CÁC HỒ SƠ TÀI LIỆU CẦN XÂY DỰNG

1. CÁC HỒ SƠ TÀI LIỆU CẦN XÂY DỰNG

2. 1/ Xây dựng mục tiêu chất lượng năm 2008 - Căn cứ vào mục tiêu chất lượng của UBND huyện để xây dựng; - Xây dựng kế hoạch thực hiện tương ứng với mục tiêu đó.

3. 2/ Xây dựng bảng Mô tả vị trí và phân công công cho tất cả CBCC của phòng • Xây dựng theo thứ tự: a/ Trang bìa. b/ Bảng mô tả vị trí phân công công việc tổng quát( Stt, họ tên, chức vụ, mã hiệu) c/ Bảng mô tả vị trí và yêu cầu của vị trí đó(hướng dẫn)

4. 3/ Xây dựng lạiđể điều chỉnh các quy trình cho phù hợp. • Kiểm tra rà soát lại: + Nội dung các quy trình + Thể thức trình bày, số trang/số trang + Thống nhất ở trang bìa của tất cả các quy trình chỉ ghi "ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐIỆN BÀN“ + Các quy trình tăng lần ban hành lên 02 và ngày ban hành thì để trống khi nào ký ban hành sẽ vô ngày.

5. 4/ Lập danh mục tài liệu bên ngòai QT.HT.01.03, tài liệu nội bộ hiện hành QT.HT.01.02 -Tập hợp tất cả các tài liệu bên ngòai và tài liệu nội bộ hiện hành để sử dụng (bản mềm, bản cứng) - Ghi đầy đủ thông tin có trong biểu mẫu danh mục tài liệu nội bộ và danh mục tài liệu bên ngòai như: cơ quan ban hành, ngày cập nhật, ngày ban hành, hiệu lực...(ghi cả lần ban hành thứ 1) • Số lần sửa đổi/ số lần ban hành, nếu ban hành lần đầu tiên là 00/01, nhưng ở đây mình ban hành lần 2 nên ghi 00/02 (00 chỉ số lần sửa đổi tài liệu)

6. 5/ Lậpphiếu yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu theo biểu mẫu: QT.HT.01.01 • Đây là cơ sở làm căn cứ để ban hành lại lần 2, yêu cầu các phòng phải thực hiện.mỗi quy trình lập một phiếu yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu theo biểu mẫu: QT.HT.01.01.(hướng dẫn mẫu)

7. 6/ Lập sổ theo dõi sự không phù hợp • Chỉ dùng để theo dõi sự không phù hợp xẩy ra trong quá trình áp dụng các quy trình ( mỗi quy trình ghi một sổ) phát hiện trong quá trình áp dụng. • Còn những sai sót, thiếu hồ sơ việc theo dõi nhận trả hồ sơ đã có trong sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ. Do đó không ghi vào sổ theo dõi sự không phù hợp này.

8. 7/ Chuẩn bị nội dung báo cáo cho cuộc họp xem xét chất lượng • Các phòng Căn cứ vào nội dung thông báo cuộc họp (191/TB-UBND), và biểu mẫu BM.HT.03.02 để lập. • Báo cáo gửi tổ thư ký đúng thời gian và lãnh đạo các phòng lần lược trình bày tại cuộc họp

9. 8/ Hòan thiện phiếu yêu cầu hành động KPPN • Các phòng căn cứ vào sự không phù hợp để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp đó. • Từ nguyên nhân đó CBCC đưa ra biện pháp khắc phục, phòng ngừa đảm bảo khắc phục được những nguyên nhân gốc rể đó. • Sau khi đánh giá đạt, các phòng photo phiếu 01 bảng lưu để theo dõi, và gửi bản gốc cho Tổ thư ký lưu và theo dõi.

10. 9/ Sổ phân phối tài liệu nội bộ: • Chỉ áp dụng cho việc phân phối các quy trình ISO và các văn bản nào mà phòng nhân bản để phân phối cho CBCC triển khai áp dụng. • Không áp dụng cho những văn bản hàng ngày vì các văn bản này đã được theo dõi trong sổ văn bản đến đi của phòng.

11. 10/ Xây dựng hệ thống lại các hồ sơ thủ tục của quy trình mà phòng thực hiện để niêm yết công khai tại đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi liên hệ công tác.