BÁO CÁO QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG

1. BÁO CÁO QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG Đơn vị báo cáo: Phòng Quản Trị - Giáo Tài Người trình bày: Đặng Thị Huê Đoàn Duy Thành

2. NỘI DUNG • BÁO CÁO KẾT QUẢ KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ NĂM 2009 • QUY ĐỊNH QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ

3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ NĂM 2009

4. Đối chiếu số lượng tài sản trên sổ TCKT so với thực tế kiểm kê(tiếp theo)

5. Danh sách TS trên sổ TCKT so với TTKK của từng phòng ban /bộ môn

6. Danh sách TS trên sổ TCKT so với TTKK của từng phòng ban /bộ môn (tiếp theo)

20. CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN • QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • Mỗi loại tài sản chưa có mã tài sản cụ thể nên việc quản lý không được thuận tiện và chính xác. • Công tác kiểm kê hàng năm bị ngắt quãng do đó số lượng tài sản hao hụt sẽ không kiểm soát hết được. • Số lượng tài sản trên sổ của TCKT và sổ của QTGT không khớp nhau. • Các tài sản đã thanh lý nhưng không ghi giảm trong sổ của TCKT. Do vậy số tài sản đó vẫn tồn tài trên sổ sách mà thực tế kiểm kê lại không có. • Nhiều tài sản và thiết bị mua theo nguồn vốn của dự án nhưng không báo cáo lại với phòng TCKT và QTGT • Nhiều loại tài sản và thiết bị đã quá cũ, quá niên hạn nhưng vấn phải tiếp tục sử dụng. Ví dụ: máy tính, các loại bàn ghế, …

21. SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • Tài sản và thiết bị chỉ sử dụng được trong thời gian ngắn, sau đó không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng, do đó gây lãng phí về ngân sách. Ví dụ: 612 chiếc ghế cá nhân liền bàn hiện đang để tại nóc nhà 7 tầng. • Quy trình bảo dưỡng, vệ sinh tài sản và thiết bị chưa được thực hiện tốt. • Di chuyển tài sản và thiết bị từ nơi này đến nơi khác thường không có biên bản bàn giao. • Nhiều tài sản và thiết bị không sử dụng, hoặc hỏng nhưng không được bàn giao trả lại hoặc báo thanh lý tái sản. • Nhiều loại thiết bị điện tử không được sử dụng liên tục dẫn đến hỏng hóc và thất lạc.

22. CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ KHẮC PHỤC TỔN TẠI TRONG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN SẼ THỰC HIỆN TRONG NĂM 2010 • Quản lý tài sản và thiết bị. • Mỗi loại tài sản và thiết bị sẽ được cấp 1 mã tài sản cụ thể. Quy ước là: Mã hiệu tài sản-ĐVSD-xxxx (nếu trong 1 đơn vị có nhiều bộ phận chuyên môn). Ví dụ: GXO-004-0001 (GXO: là ghế xoay, 004: mã phòng QTGT,0001:Số thứ tự tài sản). • Mỗi phòng ban/bộ môn sẽ được cấp 1 sổ quản lý theo dõi tài sản. • Hàng năm sẽ tổng kiểm kê tài sản toàn trường 1 lần. • Phòng QTGT và phòng TCKT sẽ liên tục cập nhật việc mua mới, di chuyển, và thanh lý tài sản thông qua các biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. • Thành lập các tổ kiểm tra tài sản theo định kỳ hoặc đột xuất. • Niêm phong và điều chuyển các tài sản mà phòng ban/ bộ môn không có nhu cầu sử dụng sang nơi khác có nhu cầu. • Các biên bản bàn giao sẽ sao lưu thành 03 bản. • Tài sản dù mua bằng nguồn vốn nào cũng phải có biên bản cụ thể báo về cho TCKT và QTGT. • Việc quản lý, mua sắm, điều chuyển, thanh lý sẽ được thực hiện đúng quy trình của phòng QTGT và TCKT.

23. SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • Các phòng ban/bộ môn phải thường xuyên thực hiện vệ sinh tài sản, thiết bị thường xuyên tránh hỏng hóc. • Các tài sản, thiết bị đã quá cũ, không sử dụng,hỏng hóc hoặc xin thanh lý thi cần phải làm đề nghị theo mẫu gửi phòng QTGT để giải quyết. • Cán bộ kỹ thuật sẽ thực hiện bảo dưỡng, duy tu định kỳ các thiết bị. • Lập tổ kiểm tra kỹ thuật đi kiểm tra tài sản và thiết bị theo định kỳ. • Tổ kỹ thuật phòng QTGT sẽ thực hiện việc giải quyết các đề nghị về sửa chữa thiết bị trong thời gian sớm nhất có thể.

24. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • Quy định về mua sắm tài sản và thiết bị • Tất cả các tài sản được hình thành từ bất cứ nguồn nào: mua sắm, dự án trang bị, quà cho tặng… cho Trường và các đơn vị là tài sản của trường. • Khi thực hiện mua sắm các loại mua sắm có đơn giá hoặc tổng giá trị từ 100 triệu đồng trở lên cho một lần mua sắm ( một gói thầu) các loại hàng hòa cùng chủng loại hoặc đồng bộ, đều phải thực hiện việc mua sắm theo các quy định tại Thông tư số 121/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của BTC. • Đối với việc mua sắm có giá trị dưới 100 triệu đồng, nhà trường quyết định lựa chọn hình thức mua sắm cho phù hợp, có hiệu quả ( có thể áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp hoặc chỉ định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình).

25. Quy định về sửa chữa tài sản. • Việc sửa chữa tài sản và thiết bị của Trường do phòng QTGT tổ chức thực hiện trên cơ sở đề nghị của các đơn vị. Nếu giá trị sửa chữa lớn thì phải có sự phê duyệt của Lãnh đạo trường. • Phòng QTGT có trách nhiệm cùng các đơn vị kiểm tra, phát hiện kịp thời các tài sản, thiết bị hư hỏng và tổ chức sửa chữa. • Các trường hợp sửa chữa phải được CBKT của phòng QTGT lập biên bản kiểm tra, đánh giá chính xác mức độ hư hỏng và thực hiện đầy đủ các bước theo quy định.

26. Quy định về bảo dưỡng tài sản và thiết bị • Các loại tài sản phải được lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng định kỳ gồm: • Máy tính: 6 tháng/ lần. • Máy in: 3 tháng/lần. • Máy điều hòa nhiệt độ: 6 tháng/lần. • Máy chiếu: 6 tháng/ lần • Máy nổ, máy phát điện: có thể thực hiện theo tuần. • Xe ô tô : theo quy định của nhà sản xuất xe. • Các tài sản khác: sẽ được thực hiện khi có hư hỏng xảy ra. • Phòng QTGT có trách nhiệm lập kế hoạch, tiến hành, theo dõi việc bảo dưỡng cho các thiết bị nêu trên. • Các đơn vị khác có trách nhiệm quản lý và phối hợp với phòng QTGT trong quá trình bảo dưỡng, duy tu thiết bị do đơn vị minh trực tiếp quản lý.

27. Quy định về di chuyển, điều chuyển tài sản và thiết bị. • Các đơn vị sử dụng lập đề nghị di chuyển hoặc điều chuyển tài sản • Phòng QTGT có trách nhiệm thống kế các tài sản di chuyển và lập biên bản bàn giao cho bên giao và bên nhận tài sản. • Đối với các tài sản có giá trị lớn phải được sự phê duyệt của Lãnh đạo Trường

28. Quy định về thanh lý tài sản. • Các đơn vị sử dụng lập đề nghị thanh lý tài sản. • Phòng QTGT có trách nhiệm thống kế các tài sản thanh lý và đề xuất phương án thanh lý tài sản theo đúng quy định.

29. Các đơn vị sử dụng Yêu cầu mua sắm Phòng QTGT Tổng hợp yêu cầu/KH Phòng QTGT/Lãnh đạo Xem xét yêu cầu hoạch kế hoạch mua sắm Lãnh đạo Trường Phê duyệt Không đồng ý Phòng QTGT Lựa chọn nhà cung ứng Phòng TCKT Thẩm định giá Lãnh đạo Trường Phê duyệt/Ký HĐ Phòng QTGT Tiến hành mua sắm Phòng QTGT,TCKT, ĐVSD Bàn giao cho ĐVSD Phòng QTGT,TCKT Quyết toán, thanh lý HĐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ • Quy trình mua sắm tài sản và thiết bị

30. Các đơn vị sử dụng Yêu cầu sửa chữa Phòng QTGT Xem xét mức độ hỏng, lập biên kiểm tra Phòng QTGT Lập kế hoạch sửa Phê duyệt Sửa chữa nhỏ Lãnh đạo Trường Sửa chữa lớn Phòng QTGT Lựa chọn nhà cung cấp/giá Phòng TCKT Thẩm định giá Lãnh đạo Trường Phê duyệt/Ký HĐ Tổ chức sửa chữa Phòng QTGT Phòng QTGT, ĐVSD Nghiệm thu, bàn giao Phòng QTGT,TCKT Quyết toán, thanh lý HĐ • Quy trình sửa chữa tài sản và thiết bị

31. Các đơn vị sử dụng Yêu cầu bảo dưỡng Phê duyệt Lãnh đạo Trường Phòng QTGT Lựa chọn nhà cung cấp Thẩm định Phòng TCKT Lãnh đạo Trường Phòng QTGT Ký hợp đồng Nhà cung cấp Phòng TCKT Tiến hành bảo dưỡng ĐVSD Phòng QTGT Vận hành chạy thử Tổ chức sửa chữa Phòng QTGT Phòng QTGT, ĐVSD Nghiệm thu, bàn giao Phòng QTGT Phòng TCKT Quyết toán, thanh lý HĐ • Quy trình bảo dưỡng tài sản và thiết bị

32. Các đơn vị sử dụng Đề nghị thanh lý Lãnh đạo trường Thành lập HĐthanh lý TS Hội đồng thanh lý tài sản Đánh giá lại TS Họp HĐ thanh lý TS Hội đồng thanh lý tài sản Hội đồng thanh lý tài sản Báo cáo Bộ chủ quản Hội đồng thanh lý tài sản Thông báo thanh lý TS Hội đồng thanh lý tài sản Tổ chức bán/đấu giá Bàn giao, tổng hợp báo cáo Hội đồng thanh lý tài sản • Quy trình thanh lý tài sản và thiết bị lớn

33. Các đơn vị sử dụng Đề nghị thanh lý Phòng QTGT,TCKT Xem xét đề nghị thanh lý TS Lãnh đạo Trường Phê duyệt Thông báo thanh lý TS Phòng QTGT Phòng QTGT Nhận đơn mua Phòng QTGT Xét đơn mua Lãnh đạo Trường Duyệt bán Bàn giao Phòng QTGT Tổng hợp báo cáo Phòng QTGT • Quy trình thanh lý tài sản và thiết bị nhỏ