主持人：李 金 振 校長 主講人：陳 金 雄 教授 時間： 100 年 3 月 30 日 ( 四 )11:00-12:20 地點： 黃進益會議廳

1. 國立金門大學行政會議　專題講座 講題：公文、應用文寫作 　　　 　暨提升行政效能 　　主持人：李 金 振 校長 　　主講人：陳 金 雄 教授 時間：100年3月30日(四)11:00-12:20 地點：黃進益會議廳

2. 主講人資歷(任教46年，含公立38.5年、私立7.5年)主講人資歷(任教46年，含公立38.5年、私立7.5年) • 民70-89年國立成功大學中文系教授19年， • 並兼總務長(70)、夜間部主任兼代中文系主 • 任(73)、主任秘書(75)、附工校務主任(77) • 民80.8-82.1行政院國科會研究員兼機要工 • 作小組召集人、兼太空計畫室主任秘書 • 民82.2-8行政院科技顧問組研究員兼秘書 • 民85.7-87.2教育部主任秘書(吳京部長任內) • 民87-91國立僑大先修班 班主任(校長)4年 • 民91.2-7立德管理學院教授兼主秘半年 • 民91-94樹人醫護管理專校 校長3年，並兼 • 私立技職院校(校長)協進會常務監事；兼董 • 事(94年迄今)，講座教授(96.2-98.7)二年半 • 　，兼任教授(98.8迄今) • 民92年獲教育部(服務40年)資深優良教師獎 • 民94-95文化大學中文系教授兼主秘一年 • 民95.8.2獲教育部頒贈教育文化獎章 • 民95-96崑山科大教授兼主任秘書半年 • 教育部大學評鑑委員(93、100學年)、技術 • 學院評鑑委員(96、97學年) • 財團法人吳 京文教基金會董事(87迄今)、 • 董事長(97.1-97.7) • 民28年(1939)生於高雄縣梓官鄉農家 • 民41年梓官國小畢業（考取雄中、雄工、 • 　附工；97年膺選母校百週年校慶籌委會主委) • 民44年省立工學院附工電機科畢業(98年膺 • 　選首屆傑出校友) • 民47年省立台南高工電工科畢業(87年膺選 • 　第3屆傑出校友) • 民48年台南師範(南大)特師科畢業(51年保 • 送師大；80年膺選第4屆傑出校友；98.11膺 • 選南師畢業50週年校友會總召集人) • 民48-51年高縣梓官國小升學班教師3年 • 民55年台灣師大國文系畢業(文學院代表； • 90年膺選首屆傑出校友) • 民55-60年中學教師5年(55-56左營高中、 • 56-57陸軍第二士校預官、57-60國光中學) • 民60-70年高雄工專(國立高雄應用科大前 • 身)10年，助教兼校長室秘書(60)、講師兼 • 總務主任(63)、副教授兼夜間部主任(69) • 、教授(69-70借調教育部科技顧問室秘書) • 民69.9膺選高雄市改制首屆特殊優良教師

3. 前言 • 公文是一種最重要的應用文，也可說是機關團體無形的門面；而應用文是待人接物、因應世事、拓展人生願景的利器，值得力學精進，止於至善。 • 優質的公文，必須格式正確，文字簡、淺、明、確，措辭謙誠懇切，足以充分達成行文的目的。 • 優異的公文、應用文寫作，是培訓健全承辦人或幕僚的基本功，也是培植卓越首長或主管的領導秘笈。 3

4. 內容綱要 • 應用文 • 公文寫作 • 辨文類、曉用途 • 明結構、知取捨 • 序倫常、熟術語 • 謹稱人、記抬頭 • 慎自稱、詳側書 • 遵用字、究意涵 4

5. 何謂應用文 凡人與人之間，各級政府間，政府與（法人）團體間，事業機構間，或個人與政府、（法人）團體、事業機構間 ，為處理公、私事務，表達情愫、 意思、期望…等所使用具備一定形式或約定成俗之有組織之文字（文章） ，而為彼此所共同依循，並據以撰作、運用之文體。 5

6. 應用文必備的條件 一、對象： • 個人與個人（政府、團體） • （政府與政府）個人與團體 • 團體與團體 二、內涵： • 處理公務或私事 三、形式： • 依據政府規定（具備彼此共同依循）或約定俗成之格式 6

7. 應用文的種類 • 公文 • 契約 • 規章 • 會議文書 • 書信 • 便條 • 名片 • 電報（代電） • 柬帖 廣告 啟事 對聯 題辭 慶賀文 祭弔文 標語 簡報 演講辭 文告 條（單）據 傳真 信用狀與存證信函 書狀 感謝狀 自傳 履歷表 企畫文書 7

8. 應用文寫作之六要項 • 辨文類、曉用途 • 明結構、知取捨 • 序倫常、熟術語 • 謹稱人、記抬頭 • 慎自稱、詳側書 • 遵用字、究意涵 8

9. 一、辨文類、曉用途(之一) 公文分類：(＜公文程式條例＞民國17、41、61、62、82、 93、96年公布) (橫式公文自94.1.1實施) (一)令：公布法律、任免、獎懲官員、總統、軍事機關、部隊發布命令時用之 (二)呈：對總統有所呈請或報告時使用 (三)咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之 (四)函：各機關處理公務 • 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復 • 下級機關對上級機關有所請求或報告 • 同級機關或不相隸屬機關間行文 • 民眾與機關間之申請及答復 (五)公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用 (六)其他公文： 1.書函5.簽9.證明書 13.紀錄 2.開會通知單6.報告 10.證書或執照 14.節略 3.公務電話紀錄 7.箋函或便箋11.契約書 15.說帖 4.手令或手諭 8.聘書 12.提案 16.定型化表單 9

10. 一、辨文類、曉用途(之二) (一)公文處理時程 1.最速件：1日 2.速件：3日 3.普通件：6日 4.限期公文：依限辦理 (二)公文夾顏色 1.紅色：用於最速件 2.藍色：用於速件 3.白色：用於普通件 4.黃色：用於機密件 • (三)公文會簽、會核時限 1.最速件：1小時 2.速件：2小時 3.普通件：4小時 4.會簽、會核應依序送會， 請勿遺漏而逕送秘書室， 以免耽誤時間。 10

11. 二、明結構、知取捨(之一)：函的結構 (一)發文機關 (二)機關地址及傳真、 承辦人電話 (三)受文者 (四)發文日期 (五)發文字號 (六)速別 (七)密等及解密條件或保密期限 (八)附件 (九)本文： 1.一段式：主旨 2.二段式：主旨、說明（或經過、原因） 3.三段式：主旨、說明、辦法（或建議、請求、擬辦、核示事項） (十)正本 (十一)副本 (十二)蓋章戳 11

12. (一) (二) (三) (四) (五) (十) (六) (七) (十一) (八) (九)本文 (十二)蓋章戳 三~六項省略

13. 二、明結構、知取捨(之二)：函的結構 （一）每個段名不冠數字(項次)，段名下則須加冒號「 ： 」 （二）主旨： 1.為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要 2.主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫 3.案情簡單可用「主旨」一段完成者，不必硬性分割為二段（主旨、說明）、三段（主旨、說明、辦法） 13

14. 二、明結構、知取捨(之三)：函的結構 （三）在「說明：」段名中： 1.如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫。 2.每行文字均不可高於冒號。 3.如分項條列，應另列（行）縮格書寫。 4.項次寫法：一、二、三、……(一、應與說明之「明」並列) （一）（二）（三） …… １、２、３、 …… （１）（２）（３）…… 5.「說明：」可改用「經過」、「原因」 等名稱。 6.說明項之一應敘明依據之單位、日期與文號，三者不可缺一。 7.說明項之內容在於說明本件公文之依據、發文理由或 附件項目。 （四）「辦法：」段名：可因內容改用「建議」、「請求」、 「擬辦」、「核示事項」 等名稱。其內容在提示如何規 劃、執行、考核。 14

15. 二、明結構、知取捨(之四)：公告的結構 （一）三段式：主旨、依據、公告事項（或說明） （二）主旨：公告…… （三）各段寫法與函之結構略同。惟僅「依據」，引據法規條文或機關來函，非必要不敘來文日期、字號 15

16. 三、序倫常、熟術語（之一） (一)引敍語 1.起首引敍(儘量少用) (1)對上級機關或首長：奉 (2)對平行機關或首長：准(或接) (3)對下行機關或首長：據(或接) 2.引敍結語 (1)對上級機關或首長：奉悉 (2)對平行機關或首長：敬悉、悉 (3)對下行機關或首長：已悉 3.表明依據 (1)對直屬上級機關：遵照 (2)其他各級機關：依照、根據 4.二度敘及 (1)上級機關：諒蒙　鈞察 (2)對平行或下級機關：諒達、 計達 現行公文用語表(公文寫作的五把鑰匙之一) 16

17. 三、序倫常、熟術語（之二） (二)經辦語 對直屬上級機關或首長：遵經、遵即其他各級機關：業經、旋經、迭經、均經、經已 (三)准駁語 1.准語 (1)對下級機關或首長：應予照准、准予照辦、准予（同意）備查 (2)對平行機關：敬表同意、同意照辦 2.駁語 (1)對下級機關或首長：恕難照准、應予免議、應予緩議、應毋庸議、應予駁回 (2)對平行機關：恕難同意、無法照辦、歉(礙)難同意 17

18. 三、序倫常、熟術語（之三） (四)期望或目的語 1.一般公文 (1)對上級機關或首長：請　鑒核（函報部、會）、請　核示（校內簽稿）、請　鑒察 (2)對平行機關：請　查照、請　察照、請　查照辦理、請　查核辦理、請　惠予辦理 (3)對下行機關：希　查照、希　照辦、希　切實辦理 (4)「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改為「請」 備註：公文用語「查照」為「知悉」之意；又有「查察按照」之意， 如「查照辦 理」之意。 18

19. 三、序倫常、熟術語（之四） 2.要求函復 (1)對平行機關：請　查照見復、請　查照辦理見復、請　查明見復、請　惠復 (2)對下行機關：希　辦理見復 3.要求轉知 (1)對平行機關：請　查照轉告 (2)對下行機關：希　查照轉告、希　轉行照辦 4.要求備查 (1)對上級機關或首長：請　鑒核備查、請　核備 (2)對平行機關：請　查照備案 19

20. 三、序倫常、熟術語（之五） (五)抄送語(有副本或抄件時用) 1.對上級機關或首長：抄陳 2.對平行機關、單位或人員：抄送 3.對下行機關或人員：抄發 (六)附送語(有附件時用) 1.對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳 2.對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送 (七)結束語 1.對總統簽末用：謹呈 2.對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳 3.便條、便箋用：此致、此上 備註：詳細用語表如附錄（三） 20

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25. 四、謹稱人、記抬頭（之一） 口訣：家大、舍小、令他人 (一)直接稱謂語 1.對機關、團體 (1)鈞 (2)大 (3)貴 2.對人 (1)鈞長、鈞座 (2)貴 (3)台端 (4)先生、女士、君 (二)間接稱謂語 1.對機關、團體：該，如：該部 2.對人： (1)用職稱 (2)先生、 女士、君 25

26. 四、謹稱人、記抬頭（之二） • 挪抬（空一格）： • 用鈞、大、貴，稱機關或長官 • 用「台端」稱人民 • 對上級機關及平行機關所使用的期望語 • 上級機關「請」下級機關處理公務的客氣用語 • 平抬（另起一行）： • 在簽或報告之末要「謹呈」總統，或「敬陳」各級行政首長 26

27. 四、謹稱人、記抬頭（之三） • 不可行行吊腳：宜採平抬（另起一行）、挪抬（空一格）互用 • 抬前不抬後：「金振校長吾兄道鑒：」 （對方名字已頂格書寫，以示尊敬，其下稱呼可免再抬頭；不必　金振校長吾 兄道鑒：） • 抬人不抬己：吾 師、吾 兄 （不寫成 吾師、 吾兄） • 行底不成抬：在行底添、減字，俾顯出另行抬頭 • 抬頭不拆行：逢人姓名或稱呼，絕不可拆置兩行 27

28. 五、慎自稱、詳側書 • 敬側：李校長金振：只能側書名字、不可　　 側書職稱。 • 謙側：字體寫小偏右：如舍、愚、晚、後、拙、敝 • 前側後不側：小兒高祥、敝校、拙作《海水正藍》 • 謙側不當頭：謙側不宜寫在每行之頂格 • 生側死不側：習俗死者為大，原於生時應側書 者，死後可免 • 謙側不拆行：謙側用語，宜避拆行書寫 28

29. 六、遵用字、究意涵 • 對於規章用語之意涵、法律用字與用語的統一，都有明確規範 • 書寫之際，詳究用語意涵，庶免一字之差，謬以千里，損及應有權益，後悔莫及 • 答復（非覆） • 切（非確）實 • 鑒（非鑑）核 • 提升（非昇） • 抬（非擡）頭 • 東床（非牀）（依《常用國字標準字體表》有「床」字，說明：或作「牀」 ） • 坐落(非座) ※備註：依教育部87.2編「國字標準字體楷書母稿」舉例 29

30. 法律統一用字表45例(立法院62.3.13院會認可) (公文寫作的五把鑰匙之二)

31. 法律統一用字簡要複習(舉9例)

32. 法律統一用語表15例(立法院62.3.13院會認可)(公文寫作的五把鑰匙之三)法律統一用語表15例(立法院62.3.13院會認可)(公文寫作的五把鑰匙之三) ㄏㄨㄢˊ 32

33. 數字用法舉例一覽表(行政院秘書處99.03《文書處理手冊》第5版)摘要舉例 (公文寫作的五把鑰匙之四) • 依橫式公文推動方案，自94年1月1日全面適用 • 數字用語具一般數字意義或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字 • 數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字 • 代號、序數、電話：M123456789、93年7月8日 • 描述性用語：一律、一致性、一流大學、第二專長 • 專有名詞：九九峰、五南書局、三國演義 • 慣用語：星期一、週二、十分之一、二百多人 • 法規條項款目：事管規則共分15編、415條條文 • 法規制訂、修正及廢止：財產管理第五十點、第五十一點，並自中華民國九十三年二月十六日生效 • 百分比、金額、人數：80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人 33

35. 標點符號用法表(公文寫作的五把鑰匙之五) 一、依行政院99.1.22修正版《文書處理手冊》，公布公文寫作 標點符號，計有11種： 1.句號 。 2.點號 ， 3.頓號 、 4.分號 ； 5.冒號 ： 6.問號 ？ 7.驚嘆號 ！ 8.引號 「」『』 9.夾注號 ：（　） 10.破折號 ── 11.刪節號 …… 二、依97.12教育部國語推行委員會編著《重訂標點符號手冊》修訂版 計有15種，其中三種各有甲、乙兩式。 1.句號 。 2.逗號 ， 3.頓號 、 4.分號 ； 5.冒號 ： 6.問號 ？ 7.驚嘆號 ！ 8.引號 「」『』 9.夾注號 ：（　） 10.破折號 ── 11.連接號—　～ 12.刪節號 ……13.專名號 ____ 14.書名號：《》〈〉15.間隔號 ． 三、口訣：句、逗、頓、分、冒 ， 問、驚、引、夾、破 ； 連接、刪節啊 ， 專、 書、間隔號 。

36. 直式信封 明信片 金門縣金寧鄉大學路1號 國立金門大學 秘書室 崔 秘 書 春華收 信封之啟封詞舉例： 福啟：對祖父母輩 安啟：對父母親輩 道啟：師長、學術界 鈞啟：長官、首長 賜啟：對一般長輩 勛啟：對有公務的平輩 文啟：對文教業的平輩 台啟：對一般平輩 大啟：對一般平輩 收啟：對晚輩 備註：對長輩不可用「敬啟」或「尊啟」 (似乎要長輩恭敬的拆開發信人的書信，是極不妥當的) 8 9 2 － 5 0 貼郵票處 8 9 2 － 5 0 李 校 長 金 振 鈞啟 金門縣金寧鄉大學路1號 國立金門大學 台中市南屯區向上路二段 號 陳○○ 緘 （或謹緘） 信封之緘封詞： 緘：把信封封起來，對長輩用謹緘，其他單用緘 199 4 0 8 － 6 7 36

37. 國內郵件橫式信封 貼郵票處 37

38. 國際郵件橫式信封 貼郵票處 38

39. 　　拜訪名片 正 面 背 面 • 　大洋貿易公司總經理 • 弟 彭 森 郎 希祖 拜上 • 留陳 • 邱主任秘書垂正吾兄 • 臺北市師大路93巷3號2樓 • 電話：（○二）二三五一︱二三二八 • 來訪未遇，悵甚。茲有要事奉商，擬明晚 • 八時再度趨訪，請 遲(候)我為感。此上 • 邱主任秘書垂正吾兄 • 名 正 肅（對上級、長輩） • 名 正 具（對平輩、晚輩） 100. 3. 30 39

40. 介紹教職名片 正 面 背 面 • 　國立中興大學教授 • 弟 文　匡　邦再拜 • 　謁陳 • 新竹女中　　　 臺北市龍泉街84號 • 孟校長 　　　　　電話：（○二）二三五一︱二三二八 • 茲有舍親張祜美君，今夏畢業臺灣大學中 • 文系，有志從事教育工作，特介趨 • 謁，請 • 賜延見，並進而教之為禱。此陳 • 孟校長 • 名 正 肅（對上級、長輩） 100. 3. 30 40

41. 附 錄一 一、奉獻教育志業之人生觀： 　　（一）求生求榮 　　（二）愛家愛國 　　（三）利人利己 二、奉獻教育志業之服務觀： 　　（一）負責盡職 　　（二）突破創新 　　（三）妥處危機 三、奉行教改理想： 　　（一）學生：快樂學習、適性發展 　　（二）教師：快樂教學、因材施教 　　（三）主管、職工：快樂服務、適才適任 四、期勉後進開創人生願景： 　　（一）專業、通識並進 　　（二）感情、理智調和 　　（三）個人、團體雙贏 41

42. 附錄二 省思教育名言： • 學不厭，教不倦；因材施教、有教無類─至聖先師孔子(551B.C.-479B.C.) • 教育之道無它，愛與榜樣而已－德.福祿貝爾(1782-1852) • 無私的教育愛─貧民的救濟者、孤兒之父－瑞士.裴斯塔洛齊(1746-1827) • 學校即社會，教育即生活－美.杜威John Dewey (1859-1952) • 偉大的生活，都有無趣的階段－英.勃特蘭德．羅素 ( Bertrand Russell , 1872-1970 ) • 教育的根是苦的，教育的果是甜的─朱匯森部長(1911-2006) • 教師「以己昭昭，使人昭昭」-程發軔教授(台師大前國文系主任) • 鐵肩擔教育，笑臉迎學生－2004年杜正勝部長榮任賀詞 • 教育是培養學生終身學習的能力，開發潛能的能力，解決問題的能力。－林清江部長(1940-1999) • 如果你領悟到你的每一位學生都很可愛，你無疑是一位極優良而且極成功的教師。－石再添教授(南師、師大學長、師長) • 珍惜師生緣，發揚教育愛，為國家開創更宏闊美好的明天。－陳金雄校長92年教師節資深優良教師表揚大會獻詞

43. 附錄三－現行公文用語表

44. 報告完畢 敬請指教