ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT

1. ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT&RECORDS MANAGEMENT ESI 2011/2012 ECM & RM

2. Travail réalisé par Encadré par • Abattache Mina • Ait ElkaidKadija • ElfaroujSoukaina • EloraibiMaryam • Kasnane Hanane • Kechni Amina • Lakhmili Khadija • MahrajaneChaimae • MonsifHajar • RejouaniHouda • Salmi Btissam • Mme Daoudi Najima ECM & RM

3. PLAN Introduction Partie I : le Records Management • Qu’est ce que le RM? • Les principes du RM • Les objectifs du RM • Les étapes de la mise en place d’un système RM (SRM) • Quelques normes d’archivage • La différence entre l’archivistique classique et le Record Management ECM & RM

4. PLAN Partie II : l’ECM et le RM : quelle relation ? • Qu’est ce que le ECM? • Record VS contenu • Le cycle de vie d’un record • Le cycle de vie d’un contenu • L’ECM / RM • Nouveaux besoins en terme d’ECM Partie III : les outils ECM intégrant le RM • EMC Documentum • Nuxeo • Alfresco Conclusion Références ECM & RM

5. Introduction (1/2) Les entreprises ainsi que les organismes publiques se sont confrontées de plus en plus aux exigences d’efficacité et de rentabilité administratives, aux besoins d’information toujours plus grands et avancés, et donc à la nécessité d’accéder rapidement à l’information voulue et de la satisfaire au moment réel. ECM & RM

6. Introduction (2/2) Devant cet état de fait, les organismes se trouvent exigés, de passer des pratiques de l’archivistique classique à celles de l’archivistique contemporaine, avec la parution de nouveaux concepts tels que : La gestion du contenu d’entreprise (ECM), le records management (RM), la gestion électronique des documents (GED)... ECM & RM

7. Première partie Le Record Management

8. Le Records ManagementQu’est ce que le R M? Selon la norme ISO 15489-1, 2002, le RM est un : « Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents ». ECM & RM

9. Le Records ManagementLes principes du RM (1/3) Le Records management se doit de définir : • Les documents qui doivent être créés pour chaque type d’activité et les informations qui doivent y figurer; • La forme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés; • Les outils et technologies qui seront utilisés; ECM & RM

10. Le Records ManagementLes principes du RM (2/3) • Les métadonnées décrivant la structure du document, son contexte, son contenu ainsi que les liens organiques avec d’autres documents; • Les besoins de consultation et les délais de conservation (selon les réglementations en vigueur); ECM & RM

11. Le Records Management Les principes du RM (3/3) Le Records Management est également dans l’obligation d’établir : • Une évaluation pour déterminer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ; • Des recherches pour améliorer la rentabilité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents. ECM & RM

12. Le Records ManagementLesobjectifs du RM (1/3) ECM & RM

13. Le Records Managementles objectifs du RM (2/3) ECM & RM

14. Le Records ManagementLes objectifs du RM (3/3) ECM & RM

15. Vidéo ECM & RM

16. Le Records ManagementEtapes de mise en place d’un système de RM (SRM) (1/2) Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS « Records management » ECM & RM

17. ECM & RM

18. Quelques normes d’archivage (1/2) L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir: • EAD: (Encodedarchival description) est une DTD (Document type definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML; • ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les archives historiques/patrimoniales; • ISAAR (CPF) : (International standard archivalauthority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs d’archives; • NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents électroniques. Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique ECM & RM

19. Quelques normes d’archivage (2/2) • DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense US en 1997. Cette norme décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management; • ISO 15-489: Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents administratifs; • MoReq: (MOdelREQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS); • Dublin Core: (Dublin CoreMetadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux. ECM & RM

20. La différence entre l’archivistique classique et le Record Management: Continuum du cycle de vie des documents ECM & RM

21. Deuxième partie l’ECM et le RM ,quelle relation ? ECM & RM

22. L’ECM et le RM : quelle relation ?Qu’est ce que le ECM? « L’ECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies d’ECM permettent de gérer les informations d’une entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation ». (AIIM, 2011) AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation

23. L’ECM et le RM : quelle relation ?Exemples de solutions ECM http://blog.vincentschweitzer.com/2010/11/ecm-presentation-et-enjeux/ ECM & RM

24. L’ECM et le RM : quelle relation ?Record VS Contenu • Définition du record C’est un enregistrement unique crée dans le système d’archivage électronique, qui permet de suivre la traçabilitédes opérations réalisées sur le document quelque soit le support. • Définition du contenu C’est un ensemble d’information dans toutes ses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les emails et le contenu web). ECM & RM

25. L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un contenu http://makeit.digitalnz.org/guidelines ECM & RM

26. L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un records http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808 ECM & RM

27. L’ECM et le RM : quelle différence ?L’ECM / RM (1/2) ECM & RM

28. L’ECM et le RM : quelle différence ?L’ECM / RM (2/2 )  Points communs • Les documents/objets de données engageants et archivés comme « records » sont aussi des Contenus.  Différences • Avec l’archivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au moment où il prend effet; • Importance du cycle de vie de chaque objet; • Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité. ECM & RM

29. L’ECM et le RM : quelle relation ?Nouveaux besoins en terme d’ECM => Une implication de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenu ECM & RM

30. Troisième partie Les outils ECM & RM

31. Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM ECM & RM

32. Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (1/4) ECM & RM

33. Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (2/4) La solution EMC Documentum Records Management est construite sur un système modulaire. Le record manager peut gérer tous les dossiers en se basant sur un ensemble de politiques qui répondent aux besoins de l'entreprise et aide à la gouvernance de l'information globale. ECM & RM

34. Les outils propriétaires EMC Documentum (3/4) Atouts: • Conformité; • Atténuation des risques; • Automatisation; • gestion globale; • gestion centralisée; • Flexibilité; ECM & RM

35. Les outils propriétaires EMC Documentum (4/4) Limites: • Coûts de maintenance trop élevés • Manque de spécialistes maitrisant la solution  ils sont rares et leur rémunération et coûteuse ECM & RM

36. Les outils Open sourceNuxeo ECM & RM

37. Les outils Open source Nuxeo (1/4) Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d’ ECM. La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutions intégrées: • De gestion de documents (Document Management); • De gestion de dossiers (case management); • De gestion de documents d’archives (Records Management); • De gestion d’actifs numériques (Digital Asset Management).  ECM & RM

38. Les outils Open source Nuxeo (2/4) L’architecture de Nuxeo ECM & RM

39. http://m.nuxeo.com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebook-FR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2FiQcw%3D%3Dhttp://m.nuxeo.com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebook-FR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2FiQcw%3D%3D  La mise en place du records management sous la forme d’un service de la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo ECM & RM

40. Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l ECM & RM

41. Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (4/4) http://www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-Nuxeo?var_recherche=interess%25E9e Nuxeo DM gère l’intégralité du cycle de vie des contenus numériques : depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage. ECM & RM

42. Les outils Open source Nuxeo : Atouts & limites (4/4) Atouts: • Gratuité des licences : modèle open source;    • Etendue fonctionnelle;  • Interface web simple, ergonome et intuitive; • Une architecture flexible , extensible et avec des capacités de personnalisation illimitées. • Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants; • Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les performances; Limite   • Complexe à configurer. ECM & RM

43. Les outils Open source Alfresco ECM & RM

44. Les outils Open source Alfresco (1/5) Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu d’entreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects. N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version « Community », gratuite sous licence GPL, et une version « Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour intermédiaires. (http://www.alfresco.com) ECM & RM

45. Les outils Open source Alfresco : Fonctionnalités (2/5)

46. Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (3/5) Fonctionnalités pour l’utilisateur (front office) : • Classement à partir de différentes sources; • Démarche par étapes pour classer et enregistrer les dossiers; • L’utilisateur peut utiliser une seule interface pour classer et enregistrer… • Gestion en amont des dossiers. ECM & RM

47. Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (4/5) Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) : • Classement selon un plan; • Métadonnées adaptées ; • support de dossier vital; • Définir les rôles . ECM & RM

48. Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (5/5) Atouts: • Interface conviviale; • Possibilité de paramétrer l’interface selon les besoins de l’entreprise; • Ouvert : Open source, standards ouverts; • Gestion de tout type de contenu: Documents, enregistrements, pages Web, images, multimédia... Limites: • Complexe à configurer (fichiers XML); • Espace disque limité. ECM & RM

49. Conclusion Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur l’échange, la collaboration et la maîtrise d’informations en interne et en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de supports variés). Le défi actuel pour les entreprises est d’exploiter en permanence la valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations, ce qui exige d’accorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus. Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus sur l’ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale d’entreprise. ECM & RM

50. Références • Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management » • la norme ISO 15489 sur le record management • http://doc-standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_383632839.pdf • http://www.ever-team.com/fr/logiciel-ecm-sharepoint-workflow.html • http://www.emc.com/domains/documentum/index.htm • http://www.archimag.com/ • http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL • www.alfresco.com • www.nuxeo.com • http://www.smile.fr/ • www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l • www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-Nuxeo?lang=fr • http://www.journaldunet.com/solutions/intranet-extranet/6-solutions-d-ecm/alfresco.shtml ECM & RM