Gestire Dati e Cartelle di lavoro

1. Excel Avanzato Gestire Datie Cartelle di lavoro

2. SommarioGestire Dati e Cartelle di lavoro • Importare dati di testo • Importare dati da Access • Importare dati HTML • Importare dati da altre applicazioni • Estrapolare dati mediante query • Esportare dati • Modelli • Consolidare dati • Proprietà documento Giorgio Porcu - Excel Avanzato

3. Importare dati di testoImportazione file in Excel • Excel include una serie di funzioni per l’importazione guidata dei dati da file creati con altre applicazioni: • File XML (*.xml) • File di testo (*.txt, *.csv, *.prn) • File DataBase di Microsoft Access (*.mdb, *.accdb) • Pagine Web o File HTML (*.htm, *.html) • File di applicazioni DataBase Microsoft • Abbiamo già trattato l’importazione da file .xml nel capitolo Organizzare i Dati. Analizziamo ora le altre procedure d’importazione disponibili Giorgio Porcu - Excel Avanzato

4. Importare dati di testoFile di testo • I file di testo rappresentano il modo più semplice per memorizzare dati e spesso di minor ingombro in termini di dimensioni dell’archivio • I dati in un file di testo sono pure sequenze di caratteri alfanumerici, senza caratteristiche di formattazione grafica e formati dato • Tipiche estensioni dei file testuali sono: .txt, .csv, .prn .txt Giorgio Porcu - Excel Avanzato

5. Importare dati di testoFile di testo • Nell’importare da file di testo in Excel occorre: • Incolonnare i dati nell’ordine voluto su celle o tabelle • Operare sulla scelta del tipo di dato • La procedura Importazione guidata testo realizza questi due obiettivi Giorgio Porcu - Excel Avanzato

6. Importare dati di testoImportare dati da file di testo • Per importare dati da un file di testo: • Apri il foglio che conterrà i dati importati • SchedaDati > Carica dati esterni > Da testo Appare la Finestra di dialogo Importa file di testo Giorgio Porcu - Excel Avanzato

7. Importare dati di testoImportare dati da file di testo • Dalla Finestra di dialogo seleziona il file di testo desiderato e premi <Importa> E’ eseguita la Procedura Importazione guidata testo Giorgio Porcu - Excel Avanzato

8. Importare dati da AccessAccess e i file database • Microsoft Access è uno tra i più diffusi DBMS (Data Base Management System, in italiano programma di gestione database) e fa parte della Suite Office • Un database creato con Access è costituito da una serie di tabelle contenenti dati (record) collegate tra loro da relazioni • Il DB Access è salvato su unico file, con estensioni: • .accdb, .accde (Access 2007 o successivo) • .mdb, .mde (Access 2003 o precedente) • Excel consente di importare dati e strutture da file Access con procedura guidata Giorgio Porcu - Excel Avanzato

9. Importare dati da AccessImportare dati da file Access • Per importare dati da un file DB di Access: • Apri il foglio che conterrà i dati importati • SchedaDati > Carica dati esterni > Da Access Appare la Finestra di dialogo Seleziona origine dati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

10. Importare dati HTMLHTML e le pagine Web • L’ HTML (Hyper Text Markup Language) è un linguaggio per la creazione di documenti ipertestuali • E’ utilizzato principalmente per la realizzazione delle pagine Web • Per inserire i contenuti (dati, tabelle) di una pagina Web in un foglio Excel si può sfruttare una procedura guidata Giorgio Porcu - Excel Avanzato

11. Importare dati HTMLImportare dati da Web o file HTML • Per importare dati da un sito Web o file HTML: • Apri il foglio che conterrà i dati importati • SchedaDati > Carica dati esterni > Da Web Appare la Finestra di dialogo Nuova query Web Giorgio Porcu - Excel Avanzato

12. Importare dati da altre applicazioniSistemi Server DB Microsoft • Oltre al già menzionato e più conosciuto Access, Microsoft produce vari altri sistemi Server DataBase (come SQL Server) • Per garantire l’interoperabilità con gli applicativi basati su queste tecnologie, Excel prevede una apposita procedura d’importazione dati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

13. Importare dati da altre applicazioniImportare dati da DB Microsoft • Per importare dati da database Microsoft: • Apri il foglio che conterrà i dati importati • SchedaDati > Carica dati esterni > Da altre origini Appare un Menu a discesa da cui selezionare l’origine dei dati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

14. Estrapolare dati mediante query • Excel offre la possibilità di estrapolare dati mediante query da alcune tipologie di database per poi inserirli in un foglio di lavoro • Le query (interrogazioni) sono il meccanismo standard nei DB per selezionare le sole informazioni di interesse tra i tanti dati memorizzati • L’ estrapolazione è utile se non interessa riportare su Excel tutti i record contenuti in tabelle ma solo quelli che soddisfano certe condizioni Giorgio Porcu - Excel Avanzato

15. Estrapolare dati mediante queryEseguire una query • Per eseguire una query su database Microsoft: • Apri il foglio che conterrà i dati importati • SchedaDati > Carica dati esterni > Da altre origini Appare un Menu a discesa Giorgio Porcu - Excel Avanzato

16. Estrapolare dati mediante queryEseguire una query • Dal Menu a discesa seleziona l’ultima opzione: Da Microsoft Query Appare la Finestra di dialogo Scegli origine dati da cui lanciare l’esecuzione delle query in modalità guidata Giorgio Porcu - Excel Avanzato

17. Esportare dati • Al pari dell’importazione, Excel prevede numerose possibilità per esportare dati all’esterno • L’ esportazione è realizzata con il supporto al salvataggio dei dati in formati di file gestibili da altri programmi, oltre ai canonici .xls o .xlsx nativi di Excel • Sono supportati, tra gli altri, i formati: • XML (*.xml) • Ipertesto (*.html) • Testo (*.txt, *.csv) • Pdf (*.pdf) • OpenDocument (*.ods) Giorgio Porcu - Excel Avanzato

18. Esportare datiSalvare dati in vari formati • Per salvare dati in formato non Excel: • Apri il foglio che contiene i dati da salvare • Pulsante Office > Salva con nome Appare la Finestra di dialogo Salva con nome Giorgio Porcu - Excel Avanzato

19. Esportare datiSalvare dati in vari formati • Dalla Finestra di dialogo scorri il Menu a discesa Salva come: per selezionare il formato di salvataggio desiderato • Inserisci il nome file e premi <Salva> Giorgio Porcu - Excel Avanzato

20. Modelli • I modelli in Excel sono Cartelle di lavoro contenenti dati, formati e formule pronti all’utilizzo per realizzare calcoli o applicazioni specifiche • Sono disponibili modelli predefiniti già caricati in Excel e ulteriori scaricabili dal sito Microsoft Office Online • Ogni utente può inoltre salvare un documento come modello per un riutilizzo successivo Giorgio Porcu - Excel Avanzato

21. ModelliUtilizzare modelli predefiniti • Per utilizzare modelli predefiniti: • Pulsante Office > Nuovo Appare la Finestra di dialogo Nuova cartella di lavoro Giorgio Porcu - Excel Avanzato

22. ModelliUtilizzare modelli predefiniti • Dalla Finestra di dialogo seleziona: Modelli > Modelli installati oppure (è richiesta connessione Internet attiva) sfoglia i modelli disponibili da: Microsoft Office Online Giorgio Porcu - Excel Avanzato

23. ModelliCreare modelli personalizzati • Per creare e salvare un modello personalizzato: • Imposta la cartella di lavoro con le caratteristiche (formattazione, formule) desiderate • Pulsante Office > Salva con nome Giorgio Porcu - Excel Avanzato

24. Consolidare dati • L’ opzione consolida dati permette di unire i dati provenienti da tabelle diverse, purchè identiche o simili nella struttura • Il consolidamento somma o aggrega i dati di partenza in una nuova tabella master e può essere eseguito con varie opzioni Giorgio Porcu - Excel Avanzato

25. Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse • Per unire dati da tabelle diverse: • Apri il foglio che conterrà i dati da unire • SchedaDati > Strumenti dati > Consolida Appare la Finestra di dialogo Consolida Giorgio Porcu - Excel Avanzato

26. Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse • Nella Finestra di dialogo imposta le opzioni desiderate • Premi <OK> Funzione per aggregare i dati Riferimenti alle tabelle da unire Opzioni ulteriori Giorgio Porcu - Excel Avanzato

27. Proprietà documento • Ogni documento (Cartella di lavoro) possiede alcune caratteristiche o proprietà che lo identificano • L’ utente può visualizzarle e, se autorizzato per quel documento, modificarle o crearne di nuove • Tipiche proprietà sono: • Autore • Titolo • Oggetto • Parole chiave • Categoria Giorgio Porcu - Excel Avanzato

28. Proprietà documentoPerché usare le proprietà • Le proprietà sono utili: • Per identificare l’autore del documento, specie se verrà distribuito a terzi • Per verificare le caratteristiche del documento prima di aprirlo; sono infatti visualizzabili dal Sistema Operativo spostandosi sull’icona del file (appare un tooltip) o scegliendo Proprietà dal Menu contestuale • In fase di ricerca dati da Sistema Operativo, perché sono indicizzate come tag o metadati tipici del documento Giorgio Porcu - Excel Avanzato

29. Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietà • Per visualizzare e/o modificare le proprietà di una Cartella di lavoro: • Apri la Cartella • Pulsante Office > Prepara > Proprietà Giorgio Porcu - Excel Avanzato

30. Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietà Tra la Barra multifunzione e la Barra della formula appare l’area Riquadro informazioni documento utilizzabile per la visualizzazione e modifica delle proprietà Giorgio Porcu - Excel Avanzato