ÅLAV Årdal, Lærdal, Aurland, Vik

1. ÅLAVÅrdal, Lærdal, Aurland, Vik Terje Laberg Prosjektleiar

2. Innhald ÅLAV - bakgrunn Intensjonsavtalen - oppdraget Samhandling og prosess i styringsgruppa Prosjekt i ÅLAV – litt om metodikk og fokus Gevinstrealisering i ÅLAV Oppsummering suksessfaktorar Oppsummering fallgruver

3. S&F ÅLAV: - Årdal - Lærdal - Aurland - Vik Selje Hornindal Vågsøy Eid Stryn Bremanger Gloppen Flora Naustdal Luster Luster Jølster Førde Askvoll Årdal Gaular Sogndal Fjaler Årdal Høyanger Leikanger Hyllestad Balestrand Solund Lærdal Lærdal Vik Gulen Aurland

4. Samarbeidsalternativ Politikk Sogn Regionråd Utanriks- Kommune samanslåing ÅLAV – heilskapleg IKS om kjerneområde Innanriks- IKS einskildsaker Einskild- saker Uformelle nettverk

5. Utnytte nye kommunikasjonar felles bu-, opplevings- og arbeidsområde Oppnå Effektivisering Betre føresetnad for å oppretthalde gode tenestetilbod ÅLAV

6. Oppdraget: Intensjonsavtalen – utdrag: Intensjonsavtalen I ÅLAV • Utvikle samarbeidsløysingar på område der kommunane er pålagt oppgåver som krev særskild kompetanse • Utnytte dei administrative ressursane i kommunane optimalt gjennom å utvikle nettverksløysingar og spelereglar for utveksling av personell og tenester • Utvikle felles strategiar for utvikling av ”regionen” gjennom samordning av kommuneplanarbeid • Utvikle tiltak for å styrke det felles bu-, opplevings- og arbeidsområdet • Utvikle samarbeidsløysingar som har effektivisering og gje økonomisk gevinst

7. Årdal Årdal Operativ drift/gjennomføring Lærdal Lærdal Vik Aurland Prosjektleiing?? Januar 2002 - Kva no? • Å – L – A – V • Tettare samarbeid i styringsgruppa – får vi det til? • Felles spelereglar for utveksling av tilsette og kompetanse er klar. Klarer vi å realisere det? • Felles IKT – plattform – blir det noko av? • Felles økonomikontor – blir det noko av? • Kva no? • Finansiering av prosjektleiing

8. Vi skal levere resultat i form av eit tenestetilbod: Kva kjem ut av kostnadsbruken? Forbetringspotensiale? Kva skal vi prestere i framtida? Vi må kome i inngrep med: Eksternt fokus Tenesteomfanget Kvalitet Servicenivå Internt fokus Effektivitet Organisasjon Leiing og kompetanse Kva snakkar vi om?Frå mål til fokusområde

9. Brukergevinst – internt og eksternt. Samarbeidet skal gi brukarane av tenesta, både eksterne (innbyggarar) og interne (brukarar av interne tenester), gevinst Kompetanse – bevare, sikre, utvikle og tilføre. Samarbeid bør redusere / eliminere vanskane med å få tak i, halde på og utvikle kvalifisert personell til stillingar Gjennomføring Samarbeid bør etablerast der dette er praktisk og enkelt å gjennomføre, og der det er liten risiko for å ikkje lukkast Uavhengig av lokalisering Samarbeid bør først etablerast innafor område der brukarane av tenesta ikkje merkar kvar tenesta vert administrert frå Økonomisk gevinst Samarbeidet skal gi økonomisk gevinst Målsetjingar

10. Ulike organisasjonsmodellar Avgir mynde Ein kommune ÅLAV Matrise samarbeid Som i dag Kommune- samarbeid Verts- kommunar Region- kommune

11. Dynamikken i ÅLAV-prosjekt Gevinst Nye initiativ & resultat Gevinst Fornye & forbetre Gevinst Gevinstrealisering Implementere Strategisk dimensjon – ÅLAV -strategi Operativ dimensjon – ÅLAV-drift ÅLAV - infrastruktur Tid

12. ”Effektiviseringa i offentleg sektor” >> Trussel og krav << Trusselbiletet: • Kva konsekvensar vil dei endra økonomiske føresetnadane ha for det kommunale tenestetilbodet? • Frå overordna planar til fokusområde • Er aktivitetsnivået for høgt? • Er drifta effektiv nok – har vi god nok styring? • Er inntektene for låge til å kunne levere eit tilfredstillande tenestetilbod? • Betre brukardialog – naudsynt radar for våre tenester? • Kvalitet – berre ein floskel eller ein grunnleggande styringsstrategi?

13. Økonomiprosessar, kontorstøtte, saksh.sam.++ Støtte- Prosessar 4  1 Personalprosessar - organisasjon Interne Utviklingsprosessar – ”varer”, tenester, service Innkjøpsprosessar – elektronisk handel – innkj.syst. Primære verdi-skapande prosessar Omsorg Brann- beredskap Kultur Sosial Vatn, avløp renovasjon Eksterne Helse Oppvekst undervisn. Areal- byggesak Service og informasjon FDV Interne og eksterne prosessar krev ulik prosjektmetodikk Strategi Verdikjeda – prosessar - ÅLAV

14. ”Lik ” organisering i ÅLAV Flat struktur IKT Epost/Intranett Plattform/Sikkerheit Brukarstøtte Kommunikasjon Felles basisverktøy Opplæring Sak/arkiv Felles dokumentproduksjonssystem Felles arkivløysing Felles rutiner Felles økonomisystem Økonomireglement Delegasjonsreglement Felles system Felles rutiner Opplæring Felles bruk av periferiutstyr Felles telefoniløysing Rabattavtalar Utstyr Integrasjon Prosjekt i ÅLAVinterne..

15. Ny IKT - plattform Ny IKT Strategi og IKT-plattform - effekt for ÅLAV: • Minimalisering av støttefunksjonar i kommunane og eliminering av ”bortkasta arbeid”. • Konsentrasjon om verdiskapande primær-aktivitetar i kommunane og effektivisering av eigen organisasjon. • Strategisk forsprang relatert til effektiviiseringskrav frå sentralt hald. • Tettare og meir effektivt samarbeid med brukarar, leverandørar og samarbeids-partnarar. • Erfaring i bruk av framtidsretta teknologi.

16. ÅLAV - strategi 5 dimensjonar – 2 perspektiv Organisasjonsperspektivet • A. ORGANISASJON • 4  1 • Medarbeidarar • Organisasjons-struktur • D. SYSTEM • 4  1 • Systemløysingar • Kontorstøtte • Systemstruktur • E. TEKNISK UTSTYR • 4  1 • Pc, Server • Nettverk/skrivar • Teknisk infrastruktur • B. ARB.PROSESSAR • 4  1 • Verdiskapande prosessar • Støtteprosessar • Prosesstruktur Systemperspektivet • C. DATA • 4  1 • Grunndata • Datastruktur

17. ÅLAV Strategi Organisasjon og arbeidsprosessar Korleis maksimere dei tilsette sin innsats mot verdiskapande prosessar og eliminere bortkasta arbeid ? Er prosessane (arbeidsmetodikken) tilpassa organisasjonsstrukturen og motsett? • A. ORGANISASJON • 4  1 • Medarbeidarar • Organisasjons-struktur • B. ARB.PROSESSER • 4  1 • Verdiskapande prosessar • Støtteprosessar • Prosesstruktur

18. Korleis etablere ei heilskapleg IKT-systemløysing sombest mogeleg støttar arbeidsoppgåvene knytt tilverdiskapinga (vare- og tenesteproduksjon)? • B. ARB.PROSESSAR • 4  1 • Verdiskapande prosessar • Støtteprosessar • Prosesstruktur Korleis etablere ein teknisk infrastruktur som støttararbeidsprosessane i form av automatisert datafangst? Korleis etablere ein datastruktur som reflektererdei grunndata som vert skapt og nytta i verdiskapinga ? • E. TEKNISK UTSTYR • 4  1 • Pc, Server • Nettverk/skrivar • Teknisk infrastruktur • D. SYSTEMER • 4- 1 • Systemløysinga • Kontorstøtte • Systemstruktur • C. DATA • 4  1 • Grunndata • Datastruktur Arbeidsprosessar, system, teknisk utstyr, data

19. Strategi i ÅLAV Overordna mål for effektiv bruk av IKT STRATEGI OVERORDNA MÅL: Eliminering av bortkasta tid/arbeid Minimalisering/effektivisering av støtteprosessar Maksimering av primære verdiskapande prosessar

20. Innbyggarar og næringsliv Heile organisasjonen Integrert Økonomi Økoplan Kommfakt Walter Lønn Personal Helse Omsorg Barnevern Innkjøp Sak/arkiv Spesialisert fagpersonell IKT i ÅLAV Innbyggarportal Infotorg Servicetorg Publisering Næringsliv/int.org. Informasjon Prosessar Innsyn Intranett Alle tilsette Leiinga Faggrupper Prosjekt Avdeling Lokalisering Politikarportal Kommunest. Formannskap Publisering Innsyn Prosessar Publisering Innsyn Prosesser

21. Teknisk: IKT-plattform er etablert Sikkerheit i ÅLAV – prosjekt skal starte opp Kommunikasjon i ÅLAV – integrasjon med lokale breibandprosjekt – planleggingsfasen Organisasjon IKT-sjef i ÅLAV – organisasjonsprosjekt skal starte opp Brukarstøtte i ÅLAV er etablert Felles IKT-løysing på brukarstøtte Felles brukarstøttenummer på tlf. Felles brukarstøttepersonell IKT i ÅLAV - status

22. Kommuneplan 4-årig økonomi- og handlingsplan Plan Andre overordna styringsdokument Gjennom- føring Læring Årsbudsjett på tenestenivå Kontroll Årsrapport opp mot 4-årig økonomi- og handlingsplan Tertialrapportar Felles økonomisystem med brukarfokus

23. Visjon Målsetjng Strategiar Prosessen – frå mål til fokusområde • Strategiprosessen • Kommuneplan • Økonomi- og handlingsplan • Operasjonalisering av strategien • Konkretisering av mål i ei økonomisk ramme • Strategiutvikling • Årsbudsjettet • Konkrete handlingsplanar i ei økonomisk ramme • Årsrekneskap • Harde måleparameter • Aviksanalyse – identifisering og lukking av avvik • 12 periodar

24. Kommuneplan/ strategiplan Er det samanhang mellom strategiplan og dagleg handling i linja? Økonomi/ handlingsplanar Plan og dagleg handling • Konsensus • Har vi tilstrekkeleg konsensus rundt målsetjingar. Klarer vi å aktivere kommunane sine ressursar slik at vi når måla? • Samanhang mellom strategi og dagleg handling: • Budsjettavvik • Manglande og feil rapportering • ”Skjulte” postar – ”feilføringar” • Forklaringsproblem

25. Harde fakta Kort sikt Lang sikt Mjuke fakta Operasjonalisering av strategi • Fokusere på: • Tall • Likviditet, resultat, avvik…. • Produksjon • avvik • Innbyggjar • Får kunden det han forventar til rett tid, kvalitet og pris? • Tilsette • Kompetanse, innovasjon……

26. Felles økonomireglement og delegasjonsreglement, økonomirutiner - vedteke Felles økonomisystem i drift pr. 01.01.03 Felles rekneskapskontor – skal etablerast våren 2003 Rekneskapssjef – leiar for ”rekneskapsavdelinga” Rekneskap, inkl. rapportering Lønn Innkreving kommunale avgifter, ekskl. eigedomsavgifter Personalleiing Overordna systemansvar rekneskaps- og lønnssystem Skatteoppkrevjar - leiar for ”skatteavdelinga” Oppgåver i samsvar til skatteoppkreverinstruks Systemansvar skattesystem Innkreving kommunale eigedomsavgifter Personalleiing Økonomisystem i ÅLAV - status

27. Gevinstrealisering KR ”dette går ikkje så bra” Startinvestering ÅLAV Kostnadsnivå ÅLAV mål Nytt kostnadsnivå ÅLAV Tid 2002 2005?? 2003 2004

28. Felles Lønns- og personalfunksjon Rekneskaps-, skatte- og innkrevjingsfunksjon Telefoni Kanskje felles IT-avd Innsparing 2003 kr. 400.000,- 2004 kr. 1.200.000,- Omstillingskostnad kr.700.000,- Tilskot kr. 400.000,- Mykje på plass/ tilrettelagt Økonomi Telefoni IKT felles e-post og intranett Prosjekt som har kome i tillegg til opphavlegeplanar: Flyktningeteneste Felles legevakt i ÅLAV Konsekvensanalyse i ÅLAV - grunnlag for samordna strategi på næringsutvikling Felles sak/arkiv - grunnlag for innsparing på lisenskostnader, og felles integrasjonsløysingar mot andre program Samordning av måten kommunane er organisert på -lettar samarbeidsprosjekt Mål og resultat - ÅLAV RESULTAT MÅL

29. Felles legevakt Felles flyktningeteneste Næringspolitiske utfordringar Planprosessar Kartlegging FDV Kartlegging kommunalteknikk Brann, beredskap Felles barnevern Skulefaglg ansvarleg ++ Prosjekt i ÅLAVeksterne.. • Eksterne prosjekt krev ein annan prosjektmetodikk

30. Samansetnad av styringsgruppa Ordførarar og hovudtillitsvalde Rådmennene har møte- og talerett Politisk vilje til samarbeid Vilje på tvers av partigrenser Lojalitet og solidaritet Personkjemien stemmer i rådmannsgruppa Fokus på konkret gjennomføring – ikkje utgreiing.. Ansvarsområdet mellom styringsgruppa (politisk nivå)og rådmennene er definert og akseptert Eks. økonomiprosjektet Suksessfaktorar( 1)

31. Konkrete mål og tidsfristar Fokus på gevinstrealisering i ÅLAV og ikkje på delprosjekt for kvar kommune Tilpassing av organisasjon i ÅLAV-kommunane Like organisasjonar leikar best…. Mogeleggjer utveksling av personell Samordning og integrering av arbeidsprosessar Suksessfaktorar (2)

32. Prosjektkultur Lojalitet, fokus på mål, kollegialitet, konsekvens Dette er største utfordringa for ÅLAV no Alliansebygging mellom motkrefter i ÅLAV og aktørar utanfor ÅLAV Strategi for ”brannslokking” Sogn Regionråd – ÅLAV – Fylkeskommunen Rolleavklaring, Samhandling Informasjon Målgrupper Informasjonskanalar Etter 1. April 2003? Kven ”eig” ÅLAV Kommunevalet…….. Fallgruver(1)

33. Fallgruver(2)