Организация системы бюджетного планирования и контроля в компании

1. Организация системы бюджетного планирования и контроля в компании Молвинский Алексей Викторович – Генеральный директор НФПИ Cogito Investment

2. Содержание • Вводная часть • Основные определения • Цели и задачи финансового управления компанией • Процесс бюджетирования • Структура бюджета компании • Порядок формирования и утверждения бюджетов • Контроль исполнения бюджетов и регулирование • Разработка и внедрение системы управленческого учета и бюджетирования 3

3. Потребность российских компаний - переход от набора инструментов к системным решениям • Ключевые показатели деятельности (KPI) • Balanced Scorecard (BSC) • Бюджетное планирование и контроль • Управление по целям (MBO) • CVP-анализ • Activity Based Management (ABM) • Управленческий учет (MA) • MRP, MRP II, ERP, EPP etc. • … Что дальше? • Искать новые инструменты управления? • Перейти к системным решениям на основе существующих инструментов? 50-90% проектов не приносят результатов 4

4. Особенности успешных российских компаний • Наличие четко сформулированных целей, • Наличие системы планирования – инструмента перевода целей на язык четких задач и показателей, • Акцент менеджмента на долгосрочном (3-5 лет) планировании, • Взаимосвязь финансовых и нефинансовых показателей в системе планирования и контроля, • Узкая отраслевая специализация 5

5. Старт проекта по разработке бюджетирования и управленческого учета – разговор с собственниками (1) Тема №1. Каковы цели собственников по отношению к компании на долгосрочную перспективу? 6

6. Зачем создаются компании? (варианты целей верхнего уровня) Чтобы стать несокрушимыми Чтобы получать прибыль Чтобы продаться Цели: создание долгосрочных конкурентных преимуществ, Увеличение стоимости бизнеса Цель: рост прибыли и денежных потоков Цель: увеличение стоимости бизнеса 7

7. Старт проекта по разработке бюджетирования и управленческого учета – разговор с собственниками (2) Тема №2. Каким Вы видите будущее компании в долгосрочной (5-10 лет) перспективе? 8

8. Старт проекта по разработке бюджетирования и управленческого учета – разговор с собственниками (3) Тема №3. Каким образом измерять степень достижения целей и видения: • Какие показатели должны стать стратегическими, отражающими согласованные цели и видение собственников? • Возможно ли сформулировать целевые значения выбранных показателей? • Каков должен быть горизонт стратегического планирования компании? • В какой форме и как часто должна предоставляться отчетность о достижении стратегических показателей? • Каковы критерии пересмотра стратегии компании? 9

9. Комплексная система финансово-экономического управления 10

10. Комплексная система финансово-экономического управления (2) 11

11. Система бюджетирования Бюджетированием называется процесс формирования, утверждения, исполнения, а также контроля и анализа исполнения бюджетов Система бюджетирования предприятия включает в себя: 1) структуру бюджетов; 2) ответственность за формирование и исполнение бюджетов; 3) процедуры формирования и утверждения бюджетов; 4) процедуры исполнения бюджетов, 5) процедуры контроля исполнения бюджетов и анализа отклонений Ответственными за формирование и исполнение бюджетов являются менеджеры компании. Главный заказчик системы – генеральный директор Финансовая служба отвечает за разработку регламента планирования и техническое обеспечение системы бюджетирования 12

12. Содержание • Вводная часть • Порядок формирования и утверждения бюджетов • Формулирование целей и ограничений • Планирование продаж и производства • Формирование бюджетов подразделений • Консолидация и формирование сводных бюджетов • Рассмотрение бюджетов на бюджетном комитете • Утверждение бюджетов и доведение до исполнителей • Контроль исполнения бюджетов и регулирование • Разработка и внедрение системы управленческого учета и бюджетирования 13

13. Этапы формирования бюджета компании • Определение общих целей и задач компании • Формирование целевых значений ключевых показателей деятельности и нормативов для подразделений • Формулирование и утверждение предположений • Подготовка планов мероприятий и бюджетов на уровне подразделений – центров ответственности и подразделений – функциональных центров • Консолидация бюджетов в сводные бюджеты компании • Рассмотрение планов мероприятий и бюджетов на бюджетном комитете и согласование изменений • Утверждение бюджета и доведение до исполнителей 14

14. Целевые показатели деятельности В теории и практике менеджмента используются два наиболее распространенных подхода к оценке эффективности бизнеса через показатели деятельности 15

15. Основные показатели классического финансового анализа (2) 16

16. Ключевые показатели деятельности и ключевые функции менеджмента + - EVA = IC * ( ROI – WACC) • Наращивание ROIпо сегментам • Наращивание EVA по сегментам ROI WACC • Снижение стоимости платного заемного капитала • Снижение стоимости собственного капитала • Наращивание суммы платного заемного капитала до эффекта финансового рычага 17

17. Сбалансированная система оценочных индикаторов производственной МПК 18

18. Целевые показатели на основе сбалансированной системы оценочных индикаторов (торговая компания) (1) 19

19. Макроплан (пример) (1) 20

20. Макроплан (пример) (2) 21

21. Целевые КПД для Центра ответственности (пример) 22

22. Формулирование предположений • Предположения, определяющие ожидаемое (прогнозируемое) состояние внешней среды, принимаются как исходные параметры при формировании бюджетов • Предположения включают: • Курсы валют • Ожидаемые темпы инфляции • Темпы роста стоимости основных ресурсов • Кредитная ставка • Темпы роста отпускных цен на продукцию предприятия и пр. • Предположения, использованные при составлении бюджета раскрываются в Пояснительной записке, которая предоставляется членам Бюджетного комитета Бюджет компании должен быть пересмотрен в случае существенного изменения параметров внешней среды по отношению к предположениям 23

23. Параметры внешней среды (пример) 24

24. Система «KPI + бюджет + стимулирование» 25

25. Форма плана мероприятий по достижению плановых показателей ФБ-001 «Утверждаю» «___»______________20__г. _______________________ /_______________________/ План работы на ________ 20__ года Служба (подразделение)______________ Ответственное лицо________________ Дата «______»___________20__г. Подпись___________________ 26

26. Схема формирования бюджета Бюджет движен. ден. ср. Бюджет прямых затрат на материалы Основные бюджетные документы Бюджет продаж Бюджет производ. Бюджет общепроизв. накладных расходов Себестоимость реализованной продукции Бюджет коммерч. расходов Бюджет управленч. расходов Отчет о прибылях и убытках Балансовый отчет Бюджет производ. запасов Бюджет прямых затрат на оплату труда Инвестиционный бюджет Примечание: На данной блок-схеме отражена только логическая последовательность процесса бюджетирования, и не отражены все возможные связи между бюджетами 27

27. Содержание • Вводная часть • Порядок формирования и утверждения бюджетов • Исполнения бюджета. Контроль и анализ исполнения бюджета. • Принципы исполнения бюджета • Контроль и анализ исполнения бюджета • Гибкие бюджеты • Контрольные отчеты • Разработка и внедрение системы бюджетирования и управленческого учета 28

28. Отличия системы исполнения бюджета от системы контроля и анализа исполнения бюджета • Действия, связанные с исполнением бюджета, происходят в течение данного бюджетного периода: • Хозяйственная деятельность в соответствие с утвержденным бюджетом, • Мониторинг соответствия текущих операций заложенным в бюджете показателям. • Контрольно-аналитические действия совершаются по завершении бюджетного периода: • Подготовка фактической отчетности, • Определение и анализ отклонений, • Регулирование 29

29. Текущие оперативные планы • Календарные планы продаж и запасов готовой продукции, • Календарные планы поступлений денежных средств, • Календарные планы выплат денежных средств, • Календарные планы производства, • Календарные планы закупок, • Оперативные планы мероприятий подразделений с указанием сроков, ответственных и необходимых для их реализации ресурсов. 30

30. Оперативные планы продаж и запасов 31

31. Управление договорами и авторизация • Долгосрочные договора, заключенные к дате составления бюджета, а также договора, которые предполагается заключить в течение бюджетного периода, включаются в проект бюджета на стадии его формирования и утверждения. • Вопрос о заключении договоров на затраты, не предусмотренные в текущем периоде утвержденного бюджета, решается в соответствии с процедурой пересмотра бюджета • Решения о совершении хозяйственно операции принимаются руководителем подразделения на основании данных оперативного учета и в разрезе статей утвержденного бюджета • Все заключаемые договоры на приобретение ресурсов должны соответствовать плану закупок или затрат • Исполнение договоров и оплата по ним осуществляется после авторизации заявки должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия, на соответствие бюджету 32

32. Типовая схема казначейского исполнения бюджета Проверка на Заявка на соответствие бюджету, Внесение заявок расходование остатку лимитов, в сводный реестр денежных средств+ присвоение кода и заявок документы на оплату приоритет не соответствует бюджету Согласование директора подразделения Согласование финансового директора Формирование реестра финансирования Осуществление Отчет об с учетом ежедневного наличия платежей исполнении денежных средств и установленных приоритетов бюджета

34. Наименование статьи бюджета ГСМ Аренда Услуги связи Налоги и сборы Банковские расходы Проценты по кредитам банков начисленные Погашение кредитов Погашение лизинговых платежей Функции казначейства - Срок исполнения платежа «день в день» Пока платежи 1 уровня не оплачены ко 2 уровню не переходим Если средств на оплату платежей 1 уровня недостаточно, то возникает кассовый разрыв. Необходимо брать кредит. Пример: Приоритеты казначейского исполнения бюджетаприоритет 1 уровня

35. Наименование статьи бюджета Оплата поставщикам товара 1 уровня (согласно отдельного перечня) Услуги охраны Коммунальные услуги и эксплуатационные расходы Таможенные услуги Услуги по лицензированию, регистрации, разрешениям и сертификациям Командировочные расходы Затраты на оплату труда Расходы по открытию ЦМП Нотариальные услуги Функции казначейства Срок исполнения платежей до 3 дней от критического срока оплаты Платежи 2 уровня проводятся после проведения платежей 1 уровня По наступлении предельного срока оплаты платежи 2 уровня переводятся в приоритет 1 уровня Пример: Приоритеты казначейского исполнения бюджетаприоритет 2 уровня

36. Наименование статьи бюджета Оплата поставщикам товара 2 уровня Расходные материалы к оргтехнике Материалы для предпродажной подготовки товара Оргтехника и средства связи Представительские расходы Расходы по работе с персоналом Юридические услуги Услуги по ремонту транспортных средств Услуги по погрузо-разгрузочным работам Услуги по рекламе Транспортные услуги (доставка от поставщика) Страхование добровольное и обязательное Функции казначейства Срок исполнения платежей от 3 до 21 дней от критического срока оплаты Платежи 3 уровня проводятся после проведения платежей 2 уровня При наступлении предельного срока оплаты соответствующий платеж переводится в приоритет 2 уровня Пример: Приоритеты казначейского исполнения бюджетаприоритет 3 уровня

37. Наименование статей бюджета Оплата поставщикам товара 3 уровня Услуги по ремонту помещений Консультационные услуги Юридические услуги Аудиторские услуги Информационные услуги Прочие транспортные услуги Торговое и складское оборудование Мебель Бытовая техника Охранное и пожарное оборудование Прочие расходы Функции казначейства Срок исполнения платежей от 21 до 50 дней от критического срока оплаты Платежи 4 уровня проводятся после поведения платежей 3 уровня Вопрос исполнения платежа в более ранние сроки согласовывается с финансовым директором Пример: Приоритеты казначейского исполнения бюджетаприоритет 4 уровня

38. Управление кассовыми разрывами • Под «кассовым разрывом» понимается дефицит денежных средств для осуществления запланированных платежей ПО ПЕРВЫМ ПРИОРИТЕТАМ, фиксируемый на конец оперативного периода (как правило, декады). • При возникновении кассового разрыва в случае, если величина разрыва составляет менееХХ% от запланированной валовой квартальной денежной выручки Казначейство: - Сокращает планируемый объем платежей по расходным статьям на величину кассового разрыва в следующей декаде, • Имеет право изыскать возможность привлечения краткосрочных заемных средств в размере, необходимом для покрытия возникшего дефицита • При возникновении кассового разрыва, превышающегоХХ% от запланированной валовой квартальной денежной выручки, Казначейство: • Сокращает планируемый объем платежей по расходным статьям на величину кассового разрыва в следующей декаде, • Может запросить разрешение Генерального директора о возможности привлечения заемных средств в размере, необходимом для покрытия возникшего дефицита • Может запросить разрешение Генерального директора Общества на покрытие разрыва из резервного фонда предприятия 39

39. Казначейское исполнение бюджета – пример автоматизации (2) Заявка на расход ДС: 40

40. Казначейское исполнение бюджета – пример автоматизации (3) Реестр платежей 41

41. Казначейское исполнение бюджета – пример автоматизации (4) Пакет исходящих платежных поручений 42

42. Казначейское исполнение бюджета – пример автоматизации (5) Выписка банка • Привязка имеющихся неакцептованных платежных поручений в базе данных к строкам банковской выписки, сверка • Проверка правильности выполнения операций банком (суммы, получатель) • Проверка и проведение платежных поручений с признаком фактической оплаты • Если в базе нет платежного поручения - ввод документа фактической оплаты. 43

43. Содержание • Вводная часть • Порядок формирования и утверждения бюджетов • Контроль исполнения бюджета и регулирование • Разработка и внедрение системы бюджетирования и управленческого учета • Варианты разработки и внедрения бюджетирования • Управление бюджетированием • Автоматизация бюджетирования 44

44. Этапы внедрения системы бюджетирования - вариант №1 (внутренний или внешний консалтинг) • При внедрении системы бюджетирования рекомендуется выделять следующие этапы: • Разработка финансовой структуры • Разработка бюджетных классификаторов • Разработка состава и форматов бюджетов • Разработка финансовой модели предприятия • Разработка внутренних положений и инструкций, регламентирующих работу системы бюджетного управления • Проведение организационных изменений внутри финансово-экономической службы предприятия 45

45. Этапы внедрения системы бюджетирования - вариант №2 (управленческая) • При внедрении системы бюджетирования рекомендуется выделять этапы: • Выяснение целей и видения собственников • Перехват власти через казначейскую систему исполнения бюджетов • Внедрение простейших контуров месячного планирования договоров и платежей • Разработка финансовой структуры • Разработка бюджетных классификаторов • Разработка состава и форматов бюджетов • Разработка финансовой модели предприятия • Разработка внутренних положений и инструкций, регламентирующих работу системы бюджетного управления • Проведение организационных изменений внутри финансово-экономической службы предприятия 46