Noen sentrale kjennetegn ved plan- og budsjettprosessen:

1. Det ble jobbet lite med mål og strategier. Kortsiktighet, dårlig sammenheng mellom planer, budsjett og regnskap. Plan- og økonomiprosessen ble oppfattet som en frustrerende spareprosess. Hyppige budsjettreguleringer, prosessen greide ikke ta høyde for innstramninger alle visste ville komme til høsten. Budsjettene ble oppfattet som vanskelig å forstå, politikerne ønsket mer informasjon om tallmaterialet. Politikerne kom for sent inn i prosessen – de fleste viktige avgjørelser ble tatt i økonomiutvalget. Noen sentrale kjennetegn ved plan- og budsjettprosessen:

2. Målsettinger med ny prosess • Den skal skape grunnlag for en trygg og forutsigbar økonomi. • Den skal bidra til langsiktig tenkning og være et styringsverktøy for å oppnå politiske målsettinger og programforpliktelser • Den skal legge til rette for å framskaffe et bedre beslutningsgrunnlag enn i dag, slik at politiske prioriteringer kan gjøres under mindre usikkerhet og at ressursbruken optimaliseres. • Den må ivareta kommunens informasjonsbehov internt og eksternt

3. Ta vare på det som var bra: • Åpenheten mellom politikere og administrasjon • Politikernes muligheter til å påvirke under prosessen • Muligheten for alle parter til å søke og få informasjon om alle relevante økonomiske forhold

4. Det ble særlig lagt vekk på å sikre: • Budsjettbalanse • Tidligere inngrep og involvering fra politikere og tillitsvalgte. De faste utvalgene • må tidligere inn i prosessen og må spille en viktigere rolle • Eierskapet til økonomiplan og budsjett hos politikerne og ansatte må styrkes • Bedre informasjon til alle ledd • Bedre budsjettdisiplin og kontroll

5. I aktivitetsplanen ble det lagt vekt på: • å få fram hva det koster å drive kommunen • å få fram forslag til tiltak som kunne gi kontroll med økonomien på kort sikt. • å få fram tiltak som gir bedre struktur på tjenestene og «bytte» noen av disse ut med de kortsiktige «krisetiltakene». • organisere en prosess som gir klarere arbeidsfordeling. • få til en åpnere prosess. • organisere prosessen slik at ansatte og brukere fikk bedre innsyn og påvirkningsmulighet. • legge opp til en prioriteringsprosess der politikerne fikk muligheter til å vurdere kortsiktige og langsiktige tiltak opp mot mål, strategier og økonomi. • etablere nye arenaer og prosesser som ga muligheter for politikerne og administrasjon til å skape en felles situasjonsforståelse, etablere mål og vurdere tiltak og satsinger i fellesskap.

6. Noen sentrale erfaringer med prosessen • Det ble tidlig i prosessen etablert en felles kriseforståelse som gjorde det mulig å gjennomføre barrierebrytende tiltak. •  Kommunen har i flere år vært gjennom en slitsom spareprosess. Det har vært nedsatt et eget utvalg med formål å frambringe mulige nedskjærings-/omstillingstiltak. Mens dette arbeidet tidligere i hovedsak fulgte ”ostehøvelprinsippet” framhever aktørene at analysematerialet og bruken av dette i prosessen har ført til at tiltakene nå er langt bedre strategisk begrunnet.   • Et hovedproblem som blir framhevet er at de mangler kapasitet til å kunne produsere det analysematerialet som nå har vært sentrale elementer i prosessen. I motsetning til de større kommunene har ikke Marker en økonomiavdeling som kan produsere slikt materiale.

7. Noen sentrale erfaringer med prosessen…….. • Det konsekvensjusterte budsjettet spilte en sentral og avgjørende rolle for å få etablert et felles økonomisk utgangspunkt for alle aktørene. Utarbeidelsen av dette budsjettet ble desentralisert. • En grunnleggende forutsetning for at modellen skal fungere er at alle aktørene er godt kjent med prosessens forløp, og hensikten med og sammenhengen mellom de ulike aktivitetene.

8. Oppsummering • Prosjektet var godt forankret i det politiske miljøet. • Prosessen bidro til at både politikerne og administrasjonen sa de følte hadde god oversikt og mer detaljert kontroll over økonomien, samtidig som de erkjente at de også i framtida har store utfordringer for å tilpasse seg nye rammebetingelser. • Det ble bedre sammenheng mellom budsjett og regnskap og mer budsjettbevissthet og engasjement i alle ledd.

9. Oppsummering……. • Måten å organisere prosessen på førte til mer debatt i kommunestyret. • Det er viktig å følge tidsplanen. •  Det ble etablert gode arenaer og introdusert nye arbeidsformer.

10. De viktigste erfaringene i forhold til modellen • Det er nødvendig med grundig opplæring og gjennomgang av alle elementer i modellen før den iverksettes.   • Det er helt nødvendig at omstillingsprosessen forankres både i det politiske og i det administrative miljøet fra 1. Dag. • Det må etableres nye arenaer og arbeidsformer for å skape felles forståelse for kommunens omstillingsbehov, slik at organisasjonen kan samle seg om tiltak som er nødvendig for å håndtere kommunens utfordringer.

11. De viktigste erfaringene i forhold til modellen • Det må legges stor vekt på utformingen av alle dokumenter, og klargjøres hva som er hensikten med de ulike elementene i dem. •  Ved planleggingen av samlingene må det skilles klart mellom prosessdelen og vedtaksdelen. •  Det må settes av tilstrekkelig tid til de ulike aktivitetene.