La mise en place du Règlement sur la diffusion de l’information

1. La mise en place du Règlement sur la diffusion de l’information Un travail d’équipe

2. ACCÈS À L’INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3. Cadre législatif • La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la Loi sur l’accès) • Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (Le Règlement sur la diffusion) • La Loi sur les archives

4. Responsabilités partagées • Secrétariat du Ministère • Traiter les demandes d’accès • Déclarer l’inventaire des fichiers de renseignements personnels • Maintenir un registre de communication, de collecte et d’utilisation de renseignements personnels • Direction de la gestion intégrée de l’information • Développer et mettre à jour des outils de gestion documentaire requis par la loi (plan de classification et calendrier de conservation) • Développer, déployer et maintenir un système de gestion intégrée des documents (GID)

5. MISE EN PLACE DU RÈGLEMENT SUR LA DIFFUSION

6. Les obligations du règlement • Diffuser dans le site Internet du Ministère les documents et renseignements visés à la section III du Règlement à compter du 29 novembre 2009 : • qui sont à jour; • ou qui n’ont pas atteint le statut semi-actif suivant le calendrier de conservation. • Insérer, dans les prochains rapports annuels de gestion, un bilan qui : • atteste la diffusion des documents visés dans le site Internet ministériel.

7. Exemples des documents ou renseignements à diffuser • La liste des noms et titres des membres du personnel de direction ou d’encadrement • Les études et les rapports de recherche et de statistiques produits par le Ministère ou pour son compte • L’inventaire de ses fichiers de renseignements personnels • Le plan de classification des documents • Le nom et les coordonnées du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels • Les renseignements relatifs aux contrats de plus de 25 000 $ que le Ministère a conclus.

8. Enjeux de la mise en place du règlement • Rejoindre les 50 directions du Ministère, dont 14 directions territoriales réparties à la grandeur de la province • Assurer la participation de plusieurs intervenants de chacune des directions • Rédacteurs • Répondants en accès et à la protection des renseignements personnels • Responsables Internet • Responsables de la gestion documentaire • Gestionnaires • Gérer efficacement les changements occasionnés par le Règlement • Assurer l’identification et la diffusion de tous les documents assujettis • Assurer l’Intégrité du document officiel et de l’information diffusée en format électronique

9. Mandat du projet • Élaborer une grille d’analyse des documents visés • Élaborer un processus de traitement des documents visés • Développer une page dédiée au Règlement sur la diffusion dans le site Internet du Ministère • Identifier et mettre en ligne des documents visés dans le site Internet du Ministère

10. Un travail collaboratif • Constitution d’un comité directeur pour le projet • Plusieurs partenaires impliqués dans le comité de projet : • Secrétariat du Ministère • Direction de la gestion intégrée de l’information (DGII) • Direction des communications (DC) • Direction des technologies de l’information (DTI) • Définition claire des rôles et responsabilités de chacun • Mise en place d’outils et de mécanismes de suivi • Réalisation d’un projet pilote avec les intervenants impliqués dans le processus

11. Processus de traitement des documents assujettis • 1. Prise en charge dès la création du document • Vérification préliminaire • Rédaction du document selon les normes et directives rédactionnelles en vigueur • Révision linguistique obligatoire • Production d’un document électronique officiel, unique et complet • Numérisation ou conversion en format PDF • Application des règles de gestion documentaire en vigueur quant au classement, à l’indexation et à la conservation • Intégration du document dans le système de gestion intégrée des documents du Ministère (Livelink)

12. Processus de traitement des documents assujettis • 2. Analyse de l’intérêt pour le public et de la confidentialité • Analyse de l’intérêt du public • Identification des éléments confidentiels • Possibilité d’élaguer les éléments confidentiels directement dans le document électronique • Utilisation d’Acrobat professionnel • Approbation de la diffusion par les autorités compétentes

13. Processus de traitement des documents assujettis • 3. Mise en ligne du document • Préparation du document pour le Web selon la Politique rédactionnelle du site Web du Ministère • Dépôt du document dans la Banque des publications ministérielles et diffusion sur le site Internet du Ministère

14. Processus de traitement des documents assujettis

15. Quelques réalisations • Production d’un inventaire complet des documents à diffuser • Réalisation d’une page Internet dédiée au Règlement et à l’Accès à l’information • Développement des applications spécifiques pour certaines catégories du Règlement • Banque des publications ministérielles • Système de registre des communications • Liste des cadres • Définition et implantation d’outils et de documentation de soutien (liste de référence, critères de l’intérêt pour l’information du public, etc.) • Sensibilisation et formation des principaux intervenants

16. Les suites • Mise en place des mécanismes et indicateurs pour le reddition de compte • Suivi de l’implantation • Poursuite de l’implantation de certains modules • Soutien et accompagnement aux utilisateurs • Arrimage avec la gestion intégrée des documents • Mise en place d’une chaîne de contribution (workflow) • Intégration entre Livelink et la Banque de publications ministérielles • Automatisation du retrait des documents selon leur délai de conservation

17. QUESTIONS ?