A jó időbeosztás

1. A jó időbeosztás A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!

2. Melyik időpontban tudunk legaktívabban dolgozni? • Ez emberenként változik. Pacsirta és bagoly típusok.

3. Az IDŐT nem tudjuk uralni, de a FELADATOKAT igen!

4. „Akár azt gondolod, hogy meg tudod csinálni-, akár azt, hogy nem: mindenképpen igazad van!” Azaz: a hozzáállás dönti el a sikerességet!

5. Hozzáállás Célok kitűzése Prioritások Analizálás Tervezés Ütemezés Megzavarások Értekezletek Papírmunka Munkamegosztás Halogatás KRITIKUS KATEGÓRIÁK ? ?  ? ? ? ? ? ? ?

6. Te melyik kategóriát tudod legjobban és legkevésbé uralni? Osztályozd magad az előző pontok alapján!

7. Hozzáállás A csüggedőnek mindig rossz napja van…, …a jókedvűnek pedig mindig ünnepe. Példabeszédek 15;15.

8. Egy rossz szokás megváltoztatásáhozlegalább 3 hét kell!

9. A rossz szokás megtörése • Ismerd fel a rossz szokást • Határozd meg az új szokást • Erősen kezd el a változást • Soha ne térj le a megkezdett útról • Kérj segítséget

10. Nemes dolog bizonyos dolgokat elkezdeni cselekedni… …de ugyanolyan nemes más dolgokat pedig nem megtenni. AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.

11. Abelső dolgokváltozást idéznek elő,akülsőkreagálásra, panaszra késztetnek

12. Vess el egy gondolatot, és egy cselekvést aratsz. • Vesd el a cselekvést, és egy szokást aratsz. • Vesd el aszokást, és egy jellemet aratsz. • Vesd el a jellemet, és meghatározod az életet.

13. Célkitűzések

14. CÉLKITŰZÉSEK • Napi • Heti • Havi • Évi

15. A CÉL legyen: • Pontos • Mérhető • Elérhető • Reális • Időben meghatározott

16. IDŐEGYENSÚLY • Isten? • Munka? • Család? • Egyéb? Mérlegeld a hasznot!

17. PRIORITÁSOK

18. HOGYAN HATÁROZZUK MEG A SORRENDET? Mit csinálok meg először ? • Amit szeretek • Amit tudok • Ami könnyű • Ami gyors • Amit már beütemeztem • Amit mások kérnek tőlem • Ami segít elérni a céljaimat • Aminek itt a határideje • Attól függ, ki kérte • Attól függ, mi lesz a következménye • A kérések beérkezésének sorrendjében

19. Nem az a fontos, amit csinálunk, hanem amit megcsináltunk.

21. Tanulj meg nemet mondani!Hogyan? • Hivatkozz az ütemtervedre! • Mondd meg a „nem” okát világosan! • Legyél becsületes, határozott! • Adj más lehetőségeket! • Önmagadnak is pontosítsd, hogy miért „nem”! • Ne érezd magad lekötelezve!

22. Tevékenységünk 80%-a20 %-ban eredményes… Miközben20%tevékenységhozza létreeredményeink 80%-át

23. Analizálás

24. Egyetlen problémát sem lehet megoldani addig, amíg pontosan meg nem határoztuk a problémát.

25. Feladatainkat 3 módon szemlélhetjük: • úgy gondolom, hogy ezt vagy azt cselekszem • mit kellene cselekednem • amit valójában megcselekszem

26. Tervezés

27. Ha elmulasztjuk a tervezést… …akkor egészen biztosan betervezzük a mulasztást

28. Tervezd meg a napodat, mielőtt elkezdenéd!

29. A tervezés 6 szempontja • várható eredmény • mit kell a célért tennem • minek van elsőbbsége • mennyi idő kell rá • ütemezés • a váratlan dolgok betervezése

30. Ütemezés

31. Tervezés:eldöntöm, hogy mit csinálok Ütemezés:átgondolom, hogy mikor csinálom

32. Atervezés egy szándék, azütemezés egy odaszánás!

33. MEGZAVARÁSOK

34. „BENÉZŐ” VENDÉGEK KEZELÉSE • Fontold meg a prioritásokat! • Fogd rövidre a látogatásokat! • A feladatra koncentrálj! • Találkozz irodán kívül! • Inkább te látogass! • Ha jól felkészülsz, időt spórolsz • Ne ülj szembe a nyitott ajtóval!

35. EGY „NYITOTT AJTÓ” MÓDSZER Akkor dolgozz, ha be tudod csukni az ajtót! Néha be kell csukni az ajtót ahhoz, hogy minőségi időd legyen.

36. A TELEFONÁLÁS ELLENŐRZÉSE • Beszélj röviden! • Használj időmérőt amikor telefonálsz! • Tudd befejezni! • Használj alternatívákat! (E-mail, SMS)

37. ÉRTEKEZLETEK

38. MEGBESZÉLÉSEK PROBLÉMÁI: • Nincs cél • Nem a megfelelő emberek vannak jelen • Félreérthető cél • Nincs ütemterv, napirend • Nem a napirendet követik • A résztvevők nincsenek felkészülve • Túl sok résztvevő • Késői kezdés, késői befejezés MEGOLDÁS:Határozott üléselnök

39. FIGYELMET IGÉNYLŐ, RÖVID ÜLÉSEK • Ebéd előtti találkozók • Reggeli közbeni megbeszélések • A résztvevők állva fogadása • Ne legyenek túl kényelmesek a székek • Állj fel, ha valaki belép!

40. PAPÍRMUNKA

41. A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI: • Nem hozunk döntéseket az ügy érkezésekor • Nincs válogatási / szűrési rendszerünk

42. MIT CSINÁLJUNK A PAPÍROKKAL? • Dobjuk ki! • Továbbítsuk! • Foglalkozzunk vele! • Halogassuk az ügyet…

43. AZ ÍRÁS PROBLÉMÁI • Perfekcionizmus • „Szószátyár” írás • Nincs terv • Nincs világos cél • Nem az olvasónak készült

44. „Ha több időm lenne, rövidebb levelet írnék…”

45. MUNKAMEGOSZTÁS

46. MIÉRT NEM OSZTJUK LE A FELADATOT? • Megállapodás / szerződés hiánya • Szabályok hiánya • Oktatás hiánya • Nem világos az instrukció • Bizalom hiánya • Önbizalom hiánya • Félelem, hogy hibát követek el • Tökéleteset szeretnénk • Szeretnénk, ha szeretnének… • Túlságosan szeretjük a munkát

47. A FELADATLEOSZTÁS SZINTJEI A leosztás előtt tisztázni kell, milyen szintű a feladat leosztása Függ a feladat nagyságától, az illető képességétől, tapasztalatától

48. NÖVEKVŐ SAJÁT FELELŐSSÉG • Megkapod a feladatot, de mindenben én döntök, • Javasolhatsz alternatívákat, de ezek közül én döntök, • Dönts, de várd meg a beleegyezésem, • Dönts, cselekedj, amíg azt nem mondom, hogy „nem”, • Dönts, cselekedj, jelentsd a végeredményt, • Dönts, cselekedj, csak akkor szólj, ha kell, • Dönts, cselekedj, visszajelzés nem szükséges.

49. MUNKACSOPORT TIPPEK • Példák • Megbeszélés • Ötletbörze

50. Halogatás