Samordnad Skanning/Arkiv Region Skåne

1. Samordnad Skanning/Arkiv Region Skåne Bakgrund….. • RD beslut april 2011 om en samlad organisation för Arkiv & Skanning …samt att utreda verksamhetsnära skanning • Ny organisation Regionarkivet start september 2011 • Personalövergång från sjukhusen januari 2012 • Projektstart verksamhetsnära skanning januari 2012 • RD beslut Juni 2012, all verksamhetsnära skanning skall övertas av Regionarkivet.

2. Samordnade Arkiv Region Skåne Arkiv… • Samordning av alla arkiv till Regionarkivet, Arkivcentrum syd • Trelleborg är först ut med flytt av sina arkiv dec 2012 • Idag finns 9,5 miljoner journaler på Regionarkivetpå 45 000 hm • När alla arkiv är levererade kommer det att finnas totalt ca 100 000 hm förvarade på Regionarkivet • Alla arkiv beräknas vara levererade hösten 2015

3. Samordnad Skanning Region Skåne Skanning projektet Inom Region Skånes hälso- och sjukvård fanns ingen regionövergripande samordning gällande journalskanning Konsekvensen av det: • Stor variation i mängd resurs som går åt per skannat dokument • Variation i kvalitén på inskannat material Målet var att utvärdera scenarion: • Var bör skanning ske • Vem skall bedriva skanning • Hur bör skanning bedrivas

4. Samordnad Skanning Region Skåne Skanning projektet • Projektet startade jan 2012 • Beslut RD jun 2012 • Beslutet innebär:1. All verksamhetsnära skanning skall övertas av Regionarkivet2. RD ger Regionarkivet i uppdrag att organisera, effektivisera samt standardisera skanningverksamheten

5. Samordnad Skanning Region Skåne Skanning • Beslutsfaktorer:- Patientsäkerhet- Utgå från kundens behov- Effektivisera / Ekonomi • Totalt skannas det ca 3,6 miljoner dokument/årdetta sker i 2 plattformar idag- Comprima (2,4 miljoner)- Melior (1,2 miljoner) • Nollvision – patientbunden information

6. Samordnad Skanning Region Skåne Resultat av genomförande Comprima skanningOrganiseraKostnadseffektivisera från 9 skanning punkter till 4stHelsingborg, Kristianstad, Lund samt Malmö

7. Samordnad Skanning Region Skåne Resultat av genomförande Comprima skanningEffektiviseraKostnaden för verksamhetsnära skanning 12-14kr (Melior)Kostnaden för Comprima skanning 7 kr/dokument (2013)

8. Samordnad Skanning Region Skåne Resultat av genomförande Comprima skanningStandardiseraComprima blir skanning plattform (Melior skanning tynger systemet)Skånegemensamma Dokumenttyper

9. Breddinförande av Comprima på SUS • Process för genomförandet: V1 Möte med nyckelpersoner från olika kliniker V2-3 Klinikers eget arbete inför överlämnandet ex. Vilka dokument finns på resp. klinik Till vilken dokument typ tillhör dokumentet Planera internpost för utleverans V4 Uppstartsmöte ex. Detaljerad beskrivning av Comprima Regelverksgenomgång Utbildning av användareV5 Start av skanningV9 Uppföljning

10. Tidplan SUS/Tr/Ys 2013-2014

11. Tidplan SUS 2013-2014

12. Logga in • Startsida • Arkivera • Skanning • Beställa • Bevara eller gallra • Leverera • Söka och forska • Kontakt • Internt Skanning • Bakgrund- Historik- Beslut • Comprima skanning för dig- Information om Comprima- Manual- Utbildningsmaterial- Sökvägar • Riktlinjer och Regelverk-Regelverk för skanning- Dokument typer (index)- Alla dokument • Tidsplan- Tidplan för alla kliniker- Process för genomförandet • KontakterLänkas till VGI • Frågor & Svar • Nyheter WEBBINFORMATION

13. WEBBINFORMATION

14. VISNING AV COMPRIMA