公文的结构及格式

公文的结构及格式 公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。　　　公文结构主要指公文每一部分的组合及其在公文中的相应位置、书写要求等。

为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订。

（一）公文用纸及印装格式 １．公文用纸采用A4型 • 公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：　　 210mm×297mm。 • 公文用纸天头（上白边）为：37mm士lmm。 • 公文用纸订口（左白边）为：28mm±lmm。 • 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

A4型公文用纸页边及版心尺寸

（二）公文印装要规范 • 　　公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 • 　　公文应左侧装订，不掉页。 • 　　发文机关标识有明确的格式要求。同一机关可有不同规格的发文机关标识，分别对应着不同的适用对象和格式要求。 • 　　公文份数号序专用阿拉伯数字标注，标注的位置有明确的规定。

１．公文眉首格式 公文眉首，又叫文头。按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。

1.1 发文机关标识（公文版头） 发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列。　　　发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm”

下行、平行公文首页格式

上报公文首页版式

“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。”“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。”

1.2 公文份数序号（印刷顺序号） 公文份数序号，又叫份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。 “涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，‘绝密’、‘机密’级公文还应当标明份数序号”。 “公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行”。

过去曾规定用七位阿拉伯数字标注，一份公文一个号。例如一份文件总印数是1000份，可按顺序从0000001号编到0001000号。《新办法》和《新标准》都没有规定要用几位阿拉伯数字，应根据公文的份数来决定用几位阿拉伯数字。但至少要有两位数，即从“01”至“99”。过去曾规定用七位阿拉伯数字标注，一份公文一个号。例如一份文件总印数是1000份，可按顺序从0000001号编到0001000号。《新办法》和《新标准》都没有规定要用几位阿拉伯数字，应根据公文的份数来决定用几位阿拉伯数字。但至少要有两位数，即从“01”至“99”。　　　份数序号的位置在版心左上角第1行处，顶格书写。也就是天头下边缘，距公文上页边37mrn处下面第1行。

1.3 发文字号 “发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。　　　发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”。 “发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线”。

1.4秘密等级和保密期限 “如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‘★’隔开”。

1.5 紧急程度 “如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1宇；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”。　　　公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送达”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。　　　有的紧急公文不仅标明紧急程度，还可在标题的文种前加以限定，如《××公司关于××的紧急通知》，《××公司关于××问题的紧急请示》等。

1.6红色反线（间隔横线） 红色反线（间隔横线）标识在发文字号之下的４mm处，其长度与版心等宽，即156mm。它的作用在于把眉首部分和主体部分隔开。党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线（间隔横线）中间印一颗红五星。

2.公文的主体格式 公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件及附件说明、成文日期、签署、印章、附注等。

2.1 公文标题 标题是用来说明公文的主要内容的。它可以方便人们的阅读，也便于收文机关的办理及日后的查找利用。

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。　　　对于批转（含转发、颁布、印发）法规、规章（如条例、规定、办法、细则等）的公文标题要加书名号。

如“广东省人民政府转发国务院批转财政部等部门《粮食风险基金管理暂行办法》的通知”如“广东省人民政府转发国务院批转财政部等部门《粮食风险基金管理暂行办法》的通知” • 公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分为一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”。

标题三要素 １、发文机关名称；２、发文事由;（公文主要内容）３、文种; 　　注：另加介词“关于……的”组成

××省人民政府 关于任免×××等工作人员职务的通知 ××省人民政府办公厅　关于印发省政府文件样式的通知 ××省人民政府　关于同意×××××××××的批复 ××市公安交通管理局通告

2.2 主送机关 • 主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。

主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送”。主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送”。

所有上行文都必须有主送机关。上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理，主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在文尾版记处“抄送”。必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。受双重领导的单位向上级机关的请示，应根据内容，一般主送其中负责答复问题的上级机关，另一个在文尾“抄送”。所有上行文都必须有主送机关。上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理，主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在文尾版记处“抄送”。必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。受双重领导的单位向上级机关的请示，应根据内容，一般主送其中负责答复问题的上级机关，另一个在文尾“抄送”。

下行文的主送机关有两种情况： • 一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。批复、指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。 • 二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。如公告、通告等须公开张贴的公文，以及起笔即列章、列条的公文，如章程、条例等，可以省去主送机关。

平行文一般都有主送机关。 • 主送机关可以是一个，也可以是多个。 • 除领导人特别交办的事项，公文一般不主送领导者个人。

2.3 公文的主体（正文）格式 • 公文主体是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。 • 　　公文正文位于“主送机关名称下一行，采用３号仿宋体字，文中如有小标题，可用３小标宋体字或黑体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”。 • 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

2.4 附件 • 附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。如用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字等文字材料或照片、音像资料等。

“公文如有附件，应当在正文下空一行左空2字，用3号仿宋体字标识‘附件’二字，后标全角冒号和附件名称。如附件不止一份，则用阿拉伯数字编列序号；附件名称后不加标点符号。　　　如：　　　附件：1.××××××× 　　　　　２.××××××

附件应与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件应与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

２.５发文机关署名 • 　　（原来）党的机关公文要求必须署名，行政公文不要求一定有署名，根据情况，可署可不署。新格式要求必须都署名。 • 加盖印章的公文 • 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文 • 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

2.6 成文日期 • 成文日期中的数字 • 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 • 不能写为“二○一三年二月五日”“二零一零年二月五日”，更不能写成“贰零壹零年肆月伍日”

公文末页版式

联合行文末页公文版式

3.版记（文尾）格式 公文的版记部分主要包括抄送机关、印发机关和印发日期，另还包括将版记各部分隔开的间隔线。 *主题词原来有，新要求取消了。

3.2 抄送机关 • 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

印发机关和印发日期 • 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 • 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

页码 • 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

公文四要素 • 　材料 • 　主题 • 　结构 • 　语言

１、材料 • 要围绕主题选取能说明问题的典型材料来进行写作。材料要真实准确，要有强大的说服力。

２、主题 • 　　公文主题的要求是提炼要准确深刻，而且要新颖、集中（一文一事）。

３、结构 • 结构是指文章内部的组织和构造。结构的内容包括：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等等。

开头：可以采用开门见山式，也可采用概述式和引述来文式等方式开头。开头：可以采用开门见山式，也可采用概述式和引述来文式等方式开头。 • 层次：指的是文章思想内容的表现次序。也就是对材料的安排次序。（最能体现作者逻辑思维功力）通常使用的方式有：总分式、并列式、递进式、因果式和三段式（发文事由、事项和尾语）。

段落：是构成文章的基本单位。我们俗称为“自然段”。分段的目的在于有步骤地来显示和表达主题。常用的段落方式有：段落：是构成文章的基本单位。我们俗称为“自然段”。分段的目的在于有步骤地来显示和表达主题。常用的段落方式有： • 　　（１）提行式。指以另起一行表示内容转换的方式。如会议纪要常以惯用语“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”作为不同段落的区分。 • 　　（２）条款式。每一条每一款各为一段，最明显的标志是序数。这种段落方式常出现在通告、公告、合同、规章、办法等文种中。

照应是指前后内容上的关照与呼应。常用方式有首尾照应、文题照应和行文前后照应。照应是指前后内容上的关照与呼应。常用方式有首尾照应、文题照应和行文前后照应。 • 结尾：公文的结尾是强化主题、明确任务、以达到预期目的语言。常用的结尾有五种方式：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾。

４、语言 • 公文写作中要求语言要准确、简洁、平实。不允许出现含糊不清、罗唆的语言。也不允许有文学化的修饰。

常用文体的写作 • 通知、报告、请示、批复、通告 • 计划、总结、讲话、会议纪要

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