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AGENDA. ASPECTOS GENERALES DE LA CORPORACIÒN NACIONAL DE ELECTRICIDAD – REGIONAL SANTA ELENA. Regional Santa Elena. EMPRESAS FUSIONADAS EMEPE C.A. EMELGUR S.A. EMELSUCUMBIOS EMELMANABI EL ORO S.A. LOS RIOS C.A. EMELSA MILAGRO C.A. SANTO DOMINGO S.A. BOLIVAR S.A. Cantones:
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ASPECTOS GENERALES DE LA CORPORACIÒN NACIONAL DE ELECTRICIDAD – REGIONAL SANTA ELENA Regional Santa Elena • EMPRESAS FUSIONADAS • EMEPE C.A. • EMELGUR S.A. • EMELSUCUMBIOS • EMELMANABI • EL ORO S.A. • LOS RIOS C.A. • EMELSA • MILAGRO C.A. • SANTO DOMINGO S.A. • BOLIVAR S.A. • Cantones: • La Libertad • Salinas • Santa Elena • Playas • Zonas Rurales del Cantón Guayaquil Área de concesión 6775 km2 115.547 Usuarios Valores Consignados como Depósitos en Garantías 3´425.684,03
ASPECTOS GENERALES DE LA CORPORACIÒN NACIONAL DE ELECTRICIDAD – REGIONAL SANTA ELENA BASE LEGAL
OBJETIVO GENERAL Efectuar un examen especial a la consignación y administración de los valores entregados como depósitos en garantía por los usuarios de la Corporación Nacional de Electricidad – CNEL Regional de Santa Elena. OBJETIVOS ESPECIFICOS Realizar un diagnóstico situacional de la administración y control de los valores consignados por los usuarios como depósitos en garantía. Evaluar el cumplimiento de las normativas vigentes con respecto a la administración y devolución de los depósitos en garantía. Elaborar el informe del examen especial a la consignación y administración de los valores entregados como depósitos en garantía por los usuarios de la Corporación Nacional de Electricidad – CNEL Regional de Santa Elena
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Evaluar la fortaleza y debilidades del control interno En los tres últimos años, este rubro refleja diferencia entre el saldo contable y la cuenta abonados en el área comercial. Determinar cumplimiento de las normas legales, en la ADM. de los depósitos en garantía. Identificar la veracidad de los valores migrados de la cuenta depósitos en garantía, al nuevo sistema informático en el área comercial. Considerada en el PA-2011; debido a modificaciones ha sido excluida. Determinar las acciones correctivas y preventivas en la administración de estos fondos.
ANÁLISIS SITUACIONAL – CNEL. INTERNO: Determinar fortalezas y debilidades de la empresa, con la finalidad de mantener y desarrollar una ventaja competitiva. Proceso a Auditar en la consignación y administración de los depósitos en garantía.
ANÁLISIS SITUACIONAL - INTERNO Determinación del valor a consignar como Depósito en Garantía para un Nuevo Servicio
ANÁLISIS EXTERNO • Manejo de políticas energéticas • Manejo de subsidios al servicio • En el nombramiento de sus representantes. FACTOR POLÍTICO • Proyectos energéticos que ayudan a suplir el déficit de la demanda eléctrica en el país. • Impacto económico en la aplicación de impuestos en el área de concesión. FACTOR ECONÓMICO FACTOR SOCIAL INFLUENCIAS MACRO-ECONOMICAS • Mejorar la calidad del servicio • Ejecutar programas para servir a los sectores más desposeídos y sin costo. FACTOR TECNOLÓGICO • Ha permitido relacionar el proceso físico de energía, basada en fuentes de energía renovable. FACTOR LEGAL • Leyes y reglamentos que regulan el sector energético. PROVEEDORES • Nacionales e internacionales.
DESARROLLO DEL EJERCICIO PRÁCTICO EXAMEN ESPECIAL A LA CONSIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS VALORES ENTREGADOS COMO DEPÓSITOS EN GARANTÍAS POR LOS USUARIOS DE LA CORPORACIÓN NACIONAL DE ELÉCTRICIDAD – CNEL REGIONAL SANTA ELENA. PERIODO COMPRENDIDO :DEL 01 DE ENERO DE 2009 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del Examen En cumplimiento al Capítulo de Planificación Anual de Auditoria Interna, para el año 2012 y basado en la orden de trabajo # 006-AIN-2012 de fecha 2 de Julio del 2012 se procedió a realizar el Examen Especial a la Consignación y Administración de los valores entregados como depósitos en Garantías por los Usuarios de la CNEL – Regional Santa Elena, correspondiente al periodo del 1 de Enero de 2009 al 31 de Diciembre de 2011. Objetivo General del Examen.Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la consignación, administración, registros y devolución de los depósitos en garantías.
Certificar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de control interno, implementadas por la CNEL Regional Santa Elena para: • Determinar los valores a consignar por los usuarios como depósito en garantía y su actualización. • Certificar el registro individual de estos valores, en el sistema de las áreas comercial y financiera. • Evaluar la administración y réditos financieros, que estos recursos económicos han generados. • Analizar las liquidaciones de los depósitos en garantía, cuando los usuarios deciden prescindir del servicio. Objetivos Específicos. Alcance del Examen Cubrió la evaluación de las actividades desarrolladas entre el 1 de Enero de 2009 al 31 de Diciembre de 2011, así como los procedimientos aplicados en los diferentes procesos.
Montos de Recursos a Examinar Basado en las cifras reflejadas en los Estados Financiero de los periodos 2008, 2009, 2010 y 2011, CNEL Regional Santa Elena, mantiene en la cuenta contable 2.2.2.3.01.001.001 ¨Depósitos en Garantía¨ los siguientes saldos:
6.- Valores erróneos registrados en el Sistema Comercial. Identificación de vivienda y medidor Medidor instalado y activo
9.- Falta de gestiones sobre las incautaciones de los Depósitos en Garantías
CONCLUSIONES El desarrollo del presente EXAMEN ESPECIAL A LA CONSIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS VALORES ENTREGADOS COMO DEPÓSITOS EN GARANTÍAS POR LOS USUARIOS DE LA CORPORACIÓN NACIONAL DE ELECTRICIDAD – CNEL REGIONAL SANTA ELENA, permitirá a la administración implementar acciones correctivas y preventivas, y mejorar los procesos de Control Interno. CNEL Regional Santa Elena, no mantiene una estructura sólida que permita aplicar las regulaciones vigentes, para la consignación y administración de los valores, de tal manera que generen réditos y permitan efectuar las devoluciones de los Depósitos en Garantías a los 115 547 clientes o usuarios del servicio con los respectivos intereses No se evidencia actualizaciones de Manuales y Reglamentos de Control Interno, por parte de la Corporación Nacional de Electricidad, que identifiquen las políticas, normas y procedimientos a aplicar por las 10 regionales en las diferentes actividades de las áreas comercial y financiera
CONCLUSIONES Falta de conciliaciones mensuales de saldos entre las áreas comercial y financiera, situación que viene originando por años diferencias de valores, por no contar con un programa que permita mantener control individual de las transacciones de los usuarios y debido a que los registros son llevados en forma global en el sistema comercial y financiero Ausencia de gestión del área comercial por mantener actualizados los Depósitos en Garantías de los usuarios, ocasionando con ello que se mantengan consignados valores que no garantizan el monto de la facturación mensual, por consumo de energía. Caso similar ocurre en el área financiera, donde no se evidencia análisis a los saldos de las cuentas contables Conservación de saldos por falta de gestión del área comercial en la incautación de los valores consignados por usuarios con servicio retirado, ocasionando se mantengan por años saldos en las cuentas por pagar y cobrar. Además no se evidencian reportes históricos en los sistemas informáticos, que detallen las cifras incautadas o devueltas en forma parcial o total a los usuarios
CONCLUSIONES Ausencia de análisis y control sobre la información existente, antes de ser transferida al nuevo sistema informático del área comercial, lo que ha conllevado a mantener saldos irreales de los valores consignados por los usuarios, debido a la forma errónea de agruparlos y sin considerar que EMEPE mantenía secuencia paralela en la numeración de los Depósito en Garantía de la matriz La Libertad y la agencia de Playas El sistema informático carece de manuales de procesos, técnico y de usuario de los módulos comercial y financiero, lo que no permitió identificar con exactitud las transacciones efectuadas por los usuarios, y en especial sobre la determinación de los valores a consignar como Depósitos en Garantías, su actualización y liquidación
RECOMENDACIONES Considerando las deficiencias del sistema de control interno detallado en cada uno de los hallazgos del Examen Especial practicado a la Consignación y Administración de los valores entregados por los usuarios como Depósitos en Garantías, el Gerente Regional debe gestionar se apliquen las recomendaciones emitidas en el informe del examen especial y se tomen las medidas correctivas y preventivas que permitan mantener saldos reales de cada uno de los usuarios Con el fin de fortalecer la estructura funcional del área comercial y financiera, el Gerente Regional debe coordinar con los Gerentes Comercial y Administrativo Financiero, la elaboración o actualización de los Manuales de procedimientos, compilando las normativas determinadas en Leyes, reglamentos y demás disposiciones legales vigentes que rigen entorno a la consignación y administración de los Depósitos en Garantías Ante las inconsistencia de las cifras registradas en las áreas comercial y financiera, el Gerente Regional debe solicitar a los Gerentes Comercial y Administrativo Financiero, realicen una revisión y depuración a la información registradas en los sistema informáticos como Depósitos en Garantía y determinen los saldos reales de cada uno de ellos. Además de implementar como política se efectúen conciliaciones mensuales de saldos, entre éstas dos áreas
RECOMENDACIONES Debido a las limitaciones contempladas en el Art. 21 del Reglamento Sustitutivo del Reglamento de Suministro del Servicio de Electricidad y considerando que la mayor parte de los usuarios mantienen valores consignados que no garantizan el valor facturado por el mes de consumo, el Gerente Regional debe efectuar las consultas pertinentes a CNEL matriz u Organismos de Control Superior, sobre la posibilidad de solicitar a los usuarios la actualización de los Depósitos en Garantías a un valor similar al facturado por el mes de consumo o tomando como base el promedio de la facturación de los seis últimos meses Considerando la falta de liquidación de los servicios con estatus retirados, el Gerente Regional debe solicitar al Gerente Comercial se analice si estos usuarios mantienen deuda con la regional, proceda a realizar la incautación de los valores de depósitos en garantías o se gestione su devolución Debido a la falta de control de los valores consignados por los usuarios como Depósitos en Garantías, el Gerente Regional debe disponer al Director de Sistema, se elabore un módulo informático que permita llevar el control individual de éstos valores y se contemple el cálculo de pago de los interés generados en la liquidación, en caso de prescindir del servicio el usuario
RECOMENDACIONES Ante la falta de manuales de procesos, técnico y de usuario de los módulos comercial y financiero, el Gerente Regional deberá realizar las gestiones antes el proveedor del programa informático, para que entregue los manuales y sean socializados a los usuarios, a fin de que evalúen los procesos y certifiquen su apego a las normativas vigentes y/o soliciten su rectificación
