénéfice d’une exonération • 6) tous rabais, remise, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération.

17. Les points de vigilance • Vérifier l’existence et la conformité de la livraison (dater le service fait) • Enregistrer la date d’arrivée de la facture ( point de départ du délai global de paiement) • Vérifier la légalité de la facture et le RIB du fournisseur • Accompagner la facture d’éléments prouvant le caractère exécutoire de la dépense • Pas de liquidation sans bon de commande ou service fait

18. Le mandatement de la dépense • Le mandatement ou ordonnancement est l’acte administratif donnant conformément aux résultats de la liquidation , l’ordre au comptable de régler la dette ( art 31 du décret du 29/12/1962) : c’est une attribution exclusive de l’ordonnateur qui n’est soumis à aucun pouvoir hiérarchique. • Il se matérialise par un mandat soumis à des mentions obligatoires et des délais de paiement. • Il existe des exceptions à l’ordonnancement préalable ( circulaire 2005-022 du 02/02/2005et instruction 08-021-M9 du 23/07/2008) • Le mandat peut être rejeté par le comptable dans certains cas. Il s’agit d’une suspension de paiement qui peut entrainer de la part de l’ordonnateur un ordre de réquisition du comptable.

19. Les points de vigilance • Veiller à la signature des bordereaux récapitulatifs des mandats par l’ordonnateur qui vaut attestation de service fait • Editer une situation des dépenses engagées après mandatement à joindre à l’agent comptable • Tenir à jour l’EPCP • Respecter la nomenclature des pièces justificatives exigées et prévues à l’art D1617-19 du code général des collectivités territoriales • Pas de mandatement en dehors du délai réglementaire

20. Les pièces justificatives de la dépense • - Décret du 25 mars2007 • - Instruction n°07-024 MO du 30 mars 2007 • http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/budg_coll/piec_just_2/inst_n07.html • Guide des pièces justificatives

21. I – Le contrôle des dépenses • Principes de la liste des pièces justificatives de dépenses. • Principe d’exhaustivité. • Le décret du 25 mars 2007 énonce toutes les pièces servant de justifications aux dépenses que les collectivités territoriales et les établissements publics locaux dont les EPLE peuvent être amenés à effectuer • Caractère obligatoire. • La liste des pièces justificatives est obligatoire. Elle constitue donc, pour les dépenses qu’elle référence, à la fois le minimum et le maximum exigibles par le comptable. Elle est opposable aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes. • Les certificats administratifs. • Les comptables doivent exiger de l’ordonnateur (du gestionnaire) toutes les pièces prévues par la liste des pièces justificatives et uniquement ces pièces • Conditions d’application du décret du 25 mars 2007. • La justification du service fait. • La certification du caractère exécutoire des pièces jointes. • Les duplicatas des pièces justificatives.

22. I – Le contrôle des dépenses • la liste des contrôles du comptable. • - la qualité de l’ordonnateur • - la disponibilité des crédits • - le caractère libératoire du règlement • - la validité de la créance  • - la disponibilité de la trésorerie. • La nature et la portée du contrôle par le comptable des pièces justificatives. • Contrôler la présence des pièces exigées. • Contrôler la régularité en la forme des pièces justificatives. • Le contrôle limité du comptable, mais quand même un contrôle. • Le comptable a l’obligation de demander à l'ordonnateur de justifier les incohérences des pièces qui lui sont produites. • Le comptable doit suspendre la prise en charge d’une dépense dès lors qu’il a un doute sérieux sur la justification du service fait. • Le comptable a également l’obligation d'interpréter les pièces justificatives dans le cadre de la réglementation en vigueur.

23. II – La liste des pièces justificatives de la dépense • 1 - Les points généraux à vérifier : • - la qualité de l’ordonnateur • - l’acquit libératoire du créancier • - les moyens de règlement • * paiement par virement • * paiement par prélèvement • - paiement des sommes dues à des créanciers étrangers • - paiement à un factor • A N N E X E F • MENTIONS RELATIVES À L’AFFACTURAGE • A. – Mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une subrogation • Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : • « Règlement à l’ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). • Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. • Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. » • B. – Mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement • Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : • « La créance relative à la présente facture a été cédée à ... (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L. 313-23 à L. 313-25 du code monétaire et financier. • Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc., établi à l’ordre de ... (nom de la société d’affacturage ou de son mandataire) et adressé à ... ou par virement au compte no ... chez ... »

24. La liste des pièces justificatives de la dépense • Quelques points particuliers selon la nature de la dépense à vérifier : • - les dépenses d’administration générale • - les dépenses de personnel • - les frais de déplacement • - les marchés publics • - les aides et transferts • A N N E X E C • ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER • SUR LES FACTURES OU SUR LES MÉMOIRES • Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n’est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (1) : • 1. Le nom ou la raison sociale du créancier ; • 2. Le cas échéant, la référence d’inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ; • 3. Le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ; • 4. La date d’exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ; • 5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ; • 6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ; • 7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération. • L’arrêté en lettres ou en chiffres par l’ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu’une modification a été opérée à la suite d’une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier. • Le RIB • Paiement par virement • Le cas échéant, le relevé d’identité bancaire. Le RIB doit être produit en l’absence de la mention des coordonnées bancaires du créancier sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi.

25. L’organisation de la recette Dispositions générales Les acteurs Les titres de recettes Périodicité

26. Dispositions générales Les recettes de l'établissement sont liquidées par l'ordonnateur sur les bases fixées par la loi, les règlements, les décisions de justice et les conventions. Les produits attribués à l'établissement avec une destination déterminée, les subventions des organismes publics et privés, les dons et legs doivent conserver leur affectation. Art R421-66 du code de l’éducation

27. Les acteurs Le Conseil d’Administration est seul compétent pour: Fixer les tarifs des ventes des produits et de prestations de services réalisés par l'établissement. Cette compétence ne peut être déléguée à la commission permanente. Art R421-20 du code de l’éducation

28. Les acteurs Le Chef d’Etablissement est ordonnateur des recettes: Il lui revient de réaliser les opérations de recettes acquises au profit de l’établissement (droits constatés, subventions, ressources affectées…) Art R421-9 du code de l’éducation

29. Les titres de recettes Les ordres de recettes sont établis par l'ordonnateur et remis à l'agent comptable qui les prend en charge et les notifie aux débiteurs. Tous les droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet exercice. Les ordonnateurs sont autorisés, dans les conditions et limites fixées par arrêté du ministre chargé du budget, à ne pas émettre les ordres de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur au minimum fixé par le décret pris pour l'application de l'article 82 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. Art R421-67 du code de l’éducation

30. Les titres de recettes - Présentation Le titre de recette présenté à un débiteur de l’établissement doit répondre à des conditions de forme fixées par l’instruction codificatrice n° 04-043-M0 du 29 juillet 2004: - L’indication précise de la nature de la créance ; - La référence aux textes ou au fait générateur sur lesquels est fondée l’existence de la créance ; - Les bases de la liquidation de la créance de manière à permettre au destinataire du titre d’exercer ses droits (à défaut, le titre serait entaché d’irrégularité [CE, arrêt du 12 novembre 1975, Robin]) Dans le cas où ces éléments ne peuvent être inscrits sur le titre lui-même, ils sont consignés sur des pièces annexes;

31. Les titres de recettes - Présentation L’imputation budgétaire et comptable à donner à la recette (ce qui inclut l’indication de l’exercice d’imputation) ; Le montant de la somme à recouvrer (…) ; La désignation précise du débiteur pour éviter toute ambiguïté sur son identité ou son adresse et faciliter la tâche du service du recouvrement (…); (commentaires) - Si des intérêts sont exigibles, il est nécessaire de viser le texte ou la convention sur lequel est fondée cette exigence et d’indiquer le taux et la date à partir de laquelle ils courent ;

32. Les titres de recettes - Présentation - La date à laquelle le titre est émis et rendu exécutoire (…) - Les délais et voies de recours dont le redevable dispose pour contester le titre ; - Les services compétents pour instruire une demande de renseignement ou de réclamation ; - Enfin, les modalités de règlement. La mise en œuvre de ces dispositions incombe aux services de l’ordonnateur (…) sans que le comptable public puisse opposer un refus de prise en charge du titre de recettes au motif qu’il ne respecterait pas les dispositions de la circulaire . - Modèle titre exécutoire valant facture Modèle en pdfet modèle avec calculs automatiques

33. Les titres de recettes - Présentation Les titres de recettes doivent être obligatoirement signés de l’ordonnateur car la collectivité doit être en mesure de prouver que le titre a bien été établi par l’autorité compétente. Le décret n° 2009-125 du 3/02/2009donne aux ordonnateurs la faculté d’accorder une autorisation permanente ou temporaire de poursuite.

34. Périodicité Les ordres de recettes doivent être émis régulièrement en cours d’année afin de permettre une gestion sérieuse et rigoureuse des droits acquis à l’établissement. L’émission mensuelle des ordres de recettes est un bon moyen d’y parvenir.

35. Périodicité – Droits constatés Les ordres de recettes relatifs aux droits constatés doivent faire l’objet d’une émission régulière. Il n’est pas conseillé d’attendre la 3ème ou 4ème reconstatation pour émettre l’ordre de recette. Cela nuit aux vérifications du comptable. A chaque bordereau des droits constatés doit correspondre un ordre de recettes ou un ordre d’annulation de recettes, doublé des mandats et ordres de reversements afférents aux bourses et primes retenus sur les frais scolaires.

36. Périodicité – Droits constatés Les pièces justificatives à joindre aux ordres de recettes sont: L’intégralité du bordereau des droits constatés (et non la seule dernière page) Les décisions individuelles et/ou collectives d’attribution de bourses (pour la première constatation concernée.

37. Modèles  • Etat récapitulatif - ordre de recettes sur prestations • Etat récapitulatif - ordre de recettes sur subvention • Etat récapitulatif – Attribution fonds sociaux

38. Les crédits globalisés  Procédure à suivre dans l’attente de la refonte du cadre budgétaire et comptable L’impact de la LOLF La procédure budgétaire La procédure comptable Fiche de procédure

39. Des outils pratiques Gestion financière des sorties et voyages Les sorties et voyages scolaires

40. Les sorties et voyages scolaires • Faire un état des lieux: • Contrôle interne comptable: outil ODICE • Se doter d’outils pratiques : • Etablir un calendrier annuel des opérations • Elaborer un dossier voyage • Veiller à la rédaction des actes administratifs • Modèle 1 Modèle 2 • Consulter le dossier « voyages scolaires » - Académie Aix-Marseille

41. Les sorties et voyages scolaires obligatoires • Critères de la sortie ou du voyage obligatoire • Elle concerne la classe entière • Elle s’inscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet d’établissement • Elle s’exécute sur le temps scolaire • Conséquences du caractère obligatoire • Il implique la gratuité pour les élèves et accompagnateurs • Matérialisation de la décision • Des actes relatifs au domaine de l’action éducatrice non transmissibles et immédiatement exécutoires: • Acte du CA programmant la sortie • Acte du CE arrêtant la liste des participants • Gestion financière • Elle est imputée sur le budget de l’établissement au chapitre concerné ( A1,J1,J31,J32,J38,J4)

42. Les sorties et voyages scolaires obligatoires • Gestion financière • Elle est imputée sur le budget de l’établissement en service général ( A1) ou services spéciaux (J1,J31,J32,J38,J4) • Les dépenses sont effectuées soit sur les fonds propres de l’établissement , soit sur subventions ( état ou autres organismes publics ) , soit sur dons • Il n’existe aucun compte 7067 mouvementé ( contribution des familles aux voyages scolaires ) dans le cadre des sorties obligatoires

43. Les sorties et voyages scolaires facultatifs • Critères de la sortie ou du voyage facultatif • Déplacements collectifs d’élèves hors de l’établissement organisés dans le cadre d’une action éducative • Matérialisation de la décision • Des actes relatifs au domaine de l’action éducatrice non transmissibles et immédiatement exécutoires: • Acte du CA programmant la sortie • Acte du CE arrêtant la liste des participants • Un acte du CA relatif au domaine du fonctionnement fixant le montant de la participation des familles, soumis à transmission et exécutoire 15 jours après l’AR • A partir de là, encaissement des participations et engagement des dépenses ( joindre l’acte au 1er mandat et à l’ordre de recettes )

44. Les sorties et voyages scolaires facultatifs • Gestion financière • Elle est imputée en totalité sur le chapitre N3, service spécial sans réserve équilibré en dépenses et en recettes • Les dépenses sont effectuées soit les participations des familles et ou sur les fonds propres de l’établissement , subventions ( état ou autres organismes publics ) , dons ( FSE, association parents..) • Dans ce cas, le compte 7067 retraçant la participation des familles sera mouvementé

45. Les sorties et voyages scolaires : avances, arrhes et acomptes • Dérogations à la règle du paiement après service fait: • Il est possible d’effectuer des AVANCES sur les frais de mission et sur les marchés • Il est possible de verser des ARRHES pour la réservation de chambres d’hôtel, salles • Il est possible de verser des acomptes aux agences de voyage à hauteur de 70%. Le versement du solde se fera lors de la remise des documents permettant la réalisation du voyage (à la remise des billets d’avion par exemple) • Voir circulaire 2005-022 du 2/02/2005

46. Les sorties et voyages scolaires : points de vigilance Financement du coût des personnels d’encadrement : L’encadrement d’un voyage scolaire relève d’une mission de service public et son coût ne peut donc être mis à la charge des familles (principe de gratuité – observations CRC de Lorraine). Le mode de prise en charge du coût des accompagnateurs doit être explicité dans le budget du voyage : subventions, crédits globalisés, réserves, fonctionnement... Dans le même esprit, les « gratuités » accordées par certains voyagistes doivent venir en déduction du coût global du voyage calculé pour chaque participant (élèves et enseignants).

47. Les sorties et voyages scolaires : points de vigilance Actualité sur les pratiques commerciales de certains voyagistes : circulaire DAF juillet 2009.

48. Définition et textes fondamentaux L’institution d’une régie Les régies d’avance et de recettes

49. Définition et textes fondamentaux • Une régie doit être créée dès qu’il y a manipulation de deniers publics, sinon la gestion de faitest constituée. • Une régie est donc obligatoire dans les établissements rattachés au sein desquels les encaissements sont une nécessité, de même que les menues dépenses en espèces.

50. Les textes fondamentaux • La procédure d'encaissement des recettes et de règlement des dépenses publiques par le moyen des régies est organisée et réglementée pour les établissements publics nationaux et les établissements publics locaux d'enseignementpar : • l'article 18 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, • le décret n°66-850 du 15 novembre 1966 modifié, relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, • le décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 modifié par le décret n° 92-1368 du 23 décembre 1992, • l’arrêté ministériel du 28 mai 1993 modifié, relatif aux taux de l’indemnité de responsabilité susceptible d’être allouée aux régisseurs et montant du cautionnement imposé à ces agents • l’arrêté du 11 octobre 1993, modifié par l’arrêté du 10 septembre 1998, • l’arrêté du 21/11/2005 qui a modifié les dispositions d’approbation des régies par le TPG.