Efektyvesnis “Aš”

1. Efektyvesnis “Aš” Paulius Rakštikas Mykolo Romerio Universitetas Psichologijos katedra Pagal projektą: “Šiaulių VVG vietos plėtros strategijos įgyvendinimo dalyvių gebėjimų ugdymas ir aktyvumo skatinimas” 2010 04 22, Šiauliai

2. Dienotvarkė 10.00 – 11.30 val. – veiklos planavimas; laiko valdymas 11.30 – 11.40 val. – kavos pertrauka 11.40 – 13.10 val. – efektyvus susirinkimų vedimas; derybos 13.10 – 14.10 val. – pietūs  14.10 – 15.40 val. – bendravimo psichologija žodžiais ir be jų; psichologinis poveikis 15.40 – 15.50 val. – kavos pertrauka 15.50 – 17.20 val. – viešas kalbėjimas

3. Veiklos planavimas 1 tema Nekurti planų, vadinasi, planuoti pralaimėjimą (B.Franklinas)

4. Organizacija – tai sąmoninga valia sukurtair kontroliuojama socialinė sistema, sudaryta iš individų ir grupių, dirbančių kartu tam tikram tikslui pasiekti. Veiksniai, įtakojantys organizacijos elgseną: 1. Tikslas 2. Struktūra 3. Technologijos 4. Žmonės 5. Kultūra 6. Aplinka

5. Planavimas - tikslų nustatymas; - sprendimas, kaip juos pasiekti. Kontrolė - darbo atlikimo stebėjimas; - veiksmų ėmimasis, siekiant užtikrinti norimus rezultatus. Organizavimas - darbo paskirstymas; - užduočių skyrimas; - resursų paskirstymas; - rezultatų koordinavimas. Vadovavimas - vizijos kūrimas; - įsipareigojimo „įkvėpimas“; - pastangų nukreipimas bendro tikslo link. Valdymo funkcijos

6. Tikslų kategorijos • Keliami įprastų darbo rėmuose • Nepatenkantys į šiuos rėmus (projektai ir pan.) • Vystomieji, kaitos tikslai • Vystomieji asmens lygmenyje

7. Kodėl nepasiekiami tikslai? • Nesitariama, o nuleidžiama • Akcentuojamas tik kiekybiškumas • Kalbama, ne apie tikslus, o apie veiklą • Nederinama horizontaliame lygyje • Nekoordinuojami ir nevertinami tikslai • Neapdovanojama/nebaudžiama • Nesiejama su bendrais organizacijos tikslais

8. Kaip pateikti užduotį pavaldiniui?

9. Tikslo formulavimas

10. Planavimo procesas

11. Susiplanavus svarbu: kasdieninių darbų įvertinimas

12. Laiko valdymas 2 tema Ar mes jį galime valdyti?

13. Užduotis:kas vagia laiką?

14. Svarbios mintys apie laiką • Užsiimdami malonia, patinkančia veikla jaučiame, kad laiką negaištame, o praleidžiame prasmingai. Todėl jei užsiimate nelabai mėgstama veikla, reiktų ją pamėgti  • Kieno nors gailėjimasis – vienas efektyviausių laiko “gadinimo” būdų

15. Svarbios mintys apie laiką • Savistaba – tiesiausias kelias į laiko efektyvinimą • Darbe reikia dirbti, o ne darbe nedirbti • Skirkite laiko susikaupti ir aptarti • Gaištame laiką tik savo noru (laukdami ar imituodami laukimą)

16. Svarbios mintys apie laiką • Jei nežinai kur eini, tai ir nueisi nežinia kur. Tikslų žinojimas palengvina laiko planavimą • Atidėti galima, bet neatidėlioti • Perfekcionistams sunku suprasti kada jau darbą reikia baigti. Todėl kartais reikia tiesiog stabtelti ir paklausti savęs: “kuo jūs užsiėmęs?”

17. Svarbios mintys apie laiką • Laiką planuokite raštu, vienoje vietoje • Įvertinkite užduočių sudėtingumą, pradėkite nuo sudėtingiausios • Skirstykite darbus į dienos, savaitės ir pan. Nuolat sąrašą peržiūrėkite

18. Svarbios mintys apie laiką • El. pašto skaitymas, dokumentų tvarkymas ir pan. nėra darbas – neapgaudinėkite savęs. Tokiai veiklai reikia skirti fiksuotą laiko tarpą viena ar porą kartų per dieną • Jei įmanoma, automatizuokite pasikartojančius veiksmus, išnaudokite technologijas • Kai jums paskiria susitikimą, iš kart trumpinkite jo laiką ketvirtadaliu

19. Svarbios mintys apie laiką • Negalima beveik pabaigti. Turite pabaigti užduotį be jokių “smulkmenas padarysiu vėliau” • Atidėliojimas kelia įtampą • Nelyginkite savęs su kitais (“jis tai viską spėja”). Svarbu matyti asmeninį tobulėjimą, o ne kitų pranašumą.

20. Svarbios mintys apie laiką • Neverta skirti daugiau laiko tiems, kas garsiau rėkia. Išmokite pasakyti NE. • Bent 10% dabarskiriamolaikodaiktamsskirkitežmonėms, tai kur kas geresnė investicija • Min. 1val. per dieną sau – būtina • Rytoj nebus mažiau darbo ir nebus lengviau. Gyventi reikia šiandien, o tiksliau - dabar

21. Svarbios mintys apie laiką • Svarbiausių užduočių imkitės tuo paros metu kai esate energingiausi – pažinkite save • Darykite pertraukas kas ne rečiau nei kas 90min. • Nebūtina susiplanuoti minučių tikslumu, pateks kasdieninio darbų sąrašo prioriteto tvarka. Sudėtingas užduotis skaidykite. Svarbiausia, gale dienos nesijaudinti, kad nepavyko įgyvendinti viso sąrašo

22. Laiko valdymo metodai • Dienos nuotrauka • ABC analizė (A – svarbiausios užduotys duodančios ilgalaikius rezultatus, B – svarbios, kurios uždelsus tampa A tipo užduotimis, C – mažavertės, kurias galima nukelti ar atsisakyti) • Eisenhauerio matrica

23. Eisenhauerio matrica

24. Pareto dėsnis ir čia

25. Kiti Pareto dėsnio pavyzdžiai (20% priežasčių lemia maždaug 80% pasekmių) Štai keletas pavyzdžių iš verslo pasaulio:20 % įmonės klientų - 80 % įmonės apyvartos (pelno),20 % prekių asortimento - 80 % įmonės pardavimų,20 % reklamos išlaidų - 80 % pardavimų prieauglio,20 % skolininkų - 80 % įsiskolinimų sumos,20 % darbuotojų - 80 % įmonėje atliekamo darbo,20 % darbuotojų gauna - 80 % įmonės uždirbto pelno,20 % darbuotojų - 80 % paskleistų paskalų,20 % priežasčių 80 % klientų nusiskundimų.

26. Kiti Pareto dėsnio pavyzdžiai (20% priežasčių lemia maždaug 80% pasekmių) O čia dėsnio galiojimo pavyzdžiai iš visuomeninio gyvenimo:20 % įmonių - 80 % mokesčių valstybei,20 % šalies gyventojų - 80 % sukurtos pridėtinės vertės,20 % eismo dalyvių - 80 % eismo taisyklių pažeidimų.

27. Kiti Pareto dėsnio pavyzdžiai (20% priežasčių lemia maždaug 80% pasekmių) Dėsnio apraiškos asmeniniame darbe ir gyvenime:20 % žmogaus gyvenimo - 80 % gyvenimo pasiekimų,20 % darbo priemonių - 80 % panaudojimo atvejų,20 % klaviatūros klavišų - 80 % paspaudimų,20 % asmeninio garderobo - 80 % kasdieninio naudojimo,20 % buitinių šiukšlių - 80 % šiukšliadėžės turinio,20 % perskaitytų laikraščių, knygų, žurnalų - 80 % vertės, 20 % blog’erių užpildo - 80 % blog’ų turinio…

28. Kiek laiko reikia skirti laiko planavimui? • Optimalus planavimui skiriamo laiko kiekis yra 1 procentas nuo planuojamo periodo trukmės. Kitaip tariant, dienos planavimui turėtume skirti 5-10 minučių, savaitės darbo tvarkaraštį turėtume sudaryti per 30-40 minučių, o metiniam veiklos planui prireiks 2-3 darbo dienų

29. Pabaigai... • Ką daryti kai užplūdo daug labai skubių darbų?!

31. Efektyvus susirinkimų vedimas 3 tema Su kuo jums asocijuojasi susirinkimas?

32. Principinės idėjos efektyviam susirinkimui • Gerą kolektyvinį darbą apibūdina susirinkimų poreikio sumažėjimas • Sėkmės pagrindas – pasirengimas ir vėlesnis darbas, t.y. darbotvarkės parengimas ir nutarimų įgyvendinimas (ne dažnumas ar smagumas) • Pirmininkas turi būti asmeniškai matomas ir juntamas • Posėdžio negalima paversti bendru pasisėdėjimu ar susibūrimu

33. Susirinkimų rūšys • Didelis, formalus (pvz., stebėtojų, direktorių, akcininkų, patariamųjų tarybų, visuotiniai susirinkimai, t.y administracinių organizacijos organų) • Eilinis (pvz., reguliarūs valdybos, administracijos, skyrių, poskyrių) • Darbo grupių • Nedideli specialūs susirinkimai, pokalbiai tarp viršininko ir darbuotojų arba kelių kolegų

34. Tipiškos susirinkimų klaidos • Per daug klausimų • Įtraukiami skirtingo laiko ir nagrinėjimo reikalaujantys klausimai • Atvirų durų politika • Ekspromtas. jis atsiranda dėl nepasiruošimo • Žmonių problemų (asmeninių, santykių) negalima spręsti paskubomis, tam reikia laiko, atidumo ir kantrybės

35. Darbotvarkės turinys • Tikrieji standartai – ką reikia neišvengiamai visada aptarti (priklauso nuo organizacijos tipo, pvz., užsakymo gavimas, gamybinių pajėgumų panaudojimas, likvidumas ir pan.) • Nuolatiniai klausimai – tinkamai ir galutinai nesutvarkyti reikalai, einamieji klausimai • Įvairūs arba galimi klausimai (palikti laiko!)

36. Darbotvarkės įgyvendinimas • Nė vieno klausimo nepalikti be atitinkamų sprendimų. Svarbu aiškiai viešai nuspręsti kiekvienu klausimu: • Ką reikia padaryti? • Kas tuo rūpinasi? • Iki kada turi būti paskelbta įvykdymo arba preliminarinė ataskaita?

37. Posėdžio protokolas • Nutarimai • Priemonės • Atsakingi asmenys • Terminai

38. Klausimai sau ruošiantis ir vedant susirinkimą • Tema Ar visiems aišku dėl ko vyksta susirinkimas? Ar visi nori(nusiteikę) išspręsti kylančius klausimus? Ar keliami klausimai yra realūs? • Darbotvarkė Ar susirinkimo klausimai surikiuoti logiškai? Ar pirmiau bus nagrinėjami lengvesni, o tik paskui sunkesni klausimai? Ar kiekvienam klausimui skirta pakankamai laiko?

39. Klausimai sau ruošiantis ir vedant susirinkimą • Dalyviai Ar pakviesti tie, kurie turi sprendimo galią? Gal reikia ne tik jų? Kokia dalyvių įvairovė? Ar ne per daug dalyvių? Ar skirta laiko dalyvių “atsineštiems” klausimams? Kas protokoluos susirinkimą? • Vieta Ar susirinkimo vieta tinkama temai? Kokia bus susirinkimo forma? Ar pasirūpinta dalyvių komfortu (kava, vanduo, org. priemonės ir t.t.)?

40. Klausimai sau ruošiantis ir vedant susirinkimą • Medžiagos ir įranga Kas ir kaip organizuoja dokumentų parengimą ir pristatymą? Ar reikia papildomos įrangos? Koks protokolas turės būti parengtas ir kas koordinuos užduočių atlikimą?

41. Derybos 4 tema Kada mes deramės?

42. Derybos – tai menas leisti pasiekti kitai pusei tai, ko jie nori, jūsų sąlygomis (Daniele Vare, Italijos diplomatė)

43. Užduotis Bendra instrukcija • Kiekvienas iš jūsų turite po 1 Litą (100ct). Deryboms skirtos 5 minutės, turite pasiekti kuo naudingesnį sau rezultatą. Pasibaigus šiam laikui derybos bus nutrauktos. Pažiūrėsime kiek centų turėsite po derybų. Sėkmės. Slapta instrukcija ?

44. Derybų etapai

45. 1 etapas Pasiruošimas deryboms Pasiruošimo procesas: Informacijos rinkimas analizė planavimas Sunkumai, su kuriais susiduriama besiruošiant deryboms: • Išteklių ribotumas • Informacijos ribotumas • Neteisingas turimos informacijos interpretavimas

46. Derybų tikslas • Maksimalus tikslas – ką jūs idealiu atveju norite pasiekti (pvz., pasirašyti kontraktą); • Tarpinis tikslas – ką optimaliausiai ir realiausiai galite pasiekti šio susitikimo metu; • Minimalus tikslas – ką blogiausia atveju turite pasiekti (pvz., užmegzti gerus santykius)

47. Pasiruošimas deryboms • Asmeninis pasiruošimas • Dalykinis pasiruošimas • Strateginis pasiruošimas

48. Asmeninis pasiruošimas • Kokie mano ir mano atstovaujamos organizacijos pagrindiniai interesai • Mano ir mano kolegų derybų vedimo patirtis • Kiek pasitikiu savimi ir savo žiniomis • Kaip toleruoju įtampą, kaip reaguoju streso atveju ir kaip man vertėtų geriausiai pasielgti netikėtoje situacijoje? • Atsarginės durys

49. Susipažinimas su partneriu • Interesai • Atsarginės durys • Derybų ribos • Derybų tikslai • Veiklos sritis ir apimtis • Finansinė padėtis ir patikimumas • Profesinė patirtis • Derybų patirtis • Įgaliojimai pasirašyti kontraktą

50. Dalykinis pasiruošimas • Siūlomas produktas ar paslauga • Siūlomo produkto ar paslaugos įkainiai • Prieš tai buvę susitarimai su partneriu bei jūsų bendravimo istorija • Galimos bendradarbiavimo galimybės su partneriu ateityje (strateginis pasiruošimas)