إدارة مصادر المعلومات

1. الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية بكالوريوس الإدارة التكنولوجيـة إدارة مصادر المعلومات الأسبـوع الثاني المحاضرة 3 : مقدمـة عـامــة المادة العلمية إعداد/ د. سناء وفا الصايغ تنظيم و تنقيح/ أ. محمود رفيق الفرَّا

2. محاور المحاضرة • نظام المعلومات المحوسبة • نشاطات وإجراءات نظام المعلومات المحوسبة • موارد نظم المعلومات وعناصرها • التحديات الإدارية في بناء نظم المعلومات • دورة حياة تطوير نظم المعلومات • المنظمات وتكنولوجيا نظم المعلومات • قسم نظم المعلومات وخدمات تكنولوجيا المعلومات في المنظمة • كيف أثرت نظم المعلومات على المنظمات؟ • نظام المعلومات الاستراتيجي • أنواع نظم المعلومات من حيث التخصصات الموضوعية

3. بذكرك ربَّنـا نحيــا • الذكر لمن همَّ بالوضوء بِسْمِ اللَّهِ عن أبان بن عثمان عن عثمان بن عفان رضي الله عنه قال : سَمِعْتُ رَسُولَ اللَّهِ صَلَّى اللَّهُ عَلَيْهِ وَسَلَّمَ يَقُولُ( مَنْ قَالَ : بِسْمِ اللَّهِ الَّذِي لَا يَضُرُّ مَعَ اسْمِهِ شَيْءٌ فِي الْأَرْضِ وَلَا فِي السَّمَاءِ وَهُوَ السَّمِيعُ الْعَلِيمُ ثَلَاثَ مَرَّاتٍ لَمْ تُصِبْهُ فَجْأَةُ بَلَاءٍ حَتَّى يُصْبِحَ ، وَمَنْ قَالَهَا حِينَ يُصْبِحُ ثَلَاثُ مَرَّاتٍ لَمْ تُصِبْهُ فَجْأَةُ بَلَاءٍ حَتَّى يُمْسِيَ ) [رواه البخاري في الأدب المفرد]

4. نظام المعلومات المُحَوْسَبَة تعريف نظام المعلومات المُحَوسبة: إن استخدام مصطلح نظام المعلومات المُحَوْسبة computerize information system ، والذي كثيراً ما يصطلح على تسميته نظام المعلومات المعتمدة على الحاسوبComputer-based information systems ، ويرمز له اختصاراً (CBIS) ، فهو النظام الذي يعتمد على المكونات المادية Hardware ، والمكونات البرمجيةSoftware للحاسوب، في معالجة البيانات، من ثم وبث واسترجاع المعلوماتInformation processing and disseminating .

5. نشاطات وإجراءات نظام المعلومات المُحَوسبة • طريقة عمل نظام المعلومات المُحَوْسبـة: • إدخال البيانات • المعالجةprocessing : أي معالجة هذه البيانات المدخلة وتحويلها من شكلها الأولي raw material، إلى نتائج ومعلومات مفهومة وقابلة للاستخدام. • ومن هذا المنطلق فإن الجزء الذي يسمى المعالج processor، يعتبر الأساس (دماغ) في نظام الحاسوبوعلى هذا الأساس فإنه من الممكن أن تكون المخرجات نفسها، أو جزء منها، مُدخلات جديدة لمعالجتها، مرة أخرى، بغرض الحصول على مخرجات جديدة مختلفة.

6. نشاطات وإجراءات نظام المعلومات المُحوسبة • مثال عملي لإدارة أعمال قسم المشتريات، يعكس عدد من النشاطات، وغيرها من النشاطات المكملة لها، والتي تتمثل بالآتي: • إضافة إلى مجموع حالي لنتائج جملة المبيعات • مقارنة مع معايير لتحديد مدى أحقيتها في خصم المبيعات • تصنف على أساس أصناف المبيعات، كالطعام، أو غيره • يلخص ليزود مدير المبيعات بمعلومات عن شتى أصناف المبيعات • تحديث سجلات المبيعات

7. عناصر نظم المعلومات • يشتمل نظام المعلومات المعاصر على خمسة من العناصر الأساسية التي تشكل الموارد الضرورية المطلوبة، والتي هي: • الأفراد People • الأجهزة أو المكونات الماديةHardware • البرمجيات أو المكونات البرمجية للأنظمة الحاسوبيةSoftware • البياناتData • الشبكاتNetworks تدريب: أذكر أمثلة لهذه العناصر في أنظمة معلومات الكليات, شركات الطيران, شركة حج و عمرة .

8. موارد نظم المعلومات • كما يمكن تقسيم موارد نظم المعلومات إلى مجموعة من العناصر والمكونات التي لا تختلف كثيراً عما ذكرناه في السطور السابقة. إلا أن هذا التقسيم يركز على أربعة عناصر أساسية هي: • المنظمة • القوى البشرية • التكنولوجيا • البيانات والمعلومات. • وهي كذلك تكمل بعضها البعض وتترابط، بشكل يجعل النظام يعمل بطريقة فعالة.

9. التحديات الإدارية في بناء نظم المعلومات • إن أهم التحديات الإدارية Management challenges في بناء نظم المعلومات التي يواجهها تبني وبناء نظم المعلومات في المنظمات ممكن إيجازها بجانبين أساسيين هما: • صعوبة الربط بين المستويات المتعددة للمنظمة • التكاليف المالية التي تتحملها المنظمة، في بناء نظم المعلومات

10. دورة حياة تطوير نظم المعلومات • إن دورة حياة تطوير نظم المعلومات هو مصطلح يشير إلى تلك الإجراءات التي تتم في المنظمة، خطوة خطوة، وبشكل انسيابي من أجل بناء نظام المعلومات، نحددها بالآتي:

11. المنظمات وتكنولوجيا نظم المعلومات نظم المعلومات (المحوسبة) والمنظمات تؤثران كل منهما على الآخر، وباتجاهات عدة، وضمن مفاهيم وأسس يمكن أن نوضحها بالآتي:أ. بنية المنظمةorganization' structure ب. إجراءات العمليات المعيارية المتبعةstandard operating procedures ج. سياسات المنظمةpolitics د. ثقافة المنظمةculture المتأثرة بثقافة العاملين، ومحيطها الخارجي الذي تعمل في إطارههـ. البيئة المحيطة بالمنظمةsurrounding environment ، وإمكاناتها وعلاقاتها المتداخلة، هي الأخرى، مع المنظمةو. القرارات الصادرة عن إدارة المنظمةmanagement decisions ، ومدى تأثيرها على استثمار الإمكانات المتطورة والمتسارعة لتكنولوجيا المعلوماتز. في بعض الأحيان قد يكون للحظ chance دور أساس النتائج المتوقعة

12. قسم نظم و تكنولوجيا المعلومات في المنظمة • تسمى الوحدة التنظيمية الرسمية التي تؤدي وظيفة الخدمات التكنولوجية وتتحمل مسئوليتها في المنظمة، قسم نظم المعلومات أو مركز الحاسوب. • وهذا القسم يتحمل مسؤولية تأمين كلا من: • الأجهزة hardware • البرمجيات software • معدات تخزين البيانات data storage • الشبكات • ويعتمد حجم قسم نظم المعلومات على حجم المنظمة، والذي يشتمل على المبرمجين، ومحللي النظم، واختصاصي الشبكات والاتصالات بعيدة المدى، والمشغلين و فنيي الصيانة.

13. كيف أثرت نظم المعلومات على المنظمات؟ • النظريات الاقتصاديةEconomic theories: نظم المعلومات وتكنولوجياتها يمكن أن ينظر لها كأداة إنتاجية، حيث يمكن أن تحل بشكل حر محل رأس المال والعمالة, فتكنولوجيا المعلومات ينبغي عليها أن تؤدي إلى التقليص في عدد الإدارات الوسطى، والعاملين في المجالات الكتابية، حيث أن تكنولوجيا المعلومات يمكن لها أن تعوض عن جهود مثل هذه الأعمال والإدارات. • تكنولوجيا المعلومات يمكنها أيضاً أن تقلص من التكاليف الإدارية الداخلية. • دراسة ذاتيـة: ناقش علاقة كل من المصطلحات التالية بنظم المعلومات و أثرها على المنظمات: • نظرية الشركة الوكالة • كلفة التعاملات • التكاليف الإجمالية

14. كيف أثرت نظم المعلومات على المنظمات؟ • المنظمة الافتراضية : Virtual organization • إن تكنولوجيا المعلومات ربما تشجع قوى العمل من أن تتشابك منظماتها بحيث يستطيع مجموعة من المهنيين أن يتعاونوا وجهاً لوجه، أو بشكل إلكتروني، لمدة محددة من الوقت لغرض إنجاز وظيفة محددة، مثال ذلك تصميم مركبة/سيارة جديدة. ومتى ما أنجزت المهمة أو الوظيفة، فإن هؤلاء المهنيين يستطيعون الانضمام إلى قوة عمل أخرىومن هنا أتت فكرة " المنظمة الافتراضية" وتنامت وتوسعت في عدد الشركات التي أصبحت تدار بالمنظمة الافتراضية. • فالمنظمة الافتراضيةVirtual organization هي إذن منظمة تستخدم الشبكات في الارتباط بالأفراد، والممتلكات، والأفكار، بغرض أن تؤمن/ توجد وتوزع المنتجات والخدمات، من دون أن تلزم نفسها بالحدود التنظيمية التقليدية، والمواقع (المادية) الفعلية

15. حقائق واعتبارات بناء واستخدام نظم المعلومات إن هنالك عدد من الحقائق والاعتبارات التي يحتاج الإداريين معرفتها بغرض بناء واستخدام نظم المعلومات بشكل مؤثر وناجح:أ‌. الأهدافب‌. المجموعات التي تخدمها والأدوار الاجتماعية (الفئة المستهدفة)ت‌. أساليب القيادةث‌. الحوافز للمجموعات التي تخدمهاج‌.البيئة المحيطة بهاح‌.أنواع الوظائف التي تؤديها

16. نظام المعلومات الاستراتيجي • هو نظام محوسب، يطبق على كافة مستويات المنظمة الإدارية والوظيفية،و يعمل تغييرات جوهرية في الأهداف، والعمليات، والإنتاج، والخدمات، أو في العلاقات البيئية للمنظمة. • و يؤثر في طبيعة إدارة الأعمال بحيث يساعد المنظمة في الحصول على موقع جيد بين المنظمات المتنافسة . • وتكون لنظام المعلومات الإستراتيجي تأثيرات، يمكن أن تغير في إدارة أعمال المنظمة.

17. نظام المعلومات الاستراتيجي • ينبغي أن نميز بين نظم المعلومات الإستراتيجية ونظم المعلومات عل المستوى الإستراتيجي الذي يخدم الإدارات العليا والذي يركز على مشاكل صناعة القرارات بعيدة المدى لهذه الشريحة الإدارية فقط. • من جانب آخر فإن نظم المعلومات الإستراتيجية تشمل شرائح إدارية ومهنية أكبر (كل المستويات) و تعالج موضوعات أعمق ولها بعد أوسع، بحيث تغير المنظمة نفسها بشكل جذري.

18. نظام المعلومات الاستراتيجي • تساعد نظم المعلومات الإستراتيجية الشركة في عرض منتجاتها وخدماتها بتكلفة أقل من المنافسين، أو أن هذا النوع من النظم يمكن الشركة من تأمين قيمة أكبر وأفضل وبنفس تكاليف المنافسين. • تمكن نظم المعلومات الإستراتيجية الشركة من تحسين سلسلة القيمة الداخلية، كما وتمكنها من تأمين روابط متينة وذات كفاءة مع الزبائن، وشركاء الأعمال, وكذلك المشاركة في ميزات الربط بالشبكة العنكبوتية الويب. • تستطيع الشركة استخدام نظم المعلومات الاستراتيجية لكي تنقب عن المعلومات التي تخص سوق محددة، أو مجموعة من الزبائن. من جانب آخر تمكن نظم المعلومات الاستراتيجية الشركة من تحليل إتجاهات وأذواق الزبائن وتفضيلاتهم.

19. أنواع نظم المعلومات من حيث التخصصات الموضوعية • تتوزع نظم المعلومات المتخصصة على عدد من المعارف والتخصصات. فهنالك، على سبيل المثال: • نظم المعلومات التسويقية Marketing Information Systems/MkIS • نظم المعلومات الجغرافية Geographic Information Systems/GIS • نظم المعلومات المحاسبية Accounting Information Systems • نظم المعلومات المكتبية، أو نظم إدارة المكتبة Library Management Systems/LMS • نظم المعلومات الحاسوبية Computer Information Systems/GIS

20. أشكركم ،،، السؤال مفتاح للعلوم كلها... تذكر أن نيوتن عندما سأل لماذا وقعت التفاحـة وصل إلى قوانين الجاذبيــة ...