Création d’une note de frais à partir d’un budget de voyage

1. Création d’une note de frais à partir d’un budget de voyage How to draw up a travelexpense claim from the travel budget. Entrer dans I-moniteur et choisir l’option Gestion de voyages à l’étranger Enter I-moniteur and choose « Gestion de voyages à l’étranger https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm

2. Sur l’écran, choisir …. On the screenchoose … 1 2 Si vous connaissez le numéro de budget, inscrivez-le là et cliquer « Chercher » ou chercher avec le nom du bénéficiair If you know the budget number, writeithereand click « Chercher » or searchwith the traveller’s name Dans la colonne de gauche cliquez sur le budget concerné qui s’ouvrira dans une nouvelle page On the left, click on the budget whichwill open up a new page 3

3. Sur l’écran qui suit cliquez sur « Ouvrir le menu » On thisscreen click on « Ouvrir le menu » Dans le menu déroulant choisir : « créer une note de frais…. » In the scrolling menu choose : « créer une note de frais…. »

4. L’écran de la note de frais se présente comme ceci, désormais devant le numéro du budget vous avez les lettres NDF en lieu et place de DV. On the screentop, youwill notice that in front of the budget numberiswritten NDF, meaningthatyou are in the travelexpenses report.

5. Sur cet écran toutes les prestations qui ont déjà été payées apparaissent avec le signe « -- », vous ne pouvez plus les modifier. On thisscreen all featuresalreadypaid have the sign « -- », meaningthatyoucannot change them.

6. Pour ajouter un autre type de dépenses choisissez « Autre remboursement » To addotherexpenses, choose « Autre remboursement »

7. Voici la liste des catégories disponibles sous autre remboursement. Hereis the categorylistavailableunder Autre remboursement. Les frais de repas sont remboursés sur la base de ticket, il suffit d’indiquer le nombre de ticket et le montant total. Meals are reimbursed on the basis of original tickets, just mark how manyyou have and the total amount due

8. Quand toutes les dépenses ont été enregistrées et pour obtenir le pdf à signer, cliquez en haut de la page. When all expenses are registered and to have the document signed, click on the top of the page, « Cliquez ici pour obtenir le document pdf… »

9. Voici le document à signer par la secrétaire, le voyageur et le supérieur hiérarchique. Ce document est ensuite envoyé au SF pour contrôle, comptabilisation et paiement. This is the document thatshouldbesigned by the secretary, the traveller and the manager. It has then to be sent to the Finance department for control, accounting and payment.

10. INFORMATIONS IMPORTANTES Le remboursement des frais se fait sur la base de tickets originaux. Les tickets doivent être collés sur une page A4. En cas de problèmes avec l’application, vous pouvez contacter Mme Perrin au 36086 ou Mme Lamnafaa au 36085. Sites à consulter : http://polylex.epfl.ch http://voyages.epfl.ch http://sf.epfl.ch

12. Important informations Original tickets shouldbeprovided to get a refund. Tickets have to bestuckon A4 paper. Shouldyou have anyproblemswith the software, please contact : Mrs Perrin at 36086, Mrs Lamnafaaat 36085 Usefulwebsites : http://polylex.epfl.ch http://voyages.epfl.ch/welcome http://sf.epfl.ch