Přednáška 2 Projektový management

1. Přednáška 2 Projektový management Investiční fáze

2. B. Investiční fáze Jmenování hlavního manažera projektu a projektového týmu Zpracování detailních implementačních plánů, pravomoci, zodpovědnosti, zdroje… Dispozice Zpracování detailní projektové dokumentace, výběrová řízení, kontrakty, financování, kontrolování

3. 1. Personální zajištění 1.1. Manažeři projektu • Jmenuje Top management • Hlavní manažer projektu – vybírán obvykle z kmenového projektového týmu • Účastnil se na předinvestiční fázi • Charakteristika manažera projektu • Plánovací schopnosti • Organizační • Koordinátor • Komunikační schopnosti

4. Členové projektového týmu • Stálí členové • Dočasní členové – přiděleni

5. 1.2. Organizační struktura projektového týmu • Maticová organizační struktura • Vhodná pro středně velké a paralelně organizované projekty • Náročná na komunikační a koordinační schopnosti • Dočasné fungování • Síťová struktura složena z AMEB – • Základ tvoří skupiny delegované pro řízení určitého výrobku apod.

6. Čistý projektový management

7. Maticová organizační struktura

8. 2. Plánovací proces • Zpracování plánu jako základ pro sledování • Průběhu projektu • Řešení odchylek • Čerpání financí • Plánovací proces sestává

9. Časové plánování Cíle a strategie Cíle (Proč?) Seznam činností Strategie Síťový graf Matice zodpovědnosti Čeho má být dosaženo? Osoby čin Co a kdo? Věcná dekompozice Kdy? Co? Seznam úkolů Schéma úkolů Organizační dekompozice Kdo? Schéma Popisy funkcí

10. Za kolik? Matice zodpovědnosti Plán zdrojů a nákladů Osoby Plány Histogramy čin Kdy? Co když? Časové plánování Plán rizik Seznam činností Druh, stupeň, opatření Síťový graf Čeho má být dosaženo?

11. 2. 1. Cíle a strategie • Prvním krokem plánovacího procesu je stručný popis cíle projektu definované v předinvestiční fázi 2. 2. Věcná dekompozice • Rozklad projektu na menší celky – pro lepší řízení a kontrolu • Seznam úkolů a určení logických návaznosti popř. • Určení klíčových činností • Schématické znázornění věcné dekompozice

12. Projekt A Etapa 1 Etapa 2 Blok 1 Blok 2 Skupina 2 Skupina 1 Úkol 1 Úkol 2

13. 2.3. Organizační dekompozice • Rozdělení projektových funkcí např. • Vedoucí etap • Vedoucí skupin • Projektanti úkolů • Správce databáze apod. • Vypracování popisu práce • Vymezení pravomocí a odpovědností

14. Organizační dekompozice projektu - schéma Popisy funkcí KDObude řešit úkoly, jaké bude mít pravomoci a zodpovědnost, s kým bude spolupracovat

15. Matice zodpovědnosti S – schvalovací pravomoc Ř – řídící zodpovědnost VP – věcná přímá zodpovědnost VS – věcná spoluřešitelská zodp.

16. Matice zodpovědnosti • Výsledkem jednání hlavního manažera projektu se členy projektového týmu a jejich liniovými vedoucími • Nejedná se o izolovaný, samoúčelný krok v plánovacím procesu • Podpůrný nástroj při organizační dekompozici projektu, případně nástrojem pro korekci, upřesnění věcné dekompozice

17. 2.4. Časové plánování • Sestavení seznamu činností s požadavky: • Logickou návaznost • Dobou jejich trvání • Seznam činností sestává z : • Označení činností – např. Čísly, abecedou • Popis činností - slovní popis např. • Plán 1. Etapy • Zajištění geologického průzkumu • Provedení geologického průzkumu • Příprava výběrového řízení

18. Návaznost na předchozí činnost • Doba trvání • Při tvorbě seznamu činností je nutné rozmyslet, které: • Činnosti musí být ukončeny dříve, než může daná činnost začít • Činnosti nemohou začít dříve, než daná činnost skončí • Činnosti mohou probíhat paralelně s danou činností

19. Síťový graf • Hranově orientovaný síťový graf • Znázornění činnosti se používá ohodnocené orientované hrany -šipkami • Uzly představují okamžik začátku a konce činnosti • Možné použit fiktivní ohodnocené hrany – fiktivní činnosti

20. Síťový graf • Uzlově orientovaný síťový graf • Znázornění činností - představují ohodnocené uzly • Orientované hrany představují závislosti mezi činnostmi • Nejrozšířenější způsob znázornění

21. Název činnosti O 1 4 • Hranově ohodnocený graf • Uzlově ohodnocený graf 1211 (30) 1212 (3)

22. 1 uzel hrana 2 ohodnocení hrany 2 6 9 4 5 4 3 3 Uzly a hrany síťového grafu

23. Pravidla pro tvorbu síťových grafů • Musí mít začátek (okamžik zahájení práce) a jediný konec • Všechny činnosti musí být propojeny • Činnosti musí postupovat jen jedním směrem • Časové údaje musí být u všech činností uvedeny ve stejných jednotkách • Složité činnosti (dílčí operace) mohou probíhat paralelně • Možno doplnit fiktivními činnostmi

24. Metoda CPM (Critical Path Method)- deterministická metoda • Rozložení složité činnosti do řady dílčích činností a vymezit uzlové body mezi jedn.činnostmi • Hranově definovaný síťový graf • Činnosti – dílčí aktivity které je třeba provést • Probíhají sériově • Paralelně - zde mohou existovat fiktivní činnosti (čas trvání je 0) • Uzly – okamžik zahájení či ukončení činností • Výchozí uzel je 0 a ostatní 1,2,3….

25. Vytvoření síťového grafu (strukturní diagram) • Věcnou a časovou návaznost mezi jedn.činnostmi • Získání základních časových hodnot • Vychází se z objemu prací a norem • U každé činnosti se určí: • Nejdříve možný začátek ti(0) • Nejdříve možný konec tj(0) = ti(0) + yij • Nejpozději nutný začátek ti(1) = tj(1) – yij • Nejpozději nutný konec tj(1) • Mezi body ti(0) a tj(1) jsou možné posuny činností

26. Na základě uvedených časových hodnot se stanoví • Kritická cesta a rezervy u těch činností, které neleží na kritické cestě • Kritická cesta je sled činností , které je nutno dodržet a které nemají žádnou časovou rezervu • Provedení analýzy kritické cesty • Možnosti zkrácení

27. Metoda PERT (Program Evalution and Review Technique– stochastická metoda • Cílem je dát objektivní podklady pro odhad pravděpodobností dodržení termínu složitých programů a projektu • Dobu trvání jednotlivých činností nelze přesně určit (existuje určitá pravděpodobnost) např. při řízení projektů, ve výzkumu a vývoji apod.

28. Postup stejný jako u CPM pouze rozdíl je: • Při plánování časového trvání (čas náhodná proměnná) • Čas nejpravděpodobnějšího trvání činností (m) (vyskytuje se nejčastěji – modus) • Čas nejkratšího trvání činností (a) (optimistický odhad) • Čas nejdelšího trvání činností (b) (pesimistický odhad) • Všechny tyto hodnoty jsou zatížený určitou chybou • Očekávaný čas trvání činností te – střední hodnota proměnné a spolu s rozptylem charakterizuje rozdělení náhodné proměnné • Rovněž se propočítávají časy nejdříve možný začátek(Te) a nejpozději nutný konec (TL)

29. Výpočet nejpravděpodobnější doby trvání to + 4tn + tp T = 6 Kde : to – optimistická délka trvání činnosti tn – normální tp - pesimistická

30. Ganttův diagram • (též harmonogram, úsečkový diagram) • Slouží ke kalendářnímu plánování • K evidenci plnění prací • Každá činnost dva a více řádků – plán a skutečnost

32. Metoda RAMPS • Řeší jak časové plánování tak rozmisťování zdrojů • Vychází z celkového objemu zdrojů

33. 2.5. Plán zdrojů a nákladů • Využití Ganttova diagramu • Význam: • Umožňuje včasnou přípravu (naplánování) potřebných zdrojů z hlediska počtu i odbornosti • Ukáže nesrovnalosti, například využití téhož zdroje na více úkolech ve stejnou dobu • Umožňuje přeřazení úkolů mezi zdroji • Umožňuje včasné naplánování přesčasové práce nebo zapojení externích zdrojů a tím včasné zajištění finančních prostředků • Pomáhá k předvídání rizik

34. 2.6. Plán rizik • Vypracování reakce na rizikové události Pojem „Riziko“ • Možnost vzniku události s výsledkem odchylným od cíle s určitou objektivní pravděpodobností (statistickou či matematickou)

35. Řízení rizik • Projektové řízení chápe riziko z 2 pohledu: • Negativní – ohrožení – nejistota stavu • Pozitivní – příležitost

36. Členění rizik • Záměrné riziko – spekulativní (hazardní hry, spekulace na burze • Čisté riziko – náhodné , má dvě stránky • Objektivní – nezávislé na lidech • Subjektivní – závislé na činnosti lidí

37. Riziko • Příčiny vzniku rizik jsou dvojího charakteru • Předvídatelné a ovlivnitelné - např. finance, čas, nižší zkušenosti projektantů • Preventivními opatřeními je nutné je eliminovat nebo úplně vyloučit • Neovlivnitelné – změna politických podmínek, makroekonomická situace, legislativa apod.

38. Analýza rizik projektu Metody analýzy rizik projektu - dvě skupiny: • Analýza rizik produktu projektu tzn. Výstup projektu – analýza zde závisí na oblasti projektu např. nové technologie potravin – změna norem • Analýza rizik řízení projektu – např. skluzy v dodávkách, zvyšování cen vstupů, organizační problémy apod.

39. Metody řízení rizik Metoda RIPRAN ( Risk Project Analysis): 4 kroky • Identifikace nebezpečí projektu • Kvantifikace rizika • Reakce na rizika • Celkové posouzení rizika projektů

40. Metoda RIPRAN • Krok 1 • Sestavení seznamu rizik • Ve formě tabulek např. • Hrozba - výskyt prasečí chřipky • Důsledky – onemocní 50% populace nebo 10% zaměstnanců v firmě

41. Metoda RIPRAN – krok 2 • Kvantifikace rizika • Dopad na realizaci projektu • Hodnotové vyčíslení – v Kč nebo slovně např. • Vysoká hodnota rizika – ohrožení splnění termínu • Střední hodnota rizika - • Nízká hodnota rizika

42. Metoda RIPRAN – krok 3 • Sestavení opatření – eliminace rizik na akceptovatelnou úroveň • Např. očkování proti chřipce – 10000Kč jedna vakcína • Termín – únor

43. Metoda RIPRAN – krok 4 • Posouzení celkové hodnoty rizika na projekt a rozhodnutí: • Zda pokračovat • Nebo zastavit projekt

44. 3. Detailní projektová dokumentace • Zadání a vypracování projektu • Zpracování realizační dokumentace projektu odpovídající: • Splňoval požadavky zákonů, norem např. hygienickým, bezpečnostním apod. • Dokumentace umožnila plnou realizaci projektu • Umožnila splnění dodávek výrobků, prací služeb • Umožnila provedení kolaudace • Sloužila investorovi k užívání

45. Výběrové řízení a nákupy • Výběr projektanta • Výběr dodavatelů prací, strojů a zařízení • Vstup do závazkových vztahů – právní povědomí (právník členem projektového týmu) • Soukromoprávní vztahy • občanský zákoník (norma základní) • obchodní zákoník (norma speciální) • Zákon o veřejných zakázkách (zákon č 137/2006 Sb.)

46. Zákon o veřejných zakázkách • Postupy při zadávaní veřejných zakázek • Soutěž o návrh • Dohled nad dodržováním tohoto zákona • Podmínky vedení a funkce seznamu kvalifikovaných dodavatelů a systému certifikovaných dodavatelů

47. Základní pojmy • Zadavatel: • Česká republika (Zákon 219/200Sb., o majetku České republiky • Státní příspěvková organizace • Územní samosprávný celek nebo příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek • Jiná právnická osoba • Dotovaný zadavatel (PO a FO zadávající zakázku dotovanou z více než 50% poskytnutých veřejným zadavatelem

48. Druhy zadávacího řízení • Otevřené řízení (§27) • Užší řízení(§28) • Jednací řízení s uveřejněním (§29) • Jednací řízení bez uveřejnění (§34) • Soutěžní dialog (§35) • Zjednodušené podlimitní řízení (§38)

49. Smlouvy v souvislosti s realizací projektu: • Smlouva o uzavření budoucí smlouvy • §§289-292 • Kupní smlouva • §§409-470 • Smlouva o dílo • §§536-565 • Smlouva o koupi najaté věci • §§489-496 • Licenční smlouva k předmětům průmyslového vlastnictví • §§508-515 Občanský zákoník • Mandátní smlouva • §§566-576

50. Financování • Plánovat finance pro realizaci projektu • Uvolnění financí • Kontrola hospodaření