Денис Сагайдак

2. OFS207 Microsoft Михаил Бондаревский Microsoft Управление миллионами документов и терабайтами данных - управление контентом на платформе SharePoint Денис Сагайдак

3. Содержание • Управление информацией – подход Microsoft • Возможности SharePoint по управлению большими объемами данных • Пример создания большого хранилища документов • Технические детали и рекомендации по реализации хранилищ данных

4. Управление контентом: стратегия Microsoft Взаимодействие с пользователем — ПК, телефон и браузер Традиционные средства управления контентом Социальные сети и совместная работа Социальные сети и совместная работа Традиционные средства управления контентом Функции поиска обеспечивают эффективную работу с информацией

5. Дополнительные возможности управления корпоративным контентомПартнерские решения Система управления корпоративным информационным содержимым SharePoint Базовые возможности управления корпоративным контентом Управление бизнес-процессами Управление транзакционным контентом Потоковый ввод и сканирование Юридически значимый документооборот и ЭЦП Управление физическими записями Управление документами Управление записями Управление веб-контентом Управление мульти-медийным контентом Управление выходными данными документов Управление рабочими процессами Архивация электронной почты* * Архивация электронной почты обеспечивается Exchange

6. Возможности SharePoint 2010 для управления большими объемами данных • Таксономии и фолксономии • Навигация на основе метаданных • Наборы документов • Постоянные уникальные идентификаторы документов • Организатор контента • Встроенная поддержка удаленных хранилищ больших двоичных объектов • Управление записями на месте • Веб-приложения Office Web Applications • и многое другое….

7. Один день из жизни… ECM на SharePoint

8. Этапы работы с контентом Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

9. Первичное получение документов

10. Первичное получение документов Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

11. Получение документов Михаил Бондаревский Демонстрация

12. Рекомендации (Электронные формы) • Максимально используйте возможности электронных форм • Использование InfoPath Designerпозволит быстро разработать сложный шаблон форму с бизнес-правилами • InfoPath Form Services предоставит возможность пользователю заполнять формы через браузер • Используйте возможности партнерских решений для обработки бумажных форм

13. Организатор контента,Категоризация, Таксономия,Наборы документов

14. Организатор контента Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

15. Организатор контента (Content Organizer) • Обычно пользователям требуется четко представлять структуру сайта / библиотеки, чтобы знать, куда сохранять документы • Благодаря усовершенствованной маршрутизации пользователи передают документы на сайт • Правила маршрутизации определяют место сохранения документа • Правила маршрутизации задаются администраторами сайтов • Возможность автоматической отправки документов в центр записей по расписанию

16. Наборы документов • Каждый набор документов содержит: • Список разрешенных в нем типов контента • Контент по умолчанию, автоматически добавляемый в набор • Можно создавать общие столбцы (определенные в типе контента набора документов), которые применяются ко всему содержимому набора • Начальная страница является домашней страницей наборов документов • Настраиваемая веб-часть «Страница» отображает свойства документа

17. Уникальный идентификатор документа (Document ID) • Новая возможность семейства сайтов: служба ИД документов • Добавляет ко всем документам в семействе сайтов уникальные идентификаторы • Эти уникальные ИД позволяют получать документы независимо от их текущего и будущего расположения • http://<sitecollectionurl>/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=MFSHF5F7ZUF5-1-1

18. Термины, ключевые слова, теги • Термины • Приложение-служба (хранилище терминов) » Группы » Наборы терминов » Термины • Регионы » Города » Редмонд • Организация хранилища терминов и термины • Плоский или иерархический список • Каждому термину могут быть сопоставлены пользовательские свойства • Устранение противоречий, повторное использование, слияние и исключение терминов • Ключевые слова • Простой текст без перечисляемых источников • Аналогичны тегам, но без корпоративных характеристик (синонимов, переводов, иерархии и др.) • Теги

19. Организатор контента,Категоризация, Таксономия,Наборы документов Михаил Бондаревский Демонстрация

20. Рекомендации • Классификация • используйте качественный корпоративный справочник, привлекайте экспертов; • старайтесь не использовать очень глубокую вложенность, начните с 2-3 уровней • Организатор контента • максимально автоматизируйтеразмещение документов; • не забудьте включить это опцию на адресуемом сайте  • Идентификатор документа – привяжите к вашему делопроизводству (используйте вашу номенклатуру) • Наборы документов – используйте понятные определения

21. Рабочие процессы,Аудит,Политики

22. Рабочие процессы Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

23. Рабочие процессы,Аудит,Политики Михаил Бондаревский Демонстрация

24. Рекомендации • Используйте политики вместо создания мини-рабочих процессов или написания своих обработчиков событий • Используйте стандартные рабочие процессы (они достаточно мощные их надо просто настроить) • Помните о WikiLeaks – используйте IRM • Аудит – ваша служба безопасности будет довольна 

25. Поиск, как основной инструмент доступа к документам

26. Центр документов Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

27. OFS206 Построение поисковых приложений на основе FAST Search Server for SharePoint

28. Рекомендации • Максимально используйте поиск и поисковый API вместо написания своих web-частей фильтрации, сортировки и представления • Удобный пользовательский интерфейс • Панель-отчет статуса заявок • Последние заявки • Текущий статус активных заявок • Центр поиска • Индивидуальные закладки поиска для каждого подразделения, с различными параметрами • Метаданные • Заполняются редко • Позволяют находить необходимую информацию (учитываются в рэнкинге, правах доступа, рекомендациях, т.д.)

29. Организация архива

30. Организация архива Обработка, верификация, добавление метаданных Заявки InfoPath Центр сканирования SharePoint Server Партнерские решения Категоризация, Таксономия, Идентификаторы документов 3 7 1 6 5 4 Организатор контента 1а 2 Политики, Протокол согласования, IRM, Аудит Центр документов, Поиск, Метаданные Фолксономия Архив Набор Документов Перемещение в архив Рабочие процессы

31. Организация архива Михаил Бондаревский Демонстрация

32. Рекомендации • «Актуальные» документы – давностью до Х месяцев хранить на локальном SQL Server с использованием SAN • «Архивные» документы – используйте Remote Blob Storage (RBS) • Бесшовное подключение к облачному хранилищуили любому недорогому решению по хранению • Единый интерфейс для доступа к «Актуальным» и «Архивным» данным • Azure – обеспечивает необходимый уровень обслуживания связанный с высокой доступностью и восстановлением после сбоев • Использование возможностей аппаратной дедубликации • Возможность горизонтального масштабирования слоя доступа к данным

33. Рекомендуемые ограничения • При правильном подходе SharePoint может масштабироваться под любые ваши требования • Новые рекомендации и ограничения выпущены в Июле 2011 • Рекомендуется хранить до 4 Тб в одной контентной базы • Используйте несколько контентных баз вместо одной большой • Ограничение на 60 Миллионов записей в одной контентной базе • Для архива (доступ только на чтение) ограничений нет

34. Демонстрация масштабируемости и отказоустойчивости SharePoint Server2010 Видео

35. Пример хранилища на 120 Миллионов документов (30Тб) • http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=229493

36. Файловый архив или SharePoint? Используйте SharePoint: Используйте файловые папки: Файлы представляют собой архивы, дампы данных или резервные копии или редко изменяются Вам необходима строгая модель безопасности Размещаемые файлы используют клиент-серверный профиль доступа Необходимо локальное размещение файлов Для хранения исполняемых файлов .exe , scripts, и т.д.. • Вам нужен контроль версий • Пользователи совместно работают над документами • Вам нужна гибкая модель безопасности • Все пользователи имеют доступ к SharePoint • Файлы описываются с использованием метаданных • Вам необходимо соответствовать правилам, которые нельзя выполнить с файловыми папками

37. Итоги • SharePoint 2010 позволяет реализовать ECM решение, соответствующее практически любому количеству пользователей, объему информации и темпу их роста. • Предлагаемые подходы максимально использует стандартную функциональность SharePoint 2010 и не требует значительных инвестиций в доработку: • Использование InfoPath формпозволяет быстро разработать сложную форму на основе стандартной xml-схемы клиента и опубликовать ее на портале. • Использование таксономии и навигации по метаданнымпозволяет организовать эффективную навигацию в библиотеках документов и возможность уточнения результатов поиска. • Использование организатора контента позволяет организовать эффективное хранение документов автоматически распределяя их в соответствии с правилами.

38. Сессии по теме • OFS206 Построение поисковых приложений на основе FAST Search Server for SharePoint • OFS214 Вы внедрили SharePoint – что теперь? • OFS215 Корпоративный поиск в SharePoint 2010 • OFS302 Использование собственных InfoPath-шаблонов для построения форм • OFS312 Оптимизация и тюнинг производительности SharePoint 2010 • ARC205 Как реализовать интранет-портал на SharePoint 2010 для 100000+ сотрудников

39. Ресурсы • Scale Test Report for Very Large-Scale Document Repositories • Top 10 SQL 2012 “Denali” Enhancements for SharePoint • Install and configure RBS (SharePoint Server 2010) • Data Storage Changes for SharePoint 2010 • SharePoint Server 2010 capacity management: Software boundaries and limits • FILESTREAM Storage in SQL Server 2008

40. Обратная связь Уважаемые участники! Ваше мнение очень важно для нас! В блокноте, который находится в инфопаке участника, вы найдете анкету для оценки докладов Пожалуйста, оцените доклад и сдайте анкету при выходе из зала модератору Для участия в конкурсе заполненных анкет, отметьте в анкете номер, который указан на вашем бейдже Спасибо!

41. Вопросы • OFS207 • Денис Сагайдак • Консультант по бизнес-решениям • denis@microsoft.com • Михаил Бондаревский • Архитектор Технологического центра Майкрософт • a-mibon@microsoft.com • Вы сможете задать вопросы докладчику в зоне Microsoft в зале №17 в течение часа после завершения этой сессии