Мірошник О.В.,

1. Харківська обласна державна адміністрація Департамент науки і освіти Про підсумки вивчення питання щодо ведення ділової документації в навчальних закладах інтернатного типу Мірошник О.В., головний спеціаліст відділу дошкільної, позашкільної та корекційної освіти управління освіти і науки

2. Перелік навчальних закладів, де вивчалося питання 1. КЗ «Харківська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів № 7» Харківської обласної ради (далі – школа-інтернат № 7); 2. КЗ «Богодухівський спеціальний навчально - виховний комплекс» Харківської обласної ради (далі – Богодухівський НВК); 3. КЗ «Харківська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІІ ступенів № 6» Харківської обласної ради (далі – школа-інтернат № 6); 4. КЗ“Харківський спеціальний навчально – виховний комплекс” Харківської обласної ради (далі – спеціальний НВК); 5. КЗ «Харківська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІІ ступенів № 8» Харківської обласної ради (далі – школа-інтернат № 8).

3. Ведення ділової документації • Наказ Департаменту від 30.01.2013 № 67 «Про вивчення питання щодо ведення ділової документації в навчальних закладах інтернатного типу обласного підпорядкування» • Наказ Міністерства освіти і науки від 23.06.2000 № 240 «Про затвердження інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів» • Наказ МОНмолодьспорту України від 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності»

4. Питання, за якими проводилося тематичне вивчення: • Робочий навчальний план, план роботи на рік, календарне та поурочне планування; • Відповідність ділової документації навчальних закладів нормативним документам; • Документи обов’язкової звітності; • Книги наказів (з основної діяльності, з кадрових питань, обліку руху учнів); • Контрольно-аналітична діяльність адміністрації; • Алфавітна книга, мережа, рух учнів; • Особові справи учнів; • Книга протоколів засідань педагогічної ради, ради закладу; • Нормативне забезпечення діяльності навчального закладу; • Розклад уроків, графіки, наочність; • Класні журнали, журнали обліку роботи гуртків, факультативів, секцій; • Забезпеченість програмами, підручниками, посібниками; • Самоаналіз роботи.

5. Порівняння навчальних закладів • Найгірше організована робота • КЗ «Харківська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів № 7» Харківської обласної ради Найкраще організована робота КЗ «Богодухівський спеціальний навчально - виховний комплекс» Харківської обласної ради

6. Типові недоліки щодо ведення документації (плану, наказів): • Відмітки про виконання заходів плану не завжди відображають наявність та зберігання відповідних матеріалів, проставляються несвоєчасно; • Тексти деяких наказів не відповідають вимогам п. 3.22 Інструкції з ведення ділової документації в частині змісту, посилання на нормативні документи та накази Департаменту (необхідно посилити увагу мовному оформленню наказів); • Мають місце використання скорочень та абревіатур; • Сторінки наказів та додатків до нього не нумеруються, не зазначено відповідального за підготовку проекту наказу (школа-інтернат № 6, школа-інтернат № 8, школа-інтернат № 7). • У переважній більшості відсутні довідки про зарахування дітей до навчальних закладів, в яких наваються відраховані діти (школа-інтернат № 6, школа-інтернат № 8, школа-інтернат № 7).

7. Виявлені недоліки щодо ведення класних журналів: • У більшості навчальних закладів при заповненні класних журналів допускаються помилки та виправлення; • У розділі «Зауваження до ведення класного журналу» відображаються не всі недоліки, не вказуються терміни усунення зауважень, відсутні позначки учителів про виправлення зауважень; • Деякі учителі порушують вимоги Інструкції з ведення класного журналу при записі домашніх завдань, не вказується його зміст; • Класний керівник 10-Б класу школи-інтернату № 6 (Кузнецова В.О.) допустила порушення Інструкції під час заповнення розділу І “Обліквідвідування”, після кожного тижня пропустила пусту клітинку, в результаті не вистачило місця для записів до кінця І семестру; • У класних журналах спеціального НВК потребує заповнення “Зведена таблиця руху учнів в класі”.

8. Виявлені недоліки щодо ведення книги обліку наслідків внутрішкільного контролю: • Не завжди позначається мета відвідування уроків та позакласних заходів; • Не відображені всі види контролю, зазначені у плані роботи закладу, ведеться лише контроль уроків та позакласних заходів (школа-інтернат № 7, школа-інтернат № 6); • Не завжди в наявності підписи учителів, уроки яких відвідано (школа-інтернат № 7, школа-інтернат № 6); • Книги внутрішкільного контролю заступників директора рідко містять рекомендації та зауваження учителям, найчастіше зазначається, що урок проведено на високому рівні (школа-інтернат № 7, школа-інтернат № 6, школа-інтернат № 8, Богодухівський НВК); • У школі-інтернаті № 7 відсутня система роботи заступників директора щодо здійснення щоденного контролю за підготовкою вчителів (вихователів) до уроків за формальними ознаками, у школі-інтернаті № 6 система потребує доопрацювання.

9. Виявлені недоліки щодо ведення книги протоколів засідань педагогічної ради: • Потребують конкретизації рішення педагогічних рад та визначення конкретних термінів виконання прийнятих рішень (школа-інтернат № 8, школа-інтернат № 6, школа-інтернат № 7); • Книга протоколів засідань педагогічної ради ведеться у рукописному варіанті (школа-інтернат № 7); • У книзі реєстрації протоколів засідань педагогічної ради при записі порядку денного не зазначені ПІБ доповідачів (школа-інтернат № 7, спеціальний НВК); • Потребують доопрацювання протоколи засідання педагогічних рад (школа-інтернат № 7, спеціальний НВК); • На засіданнях педагогічних рад школи-інтернату № 7 протягом 2012 року не розглянуті питання, передбачені організаційно-методичними вказівками.

10. Виявлені недоліки щодо ведення особових справ учнів (вихованців): • Потребують доопрацювання деякі особові справи дітей, у частині заповнення розділів “нагородження та заохочення”, “вивченняфакультативів” тощо (школа-інтернат № 6, школа-інтернат № 7, спеціальний НВК); • Особова справа учня школи-інтернату № 6 Козлова Руслана Едуардовича, який у 2008 році переведений до закладу із школи-інтернату № 7, не містить направлення на навчання, виписаного Головним управлінням освіти і науки.

11. Інші виявлені недоліки щодо ведення ділової документації • У школі-інтернаті № 7 не упорядковані документи засідань шкільної психолого-медико-педагогічної комісії за 2011/2012 навчальний рік (протоколи засідань не прошиті, відсутній зміст); • Розклад уроків школи-інтернату № 6 не відповідає робочому навчальному плану, у навчальному плані зазначений предмет «іноземна мова (англійська)», у той час як у розкладі вказано предмет «англійська мова»; • У спеціальному НВК книги обліку і видачі свідоцтв та атестатів старого зразка.