Accounting and ERPs

1. Accounting and ERPs Athens University of Economics and Business, 24.05.2012 Putting the Pieces Together

2. Table of Contents • The evolution of Accounting • How Others See Accounting • The Role of Accounting in Finance Department • Common Issues in Relation to Accounting • Integrated Accounting Performance • Where ERPs fit in • Accounting in ERPs • At the End of the Day • Case Study

3. The Evolution of Accounting 1900 1500 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2012 (Ένα εκατομμύριο, εκατόν μία χιλιάδες, εκατόν μία και δέκα)

4. How Others See Accounting…

5. The Role of Accounting in Finance Department

6. Common Pain Points in relation to Accounting Systems Organization Policies People • No clear process in the production of IFRS results • No distinct ownership of the outcome of each process • Improper cost allocation • Increased paperwork and manual signatures - bureaucracy • Lack of basic IT knowledge • Misunderstanding of policies, procedures, systems within the organization • No thinking “out of the box” in terms of improvement • Overpassed by technology • No Integrated books & Financial Systems • No Real-time information on financial data • Poor maintenance of GL accounts and mappings • Missing, inaccurate or invalid data • Vague organizational forms • No distinct Roles and Responsibilities • Multiple versions of “truth” • Bottleneck procedures in the accounting tasks • No clear ownership over accounting systems Systems Organization Policies People

7. Integrated Accounting Performance Integrated Technology Architecture Forecasting Strategy Intervention People and Organization Policies and Procedures Planning Common Information Platform Statutory / Management Books Analysis Budgeting External Reporting Operational Reporting Management Reporting

8. Where ERPs fit in… Accounting Other Functions Decision Making Financial Analysis

9. Accounting in ERPs – Key Characteristics • Accounts receivable, accounts payable, inventory, treasury management, asset accounting and general ledger are part of an integrated financial accounting system. • Reconciliations between the various ledgers are made automatically. • Cost / Profit / Investment Centers are automatically updated • The accounting transactions are produced in the daily operations and are automatically updated to accounting. • The real bookkeepers can be found in the storehouses, sales and production. • The majority of accounting transactions come through integration. • Budget – Forecast – Actual figures are interrelated and the variance analysis is automatic

10. Accounting in ERPs – How does it work? • Assume that we sell cars! • Now assume that a representative closes a sale through his pc: • From the operational side: • The Warehouse is automatically updated that a unit should shipped from stock • The Production is automatically updated for any modification on the sold vehicle • The Marketing department is updated with the sales information • From the accounting side: • Sales GL accounts are automatically updated • VAT is automatically calculated and posted in the relevant GL accounts • Debtor’s Ledger is updated with the anticipated receipt along with any advance payment received • Relevant cost centers are charged with the selling costs • Budget Lines are updated with the relevant figures for comparability purposes • Trial Balance reflects in real time the above information and it is validated immediately • NO ACCOUNTANT IS DIRECTLY INVOLVED IN THE ABOVE PROCESS!!!

11. Accounting in ERPs – So what does the Accountant do? • In a fully integrated and sophisticated accounting environment (i.e. with the use of an ERP) the role of accounting is more critical than ever: • Establishment of enhanced and sophisticated internal controls for ensuring integrity of information • Maintenance and improvement of the systems configuration in case of change in accounting policies, regulations etc • Immediate and real-time assistance in the case of system malfunction, as everything should be carried on manually • Set-up of all the “bridges” that correlate accounting books and operations • Compliance with the relevant tax and legal requirements • The accountant should be able to read behind the figures and explain to stakeholders the performance • Assistance in the various divisions to perform the necessary accounting tasks if necessary LAST BUT NOT LEAST, THE ACCOUNTANT IS ALWAYS THE ONE THAT KNOWS WHERE, HOW AND WHEN FINANCIAL DATA SHOULD BE PRESENTED!!!

12. Accounting in ERPs – The Changing Role of the Accountant • As it come apparent, the role of the Accountant has changed significantly during the last years: • The “Accountant” should be less Bookkeeper and more Accountant • It is no longer enough just to know the accounting standards and policies (IFRS, Greek GAAP, Group Policies etc) • The better someone knows the processes and the systems of the company, the better he understands the numbers shown in accounting. • Active involvement of accounting in the configurations and calibrations of the system. • Increased controls as most of the accounting documents are produced outside the financial department without the accounting principles and standards being known to all these ‘bookkeepers’. • Increased need for timeliness, accuracy, effectiveness…blah blah… strategy… blah blah… performance!!! • The CFO is usually the owner of the ERP

13. At the End of Day… …systems are here to support the accounting profession and not surpass it!!!

14. Case Study

15. Παρουσίαση Υποσυστήματος Οικονομικής Διαχείρισης • Οικονομική Διαχείριση • Χαρακτηριστικά / Λειτουργικότητα Γενικής Λογιστικής • Λειτουργικότητα Υπ/τος Πελατών /Προμηθευτών • Διαχείριση Παγίων • Διαχείριση Προμηθειών • Κοστολόγηση – Αναλυτική Λογιστική • Διαχείριση Προϋπολογισμού

16. Οικονομική Διαχείριση Πελάτες Πελάτες Πάγια Πάγια Γενική Λογιστική Γενική Λογιστική Προμηθευτές Προμηθευτές Διοικητική Λογιστική- MIS Διοικητική Λογιστική- MIS Πωλήσεις & Διανομή Προμήθειες Προμήθειες Ενοποίηση ομίλων Πληροφοριακό Σύστημα

17. Χαρακτηριστικά Υπ/τος Γενικής Λογιστικής Πολύ-εταιρικό και πολύ-νομισματικό Πολλαπλές διαστάσεις για την παρακολούθηση και έλεγχο πολλών επιχειρησιακών περιοχών με δυνατότητα έκδοσης όλων των οικονομικών και λογιστικών καταστάσεων ανά διάσταση Παράλληλα καθολικά για την απεικόνιση διαφορετικών λογιστικών προσεγγίσεων(IAS, Local GAAP) Εξελιγμένο πληροφοριακό σύστημα, πλήρες audit trail, διαφάνεια στις διαδικασίες

18. Λειτουργικότητα Υπ/τος Γενικής Λογιστικής Αυτόματη μεταφορά υπολοίπων στην καινούργια οικονομική χρήση με ταυτόχρονη ενημέρωση των εγγραφών κλεισίματος έτους Καταχωρίσεις στο νόμισμα εγγραφής και αυτόματη δημιουργία συναλλαγματικών διαφορών, αποτίμηση αναλυτικών γραμμών ή υπολοίπων και δημιουργία αυτόματων λογιστικών εγγραφών Αυτόματος υπολογισμός του ΦΠΑ, φόρου παρακράτησης Περιοδικά επαναλαμβανόμενες εγγραφές μέσω μοντέλων λογιστικών εγγραφών

19. Γενική Λογιστική – Βασικές Λειτουργίες • Λογιστική Εγγραφή • Νόμισμα Εγγραφής • Εμφάνιση πρωτογενούς εγγραφής (drill down) • Φόροι • Επαναλαμβανόμενες εγγραφές • Πρότυπες εγγραφές • Καταστάσεις

20. Γενική Λογιστική – Λογιστικές Εγγραφές • Επικεφαλίδα εγγραφής • Αναλυτικές γραμμές εγγραφών

21. Γενική Λογιστική – Νόμισμα Εγγραφής • Εγγραφές σε ξένο νόμισμα

22. Γενική Λογιστική – Drill Down Καταστάσεις • Εμφάνιση πρωτογενούς πληροφορίας

23. Γενική Λογιστική - Φόροι • Αυτόματος υπολογισμός φόρων – αυτόματες εγγραφές

24. Γενική Λογιστική – Φόροι • Κατάσταση ΦΠΑ

25. Γενική Λογιστική - Καταστάσεις • Παράδειγμα: Ισοζύγιο Γ/Λ

26. Λειτουργικότητα Υπ/τος Πελατών • Διαχείριση ανοικτών αναλυτικών γραμμών, συσχέτιση των εισπράξεων με τιμολόγια προς εκκαθάριση • Διαχείριση ειδικών κινήσεων πελατών (επιταγές κλπ) • Αυτόματος υπολογισμός συναλλαγματικών διαφορών, τόκων ληξιπρόθεσμων οφειλών, αποτίμηση ανοιχτών τιμολογίων σε ξένο νόμισμα • Αποστολή εγγράφων ειδοποίησης για τις ληξιπρόθεσμες οφειλές • Αναλυτικές αναφορές (Ισοζύγιο, Καρτέλα, Ληξιάριο επιταγών, Ωρίμανση υπολοίπων και πληθώρα άλλων καταστάσεων)

27. Λειτουργικότητα Υπ/τος Προμηθευτών • Διαχείριση ανοικτών αναλυτικών γραμμών, συσχέτιση των πληρωμών με τιμολόγια προς εκκαθάριση • Διαχείριση ειδικών κινήσεων πιστωτών (προκαταβολές κλπ) • Αυτόματος υπολογισμός συναλλαγματικών διαφορών, αποτίμηση ανοιχτών τιμολογίων σε ξένο νόμισμα • Πρόγραμμα μαζικών πληρωμών για εξόφληση τιμολογίων πιστωτών • Αναλυτικές αναφορές (Ισοζύγιο, Καρτέλα, Μητρώο επιταγών, Ωρίμανση υπολοίπων και πληθώρα άλλων καταστάσεων

28. Βασικά Αρχεία Πελατών - Προμηθευτών . Customer Vendor Κωδικός Εταιρείας Γενικά δεδομένα Γενικά δεδομένα Πωλήσεις & Διανομή SD Προμήθειες & Διαχείριση Υλικών MM Τα βασικά αρχεία Πελατών / Προμηθευτών περιλαμβάνουν τρεις ενότητες • Γενικά δεδομένα: Δεδομένα ελέγχου και αλληλογραφίας σε επίπεδο εντολέα • Κωδικού Εταιρείας: Οικονομικά και λογιστικά δεδομένα • Αγορές / Πωλήσεις: Δεδομένα αγορών / Πωλήσεων

29. Εξόφληση Τιμολογίων Πλήρης εξόφληση τιμολογίων Μερική εξόφληση τιμολογίων Υπόλοιπο πληρωμής προς συσχέτιση Τμηματική πληρωμή Υπολειμματική πληρωμή Πελάτης Πελάτης Τμηματική 8000 5000 πληρωμή 8000 5000 Υπολειμματική 3000 Συσχέτιση είσπραξης πληρωμή με συγκεκριμένο τιμολόγιο.

30. Άρθρο Λογαριασμός Items Λογαριασμός PK ... Άρθρο Items PK ... Λογαριασμός PK ... ... Είδη PK ... Χ or Π ΚK ... ... ΚK ... 10 20 ... ... ... EDI DME Πρόγραμμα Πληρωμών Ημερ/νία εκτέλεσης 01.03.XXXX Αναγνώριση Ενοίκια Κατάσταση 1. Συντήρηση παραμέτρων Οι παράμετροι έχουν εισαχθεί 2. Προγ/σμός πρότασης Δημιουργία πρότασης πληρωμής 2a. Επεξεργασία πρότασης Η πρόταση πληρωμής έχει επεξεργαστεί 3. Προγ/σμός πληρωμών Εντολές καταχώρησης: δημιουργούνται Το πρόγραμμα πληρωμών έχει εκτελεστεί 4. Προγ/σμός εκτύπωσης ã

31. Καταστάσεις Πελατών / Προμηθευτών • Παράδειγμα: Καρτέλα

32. Καταστάσεις Πελατών / Προμηθευτών • Αποτίμηση ανοιχτών τιμολογίων

33. Καταστάσεις Πελατών / Προμηθευτών • Ανάλυση ωρίμανσης υπολοίπων

34. Καταστάσεις Πελατών / Προμηθευτών • Αυτόματο πρόγραμμα πληρωμών

35. Καταστάσεις Πελατών / Προμηθευτών • Παραδειγματικό Μητρώο επιταγών Πληρωτέων

36. FI-AM Η Διαχείριση Παγίων αποτελεί υποσύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης ( FI ) του SAP. Όλες οι Δραστηριότητες που αφορούν τα πάγια γίνονται μέσα από το υποσύστημα διαχείρισης παγίων ενημερώνοντας αυτόματα, σε πραγματικό χρόνο, τη Γενική Λογιστική. Διαχείριση Παγίων Υποσύστημα Παγίων

37. Λειτουργικότητα Υποσυστήματος Παγίων • Δυνατότητα ύπαρξης πολλαπλών περιοχών απόσβεσης με διαφορετικές μεθόδους αποσβέσεων • Αυτόματος υπολογισμός και καταχώριση των αποσβέσεων, άμεση ενημέρωση των κοστολογικών αντικειμένων • Αυτόματη αναπροσαρμογή αξιών παγίων • Προσομοίωση των αποσβέσεων ως το τέλος της ωφέλιμης ζωής των παγίων • Δυνατότητα διαχείρισης χρονικών διαστημάτων ενεργοποίησης / απενεργοποίησης παγίων

38. Λειτουργικότητα Υποσυστήματος Παγίων • Καλύπτει όλες τις κινήσεις των Παγίων, όπως: • Απόκτηση νέου Παγίου / προσθήκη σε παλαιό • Πώληση / Καταστροφή μερική ή ολική • Διαχείριση παγίου υπό κατασκευή • Αναπροσαρμογή αξίας παγίου • Μεταφορά σε άλλη κατηγορία παγίου • Ιδιοπαραγωγή Παγίων • Προκαταβολή κτήσεως παγίου • Διαγραφή / Απόσυρση

39. Σχέδιο Λογιστικό Σχέδιο Απόσβεσης Κατηγορία Παγίου Εταιρία Client Client Βασικό Αρχείο Αντιστοίχιση Λογαριασμών Γ/Λ n n Διαστήματα Αρίθμησης n Διάταξη Οθόνης Περιοχές Απόσβεσης n Όροι Απόσβεσης Δημιουργία Παγίου Βασικό Αρχείο Παγίων ΔιαχείρισηΠαγίων – Οργανωτικές Δομές • Οργανωτικές Δομές

40. Κωδικός Παγίου 1000 Ηλεκτρονικός Υπολογιστής Υποαριθμός Υποαριθμός 1 2 Πληκτρολόγιο Οθόνη Διαχείριση Παγίων – Βασικά Αρχεία • Υποαριθμός Παγίου

41. Διαχείριση ΠυΚ συνολικά n Διακανονισμός Αναλυτικών Γραμμών n Κανένας υπολογισμός απόσβεσης Διαχείριση Παγίων υπό Κατασκευή Κατηγορία : Πάγια υπό κατασκευή Πάγιο υπό κατασκευή Περιοχές Απόσβεσης Συντελεστής Απόσβεσης 01 Κανονικές Αποσβέσεις Υ000 (0%) 20 Κοστολογικές Αποσβέσεις Ζ000 (0%) . . .

42. Φορολογικές Αποσβέσεις ΙΑS Αποσβέσεις Αναβαλλόμενος Φόρος Αποσβέσεις Αυτοματισμός στον υπολογισμό αποσβέσεων με ταυτόχρονη ενημέρωση της γενικής λογιστικής, της κοστολόγησης και του μητρώου παγίων Λογαριασμοί 1Χ99000000 1Χ99000000 660Χ000000 Κατηγορία 01 IAS1Χ99000 IAS660Χ000 Κατηγορία 02 Πληροφοριακούς σκοπούς μόνο Κατηγορία 03

43. Διαχείριση Παγίων - Καταστάσεις • Μερικές από τις διαθέσιμες καταστάσεις από το υποσύστημα των παγίων είναι οι παρακάτω : • Μητρώο Παγίων με παραμετρική εμφάνιση πεδίων • Κατάλογοι Παγίων • Βιβλίο Επενδύσεων • Αναφορές Κτήσεις και Πώλησης Παγίων • Καταστάσεις Απόσυρσης • Αναφορές αναλυτικών κινήσεων Παγίων

44. Διαχείριση Παγίων - Καταστάσεις • Ο ερευνητής Παγίων εμφανίζει όλες τις πληροφορίες του Παγίου

45. Διαχείριση Παγίων - Καταστάσεις • Συγκρίνει αξίες σε διαφορετικές περιοχές απόσβεσης

46. Διαχείριση Παγίων - Καταστάσεις • Παράδειγμα: Αναφορά Κτήσεως Παγίων

47. Λογική που διέπει την Αναλυτική Λογιστική Καταχώρηση ΕγγραφώνΓ/Λ με άμεση ενημέρωση Κοστολογικού Αντικειμένου Μαζικήεισαγωγή εγγραφώνΑ/Λ Καταχώρηση εγγραφών Α/Λ Κανόνες μεταφοράς • Πίνακας Ειδικού Σκοπού (ενδιάμεση αποθήκευση)

48. Κανόνες Διασύνδεσης Γ/Λ με Α/Λ • Ο κωδικός 6400 αντιστοιχεί • στο εύρος των λογ/σμών • 64.00.00.0000-64.00.99.9999. • Ο κωδικός 10101 αποτελεί εύρος • Κέντρων Κόστους Διοίκησης. • Ο συνδυασμός των δύο ενημερώνει • τον αντίστοιχο λογ/σμό Α/Λ, • π.χ. Έξοδα Διοικητικής Λειτουργίας

49. Ερωτήσεις

50. About Deloitte in Greece Deloitte Greece is a member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (DTTL), a private UK company limited by guarantee, the world’s largest professional services firm, with approximately 182,000 people, in more than 150 countries, and annual turnover of USD 28.8 bn. (2011). Deloitte combines world-class capabilities with deep local expertise to help clients succeed. It’s tens of thousands of professionals, are committed to becoming the standard of excellence. In Greece, “Deloitte Hadjipavlou Sofianos & Cambanis S.A.” provides audit services, “Deloitte Business Solutions Hadjipavlou Sofianos & Cambanis S.A.” financial advisory, tax and consulting services and “Direct Accounting Compliance & Reporting Services SA” accounting outsourcing services. With a staff of 400 professionals and offices in Athens and Thessaloniki, Deloitte focuses on all major industries including financial services; shipping; energy; consumer business; life sciences & health care and government services. Deloitte clients include most of the leading private and public, commercial, financial and industrial companies. For more information, please visit our website at www.deloitte.gr