การชี้แจงเรื่อง สรุประบบสินทรัพย์ถาวรรายตัว

1. การชี้แจงเรื่องสรุประบบสินทรัพย์ถาวรรายตัวการชี้แจงเรื่องสรุประบบสินทรัพย์ถาวรรายตัว

2. ภาพรวมกระบวนการสินทรัพย์ การเคลียร์พักสินทรัพย์ การประมวลผลค่าเสื่อมราคา สรุปบัญชีแยกประเภทสำหรับสินทรัพย์ถาวร แนวทางการแก้ไข/ปัญหาที่พบบ่อยของสินทรัพย์ถาวร ระบบสินทรัพย์ถาวร

3. ภาพรวมกระบวนการสินทรัพย์ภาพรวมกระบวนการสินทรัพย์

4. ภาพรวมของระบบสินทรัพย์ถาวรภาพรวมของระบบสินทรัพย์ถาวร มี GFMIS Terminal ไม่มี GFMIS Terminal บันทึกรับพักสินทรัพย์ สร้างรหัสสินทรัพย์ สร้างรหัสสินทรัพย์ บันทึกการได้มาผ่านเครื่อง Terminal 1. บันทึกสินทรัพย์ผ่าน PO (ME21N) 2. บันทึกสินทรัพย์ที่ได้รับบริจาค(ABZON) บันทึกล้างพักสินทรัพย์ เข้าสินทรัพย์รายตัว(F-04) การบันทึกการตัดจำหน่าย 1. การบันทึกตัดจำหน่ายสินทรัพย์ - ขาย - Write Off 2. การโอนสินทรัพย์ถาวร -การโอนสินทรัพย์ถาวรภายในกรม -การโอนสินทรัพย์ถาวรระหว่างกรม -การโอนสินทรัพย์ระหว่างทำเป็นสินทรัพย์ การประมวลผลสิ้นเดือน - ประมวลค่าเสื่อมราคา

5. หมายเหตุ 1. การประมวลค่าเสื่อม เมื่อสั่งประมวลจะไม่ประมวลผลสินทรัพย์ที่ไม่คิดค่าราคา เช่น หมวดสินทรัพย์ที่ดิน, งานระหว่างทำ เป็นต้น 2. ผู้รับผิดชอบล้างพักสินทรัพย์, ประมวลผลค่าเสื่อมราคา, ตัดจำหน่าย, โอนสินทรัพย์ ในแต่ละเดือน คือ กองคลังส่วนกลางทำโดย Terminal GFMIS (ยกเว้นภายในส่วนราชการมีการมอบหมายให้กับหน่วยงานอื่น)

6. กระบวนงานการจัดซื้อสินทรัพย์กรณีปกติกระบวนงานการจัดซื้อสินทรัพย์กรณีปกติ ยกเว้นมหาวิทยาลัย, องค์กรอิสระ, องค์การมหาชน

7. กระบวนงานการจัดซื้อสินทรัพย์กรณีฉุกเฉินอื่นๆกระบวนงานการจัดซื้อสินทรัพย์กรณีฉุกเฉินอื่นๆ บันทึกผ่าน Terminal และ Excel Loader ตั้งเบิกชดใช้ใบสำคัญระบุพักสินทรัพย์ สินทรัพย์ถาวร ค่าใช้จ่าย ยกเว้นมหาวิทยาลัย, องค์กรอิสระ, องค์การมหาชน

8. บันทึกรับสินทรัพย์ผ่านเครื่อง Terminal 4. ประมวลผลจ่าย 1. จัดทำใบ P/O T-Code :ME21N 2. ทำรับสินค้า (G/R) T-Code :MIGO 3. ทำตั้งเบิก (I/R) T-Code:ZMIRO_K… เอกสารทางพัสดุ: 9XXXXXXXXX เอกสารทางบัญชี:31XXXXXXXX ได้เอกสารตรวจรับ: 8XXXXXXXXX เอกสารทางบัญชี:6XXXXXXXXX ได้เอกสาร P/O : 4XXXXXXXXX คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. GR/IR (รับสินค้า/ใบสำคัญ) XXX Cr.เจ้าหนี้ XXX คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. สินทรัพย์ XXX Cr. GR/IR (รับสินค้า/ใบสำคัญ) XXX กรณีมีข้อผิดพลาดสามารถยกเลิก P/O ได้ที่ T-Code:ME22N หมายเหตุ : กรณีบันทึกรับสินทรัยพ์ จะต้องมีการสร้างสินทรัพย์รายตัวที่ T-Code :AS01 ก่อน จาก นั้นจะต้องนำรหัสสินทรัพย์ที่ได้มาระบุในการสร้าง P/O ต่อไป เมื่อมีการทำรับสินค้า และระบุวันที่ผ่านรายการ ตามเอกสารการตรวจรับ (G/R) ; วันที่ผ่านรายการ = วันที่ได้มาของสินทรัพย์ และจะไปปรากฏในช่องวันที่โอนเป็นทุน และวันที่ คิดค่าเสื่อมในข้อมูลหลักสินทรัพย์ และระบบจะใช้วันที่ดังกล่าวในการเริ่มคิดค่าเสื่อมเมื่อสั่งประมวลผล

10. บันทึกรับสินทรัพย์ผ่านแบบฟอร์ม Excel Loader 2. ทำตั้งเบิก แบบฟอร์ม : ขบ.01 1. จัดทำใบ P/O แบบฟอร์ม : บส.01 3. ประมวลผลจ่าย ได้เอกสาร P/O : 5XXXXXXXXX ได้เอกสารใบตั้งหนี้ : 9XXXXXXXXX ได้เอกสารการตั้งเบิก-ทางบัญชี : 31XXXXXXXX ทุกสิ้นเดือนหน่วยงานกลาง ที่มีเครื่อง Terminal ต้อง ทำการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ เข้าสินทรัพย์รายตัว ด้วย T-Code : F-04 คู่บัญชีที่เกิดขึ้น DR พักสินทรัพย์ XXXX CR เจ้าหนี้การค้า XXXX • หมายเหตุ : กระบวนงานบันทึกรับสินทรัพย์ผ่าน P/O สำหรับเครื่อง Terminal และ Excel Loader จะมีข้อแตกต่าง ที่สำคัญดังนี้ • 1. เครื่อง Terminal จะมีขั้นตอนตรวจรับสินค้า ส่วน Excel Loader นั้น ขั้นตอนของ ขบ.01 จะถือว่า เอกสาร P/O ที่ตั้งเบิกได้ผ่านการตรวจรับตามระเบียบเรียบร้อยแล้ว • กรณีซื้อสินทรัพย์ผ่าน Excel Loader จะบันทึกสินทรัพย์ถาวรโดยตรงไม่ได้ จะต้องบันทึกเป็น บัญชีพักสินทรัพย์ จากนั้นส่วนกลางที่มี • เครื่อง Terminal จะต้องสร้างสินทรัพย์รายตัวที่ T-CODE : AS01 และทำการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ เป็นบัญชีสินทรัพย์รายตัวต่อไปที่ • T-Code : F-04 โดย วันที่ได้เอกสารหรือวันที่ผ่านรายการ (วันที่ใดน้อยกว่า) = วันที่ได้มาของสินทรัพย์ และจะไปปรากฏในช่องวันที่โอน • เป็นทุน และวันที่คิดค่าเสื่อมในข้อมูลหลักสินทรัพย์ และระบบจะใช้วันที่ดังกล่าวในการเริ่มคิดค่าเสื่อมเมื่อสั่งประมวลผล • อย่างไรก็ตามวันที่เอกสารไม่ควรเกิดหลังวันที่ผ่านรายการ

11. การล้างพักสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์รายตัวนั้นทำได้เฉพาะงวดผ่านรายการที่เปิด คือ“ช่วงวันทำการ ปิดงวดผ่านรายการเดือน ต.ค.47 – มี.ค. 48 ให้บันทึกลงงวดผ่านรายการเดือน เม.ย. 48 แทน” รายการพักสินทรัพย์ของเดือน ต.ค. 47 – มี.ค. 48 ที่ล้างไม่ทันภายในระยะเวลาดังกล่าว สรก.จะสามารถล้างพักสินทรัพย์ได้ในงวดเม.ย. 48 เป็นต้นไป โดยหลักเกณฑ์การคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาของระบบ จะคำนึงถึง “วันที่คิดมูลค่าสินทรัพย์” ซึ่งระบบจะนำค่ามาจาก “วันที่เอกสาร” หรือ “วันที่ผ่านรายการ” (วันที่ถึงก่อน) ส่งผลให้การคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาเริ่มคิดจาก “วันที่คิดมูลค่าสินทรัพย์” และบันทึกในงวดที่ประมวลผลค่าเสื่อมราคา ดังตัวอย่าง หมายเหตุ

12. ตัวอย่าง ซื้อสินทรัพย์มา 15 ต.ค. 47 ราคาทุน 5,000 บาท อายุการใช้งาน 5 ปี หน่วยงานมาทำการล้างพักสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์รายตัวเมื่อเดือน ก.ค. 48 โดยระบุวันที่เอกสาร 15 ต.ค. 47 วันที่ผ่านรายการ 1 เม.ย. 48 ระบบจะบันทึกบัญชี ณ 1 เม.ย. ดังนี้ เดบิต สินทรัพย์ XXX เครดิต พักสินทรัพย์ XXXX ซึ่งการคำนวณค่าเสื่อมราคาและการบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาของระบบดังแสดง ในตารางหน้าถัดไปโดยเริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่ 15 ต.ค. 47

13. ตารางการคำนวณค่าเสื่อมราคา

14. ตารางการบันทึกบัญชีในระบบ GFMIS

15. กระบวนการล้างบัญชีพักสินทรัพย์กระบวนการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ • เรียกดูรายงานบัญชีพักสินทรัพย์ (FBL3N) ผ่าน GFMIS Terminal • ทำรายการล้างบัญชีพักสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย • กรณีเป็นสินทรัพย์ ตรวจสอบว่ามีการสร้างสินทรัพย์หรือไม่ • สร้างสินทรัพย์แล้ว • ยังไม่ได้สร้างสินทรัพย์ สรก.ต้องดำเนินการสร้างผ่าน AS01 (GFMIS Terminal) • กรณีเป็นค่าใช้จ่าย

16. รายงานบัญชีพักสินทรัพย์คงค้าง FBL3N

17. การกรอกข้อมูลเพื่อเรียกรายงานการกรอกข้อมูลเพื่อเรียกรายงาน • ระบุบัญชีแยกประเภททั่วไปของพักสินทรัพย์xxx • ระบุรหัสหน่วยงาน 4 หลัก • เลือกทุกรายการหมายเหตุ ควร scope รายการทีละเดือน • ประเภทรายการ เลือกรายการปกติ

18. ตัวอย่างรายงาน ถ้า Status สีเขียว แสดงว่ามีการเคลียร์พักสินทรัพย์แล้วถ้า Status สีแดง แสดงว่ายังไม่ได้เคลียร์พักสินทรัพย์

19. การตรวจสอบรายการสินทรัพย์ (S_ALR_87012056)

20. การกรอกข้อมูลเพื่อเรียกรายงานการกรอกข้อมูลเพื่อเรียกรายงาน • รายงานดังกล่าวเพื่อแสดงสินทรัพย์ที่ยังไม่ผ่านรายการ • ระบุรหัสหน่วยงาน 4 หลัก • ระบุหมวดสินทรัพย์ 8 หลัก

21. ตัวอย่างรายงาน

22. การสร้างสินทรัพย์ AS01

23. การกรอกข้อมูลเพื่อสร้างสินทรัพย์ AS01 • ระบุหมวดสินทรัพย์ • ระบุรหัสหน่วยงาน • ระบุจำนวนสินทรัพย์ที่มีเหมือนกัน

24. ระบุข้อมูลของสินทรัพย์ระบุข้อมูลของสินทรัพย์

25. ระบุรหัสศูนย์ต้นทุน หน่วยเบิกจ่าย และรหัสต่างๆ

26. ระบุเขตตามค่าเสื่อม และบันทึกข้อมูล เมื่อกด Save ระบบจะสร้างรหัสสินทรัพย์ให้ เพื่อใช้ในการหักล้างบัญชีพักสินทรัพย์ต่อไป

27. การหักล้างบ/ชพักสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์ (F-04)

28. ระบุจำนวนเงินและปริมาณระบุจำนวนเงินและปริมาณ ข้อมูลจะถูกนำมาใส่ให้อัตโนมัติจากค่าที่ระบุอยู่ในข้อมูลหลักสินทรัพย์

29. ระบุรหัสหน่วยงาน บัญชี กดประมวลผลรายการเปิด

30. เลือกรายการที่จะล้างโดยจำนวนเงินต้องเป็นศูนย์เลือกรายการที่จะล้างโดยจำนวนเงินต้องเป็นศูนย์

31. ไปที่เมนู เลือก จำลอง

32. Double click รายการที่ 2 Double click เพื่อระบุรหัสงบประมาณ, ศูนย์ต้นทุน, แหล่งของเงิน, กิจกรรมหลัก

33. ระบุรายละเอียดงบประมาณระบุรายละเอียดงบประมาณ

34. จำลองเอกสาร แล้วบันทึกเอกสารจะได้เลขที่เอกสาร

35. การหักล้างบ/ชพักสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่าย (F-04) 1.ระบุเอกสาร JV 2.เลือกการผ่านรายการโอนด้วยการหักล้าง 3.ระบุบัญชีประเภทค่าใช้จ่าย

36. ระบุจำนวนเงิน และรายละเอียดงบประมาณ 2. เลือกประมวลผลรายการเปิด 1.ระบุจำนวนเงิน,รายละเอียดงบประมาณเหมือนกับรายการตั้งเบิก

37. ระบุบัญชีพักที่จะล้างออก 3. เลือกประมวลผลรายการเปิด 2.เลือกเลขที่เอกสาร 1. ระบุบัญชีพักสินทรัพย์ที่จะล้าง

38. ระบุเลขที่เอกสารที่ได้ตั้งเบิกลงบัญชีพักสินทรัพย์ระบุเลขที่เอกสารที่ได้ตั้งเบิกลงบัญชีพักสินทรัพย์ 2. เลือกประมวลผลรายการเปิด 1. ระบุเลขที่เอกสารที่ตั้งเบิก

39. 3. กดปุ่มจำลอง 1. แสดงรายการที่ได้ตั้งเบิก 2. ตรวจสอบจำนวนเงิน

40. ไปที่เมนู เลือก จำลอง

41. Double click รายการที่ 2 Double click เพื่อแก้รหัสกิจกรรมหลัก

42. ระบุรหัสกิจกรรมหลัก และกดปุ่มจำลอง ระบุรหัสกิจกรรมหลักเดียวกับรายการที่ตั้งเบิก เมื่อจำลองเรียบร้อยแล้ว กดปุ่มบันทึกเอกสาร ระบบจะแสดงเลขที่เอกสาร

43. การประมวลผลค่าเสื่อมราคา

44. การประมวลผลค่าเสื่อมราคาการประมวลผลค่าเสื่อมราคา การพิจารณาการประมวลค่าเสื่อมราคา ขั้นที่ 1 ต้องทำการยกยอด FORM A ในระบบ GFMIS ขั้นที่ 2 ดำเนินการล้างพักสินทรัพย์ในงวดที่ X เช่น งวดที่ 1 เรียบร้อยครบทั้งกรม ขั้นที่ 3 ประมวลค่าเสื่อมงวดที่ X ขั้นที่ 4 ดำเนินการล้างพักสินทรัพย์งวดต่อไปตามขั้นตอนที่ 2 และ 3 โดยเพิ่มงวด ทีละ 1 งวด (X+1) ถ้ามีการประมวลค่าเสื่อมของงวดที่ X เรียบร้อยแล้ว ระหว่างที่จะประมวลค่าเสื่อมงวดที่ X+1 ถ้ามีการตรวจพบสินทรัพย์เพิ่ม และบันทึกรับสินทรัพย์ในระบบ สามารถประมวลค่าเสื่อมซ้ำของงวดที่ X ได้ แต่ถ้ามีการประมวลค่าเสื่อมของงวดที่ X+1 แล้ว จะไม่สามารถกลับมาสั่งประมวล ค่าเสื่อมของงวด X ดูขั้นตอนการประมวลผลค่าเสื่อมราคาได้จากเอกสารแนบ 1

45. เมื่อประมวลผลค่าเสื่อมราคาแล้ว เข้าไปที่ดูที่ T-Code AW01N ในแท็บมูลค่าผ่านรายการ จะเห็นว่าในส่วนล่างที่แสดงค่าเสื่อมราคาที่ระบบคำนวณให้ในแต่ละเดือน เดือนที่มีการ ประมวลผลค่าเสื่อมราคาและบันทึกบัญชีแล้ว ระบบจะเปลี่ยนสัญลักษณ์จากสีเหลืองเป็นสีเขียว

46. และเมื่อเข้าไปดูการที่ T-Code: FS10N บัญชีค่าเสื่อมราคา จะเห็นว่ามี การผ่านรายการบัญชีค่าเสื่อมราคาในเดือนที่มีการประมวลผลค่าเสื่อมราคา

47. สรุปบัญชีแยกประเภทสำหรับสินทรัพย์ถาวรสรุปบัญชีแยกประเภทสำหรับสินทรัพย์ถาวร

48. สรุปคู่บัญชีระบบสินทรัพย์ถาวร GFMIS Terminal A หมายถึง ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ M หมายถึง ผู้ใช้ต้อง Key คู่บัญชีเอง

49. สรุปคู่บัญชีระบบสินทรัพย์ถาวร GFMIS Terminal A หมายถึง ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ M หมายถึง ผู้ใช้ต้อง Key คู่บัญชีเอง

50. สรุปคู่บัญชีระบบสินทรัพย์ถาวร GFMIS Terminal A หมายถึง ระบบบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ M หมายถึง ผู้ใช้ต้อง Key คู่บัญชีเอง