Download
1 / 83
1k likes | 1.67k Views
التقارير الادارية. تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف انواعها. كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل.
E N D
التقارير الادارية • تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخل منشآت الاعمال على مختلف انواعها .
كما تعمل التقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .
ان التقارير هي احدى وسائل الاتصال الرسمي فإنها قد تكون شفهية او لفظية مع الاعتماد على وسائل الايضاح او ان تكون التقارير مكتوبة (تحريرية ) وهي الأكثر استخداما .
تابع التقارير الإدارية • التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل, و يرجع ذلك للأسباب الآتية:- • تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت.
تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق. • تعتبر التقارير القاعدة الاساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها.
تتميز التقارير بالاعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الاخرى.
تعريف التقرير..... • يمكن تعريف التقرير بأنه : عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة, و يتضمن تحليلا منطقيا و اقتراحات و توجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.
أنواع التقارير:- • تقسم التقارير بصفة عامة إلى نوعين أساسيين هما: • 1- التقارير الشفهية اللفظية • 2-التقارير المكتوبة التحريرية
و يتم تقسيم التقارير المكتوبة • إلى مجموعة متنوعة حسب الأغراض و المهام التي يخدمها التقرير, فنجد أن هناك تقارير تحليلية تفصيلية, و تقارير اعلامية, وأخرى إقناعية,...... الخ ,, أو حسب النشاط مثل تقارير البحوث, و التقارير العامة, و التقارير السنوية, .....الخ.
كما أن هناك تقارير دورية و أخرى اختيارية, و البعض الآخر يميز بين أنواع التقارير حسب الحقل أو المجال, مثل التقارير الطبية, و التقارير الادارية, و التقارير الهندسية, و تقارير المبيعات, و تقارير التسويق, ......الخ
من حيث زمن الاصدار يتم تقسيم البحوث إلى : • 1- تقارير دورية • 2- تقارير غير دورية
من حيث محتوى التقارير يتم تقسيمها الى : 1- تقارير مالية و محاسبية 2- تقارير الأنشطة 3- تقارير الافراد
و من حيث الهدف من التقارير يتم تقسيمها إلى : • 1-تقارير متابعة • 2- تقارير معلومات • 3- تقارير الدراسات • 4- تقارير تقييم الأداء
1- تقارير وصفية • 2- تقارير سابقة التصميم • من حيث الجهة التي يوجه اليها التقرير يتم تقسيمها الى : • 1- تقارير داخلية • 2- تقارير خارجية
لماذا نكتب التقارير والأبحاث؟ لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية.
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟ التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عن التقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان. هناك
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة في كثير من الأحيان مثل • :التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها.
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة الجزء الذي يَهتم به ويُهمل الباقي بعكس التقارير الشفهية حيث يضطر المستمع للاستماع لكل التقرير
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يُمَكن من الاستعداد لمناقشة موضوع ما، فيمكننا توزيع تفاصيل مشروع ما قبل الاجتماع لدراسته وبالتالي يكون الحاضرون على دراية بتفاصيل الموضوع
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق والأسباب والنتائج بعكس التقارير الشفهية التي قد تعرض بعض النتائج في وقت وبعضها في وقت آخر.
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل بكثير من التقارير والمحادثات الشفهية.
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه
تابع لماذا نكتب التقارير والأبحاث • لذلك فإن الأمور البسيطة يُستخدم فيها التقارير والمحادثات الشفهية ولكن عندما نحتاج أن ننقل معلومات كثيرة فإننا نلجأ لكتابة التقارير وكذلك الحال في حالة الحاجة لحفظ المعلومة للمستقبل
سمات التقارير الجيدة • تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع • منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة
سمات التقارير الجيدة • طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة • لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ • مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته
سمات التقارير الجيدة • تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة • مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة • مكتوبة بأمانة
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد • التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد • وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد • فإن كتابة التقارير قد تؤثر على مستقبلك الوظيفي لأنها أحد الأدوات الأساسية للاتصل بمديريك. إن لم تستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لمديريك فإن هذا لن يساعدهم على تأدية عملهم وبالتالي سينعكس على تقييمك وترقياتك
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث؟ • العناصر الرئسية للتقرير أو البحث قد تختلف حسب حجم التقرير ومتطلبات المؤسسة المقدم إليها البحث. ولكن بصفة عامة هناك عدد من العناصر الرئيسية التي يجب أن تتوفر عادةً او يتوفر معظمها في التقارير الطويلة والأبحاث الطويلةمثل :
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث • صفحة العنوان والملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة الأشكال وقائمة الجداول وشرح المصطلحات والرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى الأساسي للتقرير ثم الاستنتاج او التوصيات ثم المراجع ثم المرفقات.
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث؟ • التقارير القصيرة المكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فلا يكون هناك حاجة لقائمة الأشكال ولا قائمة الجداول ولا جدول المحتويات وهكذا • هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يًغنينا عن تَعلم كتابة التقارير؟
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث • في كثير من المؤسسات تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم مُعد التقرير بملأ النموذج بالبيانات الصحيحة.
العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث • ولكن هذا لا يَضمن لنا ان تكون التقارير جيدة لأن مُعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل حقل أو جزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بملأ التقرير بطريقة لا تُساعد على فهم الموضوع.
مراحل كتابة التقرير المرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز تشمل • تحديد الهدف من التقرير: • أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله .
مراحل كتابة التقرير • ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي :
مراحل كتابة التقرير • إعطاء معلومات • تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة • عرض أفكار جديدة • تقديم اقتراحات جديدة • دراسة مشكلة معينة • المساعدة في اتخاذ قرار معين
مراحل كتابة التقرير • القارئ : • أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟ • ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟ • جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات . • د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟
مراحل كتابة التقرير • هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية .
مراحل كتابة التقرير مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) • : أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع .
مراحل كتابة التقرير • تابع مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) • ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم . المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهاية دقيقا • ومنظما ومنطقيا وموجزا هي :
مراحل كتابة التقرير • تابع مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) • أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك . كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اختر عنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا .
مراحل كتابة التقرير • تابع مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) • ب ـ تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثم رتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ما تجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد .
مراحل كتابة التقرير • تابع مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) • جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسة والتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوء الرؤية المتكاملة لها ككل .
