Управление нормативно-справочной информацией на базе решений SAP

1. Управление нормативно-справочной информацией на базе решений SAP

2. План доклада Опыт создания СУ НСИ на базе решений SAP MDM в РУП «ПО «Белоруснефть» КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НСИ: МЕТОДОЛОГИЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НСИ  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

3. О компании Белоруснефть • Республиканское унитарное предприятие «Производственное объединение «Белоруснефть» • Основана 1964 г (Гомельская область) • 24 000 работающий • Беларусь, Россия, Украина, Эквадор, Венесуэла, Иран • Наука • Геологоразведка • Разработка и добыча • Переработка • Сервис • Сбыт (сеть АЗС, нефтебазы)

4. Предпосылки и цели проекта • Проект: Организация контура оперативного контроля за проектной деятельностью в области капитального строительства и ремонта в объединении • Цель проекта • Повышение эффективностибизнес-процессов в строительстве • Оптимизация объемов запасов и закупок МТР • Функциональный объем SAP проекта: • Фаза 1. Управление НСИ – (АСУ ЦНСИ) • Фаза 2. Управление МТО и заявочная кампания – (АСУ МТО) • Фаза 3. Управление инвестициями и проектами (АСУ ИПКС) • Организационный объем проекта: • 25 предприятий (обособленных подразделений) в РБ, РФ, Венесуэле, Эквадоре

5. План проекта 2012 2011 2013 К4 К1 К2 К3 К4 К1 К2 К3 МЕТОДОЛОГИЯ Начало эксплуатации ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ АСУ ЦНСИ КОНСОЛИДАЦИЯ И НОРМАЛИЗАЦИЯ Подготовкапроекта 01.01.2013 Опытно-промышленная МТО Концептуальное проектирование Реализация тестирование (ФТ,ИТ) АСУ МТО Опытная эксплуатация ОПЭ МТО Загрузка остатков 01.07.2013 Старт ИПКС ИПКС АСУ ИПКС 10.2013 07.2011 01.2012 04.2012 07.2012 10.2012 01.2013 04.2013 07.2013

6. Опыт создания СУ НСИ на базе решений SAP MDM в РУП «ПО «Белоруснефть»  МЕТОДОЛОГИЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НСИ  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

7. Методологическое обеспечение • АСУ ЦНСИ: В рамках проекта разработано следующее методологическое обеспечение: • (1) Концепция управления НСИ • Принципы построения системы • Требования к качеству данных • Принципы организации службы НСИ • (2) Методология ведения справочников • Логическая модель данных • Процессы ведения данных • Критерии и механизмы обеспечения качества данных • (3) Классификаторы • Принцип классификации • Структура классификатора • Шаблоны именования (для ТМЦ)

8. Концепция 1.ТЕРМИНЫ И СОКРАЩЕНИЯ 2.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 2.1Назначение и область применения документа 2.2Перечень справочников ЦНСИ 3.КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ НСИ 3.1Определение НСИ 3.2Общие принципы классификации 3.3Цели и задачи ведения НСИ 3.4Корпоративная система управления НСИ 3.5Сценарий ведения справочников НСИ 3.6Процессы ведения НСИ 3.7Критерии и механизмы обеспечения качества данных 3.7.1Требования к качеству данных 3.7.2Обеспечение качества данных 3.7.3Типовые показатели эффективности управления НСИ 3.8Организационное обеспечение ЦНСИ 3.8.1Ролевая структура ведения справочников ЦНСИ 3.8.2Служба ведения ЦНСИ

9. Методология НСИ – справочник ТМЦ 4.СПРАВОЧНИК ТМЦ 4.1Определение справочника ТМЦ 4.2Вспомогательные и настроечные справочники 4.3Бизнес-процессы, задействующие объекты ведения ТМЦ 4.4Целевые информационные системы 4.5Процессы ведения справочника ТМЦ 4.5.1Владелец процессов 4.5.2Роли участников процессов 4.5.3Поиск и просмотр записи 4.5.4Создание записи 4.5.5Изменение записи 4.5.6Блокирование записи 4.5.7Ведение отношений на уровне записей ТМЦ 4.6Логическая модель справочника ТМЦ 4.6.1Диаграмма модели данных 4.6.2Перечень сущностей справочника ТМЦ 4.6.3Структура справочника ТМЦ 4.6.4Ракурсы данных 4.7Обеспечение качества данных справочника 4.7.1Стратегии поиска дубликатов 4.7.2Общий подход к формированию полного и краткого наименований ТМЦ 4.8Классификатор ТМЦ 4.8.1Описание структуры классификатора 4.8.2Обработка ситуаций неоднозначной классификации ТМЦ 4.8.3Принципы расширения и модификации содержимого классификатора

10. Справочник и классификатор ТМЦ Белоруснефть • Справочник ТМЦ • Более 250 тыс. позиций в исходном справочнике • Номенклатура разных видов деятельности – добыча, переработка, транспорт, связь, производство, социальная сфера, с/х • Используется во всех существующих системах и SAP ERP • КлассификаторТМЦ • Построен по функциональному принципу с «нуля» • Допускает неоднозначную классификацию • Иерархический классификатор 1-6 уровней • 70+ основных классов материалов (1-го уровня) • 3000+ классов с учетом всех уровней классификатора, 350+ атрибутов • Основа для определения ответственных от бизнеса за ведение • Шаблоны наименований для каждого класса ТМЦ по ГОСТ и ТУ

11. Шаблоны наименования - пример Шаблон следует строить по образцу: Название МТР + дополнительные характеристики, необходимые для однозначной идентификации элемента справочника: особенности конструкции, назначение, для запчастей к автотракторной технике – условное обозначение (если есть), указание ГОСТа (если есть) или производителя (если есть необходимость).Таблица А.1.1

12. Шаблоны наименования - пример

13. Опыт разработки методологии в проекте • Следующие ситуации требуют особого внимания: • Наименование ТМЦ в первичных документах поставщика – можно решать организационно либо вести в характеристике партии транзакционной системы • Альтернативные ЕИ разных мер СИ – точные коэффициенты пересчета зависят от партии поставки • Разграничение ответственности между участниками процессов (в т. ч. принцип «за данные отвечает бизнес») • Обучение процессам и принятие сотрудниками процессного подхода для руководства им в повседневной деятельности • Определение функционального заказчика, руководителя (лидера) проекта НСИ, владельцев процессов и справочников

14. Опыт создания СУ НСИ на базе решений SAP MDM в РУП «ПО «Белоруснефть»  МЕТОДОЛОГИЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НСИ  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

15. Ключевые вопросы организации • Ключевые вопросы в организации группы НСИ • За данные должен отвечать бизнес а не ИТ. Для бизнеса это несвойственная работа и они не готовы заниматься этим полный рабочий день • ИТ не имеет права самостоятельно изменять данные – только по согласованию с бизнесом. • Без лидера группы (особенно на стадии внедрения) с авторитетом в компании трудно организовать работу группы НСИ– меняется практика работы и обязанности сотрудников

16. Роли участников • Для справочника ТМЦ минимум 5 участников • Специалист: специалист от бизнеса с правом создания заявок на внесение изменений в НСИ • Эксперт НСИ: ИТ специалист отвечающий за корректность и данных в заявках • Технический эксперт: отвечает за технические характеристики ТМЦ • Специалист по снабжению: отвечающий за закупки определенной группы ТМЦ • Бухгалтер: отражение ТМЦ в учете • Специалисты по снабжению определены по группам закупок на основании разработанного классификатора

17. Группа НСИ в Белоруснефть • Исходные данные: 250 тыс. записей в справочнике ТМЦ, 24 тыс. сотрудников в организации • СОСТАВ ГРУППЫ НСИ: • 2 Эксперта НСИ и руководитель группы. Расширялась до 20 человек на этапе консолидации данных • 100 технических экспертов и закупщиков в Центральном аппарате (согласование заявок) • 500 специалистов на предприятиях (создание заявок)

18. Статистика • Производительность работы • Ведение данных: • ТМЦ: 3.5 рабочих дня, срочные запросы – 30 – 60 минут • ДП: 2 рабочих часа, срочные случаи – 5-30 минут • Очистка данных: • Объединение записей от 1 минуты до 1 недели, зависит от конкретного случая • Средняя трудоемкостьобработки 1 записи: 15 – 30 минут на 1 запись

19. Опыт создания СУ НСИ на базе решений SAP MDM в РУП «ПО «Белоруснефть»  МЕТОДОЛОГИЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НСИ  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

20. Компоненты СУ НСИ на базе SAP • АСУ ЦНСИ на базе SAP состоит из 4-х основных компонентов • SAP Master Data Management (MDM) • Управление основными данными • SAP Business Process Management(BPM) • Автоматизация процессов ведения НСИ – создание, согласование, блокирование записей • SAP Process Integration – распределение данных • Интеграционная шина для обмена данными • 4. SAP NW Portal для интерфейса пользователей

21. SAP MDM – классификатор ТМЦ

22. SAP MDM – поиск дубликатов Экспертом ЦНСИ

23. SAP MDM – слияние дубликатов Экспертом ЦНСИ

24. NW Portal – интерфейс пользователя

25. SAP BPM – схема процесса

26. SAP BPM – экземпляр процесса

27. SAP BPM – заявка насоздание записи

28. SAP BPM – согласование заявки

29. Process Integration – распределение данных

30. Опыт создания СУ НСИ на базе решений SAP MDM в РУП «ПО «Белоруснефть»  МЕТОДОЛОГИЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ НСИ  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

31. Результаты проекта АСУ ЦНСИ • Сокращение справочника ТМЦ с 250 000+ тыс. записей до 80 000 • Возможность для всех сотрудников единообразно определять номенклатурные позиции при заказе, оприходовании и отражении движения ТМЦ во всех целевых системах независимо от наименований поставщика • Возможность контроля бюджета и анализа хода заявочной кампании в разрезе номенклатурных групп материалов • Возможность оптимизации запасов за счет анализа их структуры и перераспределения между предприятиями • Основа для перехода на централизованное ведение остальных данных – для усиления функций централизованного управления компанией!

32. Спасибо за внимание! Более подробную информацию можно получить: Лубневский Валерий Бордак Игорь Тел.: +375 17 217-39-24 Email: vlubneuski@iba.by