Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging

1. Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging

2. Tidsbesparende pålogging og effektiv flyt i oppgaveløsning • Bedre grunnlag for rapporter og analyser • Systematisering av HR-arbeidet, enklere å konsolidere og sammenligne data • Mindre tidsbruk til registrering, mer tid til kontroll og oppfølging • Systematikk for å oppdage avvik og følge opp oppgaver • Kilden til data endrer og vedlikeholder, større eierskap til dataene som registreres, tilgjengelighet til personaldata • Bedre grunnlag og oversikt for å styre • - Flere pålogginger • - Mangelfull datakvalitet • - Ulike arbeidsprosesser • - Papirflyt/manuell saksgang • Flere registreringer av samme data/mye tid til punching • - Lite automatikk, manuelle behandlinger • - Ingen selvbetjening • - Mangelfull rapportering • - Ledere mangler et tilstrekkelig HR-verktøy for analyser, styring og kontroll • - Én pålogging • - God datakvalitet • - Standardiserte og forenklede arbeidsprosesser • - Arbeidsprosesser med systemstøtte • Kilden til data registrerer data/data registreres én gang • - Automatiske varslinger • Brukervennlig selvbetjening • Forenklede og effektive rapporteringsprosesser • - HR-systemet som et nyttig verktøy for ledere

3. Nå kan vi arbeide mer helhetlig og • strategisk innenfor HR-området. • Vi er én kommune og får ett HR-system: • Vi skal fremstå som én arbeidsgiver • Felles system og praksis skal styrke vår felles arbeidsgiver- og personalpolitikk • Vi profesjonaliserer vår HR-funksjon ved felles utvikling av våre arbeidsprosesser • Vi skal ha kontinuerlig fokus på bruk av systemet og behov for videreutvikling gjennom brukerforum og endringsforum • Vi får et strategisk verktøy: • Vi kan arbeide mer målrettet og systematisk • Rapporteringsmulighetene gir godt grunnlag for strategisk styring av personalressursene på alle nivåer, også på konsernnivå • Felles resultatindikatorer gjør at vi kan følge utviklingen over tid • Våre rapporteringsrutiner forenkles • Vi skal ha et system vi kan stole på: • HR-systemet gjenspeiler organisasjonen slik den faktisk er - med oversikt over ledere og medarbeidere på alle nivåer • Vedlikehold av data flyttes nærmere den som eier opplysningene, dette vil gi økt kvalitet. • Systemet har innebygde kontrollfunksjoner som skal forhindre brudd på lover og regler • Kontroll og oppfølgingsarbeidet styrkes Per-Steinar Aasebø | Systemeier| Byrådsavdeling for finans

4. Kommunen er én arbeidsgiver og • det blir ekstra tydelig i HR-systemet. - Jeg kommer til å bruke mindre tid på registrering og feilretting: • Opplysninger fra forsystemer overføres elektronisk • Opplysninger som timelister og overtid registreres av medarbeidere i selvbetjeningsløsningen • Flere kontrollmekanismer i selve systemet gjør at det blir mindre feilretting - Jeg blir en viktig støttespiller for lederne fordi jeg kjenner regelverket: • Arbeidsmiljøloven, folketrygdloven og ferieloven • Tariffavtaler og Dok.25 - Det jeg gjør blir synlig og nødvendig informasjon for kollegaer i andre deler av kommunen: • Tilgang til å se alle ansettelsene til våre medarbeidere med flere stillinger i kommunen – og historikk • Varslinger ved ansettelse som går over 100 % • Varslinger når registrert timelønn utløser overtid Cathrine Hagfors | Teamleder lønn | Bydel Vestre Aker

5. HR-systemet vil gi et nytt grunnlag for fakta om kompetanse -  en viktig faktor i utformingen av en aktiv rekrutteringspolitikk. - Jeg får et verktøy som hjelper meg i den strategiske kompetansestyringen: • Mulighet til å analysere kompetansebeholdningen vår • Mulighet til å ligge i forkant for å rekruttere inn nødvendig kompetanse • Oversikter over turnover  og rekrutteringsbehov • Standardrapporter som imøtekommer statistikkbehovet - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre, og kan når som helst få oversikt over: • Hele organisasjonen med fakta om ledere og medarbeidere på alle nivåer • Kompetansebeholdning • Lønn og ansiennitet • Status på personaloppfølging, sykefravær og skader Anne Ferignac | HR-direktør | Utdanningsetaten

6. HR-systemet gir meg støtte i den • daglige personaloppfølgingen. - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre og oversikt over: • Hvilke medarbeidere jeg har personalansvaret for • Nøkkelinformasjon om medarbeiderne mine • Støtte og hjelp til rekrutteringsprosesser • Påminnelser om hvilke personaloppgaver som ligger til godkjenning • Fødselsdager og jubileer - Det blir elektronisk arbeidsflyt og mindre papir: • Sykefraværsoppfølgingen dokumenteres elektronisk • Arbeidsulykker og skademeldinger registreres og følges opp i HR-systemet - Jeg får verktøy som hjelper meg i videreutvikling av medarbeiderne mine: • Kompetansekartlegging og utviklingsplaner Anders Norling| Seksjonssjef | Energigjenvinningsetaten

7. Det nye HR-systemet har • Innebygget kontrollmekanismer • som øker kvaliteten på dataene. - Jeg får et verktøy som gir meg god styringsinformasjon • Det ligger ferdige standardrapporter som er enkle å få ut • Det blir mulig å lage rapporter på alle data i HR-systemet • Vi må ha rutiner for å kvalitetssikre data - det gir gode rapporter - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre, og kan når som helst få oversikt over: • Hele organisasjonen med fakta om ledere og medarbeidere på alle nivåer • Kompetansebeholdning • CV med arbeidserfaring, kompetanse, kurs og sertifiseringer • Alle mine medarbeideres ansettelsesforhold i Oslo kommune • Lønn og ansiennitet • Status på personaloppfølging, sykefravær og skader • Fødselsdager og jubileer Terje Sletten | Personalsjef | Bydel Bjerke

8. I en stor etat som Vann- og avløpsetaten med mange ansatte, vil HR-systemet være et godt og viktig verktøy for å holde oversikt. - På en enkel måte får jeg tilgang tilinformasjon om etatens ansatte, og kan lett få oversikt over: • Organisasjonen som helhet • Fakta om ledere og medarbeidere • Kompetansebeholdning • Medarbeidernes ansettelsesforhold i Oslo kommune • Lønn og ansiennitet • Status på personaloppfølging, sykefravær og skader - Jeg får verktøy som hjelper meg i den strategiske kompetansestyringen • Oversikter som vil bidra i arbeidet med å utvikle gode kompetanseplaner for den enkelte og for etaten som helhet • Oversikt over alle rekrutteringsprosesser som pågår i min organisasjon Eli Grimsby | Direktør | Vann- og avløpsetaten

9. Det blir nyttig å få min egen • side med oversikt over • personalopplysningene mine. - Jeg får tilgang til min HR-side og enkel oversikt over: • Nærmeste leder • CV med arbeidserfaring, kompetanse, kurs og sertifiseringer • Alle ansettelsesforholdene mine i Oslo kommune • Lønn og ansiennitet • Status på personaloppfølging, sykefravær og skader - Jeg får verktøy som hjelper meg med egen personaladministrasjon hvor jeg kan registrere og følge med på: • Sykefravær og egenmeldinger • Skademeldinger • Søknader om permisjon • Ferie • Reiseregninger og bilgodtgjørelse Analyn Calapini-Solberg | Sykepleier | Sykehjemsetaten

10. Jeg får en bedre oversikt over at • lederne utfører HMS-oppgavene på • en forsvarlig måte. - Jeg blir en viktig støtte og pådriver for å følge opp leders ansvar: • Systemet varsler ledere om oppgaver, det gir trygghet i HMS-arbeidet • Jeg ser hvem som trenger bistand til å utføre lovpålagt oppgaver som for eksempel oppfølging av sykemeldte arbeidstakere • Manuell innhenting av informasjon erstattes av en oversiktlig arbeidsflyt i HR-løsningen • Rutiner forenkles, skaderegistrering skjer én gang • Jeg får oversikt og enklere tilgang på informasjon • HR-systemet gir enklere uttak av rapporter, tall og statistikk • Grunnlaget for saksdokumenter til arbeidsmiljøutvalget (AMU) og pålagte rapporter, er tilgjengelig på ett sted Bente Forøy | Personalkonsulent | Bydel Østensjø

11. Vedlikehold av organisasjonsstruktur • og administrasjon av tilganger blir • viktig for at arbeidsflyten skal fungere • optimalt. • Jeg skal sørge for at organisasjonsstrukturen er riktig satt opp i HR-systemet • For at arbeidsflyten skal fungere i HR-systemet, må koblingen mellom medarbeider og nærmeste leder til enhver tid være korrekt. • Vi må ha gode interne rutiner for informasjonsflyt av endringer i organisasjonen. Dette er vesentlig for at jeg kan gjøre jobben min. • Jeg skal administrere og vedlikeholde tilganger • I samarbeid med PRK-ansvarlig skal jeg sørge for at de som skal jobbe i systemet får riktig tilgang ut i fra tildelte oppgaver. • Vi må ha gode interne rutiner for informasjonsflyt mellom leder og meg som lokal forvalter, fordi det er leders ansvar å gi opplysninger om hvilke tilganger den enkelte medarbeider skal ha. • Jeg blir min virksomhets kontakt mot den sentrale forvaltningen • Hvis kritisk funksjonalitet i HR-systemet ikke fungerer, er det jeg som får beskjed om det. Jeg må sørge for intern informasjonsflyt i egen virksomhet. • På vegne av virksomheten melder jeg inn feil og endringsønsker ved hjelp av brukerstøtteverktøyet. Mette Kolstø| Lokal forvalter| Brann- og redningsetaten

12. Vår jobb er å sørge for at systemet • fungerer, og støtte brukerne ved • behov for hjelp, endringer og utvikling. • Vi skal sørge for at systemet fungerer • Ved hjelp av kontroller og overvåking skal vi fange opp feil og utfordringer i forkant av brukeren. • Vi skal sørge for informasjon og feilretting ved kritiske systemfeil og endringer. • Det er vår oppgave å vedlikeholde sentrale felles registre. • Vi skal gi god 2. linje brukerstøtte • Vi skal yte service og support for saker som ikke kan løses av virksomhetens 1. linje brukerstøtte. • Vi skal sørge for at e-læring og rutinedokumentasjon oppdateres i tråd med endringer og utvikling. • Vi skal sørge for samhandling og utvikling • I samarbeid med systemeier og brukere av HR-systemet blir brukermøter og erfaringer fra brukerstøtte nyttige arenaer. • Vi skal være i tett dialog med leverandøren av HR-systemet og sørge for en optimal løsning for Oslo kommune. Kari Margrete Hove| Sentral forvalter| Utviklings- og kompetanseetaten