Μάθημα: «Ηλεκτρονική Δημοσίευση» Καθηγητές : Σαρ. Καπιδάκης Εμ. Γεργατσούλης

1. Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών«Επιστήμη της Πληροφορίας-Διοίκηση και Οργάνωση Βιβλιοθηκών με έμφαση στις νέες τεχνολογίες της πληροφορίες» Μάθημα: «Ηλεκτρονική Δημοσίευση» Καθηγητές: Σαρ. Καπιδάκης Εμ. Γεργατσούλης Τίτλος εργασίας: «Απαιτήσεις για δημιουργία υποδομής για τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων» Επιμέλεια: Καρανικόλα Ελένη

2. Στόχος εργασίας • απαιτήσεις για δημιουργία υποδομής για τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων στην ανατολή και τη Νότιο Αφρική • παρούσα κατάσταση της διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων στην ESARBICA • διάφορες στρατηγικές και λύσεις για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων

3. Προβλήματα και προκλήσεις στη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων • έλλειψη πεπειραμένου και επαρκώς εκπαιδευόμενου προσωπικού • έλλειψη επαρκούς χρηματοδότησης για ανθρώπινους και φυσικούς πόρους • έλλειψη επαρκούς νομοθεσίας • πεπαλαιωμένη τεχνολογία • εύθραστότητα (fragility) των μέσων απομνημόνευσης • μη συμβατότητα του υλικού, του λογισμικού, των μορφοτύπων δεδομένων και των μέσων απομνημόνευσης • έλλειψη μεταδεδομένων για να παραχθούν οι πληροφορίες και • έλλειψη σαφώς οριζόμενων ευθυνών και πόρων για τη μακροπρόθεσμη συντήρηση τους Katuu (2004)

4. Αποτυχία δημιουργίας υποδομής για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων • αυξανόμενες λειτουργικές δαπάνες • μειωμένη κυβερνητική αποτελεσματικότητα • μειωμένη δημόσια πρόσβαση • αποδυναμωμένη ικανότητα για δημιουργία αποφάσεων IRMT (2004)

5. Δεξιότητες και γνώσεις που απαιτούνται από το προσωπικό (1/2) • δεξιότητες διαχείρισης πληροφοριών και αρχείων • δεξιότητες διαχείρισης της τεχνολογίας • δεξιότητες διαχείρισης προγραμμάτων και • διευθυντικές δεξιότητες • γνώση των πρακτικών διαχείρισης των ηλεκτρονικών αρχείων • γνώση των τύπων ηλεκτρονικών αρχείων • γνώση εφαρμογών των τεχνολογιών στη διαχείριση αρχείων (IRMT, 2004 OpenText, 2003)

6. Δεξιότητες και γνώσεις που απαιτούνται από το προσωπικό (2/2) • υπευθυνότητα • διαφάνεια • δημοκρατική διακυβέρνηση • αποβολή της δωροδοκίας • αποδοτική χρήση των πόρων χρηματοδότησης

7. ESARBICA(1/2) • περιφερειακό κλάδο της Ανατολικής και Νότιας Αφρικής του Διεθνούς Συμβουλίου σχετικά με τα αρχεία (ICA) • ιδρύθηκε το 1969 στην Κένυα • συγκέντρωσε άτομα και ιδρύματα που σχετίζονται με τη δημιουργία, χρήση, συντήρηση και διαχείριση καταγεγραμμένης πληροφορίας στην ανατολική και νότια Αφρική • παροχή ενός φόρουμ για την ανταλλαγή επαγγελματικών απόψεων και εμπειριών στη διοίκηση και συντήρηση αρχείων και ηλεκτρονικών εγγραφών • προαγωγή και οργάνωση δραστηριοτήτων όσον αφορά τη διαχείριση των αρχείων και ηλεκτρονικών εγγραφών σε περιφερειακό και διεθνές επίπεδο

8. ESARBICA (2/2) • καθιέρωση, διατήρηση και ενίσχυση των σχέσεων μεταξύ των αρχειονόμων και άλλων επαγγελματιών και ιδρυμάτων που έχουν σχέση με τη διοίκηση και συντήρηση των αρχείων και ηλεκτρονικών εγγραφών • πραγματοποίηση των στόχων του Διεθνές Συμβουλίου των αρχείων • διευκόλυνση της συνεχιζόμενης εκπαίδευσης μέσω επαγγελματικών συνεδρίων, σεμιναρίων και εργαστηρίων • παροχή τεχνικής και οικονομικής βοήθειας στα μέλη και • προαγωγή της εφαρμογής του επαγγελματικού κώδικα συμπεριφοράς

9. Προβλήματα αυτοματοποίησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων στην ESARBICA (1/2) • έλλειψη γνώσης, ικανοτήτων και δεξιοτήτων όσον αφορά τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων • έλλειψη προτύπων, πρακτικών και διαδικασιών για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων • ανικανότητα να παρασχεθούν οι οδηγίες σχετικά με την ηλεκτρονική διαχείριση αρχείων στην κυβέρνηση • ανικανότητα να καθοριστεί το κατάλληλο υλικό και λογισμικό • έλλειψη συντονισμού όσον αφορά το χειρισμό των ηλεκτρονικών αρχείων Mutiti (2001)

10. Προβλήματα αυτοματοποίησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων στην ESARBICA (2/2) • απουσία νομοθεσίας, πολιτικών και διαδικασιών • απουσία χρηματοδότησης που θα αφιερώνεται για τη διαχείριση αρχείων • έλλειψη πολιτικών διατήρησης και διάθεσης αρχείων • απουσία οργανωτικών σχεδίων για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων • απουσία στρατηγικών μετανάστευσης για τα ηλεκτρονικά αρχεία και • χαμηλή συνειδητοποίηση του ρόλου της διαχείρισης αρχείων υπέρ της οργανωτικής αποδοτικότητας (Mnjama και Wamukoya, 2004)

11. Προτάσειςγια δημιουργία υποδομής διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων (1/2) • μεταρρύθμιση δημόσιου τομέα • ενεργή υποστήριξη από τη κυβέρνηση • ξεκάθαρες και υπεύθυνες κυβερνητικές δομές που να ορίζουν τους σαφείς ρόλους και τις ευθύνες • νομοθετικό και πολιτικό πλαίσιο • εντοπισμός των αναγκών και των προτεραιοτήτων • αξιολόγηση και καλύτερες πρακτικές • συνεχιζόμενη επαγγελματική ανάπτυξη • έρευνα και ανάπτυξη της τεχνολογίας • αξιοποίηση των πόρων χρηματοδότησης • δημιουργία ενός περιβάλλοντος για τις συνεργασίες σε περιφερειακό και διεθνές επίπεδο

12. Προτάσεις για δημιουργία υποδομής διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων (2/2) • μελέτη βασικών γραμμών για τη θέση της διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων και της ηλεκτρονικής κυβέρνησης μέσα στην ESARBICA • προσδιορισμός των προτύπων οργάνων στον τομέα της κατάρτισης και της δημιουργίας υποδομής • δημιουργία εργαστηρίου (workshop) ευαισθητοποίησης και συνειδητοποίησης για τους άμεσα εμπλεκόμενους • καθιέρωση μιας γραμματείας και μίσθωση ενός αρμόδιου ατόμου για την εφαρμογή σχεδίων δημιουργίας υποδομής και προγραμμάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων • εργαστήριο στρατηγικού προγραμματισμού με εμπειρογνώμονες για να συζητούνται θέματα και οδηγίες για την ανάπτυξη ενοτήτων κατάρτισης που εστιάζουν στη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων • διοργάνωση σεμιναρίων και εργαστηρίων σε τακτά χρονικά διαστήματα για να διευκολυνθεί η διανομή των ιδεών και της εμπειρίας όσον αφορά την ηλεκτρονική διαχείριση των αρχείων

13. Συμπεράσματα • τα ηλεκτρονικά αρχεία είναι στρατηγικά και λειτουργικά μέρη ζωτικής σημασίας στις διαδικασίες του κράτους • είναι πολύτιμα κομμάτια που πρέπει να ρυθμιστούν και να προστατευθούν • χωρίς αξιόπιστα αρχεία, οι κυβερνήσεις δεν μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά τους κρατικούς πόρους και τη δημόσια υπηρεσία • Η απώλεια ελέγχου των αρχείων και των συστημάτων πληροφόρησης είναι ένα ιδιαίτερα σημαντικό παγκόσμιο πρόβλημα • Η ανάγκη για να διαχειριστούν αυτά τα αρχεία με ασφάλεια και να συντηρηθούν στο πέρας του χρόνου, έχει γίνει κρίσιμη • η διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων έχει αποτελέσει ένα αντικείμενο συζητήσεων στα διάφορα διεθνή φόρουμ

14. Ευχαριστώ πολύ