Agenda

1. Prefektmöte2009-10-14Samordnat IT-stöd vid LUJohnny Nilsson, PLBirgitta Lastow, bitr. PLAnders Sjöö, bitr. PL

2. Agenda • Inledning • Presentation av projektet • Bakgrund • Syfte och målsättning • Omfattning och arbetsgång • Projektplan • Pågående aktiviteter • Fika • Diskussion • Summering och avslutning

3. Uppdraget

4. Grundläggande definitioner

5. Varför samordning och detta projekt? • En snabbare förändringstakt på LU nu och framöver kräver en snabbare anpassning av IT-stödet till nya arbetssätt • Ökad rörlighet bland studenterna inom LU • Större samverkan mellan fakulteter och även mellan olika lärosäten • Nuvarande IT-miljö är väldigt spretig – gäller även gemensamma system • Högre krav på tillgänglighet på IT-tjänster - 24/7 Säkerställa att LU har ett effektivt IT-stöd som uppfyller forskningens, utbildningens och ledningens behov.

6. Exempel på förbättringsområden • Många olika LMS system • Mycket fragmenterad webbmiljö • Många olika och ibland bristfälliga IT-miljöer för studenterna • Identitetshanteringen ej tillräckligt flexibel och anpassad till behoven • Administrativa systemen ej tillräckligt användarvänliga eller samordnade • Bristfällig integration mellan olika system • LU utnyttjar inte sin storlek i inköpen

7. Projektets status och pågående aktiviteter 13 aug Rektor beslutar om genomförande enligt projektplanen juni-sep Workshop med IT-medarbetare sep Möte med respektive områdesledning sep Referensbesök på Göteborgs och Linköpings universitet okt Prefektmöten för information och diskussion okt-dec Behovskartläggning – besök vid varje institution nov-dec Möten med studenter, forskare och andra anv. grupper okt-nov Inventering av IT-infrastruktur, IT-system och IT-tjänster

8. RRVs granskning av informationssäkerheten Urval av frågor (totalt 25) från RRV till institutionsledare vid LU • 2. Enligt gällande föreskrifter för IT-säkerhet (2003) har prefekten ansvaret för IT-säkerheten vid respektive institution. Bedömer du att du har kunskap om vad detta ansvar innebär och vad som förväntas av dig? • Enligt gällande föreskrifter för IT-säkerhet (2003) ska säkerhetsplaner upprättas för varje dator, datorsystem och funktion/utrustning i kommunikationsnät där det är av vikt att driften inte störs. I denna ska ett antal olika delar ingå, bl.a. riskanalys. Har sådana säkerhetsplaner upprättats? …….. • Finns policydokument för informationssäkerhet på institutionen? (Vi tar gärna kopia på) • 11. Har institutionen en rutin för informationsklassning?  Har det gjorts någon riskanalys och klassning av den information som du/institutionen äger? • 12. Har institutionen beslutat/definierat vilka system som är verksamhetskritiska? • 14. Har institutionen en rutin för incidenthantering? • 20. Utvecklar institutionen (alt. LDC) egna system? Hur säkerställs att säkerhetsaspekten tas om hand vid utveckling? Finns rutiner som säkerställer test och godkännande av ändringar innan driftsättning?

9. Vanlig situation och önskad förändring Ny funktionalitet 8% Ny funktionalitet 45% Integration av nya applikationer till gamla system 25% Nya projekt Nya projekt Support och IT-drift (Infrastruktur & applikations- underhåll) 67% Integration 15% Support och IT-drift (Infrastruktur & applikations- underhåll) 40% Hantera befintligt Hantera befintligt Efter Före Procentsatserna är exempel från annan organisation

10. Vad omfattar projektet? Kalle Allt IT-stöd Inkl. speciella miljöer Projektet undersöker Lokala system, gemensamma system, support, bas-IT-tjänster, etc. Projektet har som uppgift att definiera denna gräns. Samordnade bas-IT-tjänster Förslag till samordnade bas-IT-tjänster

11. Projektorganisation

12. Styrgrupp • Marianne Granfelt, ordf • Ingemar Carlstedt • Karl Ageberg • PG Nilsson • Mats Tjernberg • Erik Bodin, LUS • Mats Cederwall, PO På bilden saknas Erik Bodin

13. Referensgrupp 1 - IT-ansvariga • Anders Kullberg, Natur • Colm Doyle, Medicin • Jörgen Norén, Ekonomi • Lars Olsson, Campus Hbg • Magnus Svensson, Juridik • Per Foreby, LTH

14. Referensgrupp 2 - Behov & beställning Kommer att bestå av: Prefekter / motsvarande ej utsedda ännu

15. Förslag på fokusgrupper – behov av IT-stöd Är detta rätt grupper? Vad har vi missat?

16. Effektmål • Enhetliga och standardiserade kriterier för en fungerande IT-infrastruktur, vilket leder till förbättrad funktionalitet, kvalitetsförbättringar, ökad säkerhet, effektivisering och en potential till besparingar. • Användarvänliga IT-tjänster som är väl anpassade till verksamhetens arbetssätt.  • En flexibel organisation som arbetar utifrån verksamhetens behov och som i nära samverkan med verksamheten kan delta i olika former av utvecklingsarbete. • Verksamheten styr behovet av förändrade IT-tjänster och en samordnad IT-organisation kan snabbare realisera dessa behov. • Tydlighet i hur IT-verksamheten leds, styrs och följs upp.

17. Leveransmål • Fungerande former för samverkan och utveckling av LUs IT-stöd • Fungerande organisation inkl IT-processer och styrning av IT • Utbud av samordnade IT-tjänster • Konsolideringsplan - vad ska konsolideras, när och till vilken kostnad

18. LUs vision, övergripande mål och strategier

19. Intressenter Lärare & Forskare Universitetsledning och Dekaner Studenter Prefekter och motsvar-ande Administra-törer Kansli- och Sektions-chefer Användare Ledning Samordnat IT-stöd vid LU Fackliga organisa-tioner IT-ansvariga Övriga IT IT-medarbet-are LUS & Kårerna Externa kunder LDC

20. Tidplan Aug-09 Okt-09 Jan-10 Apr-10 Jul-10 Okt-10 Jan-11 1. Kartlägg nuläge och behov 2. Definiera tjänster & arbetssätt 3. Roller och organisationsformer 4. Förbered ny organisation 5. Etablera arbetssätt och org Start av nya arbetssätt Beslut om vilka IT-tjänster LU:s verksamheter skall erbjudas Beslut om hur IT-verksamheten leds, styrs och följs upp Beslut om organisationsform

21. Behovskartläggning Mål: att kartlägga LUs behov av och visioner för IT-stödetI första hand kartlägga behov som är gemensammaWebb kartläggs inom webbprojektet • Kartläggningen pågår oktober – decemberBesök 1½ timme på varje institution inom LU • Relaterade aktiviteter: Workshoparna Inventeringen Pågår i fas 1

22. Inventering av IT-tjänster, system och IT-infrastruktur Mål: att skapa en överblick över nuläget med avseende på IT-tjänster och system samt IT-infrastruktur. En uppskattning av nuvarande IT-kostnader skall även genomföras. • Inventeringen sker genom att ett frågeformulär fylls i av IT-ansvariga i olika delar av verksamheten. • Relaterade aktiviteter: Behovskartläggningen Workshoparna Pågår i fas 1

23. Workshop för IT-medarbetare Syftet med workshopparna är att informera om projektet och att få en dialog om projektets mål och genomförande. • Genomfört 16 stycken workshops • Totalt har 210 medarbetare deltagit • Ca 60 grupper har arbetat med frågeställningarna • Har fått in totalt 953 svar (förslag), vilka finns på www.lu.se/samordnat-it-stod Genomfört

24. Framgångsfaktorer • Kommunikation / Dialog • Att ha LUs målsättningar i den strategiska planen som en bas • Projektet skall ha en öppen inställning och skapa delaktighet för alla IT-medarbetare • Ta till vara den samlade IT-kompetensen inom LU • Att våga se saker med nya ögon och inte fastna i gamla inställningar och förhållningssätt • Tillförsäkra verksamhetens och ledningens fulla stöd

25. Följ projektet via webbplatsen: Skicka synpunkter, idéer och frågor till: www.lu.se/samordnat-it-stod Samordnat-IT-stod@lu.se ... eller ring och prata med någon av oss i projektledningen

26. Frågor för kafét • Vilka farhågor har du inför projektet? • Vilka positiva resultat kan projektet föra med sig? • Vad är viktigt för projektet att tänka på?