تجزیه و تحلیل شغل (J.A.)

1. تجزیه و تحلیل شغل (J.A.) • Definitions • Step of J.A. • Methods of J.A. • Setting of Job Description (J.D.) and Job Specification (J.S.) • J.A. of management and supervisory • Which method of J.A. is better • Applications of J.A.

2. تعریف سازمان : یک سیستم اجتماعی است که در آن گروهـــی از افراد برای رسیدن به اهداف مشترک و از پیش تعیین شده آگــاهـانــه و بطور منظم مشارکت میکنند ، لازم بذکر است که سازمان زمانی تشکیل میشود که رسیدن به هدف از عهده یک نفر بر نمی آید . تعریف شغل : عبارتست از وظایف از پیش تعیین شده که توســـط واحـد ستادی منابع انسانی ارزیابی و سطح حقوق خاصی برای آن در نظر گرفته می شود . طراحی شغل : عبارتست از تعیین و در کنار هم قرار دادن وظایفی که بصورت یک واحــد کاری میتواند توسـط فــردی با مهارتـهای خاصی انجـــام گیرد و پاسخگوی بخشی از نیازهای سازمان باشد .

3. شیوه های طراحی شغل : 1- روش مهندسی صنایع : تحت عنوان روش مدیریت علمی ازآن یاد شده است . 2- روش ارگونومیک : (Ergonomic) مسائل زیست شناسی و روان شناسی نیز در آن لحاظ شده است . 3- روش سیستمی 4- روش انگیزشی قابل انعطاف تعریف J.A. : 1) به زبان ساده ”جمع آوری اطلاعات لازم در مورد یک شغل“

4. 2) J.A.فراینـــدی است کـه از طــریق آن ماهیت و ویـژگیهـای هریک از مشاغل در سازمان بررسی می شود و در مورد آنها اطلاعات کافی جمع آوری و گزارش می شود . بـا J.A.معـلوم میشود کــه هـر شغــل چـه وظایفــی را شــامــل میشـود و برای احراز آن چـه مهـارتهایی و توانــایی لازم است . مراحل تجزیه و تحلیل شغل : 1- بررسی کلی سازمان بمنظور مطابقت مشاغل با اهداف کلی سازمان 2- تعیین اینکه اطلاعات بدست آمده از J.A. چگونه استفاده خواهد شد 3- انتخاب نمـونه هایی از مشاغـل بـرای مطالعـه و تجـزیه و تحلیل آن 4- کسب اطلاعات لازم با استفاده از روشهای مختلف 5- تنظیم J.D.

5. 6- تنظیم J.S. 7- طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در شش مرحله قبل بدست آمده است 8- ارزیابی طــراحی شغــل و انجـــام دادن اصلاحات لازم در صـــورت نیــاز روشهای تجزیه و تحلیل شغل : 1- روش مشاهده مستقیم (Direct Observation) ســاده ترین روش است و بیشتـر در مـورد مشــاغــل خیلی و تکراری قابل استفاده می باشد . 2- روش عملکردی (Job Performance) مستقیما در شغل دخالت میکند و تجربه و اطلاعات کسب میکند.

6. 3- روش مصاحبه (Interview Method) تحلیل گر با کسانی که در آن شغـل توانمند هستند ارتباط برقرار میکند و با روش مصاحبه باز یا بسته صورت میگیرد . 4- روش وقايع حساس (Critical Incident) این روش بــا روش مصـــاحبه ای با هــم صـورت میگردد و از شاغلین یک شغــل خـواسته می شــود کـه وظایف مهم و وقــایع حساس شغلشان را ثبت کنند و ارائه دهند . 5- روش پرسشنامه ای (Questionnaire Method) این نوع پرسشنامه جنبه رفتاری شغل را تجزیه و تحلیل مینماید و شامل 194 سوال عینی وقضایی میباشد . هیچکدام از روشهای فوق بر دیگری ارجحیت ندارد .

7. تجزیه و تحلیل مشاغل مدیریتی و سرپرستی تجــزیه و تحلیل مشاغـل مدیریتی و سرپرستی بــر خلاف مشاغل اجرایی از دشواریهای خاصی برخوردار است و دلیل آن عبارتست از : 1- مدیران تمایل به تنظیم محتوای شغـــل و شیــــوه مدیریت خــود ندارند 2- بررسـی عملکــرد و وظایف مــدیر در طــول یک هفته یا روز کاری سخت و در بعضی موارد غیر ممکن است - بعلت دشواریهای ذکر شده تجزیه و تحلیل مشاغل مدیریتی در سطــح مدیران استراتژیک تقریبا غیر ممکن است ولـی در مـورد مدیــران رده پائین تر در روش وجود دارد که عبارتند از : 1- پرسشنامه توصیف پست مدیریت (MPDQ)که شامـل 197 سوال میباشد و با نگرش رفتـــاری بمنظــور تـوصیف ، مقایسه ، طبقه بندی و ارزیابی شغل مدیران طراحی شده است .

8. 2- پرسشنامه توصیف پست سرپرستی (STDQ)که 100 نـــوع فعالیت سرپرست را در 7 حوزه ی کار با زیــر دست ، سازمانـدهی کــار زیر دست ، برنــامه ریزی کــار، حفــظ ضــوابط کیفیت و کارایی ، ایمنی و نظافت محل کار، نگهداری ماشین آلات ، تنظیم و جمع آوری گزارشات مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد . تنظیم J.D. وظایف ، مسئولیتها و شرایط کلی کـار بطـور خلاصــه درج میشـود بنابراین J.D. یعنی دریابیم کـــه متخصص شغل چــــه وظایفی را چگونه و در چــه شرایطی انجام دهـد و فـــرم استانـــداری بــــرای آن وجــود ندارد بلـکه هــر سازمان بر حسب نیاز و نوع ساختار سازمانی می تواند فرم خاصی را برای خود طراحی و به کار ببندد .

9. تنظیم J.S. حداقل شرایطی شاغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده آن شغل برآید . بنابراین قدم بعد از شرح شغل تعیین خصوصیات ، تجربیات و مهارتهایی است که متصدی شغل باید دارا باشد . رابطهJ.A.&J.S. & J.D. J.A. کسب اطلاعات لازم در مورد شغل • J.D. • عنوان شغل • محـل شـغـل • خلاصه شغل • وظایف شغل • شرایط شغـل • J.S. • تحصیلات • تجربیـات • تخصصها • ابتکــــار • مهارتهـا

10. Man-Power Planningبرنامه ریزی نیروی • انسانی • Industrial Relationروابط صنعتی • Staffingاستخـدام • Selection/Placementگزینش / انتصاب • Wage & Salary تعیین حقـوق و دستمزد • Researchپژوهش و تحقیق • Employment Regulationمقررات • استخدامی کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل : J.D. J.A. J.S.