中途離校通報系統操作說明會

1. 中途離校通報系統操作說明會 國立暨南國際大學 吳怡靜 專任助理 王永吉 兼任資料管理工程師 2013/08/15

2. 本計畫實施範圍 • 教育部所轄高級中等學校 • 高中職 • 進校 • 特教學校 • 教育局 • 台北市政府教育局 • 高雄市政府教育局 • 各縣市政府教育局所轄高級中等學校

3. Outline • 通報流程 • 系統操作 • 填報人員 • 主要通報人員 • 常見問題 • Q&A

4. 通報流程圖 登入中途離校系統 填報/通報人員進行填報 主要人員進行通報 否 該生已滿18歲並喪失學籍 是 該生是否已穩定就學 否 是 學校決定是否結案 持續追蹤輔導 填報人員進行協報 主要通報人員進行結案

5. 通報流程表

6. 何時填報 • 學生缺曠課3日以上(含開學未註冊超過3日以上)。 • 學生辦理休學、轉(出或入)學、退學。

7. 何時可結案 • 符合可結案條件 • 學生無故缺曠課3日以上，日後學生返校就學，該生通報案件即可結案。 • 學生辦理休學之通報案件，日後學生辦理復學後，該生之通報案件即可結案。 • 學生辦理轉學之通報案件，日後系統有訊息告知該生已轉入某校時，或已確定掌握該生轉至何所學校時，該生之通報案件即可結案。 • 學生轉學到非高中職體系(含國外學校)，請通報該生轉學後可立即結案，結案說明請填寫該生轉學至哪間學校即可。 • 學生辦理休學或其他原因失學，日後該生一直未回到學校就學且喪失學籍之學生需追蹤至18歲為止。該生年滿18歲後尚未返校就讀或辦理退學則由各校承辦人員決定是否結案。

8. 輔導機制處理流程

9. 系統操作 填報人員

10. 系統操作-填報人員 • 申請導師帳號 • 審查人(通報人員)審查帳號及設定權限 • 系統登入 • 設定個人帳戶資料 • 查看最新消息 • 查看或更正已填報待通報案件 • 查看已通報待結案案件

11. 進入系統 • 至中離系統網站首頁:http://leaver.ncnu.edu.tw/ • 點選「中途離校通報系統」

12. 申請帳號 (1) • 導師第一次進入系統時，請先點選「申請導師帳號」，如下圖所示。

13. 申請帳號 (2) • 進入申請畫面後，如下圖所示，選取服務的縣市、單位。輸入欲申請的帳號後，點選「檢查帳號」，檢查帳號是否有跟其他人重複，若無重複則進入下一步的填寫聯絡資料。

14. 申請帳號 (3) • 輸入姓名、欲設定的密碼、電話、常用EMAIL帳號、備用EMAIL帳號，選擇欲申請的權限。並於說明欄輸入申請的理由，以利審查人進行帳號的審核。注意：帳號和密碼不能相同。 • 資料輸入完成後，點選左上角之「送出申請」即可。 • 等待審查人(主要通報人員)通過帳號審查及權限設定後，即可進入使用系統。

15. 申請帳號 (4) • 若審核通過，輸入申請的帳號及密碼，即可登入系統。

16. 設定-個人帳戶資料修改 • 進入後，核對申請的資料是否正確，並可進行修改密碼。

17. 如何填報 (1) • 要新增填報的學生資料，如下圖所示，按選上方功能表之「填報」，再輸入學生身分證字號，確認出現要填報學生的姓名後點選，並按選左上角「下一步」。

18. 如何填報 (2) • 請務必點選方框中之學生姓名，再按下一步，系統才能帶出先前填報之學生資料。 注意：由於身分證字號可能會出現重複的狀況，請仔細確認學生姓名是否符合。

19. 如何填報 (3) • 若先前已通報過之學生，系統會帶出之前填報之基本資料。若之前未填報過的學生，系統僅能帶出「學生姓名」、「生日」等有學籍申報的資料。 學生基本資料欄位每一欄位皆是「必填」，若不知道的資料可忠實填寫「不知道」或「不清楚」，但仍請填報人能盡量詳實填寫相關資訊，以利後續協尋作業。

20. 如何填報 (4) • 填報學生生日以西元之出生年為主，若填報人輸入「國曆」之出生年月日，系統會出現下列畫面之對話框，此時請按「確定」，系統即會協助換算成西元的出生年。

21. 如何填報 (5) • 若填報人填寫之生日為正確的西元出生年，系統會出現下列畫面之對話框，此時請按「取消」，系統即會維持正確的西元出生年。

22. 如何填報 (6) • 若「戶籍地址」及「居住地址」是相同的，請輸入完「戶籍地址」後，將滑鼠游標移至「居住地址」，即會出現「同戶籍地址」，點選後即會帶入「戶籍地址」，無需重複登打。

23. 如何填報 (7) • 「監護人」及「緊急連絡人」：若兩項皆為同一人，可點選「同監護人資料」，則「緊急連絡人」、「關係」及「電話」等欄位會帶入您所填寫之「監護人」資料，且可局部修改。

24. 如何填報 (8) • 依實施計畫規定在離校原因的五大因素中，一定要選一個且只能一個「主要原因」。

25. 如何填報 (9) • 列印 • 校內公文流程 • 校長核章之後由通報人員進行通報

26. 系統首頁-最新消息 • 點選上方的首頁後，最先出現的是最新消息的欄位，為系統給導師的最新訊息。

27. 系統首頁-已填報待通報案件 • 導師已填報學生狀況，但通報人員未審核通報，其案件數和資料會在此欄顯示。 • 若發現填報資料錯誤，點選下列圖示「報錯作廢」的資料欄位，並重新填報。 • 若填報後未及時列印出學生追蹤輔導紀錄表，可在此點選「列印」即可將紀錄表印出送陳核。

28. 報錯作廢 • 請填寫作廢說明後按「確定」。

29. 修改填報學生姓名 • 點選需修改資料之學生姓名，即可進入修改。 修改完學生姓名/電話後，點選確定鍵即可。

30. 系統首頁-已通報待結案案件 • 若填報人員填報之資料已由主要通報人員通報後，其資料會在此欄顯示。 • 「狀態」的欄位顯示「●」橘燈，代表待結案，此時若學生符合結案條件，則填報人員可做「協報」，若「狀態」的欄位顯示為「●」綠燈，代表此案件可結案，此時主要通報人員可將案件結案。

31. 填報人員如何協報 (1) • 當被通報學生「已回到學校穩定就學」符合可結案條件時，導師或其他填報人員可進行「協報」作業，此為一協助主要通報人員掌握學生就學狀態之機制，當填報人員協報後，通報學生之狀態即會呈現「綠燈」，主要通報人員依據協報即可結案。

32. 填報人員如何協報 (2) • 請務必填寫「協報說明」後按「確定」。

33. 填報人員如何協報 (3) • 填報人員「協報」後，表頭即會出現協報說明。是否列印出紙本再送學校各單位簽核，依各校穩定就學輔導機制之作法而定。

34. 填報人員如何協報 (4) • 協報完成回到「已通報待結案案件」，該筆協報資料會顯示「已協報」，燈號亦從橘燈轉綠燈，此時主要通報人員可進行結案。

35. 系統操作 主要通報人員

36. 系統操作-主要通報人員 • 設定 • 個人帳戶資訊 • 單位資訊 • 帳戶管理 • 首頁 • 最新消息 • 已填報待通報案件 • 已通報待結案案件 • 待審核帳號 • 轉入登錄 • 查詢

37. 進入系統 • 至中離系統網站首頁:http://leaver.ncnu.edu.tw/ • 點選「中途離校通報系統」

38. 登入系統 • 輸入帳號(學校代碼)及密碼後，按左上角「登入」 • 第一次登入，密碼為預設密碼，並請立即至「設定」變更密碼

39. 設定-個人帳戶資訊 • 個人帳戶資料設定

40. 設定-個人帳戶資訊 • 核對帳號後，於密碼欄輸入欲設定的密碼。並輸入使用者的姓名、電話、常用的E-mail及備用的E-mail，也可以於說明欄輸入自己的備忘錄。 • E-mail欄位請詳細填寫，並於填寫後再核對一次。當導師或轉入校如有填報、協報資訊時，系統會自動寄E-mail提醒。

41. E-mail驗證碼 • 請先按左上角「確定」按鈕 • 再至個人帳戶資訊所填寫的E-mail信箱收取信件，並複製整串E-mail驗證碼， 將E-mail驗證碼貼到E-mail驗證碼欄位(如下圖)，再按選左上角「確定」。

42. 設定-單位資訊 • 於欄位中輸入使用單位的資訊

43. 學生輔導機制辦理情形 • 填寫學生輔導機制辦理情形說明，並按鎖上角「確定」 • 完成後即出現如下圖示

44. 填寫高關懷及中途離校學生人數 • 填寫高關懷及中途離校學生人數，完成後請按左上角「確定」

45. 設定-帳戶管理 • 主要通報人員可管理其他人員申請帳號資料及權限核定。進入帳戶管理後，點選「編輯」，如下圖。

46. 編輯帳戶管理 • 於「狀態」欄點選「正常」，並依申請者身分給予權限勾選「教師權限」或「一級主管權限」。 • 若該帳號申請者已無需進行填報或查詢資料等相關業務，可於帳號之「狀態」設定「停用」，則該筆帳號即無法再進入系統。 • 協助導師更改密碼 • 注意：為順利日後追蹤該筆學生資料之通報者，申請之帳號僅可「停用」不可刪除。

47. 刪除填報人員帳號 • 填報人員若未曾填報過資料，即可按「刪除此帳號」以刪除該填報人員帳號

48. 刪除填報人員帳號 • 填報人員若曾使用該帳號填報過資料，則無法按「刪除此帳號」刪除該填報人員帳號

49. 系統首頁-最新消息 • 「最新消息」類似系統公佈欄，一段時間後會自動消失，不會因為已做「轉入登錄」通報而消失。

50. 系統首頁-最新消息 • 本學期若仍未有中離生，可按「本學期至今尚未有中離學生」鈕，來知會管轄單位至今仍未通報是因尚無中離生可通報。 • 日後，若有中離生仍必須確實上中離系統通報。