Download
1 / 45
530 likes | 1.16k Views
ניהול ידע. ע"פ: יואל וידר ומנואל כהנא. מהו ניהול ידע?. ניהול ידע הוא תפיסה ארגונית המתייחסת לידע שבידי הארגון כמשאב. ניהול ידע הוא תהליך. לכידה תיעוד הידע החבוי הקיים בארגון (ידע שמצוי בזיכרון העובד, לדוגמא) והפיכתו לגלוי.
E N D
ניהולידע ע"פ: יואל וידר ומנואל כהנא
מהו ניהול ידע? ניהול ידע הוא תפיסה ארגונית המתייחסת לידע שבידי הארגון כמשאב.
ניהול ידע הוא תהליך • לכידה תיעוד הידע החבוי הקיים בארגון (ידע שמצוי בזיכרון העובד, לדוגמא) והפיכתו לגלוי. • קטלוג, ארגון, שיתוף ואחסון של המידע במקום מרכזי ונגיש לכל מי שזקוק למידע. • עיבוד/טרנספורמציה העברת הידע לשימוש בהקשרים אחרים. כלומר יצירת קשרים בין פיסות מידע בכדי להרכיב תמונה מלאה יותר ובכדי ליצור גישות חדשות. • הפצה הבאת הידע הנכון לאנשים הנכונים ובעיתוי הנכון.
“In times of drastic change, it is the learners who inherit the future. The learned usually find themselves equipped to live in a world that no longer exists.” Eric Hoffer
רקע היסטורי • השגת מידע הייתה אתגר ועיבודו היה בעייתי. • תשתית העברת המידע ונתונים צרה. • מהירות תגובה איטית בשווקים (יחסית להיום).
המצב כיום • התפתחויות טכנולוגיות הוזילו איסוף ועיבוד מידע. • רשתות תקשורת וחברות מספקות מידע לכל דורש במחירים נמוכים ואף בחינם. • תחרות גבוהה בשווקים. תגובה מהירה – הכרח. • מיקוד התחרות עבר מתגובה על מידע לניצול ידע.
הבעיות עליהן עונה ניהול ידע • המצאה מחדש • מי יודע מה • בריחת ידע • איי ידע • בעיית שיתוף ידע
תועלות מניהול ידע יעילות חדשנות
סוגי ידע • ידע גלוי – ידע שתועד ו/או הופץ. • ידע חבוי – ידע שיש לפרט או לארגון אולם לא הופץ או תועד הגדרה נוספת: • הון אנושי – ידע שמצוי בזיכרון העובדים ושלא הופץ. • הון מבני – ידע שנשאר לאחר שעובדים עוזבים. • הון לקוח – מידע על לקוחות ויחסי לקוחות.
מקורות ידע • ידע נרכש – ממקור חיצוני לארגון. • הקצאת משאבים – לצורך יצירת ידע ייעודי (מו"פ). • היתוך/מיזוג ידע – מיזוג בין ידע של מומחים מדיסציפלינות שונות. • אימוץ והסתגלות – למצבים וטכנולוגיות חדשות. • רישות(Networking)– ידע הנוצר כאשר אנשים בעלי תחומי עניין דומים משתפים פעולה.
כלים לאיסוף ויישום ידע • כלי הערכה – רשימה של קריטריונים וקווים מנחים להערכת סיטואציה נתונה. • Best Practices – אימוץ תהליך שהוכח כיעיל. • לקחים שהופקו – יישום מסקנות מפעולות בעבר. • חברות שאינן מתחרות – ליקוט לקחים שהופקו מחברות בתחומים אחרים. • דפי זהב – מדריך הממפה מחלקות ויחידים ע"פ מומחיותם.
ניהול ידע וטכנולוגיה מערכות ניהול ידע דורשות תמיכה טכנולוגית מאסיבית המבוססת על שילוב של רשתות ותוכנות
טכנולוגיות לניהול ידע • טכנולוגיות ללכידת ידע–בינה מלאכותית. • טכנולוגיות לקטלוג (שיתוף) – תוכנות לשיתוף פעולה בקבוצות עבודה. • טכנולוגיות לעיבוד ידע – תוכנות המסייעות ל"עובדי ידע". • טכנולוגיות להפצת ידע – תוכנות משרדיות ומאגרי מידע.
ניהול אפקטיבי של ידע • מערכת לניהול ידע צריכה לספק למשתמשים מידע מדויק ובזמן. • דרישת המינימום ממערכת לניהול ידע היא שתספק מאגרי מידע. • דרישת המקסימום ממערכת לניהול ידע היא שתעזור למשתמשים לעשות שימוש בידע.
מיקוד מערכת ניהול ידע • מיהם המשתמשים? • מהם צרכיהם בעבודה עם מערכת ממוחשבת? • כיצד מתכננים מודול יחיד של תוכן המתאים למספר שימושים? (נדון בהמשך). • איך יוצרים שינוי ארגוני לקידום תהליכים של שיתוף בידע?
תיכון מערכת לניהול ידע התיכון כולל שתי רמות: • תיכון אסטרטגי • תיכון טקטי
תיכון אסטרטגי יכלול בתוכו חשיבה על תפקיד הידע בארגון. מודל תיכון אסטרטגי: • זהו והעריכו את תפקיד הידע בעסק שלכם. • זהו את נכסי הידע של החברה שלכם. • קבעו אלו נכסי ידע יוצרים ערך לארגון, ופתחו אסטרטגיה לניצול נכס זה. • שפרו את היעילות של עבודת הידע על-ידי זיהויה ועל-ידי מתן תמיכה לעבודה זו.
תיכון טקטי בנוי ממספר שלבים: • ניתוח– מפורט יותר מהניתוח האסטרטגי. • זיהוי מטרות – קביעת היעדים אותם רוצים להשיג. • זיהוי מקורות הידע – שיסייעו לנו להשיג את היעדים. • תיכון– תכנון מבנה המערכת וקביעת התכנים המוכלים בה. • בניית אבטיפוס – על מנת להבטיח התאמה מכסימלית לדרישות.
אחידות מידע וידע • שימוש בתוויות מוסכמות – הוצאה משימוש של מילים נרדפות או התאמתן (אידיאלי). • זיהוי הקשר השימוש– מאפשר למשתמשים מחלק אחד של הארגון ליצור קשרים עם מידע ורעיונות שהתפתחו בחלק אחר אפילו אם אין כל קשר בין שני החלקים. • יצירת תגים (Meta-Tags)–יצירת מפתח אחיד לפי נושאים ומיקום למאגר הידע.
אחידות מידע וידע - המשך • מיזוג של מאגרי נתונים דומים הוא צעד נכון, אך דורש שיתוף פעולה בין יחידות. • האתגר, אם כן, הוא לא ביצירת מאגר מידע אחד אלא בזיהוי כל מאגרי הנתונים בארגון ובעשיית קישור ביניהם.
תכנון נכון • ממוקדות– מיקוד חזק וברור. • הגיוניות– צריך לעבור את מבחן השכל הישר. • שימושיות– איתור קל ונוח של מידע. • גמישות – מבנה חזק וגמיש שישרוד שינויים ארגוניים. • שרות היררכיה של צרכים– מערכת אפקטיבית תבטיח כי העברת המידע תתרחש בזמן ולאנשים הנכונים.
תכנון נכון -המשך • הכלת רכיבים לא ממוחשבים, מכווני אנשים – מיפוי המומחים בארגון (זיהוי מי יודע מה), יצירה של תפקידי ידע חדשים ויצירת רשתות של עובדי ידע. • ישימות טכנית – מודעות ליכולות הטכנולוגיות הקיימות. • הכללת תוכנית הטמעה.
הפן האנושי שבניהול ידע • המשתמש הסופי במערכת הידע יהיה אדם. לכן נתחשב בפן האנושי בעת בניית מערכת הידע תוך התייחסות לפרופילי משתמשים שונים. • נדאג שהמערכת בבסיסה תדע לענות על צרכיהם של 3 משתמשים בעלי פרופילים שונים. • נשתדל להתאים את המערכת לאנשים ולא את האנשים למערכת.
הטמעת מערכת בארגון סיבות לאי שיתוף ידע: • כוחניות/פוליטיות. • סיבות שאינן כוחניות – חוסר זמן, משאבים. פיתרון: הטמעת ניהול הידע בתרבות הארגונית.
עקרונות ההטמעה • זיהוי התמריצים – והפרקטיקות בתרבויות הארגוניות שלנו שמקדמות אגירת ידע. • איזון של מומחיות – הדרכה של עובדים בתחומי מומחיות ולעודדם לשתף ידע. • מתן כלים ללכידת ידע המומחים– מערכות העוזרות למומחים לתעד ידע שברשותם. • לעודד קיומם של מומחים.
עקרונות ההטמעה - הארות • להתייחס ברגישות להצעות עובדים שאינן ישימות בשטח. זאת כדי למנוע מצב בו עובדים ימנעו מלהציע הצעות בעתיד. • תרבות של שיתוף ידע תצמח רק אם היא תקבל תמיכה רחבה בתוך הארגון. • לניהול ידע צריך מוביל (champion) פנימי.
תפירה המונית • ניהול ידע יתבטא בצורה הברורה והמובהקת שלו בתחום התפירה ההמונית. • מערכת ניהול ידע טובה צריכה ליצור מראה אחיד למידע שיכול להיתפס בצורות שונות ע"י אנשים מדיסציפלינות שונות.
תפירה המונית רעיון התפירה ההמונית הוא מערכת אחת אשר תציג את אותו המידע בצורות שונות בהתאם לפרופילי המשתמש. תפירה המונית של מידע מתרחשת כאשר קהל המשתמשים תופס את מוצר המידע כתפור במיוחד בשבילו, בעוד שמפתח המידע לא כתב גרסאות שונות של מידע עבור כל קהל יעד.
תפירת ידע - דוגמא מידע על מניות: • גרפים על פני תקופות שונות • שווי נוכחי ושיעורי שינוי • נתוני סיכון לפי מודלים שונים • רגרסיות שונות למעשה אנו מציגים את אותם נתונים, לאחר שעובדו באמצעות פונקציות שונות.
תכנון תפירה המונית • פיתוח הבנה מעמיקה של המטלות שמשתמשים רוצים לבצע באמצעות המידע ושל המצבים אשר מדרבנים אותם לפנות למערכת לניהול ידע. • הכנת כללים לשימוש בגרסאות שונות של מידע. • תכנון תקשור גנרי
טכנולוגיה לתפירה המונית • Database tools. • תוכנה ליצירת פרופילים. • תוכנת תיוג. • XML – (eXtensible Markup Language). • כלים לניהול תכנים. • כלים ל-single sourcing.
ניהול ידע חובק ארגון ניהול הידע נמצא בכל רובדי הארגון ומשפיע על כל מרכיביו. האחריות לקידום הפרויקט ולהפיכתו לדבר סטנדרטי בארגון ושגור בשגרת יומו אינה נופלת מכתפיו של איש. מדובר באנשי התשתיות, דרך אנשי הפיתוח ולבסוף עד כלל עובדי הארגון שאמורים בסופו של דבר להשתמש במערכת. אף אחד אינו נפסח.
טיפים נקודות חשובות במערכות לניהול ידע שכדאי לסקור אותן: • יצירת מוצרי מידע קטנים. • יצירת מערכות לימוד וניהול/שיפור ביצועים. • יצירת עיצוב ופישוט מערכות. • שינוי עדיפויות הדרכה.
טיפים - המשך • פיתוח חותמות איכות לתוכן. • הורדת רמת ההסתמכות על מבחני הדרכה כמדד לעובד ומעבר לבדיקת תרומתו באמצעות ודרך מערכות הידע הקיימות בארגון. • מיזוג דיסציפלינות קרובות. • הגדלת תלות והסתמכות בין הפרטים בארגון.
יישומים עיקריים של ניהול ידע סקר שנערך על-ידי קבוצת דלפי אודות יישומי ניהול ידע בחברות בעולם, מגלה כי חמשת הפרויקטים הנפוצים ביותר הם: • שיתוף בידע. • ניהול תכנים באינטראנט. • ניהול הנכסים האינטלקטואליים. • CRM. • מודיעין תחרותי.
דוגמא למערכת ניהול ידעBGplc תנאי פתיחה: • החברה נאלצה להקטין את מחלקת המו"פ לאחר הפרטתה ב-1997 מ-1800 ל-600 עובדים. • הדרישות ממחלקת המו"פ נשארו כשהיו – ביצוע מחקרים ופיתוח טכנולוגיות. • לחברה מאגר אדיר של ידע שנצבר לאורך השנים.
הקמת מערכת ניהול הידע שלBGplc • הוקמה רשת אינטראנט המאפשרת לעובדים לגשת לכל הידע שנצבר באמצעות דפדפני אינטרנט רגילים. • נסרקו וקוטלגו יותר מ-10,000 מסמכים שנאספו במשך 6 שנות מחקר. • מידע על טכנולוגיות, לקוחות ומתחרים הפך לנגיש. • הותקן מנוע חיפוש המחפש לפי הקשרים בכול מאגרי הידע שבידי החברה. • הותקנו כלי ניתוח וקישור למקורות מידע חיצוניים.
התוצאות מהשימוש במערכת • המערכת הפכה לשימושית לכל עובדי החברה. • חסכון משמעותי בזמן. • זיהוי אוטומטי של הזדמנויות עסקיות. • החברה מתכוונת למכור ידע שנוצר באמצעות המערכת.
פרויקט בואינג 777 התכנון בוצע ללא נייר כלל. כיצד? • יותר מ-200 צוותים השתתפו בפרויקט. • לכל צוות היה מגוון רחב של כישורים. • כל צוות היה אחראי לפיתוח או ייצור חלק אחר בפרויקט. • כל הצוותים והספקים קושרו למאגרי המידע של החברה.
סיכום ניהול ידע חשוב לארגון השואף להמשיך להצליח ולשרוד בסביבה התחרותית של ימינו. ניהול ידע מאפשר לעובדים לקבל החלטות שקולות ומושכלות יותר מאשר היה ניתן בעבר. ניהול ידע נכון יגדיל את פריון העובדים וישפר את יכולות הארגון מרמת הפרט ועד הקולקטיב.
