Agenda

1. Infovergadering 10 juni 2010 Thematische Innovatiestimulering (TIS)Technologische Dienstverlening (TD)oproep 2009-2010projectnummer 09XXXX

2. Agenda • Verwelkoming • Analyse van de IWT overeenkomst • Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project • On-line RAP (Eric Sleeckx) • Vlaams Innovatienetwerk BROODJESLUNCH

3. VerwelkomingKorte voorstelling aanwezige adviseurs • Uw naam • Naam VIS • Omvang (# VTE, duur) • Voornaamste projectdoelstellingen

4. 2. Analyse van de IWT-overeenkomst • IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : • Algemene voorwaarden : op IWT website onder ‘documenten’ in VIS-TD of VIS-TIS programma • Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage : papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen • Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder • Samenwerkingsovereenkomst(en) • Reglement van Orde

5. Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst Samenwerkings-overeenkomst (optioneel) IWT VIS Overeenkomst Begunstigde(n) Reglementvan Orde Samenwerkings-overeenkomst (optioneel) Gebruikersgroep Uitvoerder Onderzoekspartner(s)

6. Aandachtspunten in de Projectspecifieke Voorwaarden : • contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon (kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert • artikel 4 geeft chronologische oplijsting van actiemomenten voor aanlevering van verklaringen, verslagen, overeenkomsten • artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of bij de tussentijdse evaluatie van het project • in artikel 6 staat vermeld wie betalingen ontvangt

7. De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (1/2) • Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen • Vier mogelijke relaties : • Tussen leden van het consortium die als Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband (VIS) optreden • Tussen VISsen • Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners • Samenwerking in kader van internationale samenwerking • Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten

8. De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (2/2) • Wat : • Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie • Afspraken omtrent : • behandeling van vertrouwelijke informatie • eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom • uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT, ... • afspraken inzake publicaties & mededelingen • bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) • begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor niet-gesubsidieerd deel) • duur van de overeenkomst • aansprakelijkheden en geschillenregeling • ontbinding en vereffening • Dient door IWT goedgekeurd te worden !

9. Interactie met de doelgroep (1/2) • Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft • TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt • Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde • voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten • verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat • dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT

10. Het reglement van orde van de gebruikersgroep (2/2) • Praktische modaliteiten : • samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te zijn voor het VIS (KMO-karakter !) • TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum • IWT adviseur als waarnemer uitnodigen • IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn • het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd • agenda voorafgaand uitsturen • verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool • Uitnodiging en verslagen steeds electronisch naar IWT adviseur en in cc. naar vis-td@iwt.be en vis-tis@iwt.be

11. 3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD project 3.1. Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project 3.2. Voortgangsverslaggeving 3.3. Financiële rapportering 3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar) 3.5. Eindverslag met effectenanalyse 3.6. Meldingen 3.7. Vlaams Innovatienetwerk

12. 3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar

13. 3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar

14. 3.2. Voortgangsverslaggeving • Basis voor informatieverzameling is een projectregister • Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA melding aan mbr@iwt.be • Via (electronisch) document : pag. 7 van toelichtingsdocument) • Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project • Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project) • Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden • Toelichtingsdocument RAP voor projecten 08 en 09 : zie website

15. 3.3. Financiële verslaggeving • Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven ! • Aparte projectboekhouding noodzakelijk • Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2009 • Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden • Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost

16. 3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar) • Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd. • Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19de maand • Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten • Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale • Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend • Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project • Template via e-tool volgt

17. 3.5. Eindverslag en effectenanalyse Samenvatting van het volledige project: • inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten. Effectenanalyse: • Effecten van het project in kaart brengen.(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...) • Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere financiering van het project. • Concrete invulling wordt bij de aanvang van het project besproken. (...nulmeting...)

18. 3.6. : Meldingen Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering : • artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. • Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen • Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep • Elke cumulatie met andere steun • Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging • artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)

19. 4. On-line RAP • Door niet tijdig beschikbaar zijn van e-tool terug naar ‘oud • systeem’ • Doel : op programma niveau electronisch gegevens • verzamelen voor IWT monitoring & analyse • Toelichting door Eric Sleeckx, M&A

20. 5.VIN - Het Vlaams innovatienetwerk 10 06 2010 – infosessie TIS-TD • Doelstelling van het NETWERK • Vlaamse bedrijven helpen bij hun innovatie • Problemen bij bedrijven oplossen als netwerk • Bedrijven centraal in aanpak van VIN-netwerk

21. VIN netwerk Actoren : kennisopbouwers, kennisvertalers, dienstverleners, kennisimplementeerders,…. Technologische dienstverleners (TD) Adviseurs innovatiestimulering (TIS en RIS) Onderzoekers die kennis opbouwen (VIS-CO, TETRA, LO, SBO, …) Competentie polen (Flanders Drive, FMTC, … SOC – Strategische onderzoekscentra (VITO, IMEC, SIM,…) Interfacediensten … Innovatiecentra (uitvoerders RIS) wijzen de weg!

22. VIN in het Regionaal innovatiesysteem VIN TIS SOC RIS TD Bedrijven KMO's CPen CO/TETRA/LO/SBO/TBM EEN Interface NCP Bedrijfsfederaties Link met Europa Overheidsinstellingen en -initiatieven • UNIZO • VOKA • Agoria • Industrie Vlaanderen • … • EFRO & ESF • Eu KP (NCP) • EEN (AO, IWT, FIT) • ERA (Cornet, Compera,EraSME) • INNO (INNET, IP4INNO) • … • AO • FIT • MIP • Flanders DC • …

23. Kennisdeling en Communicatie Communicatie in het netwerk www.innovatienetwerk.be login te vragen bij François Stassijns (fs@iwt.be) Nieuwsbrief , kalender , projectfiches, netwerkleden Logo te gebruiken voor alle communicaties van VIS-projecten (brochures, aankondigingen seminaries, workshops) beschikbaar op innovatienetwerk

24. Communicatie met Innovatiecases Illustratie van VIN dienstverlening Toegang via www.innovatienetwerk.be , dus voor alle netwerkleden uit ‘intermediaire organisaties’ Printklaar document, met mogelijkheid toevoegen logo en contactgegevens Copy/paste van teksten voor eigen gebruik mits bronvermelding(logo innovatienetwerk en IWT) Nieuwe cases : innovatiecases@innovatienetwerk.be

25. Netwerken en samenwerken in het netwerkNetwerkingsinitiatieven VIN voor VIN Kennismaken met VIN-netwerkleden Netwerken Samenwerken en doorverwijzing bevorderen Juni 2010 : diensten en tool Innovatiecentra COG werkgroep netwerking (VINvoorVIN, gps) COG werkgroep communicatie (innovatiecases) Aankondigingen/verslagen in e-Nieuwsbrief van innovatienetwerk : verspreid op 1000 exemplaren (alle intermediairen leden van netwerk)

26. Eerste stappen in het netwerkwww.innovatienetwerk.be Maak u kenbaar : registreren en profiel aanmaken Maak uw project kenbaar : projectfiche http://www.innovatienetwerk.be/ zelf projectfiche aanmaken & updaten E-alerts of RRS-feeds Bezoek de website Post nieuws – zet activiteiten in kalender – WIKI Bezorg innovatiecases Bezorg artikels voor de e-nieuwsbrief

27. Dank voor jullie aandacht & succes met de projectuitvoering !! Tot 30 juni :Peter Coucke pc@iwt.be 02/432.42.10 Vanaf 1 juli : Ria Bruynseels mbr@iwt.be 02/432.42.76 VIS Secretariaat : Grietje Van Nijlen : gvn@iwt.be Conny Van de Velde : cvdv@iwt.be