AVRUPA BİRLİĞİ FONLARINDAN FİNANSE EDİLEN TEDARİK-SUPPLY İHALELERİ

1. AVRUPA BİRLİĞİ FONLARINDAN FİNANSE EDİLEN TEDARİK-SUPPLY İHALELERİ AB-TR KATILIM ÖNCESİ ORTAKLIK PROGRAMLARI KAPSAMINDA OLUŞTURULAN PROJELERE İLİŞKİN MAL-MALZEME ALIMLARINA İLGİLİ BİLEŞENLERİN UYGULANMASI İÇİN AÇILAN İHALELER TEDARİK İHALELERİ (SUPPLY TENDERS) OLARAK ADLANDIRILIR. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

2. ELIGIBILITY: KİMLER İHALELERE KATILABİLİR? • Tüm ihaleler AB üyesi ülkeler ve mali işbirliği programını düzenleyen yönetmelikte belirtilen ülkeler ve bölgelerden bütün gerçek ve tüzel kişilere eşit şartlarda açıktır • Hizmet ihalelerinde önerilen uzmanlar, tedarik ihalelerinde teklif edilen malzemeler ve works ihalelerinde daha sonra faydalanıcının mülkiyetine geçiyor ise alınan makine-alet-edevat da yukarıda uyrukluğu belirtilen ülkelerden menşeli olmalıdır • Her yardım programı için ülkeler listesi EK A2 dedir Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

3. ELIGIBILITY: KİMLER İHALELERE KATILABİLİR? • ÜYE ÜLKELER: Almanya, Avusturya, Belçika, Çek Cumhuriyeti, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İngiltere, İrlanda, İspanya, İtalya, İsveç, Letonya, Lüksemburg, Litvanya, Macaristan, Malta, Polonya, Portekiz, Slovakya, Slovenya, Yunanistan • MÜZAKERE SÜRECİNDEKİ ÜLKELER: Bulgaristan, Hırvatistan, Romanya, Türkiye • MEDA: Cezayir, Fas, Gazze ve Batı Şeria, İsrail, Mısır, Lübnan, Suriye, Tunus, Ürdün • CARDS: Arnavutluk, Bosna-Hersek, Makedonya, Sırbistan-Karadağ diğerleri EK A2 belirtilmektedir(www.cfcu.gov.tr internet adresinde ilgili dokümana bir link bulunmaktadır). Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

4. İHALEYE DAHİL EDİLMEME • Finansal zorluk içinde olanlar, • Mesleki davranışa ilişkin bir suçtan mahkum olanlar, • Sosyal güvenliğe ilişkin sorumluluklarını yerine getirmeyenler, • İstenen bilgilerin sunumunda ciddi yanlışları olanlar, • Başka sözleşmeler ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmeyip iptaline sebebiyet verenler, • Ahlaki tutum şartlarında belirtilen durumlardan birinde bulunanlar ihaleden çıkarılır (www.cfcu.gov.tr internet adresinde PRAG dokümanının içerisinde “Grounds for Exclusion” başlığı için bir link bulunmaktadır). Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

5. ETİK ŞARTLAR • İhale sürecinde, teklif sahipleri gizli bilgiler elde etmeye, rakipler ile yasal olmayan anlaşmalar yapmaya, değerlendirme komitesi veya sözleşme makamını etkilemeye yönelik faaliyetlerde bulunurlar ise başvuru reddi ve idari cezalar uygulanır, • Teklif sahipleri ve personeli ihale ile ilgili ön çalışma, hizmet ve malzeme temininde bulunamaz , • Teklif sahipleri projeye katılan başka teklif sahipleriyle bağlantıları olmadığını beyan eder, • Teklif sahibi mesleki etiğe uygun ve tarafsızlık esasında hizmet sunar, • Teklif sahibi ve personeli insan haklarına saygı göstermelidir • Yüklenici sözleşmeyle ilgili olarak sözleşmeyle öngörülenin dışında başka ödeme talep edemez, • Bütün bilgi ve belgelerde gizlilik esası korunur, • Yüklenici bağımsızlık esasından sapmamalıdır, • Uygunsuzluk tespit edilirse ve sözleşme makamı gerekli tedbirleri almaz ise finansman askıya alınır, • Olağanüstü ticari harcamalara sebebiyet verilmemelidir. (www.cfcu.gov.tr internet adresinde PRAG dokümanının içerisinde “Ethics Clauses” başlığı için bir link bulunmaktadır, ayıca ihale dosyasında ITT-23 bu koşulları ifade etmektedir). Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

6. TEDARİK İHALELERİ-SUPPLIES • ≥ € 150.000 • ULUSLAR ARASI AÇIK İHALE PROSEDÜRÜ • < € 150.000 ve ≥ € 30.000 • YEREL AÇIK İHALE PROSEDÜRÜ • < € 30.000 ve > € 5.000 • REKABETÇİ PAZARLIK PROSEDÜRÜ • ≤ € 5.000 • TEK TEKLİF PROSEDÜRÜ Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

7. TEK TEKLİF İHALE PROSEDÜRÜ- SİNGLE TENDER Belirlenen istekli teknik uygunluğu olan bir teklifi fiyat teklifiyle birlikte sunar. Teknik uygunluk ihale makamı tarafından tespit edilirse ve fiyat € 5.000 dan düşük ise sözleşme yapılır. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

8. REKABETÇİ PAZARLIK PROSEDÜRÜ- COMPETITIVE NEGOTIATED PROCEDURE • İhale Makamı ilan yayımlamaksızın teklif verebilecek en az üç firmaya, ihale davet mektubu ile birlikte ihale dosyasını gönderir, • Tekliflerin sunumu için 30 gün süre verilir, • Değerlendirme prosedürü açık veya kısıtlı prosedürdeki uygulama ile aynıdır, • En az üç teknik uygunluğu olan teklif sunulmuş olmalıdır. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

9. PAZARLIK PROSEDÜRÜ-NEGOTIATED PROCEDURE • Öngörülmeyen olaylardan ötürü acil hale gelen bir durumun oluşması, • İhale sürecinin başarısız sonuçlanması, • Özellik gösteren şartnamelerin uygulanması, • Hizmet ihalelerinde hizmetin kamu tarafından yada kar amacı gütmeyen birimler tarafından yürütülecek olması, • Bir tasarım yarışmasını takip eden ihalelerde, • Orijinal tedarikçinin sağlayacağı ilave hizmet ve mal alınması durumunda bir veya birden fazla firma ile sürdürülebilir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

10. ULUSLAR ARASI AÇIK/KISITLI İHALE PROSEDÜRÜ-INTERNATIONAL OPEN/RESTIRICTED PROCEDURE • Teklif toplamak için ön ilan ve ihale ilanlarının ilgili askı süreleri gözetilerek TR ve AB resmi gazetelerinde ve ilgili internet adreslerinde duyurulması gerekir. • Belirlenen şartlara uyan her özel ve tüzel kişi teklif verebilir. Değerlendirmeler tarafsızlık ve gizlilik ilkesine uygun olarak yapılır. • Uluslar arası kısıtlı prosedürde başvuruları toplayıp bunların içinden seçilen belli sayıda istekliye ihale dosyası göndererek tekliflerini vermeleri istenir Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

11. YEREL AÇIK İHALE PROSEDÜRÜ - LOCAL OPEN TENDER • Ön ilan (forecast notice) yayımlanmaz • İhale ilanı (procurement notice) sadece ilgili ülkede yayımlanır • AB Komisyonu sadece ihale referans numaralarını yayımlar Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

12. LOCAL-INTERNATIONAL OPEN SUPPLY İLAN SÜRECİ • Finansman Anlaşmasını takiben • Yerel ihale ise minimum 30 gün sonra ihale ilanı yerel olarak yayımlanır ve ihale dosyasının nasıl temin edileceği belirtilir, minimum 30 gün teklif hazırlama süresi verilir • Uluslar arası ihale ise minimum 30 gün sonra ön ilan (forecast notice) ondan minimum 30 gün sonra da ihale ilanı (procurement notice) ve ihale dosyası yerel ve uluslarası kanallarda yayımlanır, minimum 60 gün teklif hazırlama süresi verilir • Varsa seçme kriterleri ihale ilanında belirtilir, • Genel olarak “Eligibility” kuralına uygun, dışlanma sebeplerinden birine maruz olmayan özel ve tüzel kişiler teklif verebilirler. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

13. ANLAŞILMAYAN HUSUSLARIN SORULMASI • Katılımcılar ihale ilanından itibaren, son teklif verme tarihinden 21 gün öncesine kadar İhale makamına sorularını yazılı olarak yöneltebilirler, • İhale Makamı son teklif verme tarihinden en geç 11 gün önce soruları yazılı olarak cevaplar. • Saha ziyaretleri (site visit) ayrıca belirli noktaları netleştirmek amacıyla yapılabilir. • Süreç içinde ihale dosyası düzeltme (corrigendum) notları ile düzeltilebilir. Bu durum son tarihlerin de değiştirilmesine sebep olabilir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

14. ÖN DUYURU-FORECAST NOTICE • İhalenin adı,referans numarası, prosedürü, programın adı, finansman kaynağı, ihalenin tanımı, lot sayısı, tahmini ilan tarihi ve hukuki dayanak bilgilerini içerir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

15. İHALE İLANI-PROCUREMENT NOTICE • İhalenin adı ve referans numarası, ihale tipi, finansman kaynağı,ihale makamı, alınacak malların tanımı, lot sayısı, kimlerin katılabileceği, geçici-kesin teminat miktarı, teklif geçerlilik süresi, uygulama sürecindeki süreler, katılımcı seçme kriterleri, kazanma kriterleri, ihale dosyasının nasıl edinilebileceği, teklif verme süresi, tekliflerin açılma tarihi, prosedürün dili ve hukuki temel konularında bilgileri içermektedir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

16. STANDART SUPPLY İHALE DOSYASI • Davet Mektubu • A. Teklif Sahiplerine Öneriler • B. Taslak Sözleşme ve Özel Koşullar • EK-1 Genel Koşullar • EK-2 Teknik Şartname • EK-3 Teknik Teklif • EK-4 Finansal Teklif ve Detay Fiyatlama Tablosu • EK-5 Teminat Mektubu ve Diğer Formlar • C. Diğer Bilgiler • Tanımlar • İdari ve Teknik Uygunluk Cetvelleri • D İhale Başvuru Formu Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

17. A.TEKLİF SAHİPLERİNE ÖNERİLER • Teslime konu mallar, ihale zaman çizelgesi, kimlerin katılabileceği, orijin, fiyatlandırma tipi, para tipi, lotlar, geçerlilik süresi, teklifin dili, • Teklifin sunumu ve içeriği, fiyatlandırma metodu, teklif verme süresi içinde ilave bilgilerin sorulması, • Teklifin değiştirilmesi veya geri çekilmesi, teklif hazırlama giderleri, teklifin sahipliği, • Joint venture-konsorsiyum, • Tekliflerin açılması, değerlendirilmesi, kullanılacak değerlendirme kriterleri, sözleşmenin imzalanması, kesin ve geçici teminat, • Ahlak şartları, ihalenin İptali, itirazlar başlıklarına ilişkin bilgileri içerir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

18. B.TASLAK SÖZLEŞME • Taslak Sözleşme • Sözleme konusu, orijin, sözleşme fiyatı, dokümanların öncelik sırası ve yetkili imzalar • Özel Şartlar • Genel Şartlar • Teknik Şartname • Anahtar Uzman CV’leri(gerekli ise) • Bütçe Dökümü • Çeşitli Formlar (Model performans teminatı, model geçici teminat, finansal ID form, Tüzel kişilik formu Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

19. ÖZEL ŞARTLAR • Sözleşme taraflarının tabi olduğu hukuk, iletişim bilgileri, teslim edilecek dokümanlar, yerel düzenlemelerden yararlanma, yüklenici sorumluluğu, orijin, kesin teminat, mallara ilişkin sigorta, ilgili çizimler • sözleşmenin uygulama programı, sözleşme fiyatlandırma metodu, vergi ve gümrük düzenlemeleri(muafiyetleri), patent ve lisanslar, sözleşmenin uygulamasının başlaması, uygulama süreci, alternatif çözüm önerileri ve miktar farklılaştırma, muayene ve test, • Ödeme metodu • Teslimat, geçici kabul, • Garanti şartları ve satış sonrası hizmetler, • Anlaşmazlıkların giderilmesi, konularına ilişkin kurallar genel şartlara atıfta bulunularak veya genel şartlara ilave olarak belirtilir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

20. GENEL ŞARTLAR • Mal alımına ilişkin tüm sürecin tabi olduğu genel koşullar belirtilmektedir • Başlangıç onayları, • İhale makamının sorumlulukları, • Yüklenicinin sorumlulukları, • Projenin başlaması ve geciklmeler, • Malzeme ve işçilik, • Ödemeler, • Kabul ve sonrası sorumluluklar, • Sözleşmenin sona ermesi, • Anlaşmazlıkların giderilmesi Konularında genel kurallar belirtilmektedir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

21. TEKNİK ŞARTNAME • Genel Talimatlar • İşin tanımı, • Genel teknik şartlar, • Sözleşme konusu mallara ilişkin eğitim gereksinimleri, • Garanti ve ürün destek hizmetleri, • Teslimi gerekli teknik dokümanlar, • Malların AB finansmanıyla sağlandığını gösterir plakalar ile teslimi konularını • Her bir lot ve malzeme için teknik özellikler, • İstenilen özelliklerin belirtilmesi ve teklif sahibinin teklif edeceği ürünün özelliklerini bildireceği şekilde kıyaslamaya imkan verebilecek bir tabloda gösterimini içermektedir. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

22. İHALE DOSYASINDAKİ DİĞER EKLER • Teknik Teklif Formu • Yedek parça ve sarf malzemesi teklif formu(bilgi amaçlı-değerlendirmeye etkisi yoktur) • Finansal Kimlik Formu (Firma banka hesap no bilgileri) • Kesin teminat mektubu örneği, ön-finansman teminat mektubu örneği, tüzel kişilik formu, yükleniciye sağlanacak kolaylıklar Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

23. C.DİĞER BİLGİLER • Tanımlar • İdari Uygunluk Cetveli • Değerlendirme Cetveli Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

24. D.TEKLİF VERME FORMU • Teklif sahibine ilişkin bilgiler (tek teklifçi veya konsorsiyum üyelerinin her biri için ayrı ayrı belirtilmelidir) ve sorumlu kişiye ilişkin bilgiler • PN’de belirtilen seçme kriterlerinde bulunan bilgiler cevap olacak şekilde teklif sahibinin; • Ekonomik ve finansal kapasitesi • İş gücü potansiyeli • Uzmanlık sahaları • Konu ile ilgili tamamlamış olduğu proje referansları, • Teklif sahibinin deklarasyonu teklifin kapsamı (lot no vb) belirtilmelidir, • Deklarasyonlar tüm konsorsiyum ortakları tarafından verilmelidir (konsorsiyum üyeleri lideri teklif verme konusunda yetkilendirdiklerini beyan etmelidir:item 7-8) Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

25. STANDART SUPPLY TEKLİF DOSYASI • Doldurulmuş “Başvuru Formu” ve Deklarasyonlar • Teknik Teklif (Teknik şartnamede belirtilen tüm şartlar birebir sağlanmalıdır, teklifi imzalayanlar adına verilmiş yetki belgesi-noter-ve imza sirküleri) • Finansal Teklif ve Detay Fiyatlandırma(bilgi amaçlı olarak yedek parça ve sarf malzemelerine ilişkin fiyat listesi) • Geçici Teminat • Teknik teklifi destekleyen dokümanlar(ekipmanlara ilişkin teknik broşürler vb.) • Eligibility’i destekleyen Ticaret/Sanayi Odası kayıt/sicil belgeleri • Teklif edilen malın orijinine ilişkin dokümanlar (ihale aşamasında deklarasyon yeterli, Certificate of Orijin sonra ibraz edilebilir) • Gerekli görülmesi halinde garanti şartları, satış sonrası hizmetler, eğitim şartlarına ilişkin dokümanlar • Standart dokümanlar ve istenilenlerin sağlanacağı deklarasyonu Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

26. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ • DEĞERLENDİRME KOMİTESİ • Oy hakkı olmayan Başkan ve Sekreter (genellikle CFCU dan); Oy hakkı olan üyeler (minimum 3kişi-uluslar arası works ihalelerinde minimum 5 kişi) ve Gözlemciler den oluşur • DEĞERLENDİRME SÜRECİ • Tekliflerin kabul ve kaydı, • İhale Açılış Oturumu (İdari ve teknik uygunluk) • Teknik değerlendirme (Teklifin teknik kalitesinin değerlendirilmesi ve service ihalelerinde mülakatlar) • Finansal Değerlendirme • Başarılı Katılımcının Belirlenmesi • Değerlendirme Raporunun Hazırlanması. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

27. SÖZLEŞME • Kazanan ve kazanamayan katılımcılara sonuç bildirilir, • İhale makamı (CFCU) taslak sözleşmeden hareketle sözleşmeyi hazırlar, teklifi sözleşmenin eki olarak sözleşme dosyasına dahil eder ve ilgili imzaları tamamlayarak teklif sahibine imza edilmesi amacıyla sonucun açıklanmasından itibaren 30 gün içerisinde iletir, • Kazanan katılımcı sözleşmeyi 30 gün içerisinde imzalamakla yükümlüdür, • İmzaların tamamlanması ile birlikte uygulama süreci başlatılır, kazananın vergi vb. muafiyetlerden yaralanması için ihale makamına talepte bulunması ve gerekli izinlerin alınması sağlanmalıdır. • Uygulama sürecinden sonra genel olarak 30 gün içerisinde ön-kabul süreci başlatılır, uygunluğun teyidi, idari ve teknik şartnamede istenilen malzeme, eğitim ve belgelerin tamamlanmasından sonra ön-kabul yapılarak garanti süresi başlatılır. Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006

28. İHALE DUYURULARINA ERİŞİMhttp://ec.europa.eu/comm/europeaid/index_en.htmwww.deltur.cec.eu.intwww.cfcu.gov.tr Recai BİBEROĞLU, 19.09.2006