PROTOKOLER

1. PROTOKOLER Sejarah dan Perkembangannya Disampaikan dalam : Pembinaan Protokoler Kankemenag Kab. Kulonprogo Meeting Room Hotel Kusuma Wates 27 – 28 Nopember 2013

2. Pengertian • Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. • Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal. • Secara Umum adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

3. PENGERTIAN PROTOKOL • Serangkaianaturandalam • ACARA KENEGARAAN • ACARA RESMI • Meliputi : • TATA TEMPAT • TATA UPACARA • TATA PENGHORMATAN: sesuaiJabatan: • NEGARA, PEMERINTAH, MASYARAKAT Undang-undang No. 8 tahun 1987

4. KISI KISI PROTOKOLER • Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara. • Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.” • Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987 ; serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

5. PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL tercipta : • Suasanaupacara: khidmat, tertib, lancar • Tata pergaulan yang diterimasemuapihak • Suasanaakrabkeberhasilanusaha • Pemberianperlindungan • Ketertibandan rasa amandalamtugas

6. SYARAT SYARAT PROTOKOLER • Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia • Bermentalkuatdankepribadiantangguh • Trampildancekatanmenguasaisituasi • Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat • Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul • Sangatmemahamiperasaanorang lain • Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang • Pandaimembawadiridanselalumawasdiri • Rendah hati tetapi tidak rendah diri • Penampilanmenarik • Pandaiberbusanasesuaidengansuasana • Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik • Memilikipengetahuantentangketatausahaandanunsur-unsurmanajemen • Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

7. Jenis-jenisKegiatanProtokol JeniskegiatanUmum/ Kenegaraan Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk: • Upacara pelantikan dan serah terima jabatan • Upacara penandatanganan naskah kerjasama • Upacara sumpah pegawai • Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru • Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

8. Jenis-jenisKegiatanProtokol Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi : • Upacara Dies Natalies • Upacara wisuda sarjana • Upacara pengukuhan guru besar • Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

9. AktivitasProtokoler Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu : • Tata ruang, • Tata upacara, • Tata Tempat, • Tata Busana, • Tata Warkat.

10. Tata Ruang Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.  • Perangkat keras,adalahberbagai macam perlengkapan yang diperlukan untukmaksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya • Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

11. Yang perlu diperhatikan • Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi • Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya • Papan nama petunjuk yang diperlukan • Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat • Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

12. Pemandu Acara (MC) • Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut: • Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC ; • Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi • Volume suara yang konstan dan mantap • Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing. • Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan • Sifat yang tidakmudahtersinggung • Berkepribadian • Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatanacara, oleh sebab itu harus trampildengan cepat tanggap membacasituasi. • Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik • Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena kegiatan) • Pandaimengatur volume suara • Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar)pidato seseorang • Mampumenguasaimassa

13. Tata Upacara Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya,yang harus diperhatikan: • jeniskegiatan; • bahasapengantar yang dipergunakan; • materiaktivitas. • Catatan : Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

14. Tata Tempat (Preseance) • KatapreseanceberasaldaribahasaPerancisataudalambahasaInggrisprecende yang artinyaurutan. Maksudnyadisiniadalahurutanberdasarkanprioritas, atausiapa yang lebihdulu. • Secarakeseluruhan, dapatdiartikanpreseanceadalahketentuanataunorma yang berlakudalamhaltatadudukparapejabat, yang biasanyadidasarkanataskedudukanketatanegaraandaripejabat yang bersangkutan, kedudukanadministratif/strukturaldankedudukansosial. • Tata urutantempatdudukdi Indonesia diaturdenganKeputusanPresidennomor 265 tahun 1968. • Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance: • Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya. • Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

15. Tata Busana • Pakaian yang harusdikenakanpadasuatuaktivitasprotokoler, baikolehparapejabatundanganataupunpelaksanakegiatan. • Pakaian harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. • Jenis tata busana yang perlu diketahui: • PakaianSipilLengkap (PSL) • PakaianSipilHarian (PSH) • PakaianDinasLapangan (PDL) • PakaianDinasHarian (PDH) • Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer. • Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu) • Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) • Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

16. TataWarkat • Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan ; • Daftar nama tamu yang akan diundang • Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat • Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan • Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya • Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak • Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya. • Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan. • Menentukan batas waktu penerimaan tamu. • Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya • Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan

17. Mengatur Kegiatan Protokol Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki: • Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan. • Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan • Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

18. Peran dan Fungsi Protokoler • Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi, • Merupakan bagian yang melekat dari aktivitas kelembagaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat intern maupun ekstern, • Dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, • Terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, • Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

19. TATA LETAK UPACARA PENGAMBILAN SUMPAH JABATAN PELANTIKAN,SERTIJAB 10 4 3 1 6 5 2 2 5 11 8 7 7 8 9 1.Pejabat yang melantik 2. pejabatbaru 3. pejabatsetingkat yang melantik 4. istripejabat (3) 5. saksi 6. pejabat yang lama 7. rohaniwan Islam/Hindu/Budha 8. rohaniwan Kristen/Katolik 9. undanganlainnya. 10. protokol 11. istripejabat lama danbaru

20. UPACARA RESMI PEMERINTAH 8 10 • 4 2 1 3 5 7 11 9 12 13 1—7 PEJABAT SECARA BERURUTAN 8. GAMBAR PRESIDEN 9. BENDERA MERAH PUTIH 10. GAMBAR WAKIL PRESIDEN 11. BENDERA ORAGANISASI 12 .PROTOKOL 13. UNDANGAN

21. JABAT TANGAN TAMU  1 2 3 4 5 JAMUAN MAKAN 11 7 3 1 5 9 12 10 6 2 4 8

22. Terima Kasih